Gelöst

Abwesenheiten an Brückentagen


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Hallo,

wir haben unsere Abwesenheitsart Bezahlter Urlaub so eingestellt, dass man zwingend einen Vertreter angeben muss und das dieser Vertreter dann selbst keinen Urlaub nehmen kann.

Am 22.04.2020 erlauben wir aber natürlich den Mitarbeitern aufgrund der Brückentagssituation trotzdem uneingeschränkt Urlaub zu nehmen. Diese Urlaube können jetzt aber nicht in Personio beantragt werden.

Ich könnte jetzt natürlich die Abwesenheit mit Vertretung auf optional setzen, dann hätten aber jetzt auch alle für andere Zeiträume die Möglichkeit Urlaub so zu nehmen, was wir ja eigentlich nicht wollen. 

Die andere Alternative, die mir jetzt einfällt, ist eine weitere Abwesenheitsart einzurichten, die dann nur an solchen Tagen verwendet werden dürfte (was aber auch kontrolliert werden muss).

Meine Hoffnung jetzt, kann man es auch irgendwie anders lösen?

Vielen Dank vorab!

Bleibt alle gesund!

Vanessa

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Gelöst von Viktoria 7 Mai 2020, 16:20

Hallo @Vanessa Halwass

am besten kannst Du das tatsächlich so abbilden wie Du schon vorschlägst, indem Du die Einstellung für die Urlaubsvertretung vorübergehend auf Optional stellst, bis alle Anträge für den Brückentag gestellt wurden. Sollten Mitarbeiter in dieser Zeit auch andere Urlaubszeiträume beantragen, ohne dabei einen Vertreter auszuwählen, wird dies dem Genehmigenden auf dem Dashboard angezeigt und die Anfrage kann ggf. abgelehnt werden.

Die Genehmigenden sollten in der Zeit (in der die Vertreterregel auf Optional gestellt ist) jedenfalls beim genehmigen genau hinsehen, damit sie Anträge ohne Vertretung auch wirklich nur für den 22.05.2020 genehmigen. Sind alle Anträge abgearbeitet, kann die Vertretungseinstellung zurück auf das obligatorische Ja gestellt werden. 

Urlaubsantrag ohne Vertreter
Urlaubsantrag mit Vertreter

Eine weitere Abwesenheit kannst Du natürlich auch verwenden, jedoch rate ich Dir nicht unbedingt dazu, da es wesentlich mehr Aufwand für Dich bedeuten - Genehmigungsprozess muss eingerichtet werden, Zugriffsrechte müssen definiert werden, Kontingentregeln müssen aufgestellt und zugewiesen werden..

Schöne Grüße

Viktoria 

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Hallo @Vanessa Halwass

am besten kannst Du das tatsächlich so abbilden wie Du schon vorschlägst, indem Du die Einstellung für die Urlaubsvertretung vorübergehend auf Optional stellst, bis alle Anträge für den Brückentag gestellt wurden. Sollten Mitarbeiter in dieser Zeit auch andere Urlaubszeiträume beantragen, ohne dabei einen Vertreter auszuwählen, wird dies dem Genehmigenden auf dem Dashboard angezeigt und die Anfrage kann ggf. abgelehnt werden.

Die Genehmigenden sollten in der Zeit (in der die Vertreterregel auf Optional gestellt ist) jedenfalls beim genehmigen genau hinsehen, damit sie Anträge ohne Vertretung auch wirklich nur für den 22.05.2020 genehmigen. Sind alle Anträge abgearbeitet, kann die Vertretungseinstellung zurück auf das obligatorische Ja gestellt werden. 

Urlaubsantrag ohne Vertreter
Urlaubsantrag mit Vertreter

Eine weitere Abwesenheit kannst Du natürlich auch verwenden, jedoch rate ich Dir nicht unbedingt dazu, da es wesentlich mehr Aufwand für Dich bedeuten - Genehmigungsprozess muss eingerichtet werden, Zugriffsrechte müssen definiert werden, Kontingentregeln müssen aufgestellt und zugewiesen werden..

