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Die Anwesenheit im Office sichtbar machen


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Hallo liebe Community,

wir sind seit letztem März fast vollständig im Home Office (wie so viele). Wir haben natürlich irgendwann an einem Office-Konzept gearbeitet, weil es natürlich auch MAs gab, deren Home Office Situation insgesamt oder punktuell nicht zur Arbeit einlädt und die deshalb lieber im Office arbeiten wollten. Unsere OM hat einen Flächennutzungsplan erarbeitet, nach dem drei Handvoll MAs im Office arbeiten dürfen.

Um die Absprache firmenintern möglichst einfach zu gestalten, haben wir die Abwesenheitsart “Office Office” eingeführt, mit der MAs die Arbeit im Office beantragen können und die FK kann nach einem Blick in den Kalender und dem Check, ob es noch freie Kapazitäten gibt, diesen Antrag genehmigen oder ablehnen. Zugleich ist so dokumentiert, wer wann wo war und im Falle eines Falles wüssten wir schnell, wer KP1 sein könnte.

So weit, so gut. Da es sich jedoch um eine Abwesenheit handelt, wird die Person, die im Office Office ist  auf dem Dashboard als abwesend angezeigt und das verwirrt unsere MAs immer wieder.

Gibt es eine Möglichkeit, die Abwesenheitsart auch auf dem Dashboard anzuzeigen? Wir haben gesucht, aber bisher leider nichts gefunden. Oder gibt es die Möglichkeit, eine Abwesenheitsart von der Anzeige auf dem Dashboard auszuklammern? Oder habt ihr eine ganz einfache, aber ganz andere Möglichkeit gefunden, wie ihr mit diesem Thema umgeht?

Fragt sich und euch: Ulli

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Gelöst von Selina 16 Februar 2021, 17:15

Hallo @Ulli & @Dash

schön, dass Ihr Euch bereits zu dem Thema so fleißig ausgetauscht habt! 

Ganz generell werden unter der Dashboard-Anzeige Heute abwesend  immer die Abwesenheitsarten angezeigt, die unter Einstellungen > Kalender für den Abwesenheitskalender aktiviert/ausgewählt wurden.

@Ulli Wenn Ihr also nicht wollt, dass Personen mit der Abwesenheitsart "Office Office" im Dashboard erscheinen, so müsstest Du die Art für den aggregierten Abwesenheitskalender deaktivieren. 

Das hat jedoch zur Folge, dass die Abwesenheitsart “Office Office” nicht mehr unter dem Sammelterm "Abwesend” im globalen Kalender läuft. Wenn Ihr möchtet, dass alle Mitarbeitenden weiterhin die Abwesenheit “Office Office” im globalen Kalender von anderen einsehen können, so müsstest Du unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Kalender Zugriff auf die tatsächliche Art "Office Office" freigeben. Das geht Global (also alle sehen alle) oder eben limitiert auf die eigene Abteilung, den eigenen Standort, etc.

Die Abwesenheitsart kann im Dashboard unter “Heute abwesend“ leider nicht angezeigt werden. Das geht nur für den Bereich “Mein Team” (ganz oben rechts im Dashboard). Hier werden die geplanten Abwesenheiten inkl. der Art angezeigt, allerdings nur solange das Startdatum der Periode noch in der Zukunft liegt, also mindestens morgen. 
 

Ich gebe Deinen Punkt jedoch auch an unser Produkt Team weiter, da es für weitere User wie z.B. @Dash auch interessant ist. :) 

Ich hoffe das hilft Dir bzw. Euch weiter! 

Liebe Grüße
​​​​​​​Selina 

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7 Antworten

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Oder gibt es die Möglichkeit, eine Abwesenheitsart von der Anzeige auf dem Dashboard auszuklammern? Oder habt ihr eine ganz einfache, aber ganz andere Möglichkeit gefunden, wie ihr mit diesem Thema umgeht?

Guten Morgen @Ulli ,

da hast Du wohl Recht, das Thema beschäftigt sicher ganz viele derzeit.

Also mir ist nicht bekannt, wo man die Anzeige auf dem Dashboard ausklammern kann. In den Einstellungen der Abwesenheiten geht es nicht und die Einstellungen des Dashboard ermöglichen ja nur die Einrichtung von Shortcuts. Hier wäre es tatsächlich sehr schön und wünschenswert, wenn man das Dashboard noch viel mehr individuell anpassen könnte.

Zum anderen Teil Deiner Frage:

Wir sind in Summe nur 45 Mitarbeiter, daher geht’s vom Aufwand, so viel schon vorab. Ich habe die Abwesenheitsart “Home-Office” angelegt, so dass jeder einen Antrag für diese stellt oder mir wiederkehrende Tage meldet und ich diese dann importiere (für einen Monat, Quartal oder ganzes Jahr). Folglich ist jeder, der nicht im Home-Office ist, im “Office Office”.

Damit dies aber noch übersichtlicher im Kalender ist, wäre es natürlich super, wenn Personio dann noch aus den Anwesenheitstagen, die ja hinterlegt sind, die Tage, die der (Teilzeit) Mitarbeiter nicht anwesend ist, automatisch grau, gestreift oder wie auch immer (wie bei Feiertagen z.B.) hinterlegen würde. Dann wäre auf einen Blick jede Anwesenheit im Kalender ersichtlich (die Abwesenheiten natürlich auch).

