Vergabe von Abwesenheitskategorien - nach neuem Update

Hallo ​@Erik333, 

mich überrascht es, dass der Aufschrei zu diesem Thema nicht größer ist. Vermute aber, dass es daran liegt, dass es noch nicht vielen aufgefallen ist, weil es derzeit eben nur neue Mitarbeiter betrifft. 

Ich habe hier: Umstellung Abwesenheiten | Personio Community: Teile Deine Fragen & Ideen! und hier: Abwesenheit mit Richtlinien - Was muss ich nun KONKRET tun? | Personio Community: Teile Deine Fragen & Ideen! schon Kommentare dazu geschrieben, aber eine Rückmeldung / Stellungnahme von Personio blieb leider bislang aus. 

Der Helpcenter Artikel (Neuer Helpcenter-Artikel: Der Übergang zum neuen System für Abwesenheitsrichtlinien | Personio Community: Teile Deine Fragen & Ideen!) löst m.E.n. auch nicht das Problem mit dem übermäßigen Aufwand, der durch die neue Richtlinie entsteht.

Es gibt nämlich tatsächlich keine einfachere Lösung, als die von dir geschilderte.

VG ELena 

Hi ​@Erik333 ​@Elena ,

vielen Dank für Euren Post!

Es gibt eine Möglichkeit, Abwesenheitsrichtlinien automatisch zuweisen zu lassen. Das gilt nur für Abwesenheitsarten, z.B. Krankheit, bei denen nur eine einzige Richtlinie angelegt ist.

Wenn ihr dann über die Personalliste einen neuen Mitarbeitenden erstellt und im Wizard die Option “Bei allen Arten mit nur einer Richtlinie vorab auswählen” aktiviert, wird automatisch die jeweilige Richtlinie für jede Abwesenheitsart zugewiesen. Bei Abwesenheitsarten, die mehr als eine Richtlinie haben, muss natürlich trotzdem die korrekte Abwesenheitsrichtlinie ausgewählt werden.

Alternativ könnt ihr Mitarbeitende auch ohne Abwesenheitsrichtlinien erstellen und mithilfe des “Zeitrichtlinien bearbeiten” Button in der Personalliste für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig eine Richtlinie festlegen.

Beste Grüße
Silvan

Lieber Silvan,

danke für die Rückmeldung.

Aktuell ist bei unserer Abwesenheitskategorie “Krankheit” aktuell nur die von Personio automatisch erstellte Richtlinie vorhanden:

kannst du bitte erklären, was unter “Wizard” zu verstehen ist?
Ich würde dies gerne automatisch einstellen, bei Automatisierungen konnte ich dazu leider nichts finden, bei den Einstellungen bei Abwesenheiten ebensowenig.

Die Alternative ist genau das, was wir genau machen und uns einiges an zusätzlichen Arbeitsschritten kostet > Mitarbeiter anlegen > alle entsprechenden Abwesenheitskategorien manuell auswählen und hinzufügen.
Zuvor war dies beschränkt auf die Kategorien mit mehreren Richtlinien.

LG
Erik​​​​​​​

Hi ​@Erik333 ,

vielen Dank für Deine Antwort!

Mit dem “Wizard” meine ich das Formular zum Erstellen neuer Mitarbeitender, das erscheint, wenn Du in der Personalliste auf den “Personen hinzufügen” Button klickst.

Beste Grüße
Silvan

Hi Silvan,

achja, wieder was gelernt, danke.
Habe den Wizard schon ab und zu genutzt und gerade nochmal getestet und ja, hier gibt es die Option mit den Abwesenheiten.

Jetzt ist es im Alltag jedoch so, dass wir 99% unserer Personiokonten direkt aus dem Recruiting und damit der Bewerberansicht erstellen indem wir das Konto bei der Bewerbung über “Eingestellt” anlegen.
Hier gibt es leider nicht die angeführte Option bzgl. Abwesenheitskategorien > wir müssen weiterhin individuell jede Abwesengeitskategorie manuell auswählen 😔

LG
Erik

Hallo an alle - ​@Erik333, ​@Elena , ​@Silvan 

bei uns ist es ähnlich! ​Personio hat mit der Funktion keinen sichtbaren Vorteil, sondern nur Mehraufwand für alle generiert. 

