Doppelbuchungen von Abwesenheiten


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Hallo zusammen,

 

ihr kennt das sicher auch - man hat immer wieder Spezialisten bei den Mitarbeitern, die im Urlaub krank werden, die während des Freizeitausgleichs krank werden usw.

 

Dies würden wir gern tracken, um die “schwarzen Schafe” heraus zu filtern.

 

Leider ist das nicht möglich, da das System automatisch von Doppelbuchungen spricht, die korrigiert werden sollen. Wenn man also seine to do-Liste sauber haben will, müssen die Doppelbuchungen angepasst werden. 

 

Wir fänden eine Lösung schön, wo die ursprünglichen Urlaubs- und Freizeitausgleich-Wünsche erhalten bleiben würden, damit man sehen kann, wer regelmäßig in seinen freien Zeiten krank wird, um hier disziplinarische Maßnahmen o.ä. einleiten zu können.

 

Daher 2 Fragen: Wie handhabt ihr das in eurem Betrieb? Hat personio vor hierfür eine Lösung anzubieten.

 


7 Antworten

Benutzerebene 3

Hallo Jessica,

wie Du schon richtig beschrieben hast, stört sich das System aktuell immer an Doppelbuchungen. Das heißt Du müsstest eine der beiden Abwesenheitsarten entfernen, damit das System Dich nicht fortlaufend darauf hinweist. Dieser Mechanismus lässt sich leider auch nicht deaktivieren.

Ein möglicher Workaround hier wäre, eine neue Abwesenheitsart, z.B. “Krank während Urlaub”, anzulegen und dann immer für die Periode statt des Urlaubs zu hinterlegen, in der der Mitarbeiter ausfällt. Dadruch kannst Du diese Ausfälle während des Urlaubs ganz normal über das Reporting tracken. Eine andere Lösung kann ich Dir aktuell leider nicht anbieten, ich werde Dein Anliegen aber als Verbesserungsvorschlag an unser Produkt-Team weitergeben. An dieser Stelle vielen Dank für Deinen Input!

Zudem werde ich Deine Frage in eine Diskussion umwandeln. Vielleicht hat ein anderer Personio-Nutzer einen geschickten Workaround für sich gefunden, genau solch eine Übersicht sauber abzubilden und ist bereit, seine Umsetzung hier zu teilen. 

Sollte mir noch ein anderer Workaround einfallen, komme ich selbstverständlich noch einmal auf Dich zu.

Bei weiteren Fragen helfen wir Dir natürlich gerne jederzeit weiter.

Liebe Grüße,

Emmanuel

Benutzerebene 3
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Guten Morgen,

 

wir hatten gestern wieder einen weiteren Fall, wo es charmant wäre, wenn mehrere Abwesenheiten möglich wären.

 

Mitarbeiter A vertritt Mitarbeiter B, weil dieser im Urlaub ist - Mitarbeiter A kann dadurch kein Home Office oder Außentermin beim Kunden eintragen.

 

Es wäre schön, wenn man vielleicht in den Einstellungen bei Abwesenheiten eintragen könnte, mit welchen Abwesenheiten alles kompatibel wäre, um mehrere Abwesenheiten zu erfassen.

 

Wir wussten uns nun nicht anders zu behelfen, als den Urlaub von Mitarbeiter B komplett zu löschen und ohne Vertretungsregel wieder einzustellen. Dadurch fliegt aber die Nachvollziehbarkeit bzgl. des Genehmigungsprozesses raus und auch die Info an andere Kollegen, wer sein Vertreter ist - hierfür muss dann wieder manuell eine Mail erfasst werden. Das ist nicht wirklich praktibel und sehr unübersichtlich.

 

 

Benutzerebene 4

 

Hallo @JessicaHR,

als erstes ein kleiner Nachtrag zu Deiner ersten Fragen ganz oben: in Personio kann man die Doppelbuchung auch einfach hinnehmen und bestätigen. Somit bleiben dann beide Abwesenheiten in Personio stehen.

Zu Deiner zweiten Frage: man kann die Abwesenheiten in Personio so einstellen, dass eine Urlaubsvertretung trotzdem zB. Homeoffice oder einen Außendienst/Dienstreise beantragen kann. Dabei musst Du die Einstellungen in der jeweiligen Abwesenheitsart - nicht Urlaub - einstellen (siehe Screenshots).

Hilf Dir das weiter?

LG, Viktoria 

Benutzerebene 2

Hallo @Viktoria

ja, das hilft uns weiter :)

Mir stellt sich lediglich noch die Frage, ob sich die Berichte an den Doppelbuchungen stören oder da trotzdem alles sauber abgebildet wird?

 

Lieben Gruß

Anke

 

Benutzerebene 4

Hallo @Anke,

die Berichte sollten sich daran eigentlich nicht stören. Im Bericht hast Du dann für einen Tag oder Zeitraum eben zwei oder mehrere verschiedene Abwesenheitsarten vermerkt, je nachdem wie viele Überschneidungen zu als Erledigt markiert hast. Achte aber darauf, dass zB. bei einer Überschneidung mit der Abwesenheitsart Urlaub die entsprechenden Tage vom Kontingent trotzdem abgezogen werden, selbst wenn diese per Manuelle Anpassung wieder gutgeschrieben wurden.

LG, Viktoria 

Benutzerebene 2

Hallo @Viktoria,

 

erst einmal danke für deine letzte Antwort.

 

Bezüglich der Doppelbuchungen ist mir eben wieder aufgefallen, dass man diese zwar hinnehmen kann, aber das System einen immer wieder darauf hinweist.

Hier wäre es eben schön, wenn man das einmal bestätigt und dann Ruhe wäre.

 

Lieben Gruß

Anke

Benutzerebene 4

Hallo @Anke

Doppelbuchungen von Abwesenheiten sollten, nach regulärem Systemverhalten und einmaligem als Erledigt markiert, keinen erneuten Hinweis auslösen.

Deswegen würde ich vorschlagen, dass wir uns per Mail kurz persönlich in Verbindung setzten und uns Euren Fall gemeinsam im Account ansehen. 

Liebe Grüße, Viktoria 

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