Gelöst

Dokumente elektronisch signieren lassen


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Hallo liebe Community,

 

lässt es sich in Personio irgendwie einrichten, dass Mitarbeiter Dokumente AUSSERHALB des Onboarding-Prozesses elektronisch signieren?

Wir würden gerne auch für Mitarbeiter, die sich bereits länger im Unternehmen befinden, unsere IT- und Datenschutz-Richtlinie in Personio einstellen und die Kenntnisnahme pro Mitarbeiter elektronisch bestätigen lassen. In den Attributen kann ich zwar Felder für Datum und Kenntnisnahme definieren, aber wiederum kein Dokument hinterlegen.

Ich freue mich über eure Unterstützung beim Papier sparen ;)

Danke,

Dani

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Gelöst von Dani 17 März 2020, 15:19

Es hat sich erledigt, ich habe es gefunden :)

 

Vielen Dank für die Unterstützung!

Liebe Grüße

Dani

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12 Antworten

Benutzerebene 4

Hallo liebe Dani,

das ist in der Tat auch bei uns ein aktuelles Thema! Unsere Produktmanager arbeiten gerade an einer Möglichkeit das direkt in Personio mit anbieten zu können. Leider können wir zu dem jetzigen Zeitpunkt noch keine Aussage darüber treffen, wann genau es live gehen wird. Vorgesehen ist jedenfalls, dass die e-Signatur zunächst im Recruiting Bereich zur Verfügung steht und sie danach auf die anderen Bereiche ausgeweitet wird. 

Beste Grüße 

Viktoria 

Benutzerebene 3
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Hallo Viktoria,

 

vielen Dank für deine Rückmeldung!

Dann gibt es momentan wohl auch keine Möglichkeit, ein Dokument z.B. in den Attributen hochzuladen und durch eine zusätzliche Checkbox zur Kenntnis nehmen zu lassen?

 

Liebe Grüße,

Dani

Benutzerebene 4

Guten Morgen Dani,

Du kannst als Attributs-Typ auch noch “Link” auswählen. Damit kann dann die URL zur Vorschau des hochgeladenen Dokuments direkt im Mitarbeiterprofil hinterlegt werden. Beim darauf klicken öffnet sich damit ein extra Fenster, mit der Vorschau des vom Mitarbeiter hochgeladenen Dokuments.

Zur Veranschaulichung, hier noch ein paar Screenshots aus einem unserer Test-Accounts:

Einstellungen der Mitarbeiterinformationen
Ansicht im Mitarbeiterprofil

Liebe Grüße 

Viktoria 

Benutzerebene 3
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Liebe Viktoria,

 

vielen Dank! Dann bleibt ja nur noch eine Frage:

Wie bekomme ich es hin, diesen einen Link allen Mitarbeitern gleichzeitig zuzuordnen? Oder muss ich dazu in jedes einzelne Mitarbeiter-Profil hineingehen?

 

Liebe Grüße

Dani

Benutzerebene 3
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Es hat sich erledigt, ich habe es gefunden :)

 

Vielen Dank für die Unterstützung!

Liebe Grüße

Dani

Benutzerebene 4

Hi Dani, 

Deine Frage muss in zweierlei Hinsicht betrachtet werden:

  1. Möchte der Link zu einem allgemeinen Dokument hinterlegt werden, kann dessen URL, mittels Masseneditierung in der Mitarbeiterübersicht, für mehrere gleichzeitig hinterlegt werden. Hier die Anleitung dazu → Masseneditierungen.
  2. Möchte der Link zu einem unterzeichneten Dokument (mitarbeiterspezifisch) hinterlegt werden, muss dieses Dokument vorab im Mitarbeiterprofil unter “Dokumente” hochgeladen sein. Danach kann, per klick auf den Dateinamen, die Vorschau und dessen URL abgerufen und zur weiteren Verwendung in den Mitarbeiterinformationen kopiert werden. 