Beste Grüße

Dash

Hallo  zusammen,

wir lösen aktuell bei uns das Problem ähnlich wie Dash.

Wir haben nur die Abwesenheit “Home-Office” eingeführt und wer nicht im Home Office oder anders abwesend ist, der ist im Office - so sehen die Kollegen wie viele Arbeitsplätze frei sind und ob sie ins Büro kommen können. So wird auch das Problem umgangen, dass die Person als abwesend im Kalender angezeigt wird.

Leider fehlt auch uns die Funktion, das im Abwesenheitskalender die Teilzeitmitarbeiter als abwesend angezeigt werden and ihren arbeitsfreien Tagen.

Wir haben es damit überbrückt, das wir eine Abwesenheitsart “Teilzeit” eingeführt haben. Diese habe ich für alle Teilzeitmitarbeiter mittels eines Datenimports eingespielt - somit sind die Tage im Kalender für das ganze Jahr als abwesend markiert. 

 

Viele Grüße

 

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Hallo Dash, hallo AnnKristin,

danke für eure Antworten.

 

Wir haben nur die Abwesenheit “Home-Office” eingeführt und wer nicht im Home Office oder anders abwesend ist, der ist im Office - so sehen die Kollegen wie viele Arbeitsplätze frei sind und ob sie ins Büro kommen können. So wird auch das Problem umgangen, dass die Person als abwesend im Kalender angezeigt wird.

Habt ihr damit aber nicht genauso das Problem, dass ihr in der “Heute abwesend”-Anzeige auf dem Dashboard nicht zwischen echten Abwesenden und denjenigen im HomeOffice unterscheiden könnt?

Das hat mich schon früher gestört, aber da war es eher ein marginales Problem, weil die meisten bei uns dann eben doch vor Ort gearbeitet haben. Aber jetzt ist die Ansicht für uns im Prinzip nutzlos.

Mag jemand von Personio nochmal was dazu sagen?

Liebe Grüße

Ulli

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Habt ihr damit aber nicht genauso das Problem, dass ihr in der “Heute abwesend”-Anzeige auf dem Dashboard nicht zwischen echten Abwesenden und denjenigen im HomeOffice unterscheiden könnt?

Hallo @Ulli ,

das ist korrekt, die taugt damit wenig und wird auch von keinem bei uns genutzt, denke ich.

Die An- und Abwesenheit wird ausschließlich über den globalen Kalender geprüft.

Beste Grüße

Dash

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Hallo @Ulli & @Dash

schön, dass Ihr Euch bereits zu dem Thema so fleißig ausgetauscht habt! 

Ganz generell werden unter der Dashboard-Anzeige Heute abwesend  immer die Abwesenheitsarten angezeigt, die unter Einstellungen > Kalender für den Abwesenheitskalender aktiviert/ausgewählt wurden.

@Ulli Wenn Ihr also nicht wollt, dass Personen mit der Abwesenheitsart "Office Office" im Dashboard erscheinen, so müsstest Du die Art für den aggregierten Abwesenheitskalender deaktivieren. 

Das hat jedoch zur Folge, dass die Abwesenheitsart “Office Office” nicht mehr unter dem Sammelterm "Abwesend” im globalen Kalender läuft. Wenn Ihr möchtet, dass alle Mitarbeitenden weiterhin die Abwesenheit “Office Office” im globalen Kalender von anderen einsehen können, so müsstest Du unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Kalender Zugriff auf die tatsächliche Art "Office Office" freigeben. Das geht Global (also alle sehen alle) oder eben limitiert auf die eigene Abteilung, den eigenen Standort, etc.

Die Abwesenheitsart kann im Dashboard unter “Heute abwesend“ leider nicht angezeigt werden. Das geht nur für den Bereich “Mein Team” (ganz oben rechts im Dashboard). Hier werden die geplanten Abwesenheiten inkl. der Art angezeigt, allerdings nur solange das Startdatum der Periode noch in der Zukunft liegt, also mindestens morgen. 
 

Ich gebe Deinen Punkt jedoch auch an unser Produkt Team weiter, da es für weitere User wie z.B. @Dash auch interessant ist. :) 

Ich hoffe das hilft Dir bzw. Euch weiter! 

Liebe Grüße
​​​​​​​Selina 

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Liebe @Selina

da möchte ich auch gleich anknüpfen, da auch wir das Problem haben, dass Personen im Home Office als abwesend angezeigt werden, obwohl sie ja faktisch arbeiten. Genauso steht darin, dass eine Kollegin die heute im Home Office ist und morgen ihren freien Tag (im AZ-Modell) hat, trotzdem in einem Tag zurückkommt. Was ja auch so nicht stimmt. 

Ähnlich geht es uns mit Elternzeitlern, teilweise kommen die erst in 1234 Tagen zurück, was nicht unbedingt auf dem Dashboard erscheinen sollte, aber für die Abwesenheitsübersicht im globalen Kalender dennoch wichtig ist. Eine Unterscheidung zwischen globaler Kalender und Dashboard wäre sehr sinnvoll. 

Dies möchte ich einfach noch gerne zu dem vorangegangen Feedback hinzufügen. 

Schönes Wochenende euch allen! 

Viele Grüße, 

Elena 

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Hallo @Elena

danke für Deine Insights! 
Ich nehme Dein Feedback gerne mit auf und gebe es an unser Produkt Team weiter. 

Liebe Grüße
Selina 

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