Gelöst

Abwesenheiten an Brückentagen


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Hallo,

wir haben unsere Abwesenheitsart Bezahlter Urlaub so eingestellt, dass man zwingend einen Vertreter angeben muss und das dieser Vertreter dann selbst keinen Urlaub nehmen kann.

Am 22.04.2020 erlauben wir aber natürlich den Mitarbeitern aufgrund der Brückentagssituation trotzdem uneingeschränkt Urlaub zu nehmen. Diese Urlaube können jetzt aber nicht in Personio beantragt werden.

Ich könnte jetzt natürlich die Abwesenheit mit Vertretung auf optional setzen, dann hätten aber jetzt auch alle für andere Zeiträume die Möglichkeit Urlaub so zu nehmen, was wir ja eigentlich nicht wollen. 

Die andere Alternative, die mir jetzt einfällt, ist eine weitere Abwesenheitsart einzurichten, die dann nur an solchen Tagen verwendet werden dürfte (was aber auch kontrolliert werden muss).

Meine Hoffnung jetzt, kann man es auch irgendwie anders lösen?

Vielen Dank vorab!

Bleibt alle gesund!

Vanessa

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Gelöst von Viktoria 7 Mai 2020, 16:20

Hallo @Vanessa Halwass

am besten kannst Du das tatsächlich so abbilden wie Du schon vorschlägst, indem Du die Einstellung für die Urlaubsvertretung vorübergehend auf Optional stellst, bis alle Anträge für den Brückentag gestellt wurden. Sollten Mitarbeiter in dieser Zeit auch andere Urlaubszeiträume beantragen, ohne dabei einen Vertreter auszuwählen, wird dies dem Genehmigenden auf dem Dashboard angezeigt und die Anfrage kann ggf. abgelehnt werden.

Die Genehmigenden sollten in der Zeit (in der die Vertreterregel auf Optional gestellt ist) jedenfalls beim genehmigen genau hinsehen, damit sie Anträge ohne Vertretung auch wirklich nur für den 22.05.2020 genehmigen. Sind alle Anträge abgearbeitet, kann die Vertretungseinstellung zurück auf das obligatorische Ja gestellt werden. 

Urlaubsantrag ohne Vertreter
Urlaubsantrag mit Vertreter

Eine weitere Abwesenheit kannst Du natürlich auch verwenden, jedoch rate ich Dir nicht unbedingt dazu, da es wesentlich mehr Aufwand für Dich bedeuten - Genehmigungsprozess muss eingerichtet werden, Zugriffsrechte müssen definiert werden, Kontingentregeln müssen aufgestellt und zugewiesen werden..

Schöne Grüße

Viktoria 

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6 Antworten

Der Post ist schon älter, aber vielleicht hilft dir ja trotzdem, wie wir das handhaben: 
Wir haben für Betriebsurlaube (Brückentage, Weihnachten) einen Mitarbeiter “Max Mustermann”, der normalerweise inaktiv ist und für solche Situationen aktiviert wird. Da muss man dann nur auch darauf achten, dass der nur für Betriebsurlaube als Vertreter angegeben wird und nicht für andere Zeiträume auch (ähnlich also, wie die Möglichkeit, den Vertreter für diesen Zeitraum auf “optional” umzustellen).

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Hallo Sandra und Thomas,

ja, vielen Dank für den Tipp! 

Viele Grüße

Vanessa

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Hallo Viktoria,

vielen Dank für das schnelle Feedback! Vielleicht kannst du das als Wunsch für die Entwicklung mit aufnehmen, dass man das mit der Vertretung nur für bestimmte Tage aussetzen kann.

Lieben Dank!

Viele Grüße

Vanessa

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Hallo @Sandra Sch., jeder Tipp hilft weiter :grinning: Vielen lieben Dank fürs Teilen! @Vanessa Halwass wird sich bestimmt freuen. 
LG, Thomas 

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Hallo @Vanessa Halwass

am besten kannst Du das tatsächlich so abbilden wie Du schon vorschlägst, indem Du die Einstellung für die Urlaubsvertretung vorübergehend auf Optional stellst, bis alle Anträge für den Brückentag gestellt wurden. Sollten Mitarbeiter in dieser Zeit auch andere Urlaubszeiträume beantragen, ohne dabei einen Vertreter auszuwählen, wird dies dem Genehmigenden auf dem Dashboard angezeigt und die Anfrage kann ggf. abgelehnt werden.

Die Genehmigenden sollten in der Zeit (in der die Vertreterregel auf Optional gestellt ist) jedenfalls beim genehmigen genau hinsehen, damit sie Anträge ohne Vertretung auch wirklich nur für den 22.05.2020 genehmigen. Sind alle Anträge abgearbeitet, kann die Vertretungseinstellung zurück auf das obligatorische Ja gestellt werden. 

Urlaubsantrag ohne Vertreter
Urlaubsantrag mit Vertreter

Eine weitere Abwesenheit kannst Du natürlich auch verwenden, jedoch rate ich Dir nicht unbedingt dazu, da es wesentlich mehr Aufwand für Dich bedeuten - Genehmigungsprozess muss eingerichtet werden, Zugriffsrechte müssen definiert werden, Kontingentregeln müssen aufgestellt und zugewiesen werden..

Schöne Grüße

Viktoria 

Benutzerebene 4

Hallo Vanessa, 

ja natürlich, ich nehme es gerne mit zu unserem Entwicklungsteam!

Liebe Grüße

Viktoria 

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