Bei der Neuanlage von Mitarbeitern über den Wizard wird bei der Schnellzuweisung (ganz unten) automatisch alle Abwesenheitskategorien mit nur einer Richtlinie zugeordnet. Was dann im Nachgang durch falsche Anlage zu Mehraufwand führt, denn sonst muss man diese wieder manuell rausnehmen oder im Wizard /danach über die Mitarbeiter “Abwesenheiten” manuell gesondert zuweisen. 

Man hat sicherlich bei etlichen Userunternehmen bei den Abwesenheiten nur eine einzige Richtlinie (bei uns bspw.: Gleitzeittag Überstundenverrechnung, Home Office, Studium, Berufsschule, Kind krank, Abwesenheit Ehrenamt, Kur/Rehabilitation, Wiedereingliederung, etc.) Diese Abwesenheiten werden automatisch dann den neuen Mitarbeitern zugeordnet, wenn man beim Wizard es nicht AKTIV & manuell rausklickt. 

Angeblich kann man die “Schnellzuweisung” anpassen für alle künftigen Mitarbeiter, jedoch finde ich im Support dazu nichts. ​@Silvan kannst du hier eventuell Rat geben?

FAZIT:

Ich habe das Gefühl, dass seit März 2025 neue Features ausgerollt werden, die nur Mehraufwand für alle Seiten bedeuten, jedoch kaum bzw. keinen tatsächlichen Nutzen haben. ​@Personio Admin / ​@Community (Product Managerin Abwesenheit: ​@Mona Reith) das frustet sehr die HRler! Eventuell wäre es sinnvoll Unternehmen (klein-/mittel-/groß) vorab rauszusuchen, mit denen man diese spezifischen Funktionen und die manuell zu erledigenden Einstellungen (auch für die bessere HR-Beschreibung von Personio Support Vorgängen) vorab testet. Denn so ist Personio aktuell nur Mehraufwand, statt Alltagshelfer im HR. Und sicherlich merkt ihr das auch an den erhöhten Supportanfragen… (die seit März sehr lang dauern bzw. unbeantwortet bleiben).

Hallo zusammen,

wir haben genau die selbe Problematik. Zu erst wäre natürlich eine offizielle Info von Personio hilfreich gewesen, damit man nicht durch Zufall darauf stößt.

Ich habe auch ein Support Ticket hierzu eröffnet, indem bereits darauf angespielt wurde, dass viele Unternehmen sich zu der Problematik gemeldet haben, hoffentlich wird es dadurch schnell umgestellt.

Vom Support wurde mir dann erst gesagt, dass es wohl nie möglich war die Abwesenheitsrichtlinien automatisch anzulegen.🤔

Als ich dann aber nochmal geschrieben habe, wurde zurück gerudert und es hieß nur, dass die einzige Möglichkeit die Richtlinien zuzuweisen

1. das manuelle Zuweisen ist oder

2. die Schnellzuweisung (bei der man trotzdem in jeden Mitarbeitenden einzeln gehen muss).

Alles in allem sind wir sehr unzufrieden mit dieser Neuerung.

Liebe Grüße

Julia

Hallo zusammen,

vielen Dank für Eure Kommentare zu diesem Thema.

Wir verstehen, dass die Änderung im Moment mehr Aufwand bedeutet, weil jetzt für alle Abwesenheitsarten – auch für solche ohne Ansprüche – Richtlinien erforderlich sind. Das macht die Einrichtung zwar etwas umfangreicher, sorgt aber dafür, dass Abwesenheitsansprüche bei allen Abwesenheitsarten einheitlich funktionieren. Dadurch sind nun beispielsweise Zugriffsrechte für alle Eure Abwesenheitsarten einheitlich geworden – das war in der Vergangenheit oft ein Problem, über das viele Kunden gestolpert sind. Diese Änderung bringt hier also mehr Klarheit und Verlässlichkeit.

Später dieses Jahr planen wir einen Import von Richtlinien-Zuweisungen für Euch zu ermöglichen, um den Prozess der Zuweisungen zu vereinfachen. So könnt ihr für eure Anwendungsfälle, zum Beispiel für verschiedene Standorte, Vorlagen anlegen und mit nur wenigen Klicks den relevanten Mitarbeitenden zuweisen.

Langfristig möchten wir, dass ihr eure Abwesenheiten mit weniger Abwesenheitsarten verwalten könnt. Denn oft entstehen viele verschiedene, um Produktgrenzen zu umgehen – und das kann auf Dauer kompliziert werden. Deshalb arbeiten wir nun mit Euch darauf hin, eine saubere und nachhaltige Struktur aufzubauen, die auch langfristig gut funktioniert.