Schöne Grüße

Viktoria 

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Hallo Viktoria,

vielen Dank für das schnelle Feedback! Vielleicht kannst du das als Wunsch für die Entwicklung mit aufnehmen, dass man das mit der Vertretung nur für bestimmte Tage aussetzen kann.

Lieben Dank!

Viele Grüße

Vanessa

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Hallo Vanessa, 

ja natürlich, ich nehme es gerne mit zu unserem Entwicklungsteam!

Liebe Grüße

Viktoria 

Der Post ist schon älter, aber vielleicht hilft dir ja trotzdem, wie wir das handhaben: 
Wir haben für Betriebsurlaube (Brückentage, Weihnachten) einen Mitarbeiter “Max Mustermann”, der normalerweise inaktiv ist und für solche Situationen aktiviert wird. Da muss man dann nur auch darauf achten, dass der nur für Betriebsurlaube als Vertreter angegeben wird und nicht für andere Zeiträume auch (ähnlich also, wie die Möglichkeit, den Vertreter für diesen Zeitraum auf “optional” umzustellen).

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Hallo @Sandra Sch., jeder Tipp hilft weiter :grinning: Vielen lieben Dank fürs Teilen! @Vanessa Halwass wird sich bestimmt freuen. 
LG, Thomas 

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Hallo Sandra und Thomas,

ja, vielen Dank für den Tipp! 

Viele Grüße

Vanessa

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Der Post ist schon älter, aber vielleicht hilft dir ja trotzdem, wie wir das handhaben: 
Wir haben für Betriebsurlaube (Brückentage, Weihnachten) einen Mitarbeiter “Max Mustermann”, der normalerweise inaktiv ist und für solche Situationen aktiviert wird. Da muss man dann nur auch darauf achten, dass der nur für Betriebsurlaube als Vertreter angegeben wird und nicht für andere Zeiträume auch (ähnlich also, wie die Möglichkeit, den Vertreter für diesen Zeitraum auf “optional” umzustellen).

Den Tipp finde ich super, denn bei uns in der Kanzlei bin ich immer dieser Max Mustermann.

Jeder weiß, dass ich als HRler nicht die echte Vertretung in der FiBu oder dem Jahresabschluss sein kann. Ist für uns intern ok, da ich meinen Urlaub dann auch als letztes eintrage und so immer auswählbar bin, aber das mit dem Max Mustermann finde ich eine richtig gute Alternative. Vielleicht nenne ich sie “Vera Vertreter” … Für dieses Jahr ist es aber durch jetzt mit Weihnachten.

Hallo zusammen,

der  Lösungsvorschlag zum o. g. Thema aus dem letzten Jahr finde ich nicht praktikabel. Alle Firmen mit Vertreterregelung bei Urlaubsbuchungen haben an Brückentagen die Problematik, dass es schlicht weg keine Vertretungen gibt. Daher sollte durch Personio die Möglichkeit geschaffen werden, dass zumindest die Rolle der Personaler auch Buchungen ohne die Eingabe des Vertreters erledigen kann. Dies würde die Möglichkeit schaffen, allen MA eine Urlaubsbuchung ohne Vertreter von zentraler Stelle aus zu geben. Ich bitte um Rückmeldung, ob dies ein Ansatz zur Problemlösung sein könnte. Wir würden für ca. 300 MA eine Lösung für die Brückentage zwischen Heilig Abend und Neujahr benötigen (Betriebsferien). Vielen Dank vorab & herzliche Grüße

Alexandra Schröter

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Hi @IGS Gruppe

ich habe Deinen Post zu dem von Dir erwähnten Beitrag hinzugefügt, damit wir alle Informationen in einem Thread haben. :) 

Du kannst Deinen Wunsch nach diesem Feature jedoch auch gerne noch einmal als Idee in unseren Ideation Bereich posten, da wir es dort bisher noch nicht aufgeführt haben, es jedoch sicherlich für einige Kunden & Kundinnen hilfreich wäre. Wie Du eine Idee am besten postest, kannst Du hier nachlesen. Besonders wichtig ist es, dass Du noch einmal darauf eingehst warum dieses Feature für Dich so wichtig wäre.

Liebe Grüße
Selina 

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