Liebe Grüße

Viktoria 

Benutzerebene 5
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Das Kenntnis nehmen über eine Checkbox/ein Ja/Nein bei den Attributen finde ich in Personio allerdings bei wichtigen Themen problematisch. Dadurch dass sich der Admin als User einloggen kann und in seinem Namen alle Änderungen eintragen kann es im Streitfall schlecht nachgewiesen werden, dass der User tatsächlich zugestimmt hat - und dies nicht der Admin war, der als User eingeloggt war. Oder könnt ihr das ersehen Personio?

 

Benutzerebene 3

Guten Morgen Chipmunkie,

tatsächlich lässt sich in Personio nicht direkt unterscheiden, ob ein Mitarbeiter selbst oder der Admin in seinem Namen, Änderungen vorgenommen hat. Wie Du schon richtig beschrieben hast, kann das gerade bei wichtigen Themen zu Diskussionen führen, aus diesem Grund arbeiten wir bereits an der Einführung der elektronischen Signatur. Bis dahin würde ich Dir bzw. Euch empfehlen, in bestimmten Situationen den Mitarbeiter ein entsprechendes Dokument händisch unterschreiben zu lassen und dann einen Scan davon in Personio hochzuladen.

Wie schon oben erwähnt, können wir leider noch nicht genau sagen, wann die elektronische Signatur möglich sein wird, die Kollegen arbeiten aber mit Hochdruck daran.

Liebe Grüße,

Emmanuel

Benutzerebene 3
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Hallo Emmanuel,

Danke für diese wichtige Ergänzung. Bitte habt das Thema nicht nur für Recruiting im Kopf, sondern gerade auch für so wichtige Dinge wie IT- und Datenschutz-Richtlinien - die sich ja durchaus auch mal ändern. Es wäre toll, wenn man das Dokument nicht für jeden MA ausdrucken und dann wieder einscannen müsste…..

Liebe Grüße

Dani

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Hallo @Emmanuel 

jetzt ist ja die eSignatur endlich online (:tada: ) und ich wollte deine Antwort von oben noch einmal aufgreifen.

Gibt es jetzt auch die Möglichkeit Checkboxen in Dokumentenvorlagen zu integrieren? Bei z.B. der Einverständniserklärung zu den Bildrechten wäre das super. Oben der Text dazu, dann die Frage aller Fragen (Stimmst du der Verwendung deiner Bilder zu? Checkbox Ja / Checkbox Nein) und darunter die eSignatur des Mitarbeiters. Bin gespannt :)

Liebe Grüße

Juliane

Benutzerebene 2

Hallo liebe @Juliane,

 

das ist so wie Du es beschrieben hast leider noch nicht möglich. Ich geb das gerne intern weiter - unsere Produktmanager sind sehr gespannt auf Feedback zum neuen Feature!

Als Workaround könnte man, wie bereits im Feed diskutiert, die Einverständnis (z.B. zur Verwendung der eigenen Bilder) im Rahmen des Onboardings abfragen. In einem zweiten Schritt kann auf Basis dessen ein Dokument generiert und anschließend im Mitarbeiterprofil (> Dokumente) zur Signatur durch den/die Mitarbeiter*in bereitgestellt werden. Weitere Infos hierzu findest Du in unserem Helpcenter: Elektronische Signaturen für Mitarbeiterdokumente nutzen

Bei der Erstellung des Dokuments kann ein Auswahl-Textblock verwendet werden, damit der/die HR-Manager*in beim Erstellen des Dokuments bspw. bei der Variable “Einverständnis zur Verwendung von Bildern” zwischen “Ja/Nein” auswählen kann. Dadurch wird automatisch die entsprechende Passage in das Dokument eingefügt. 

Beste Grüße
Elisa

Benutzerebene 1
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Hallo @Elisa,

 

vielen Dank für deine Rückmeldung :) Ich werde mal mein Glück mit deiner Anleitung versuchen :wink:

 

Liebe Grüße 

Juliane

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