Ein großer Vorteil der neuen Richtlinien ist übrigens, dass wir so künftig noch mehr praktische Funktionen bereitstellen können. Dazu gehören mehr vorgefertigte Templates, die wir gerade schrittweise für Euch ausrollen. Außerdem planen wir eine automatische Unterstützung für Langzeit-Abwesenheiten, die manuelle Anpassungen bei Urlaubsansprüchen und Gehaltsabrechnungen deutlich reduziert.

Natürlich freuen wir uns darüber hinaus auch weiterhin über euer wichtiges Feedback hierzu!

Beste Grüße
Silvan

Hallo ​@Erik333 , Hallo ​@SophieC , Hallo ​@Julia Ecovis , Hallo ​@Elena ,

Vielleicht kurz zur Einordnung der Änderung in den Richtlinien: Diese sollte es vor allem möglich machen, Abwesenheitsarten mehr individualisieren zu können (Bsp.: Ein Mitarbeitender soll ein Attest bereits nach einem Tag einreichen, die anderen aber erst nach drei), ohne dafür immer wieder neue Abwesenheitsarten anlegen zu müssen (was eine Übersicht vor allem an Ansprüchen und genommenen Tagen deutlich schwerer macht). 

Zu den zwei von Silvan erwähnten Methoden (ein neuer Mitarbeitender wird erstellt und die Mehrfachbearbeitung in der Personalliste) gibt es tatsächlich auch die Schnellzuweisung im Abwesenheitsreiter des Profils:

Diese ist allerdings nur zu sehen, so lange noch keine Abwesenheitsart eine Richtlinie zugewiesen hat.

Wie ​@SophieC aber auch richtig erkannt hat, es kann hier aber natürlich dann auch passieren, dass Abwesenheitsarten “sichtbar” gemacht werde, die für den Mitarbeitenden gar nicht relevant sind.

Da dieser Bereich gerade noch stark im Wandel ist und wir Euer Feedback hier sehr schätzen, würde ich Euch bitten, dieses über den internen Hilfe&Feedback Bereich direkt in Euren Personio-Accounts über die Funktion Feedback geben einzureichen. Das Feedback kommt dadurch direkt bei den entsprechenden Produktteams an.

Ganz liebe Grüße 🌻
Johanna

Hallo ​@Advaita ,

vielen Dank für die Hintergrundinformationen. Ich glaube wir waren alle sehr überrascht, weil es sich geändert hat, ohne die Nutzer zu informieren und dadurch auch nicht der Hintergrund für die Änderung klar war.

Trotzdem wäre es super, wenn es in Zukunft eine schnellere Lösung gibt. Das Feedback reiche ich auch nochmal so ein.

Liebe Grüße

Julia

Hallo,

ich greife den Punkt hier gerne mal auf. Wir arbeiten auch eng verknüpft mit dem Prozess, dass wir aus Kandidat:innen bei Einstellung dann übers Recruiting-Modul direkt ein Personenprofil erstelllen. 

Mal an Personio gefragt: Warum kann hier nicht die gleiche Maske angezeigt werden wie beim Workflpw über die Personalliste? Das wäre doch am einfachsten als im Nachgang manuell die Kontingente zuzuweisen…

Mit freundlichen Grüßen

Hallo ​@Philipp Blankenfeld ,

Leider fehlt mir hier die technische Expertise um Dir die genauen Gründe für den Unterschied zu erklären 🙈 Aber ich stimme Dir hier voll zu, dass eine einheitliche Ansicht vieles vereinfachen würde! Gib dies auch gerne als Feedback intern weiter 😊

Liebe Grüße,

Johanna 

Hallo ​@Silvan Wollte mal nachhaken, ob (da wir ja nun mittlerweile spät im Jahr sind) die geplante Änderung für den Import von Richtlinien-Zuweisungen da ist oder bald kommt? Das manuelle Zuweisen und in das einzelne MA-Profil reingehen müssen, ist sehr mühsam und durch das Update im Frühjahr ist das ganze nach wie vor ein hoher Mehraufwand … ​@Elena ​@Julia Ecovis ​@SophieC Habt Ihr mittlerweile andere Lösungen basteln können? VG!

Hi ​@Nina Hellmann 

Der Import von Abwesenheitsrichtlinien sollte inzwischen auch bei Euch im Account verfügbar sein 😊

Liebe Grüße 🌻

Johanna 

Klasse, danke Dir ​@Advaita 🙏