Gelöst

E-Mail-Benachrichtigung bei Genehmigungen


Benutzerebene 1

Hallo,

ich habe noch eine Frage bzw. Problem: wir haben eine Abwesenheitsart Home Office angelegt, dieser Abwesenheit aber keinen Genehmigungsprozess hinterlegt, so dass dieser gleich eingetragen ist und kein Vorgesetzter diese Abwesenheit genehmigen muss, auch nicht wir in der HR Abteilung. Dies ist auch so gewollt.

Allerdings bekommen die Vorgesetzten trotzdem eine E-Mail über diese Abwesenheit, dass sie zu genehmigen ist. Kann man das ausstellen? Also nicht allgemein die E-Mail-Benachrichtigung, sondern für diese Abwesenheit wo kein Genehmigungsprozess dahinter steht. Zu aktuellen Zeiten wird ja viel Home Office gemacht und die Vorgesetzten werden mit E-Mails “ohne to do” überschwemmt…

Ist das möglich? Evt. auch generell eine detailliertere Aktivierung/Nicht-Aktivierung von unterschiedl. Informationen/Mitteilungen/Genehmigungen?

Viele Grüße,

Anna

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Gelöst von Selina 9 März 2021, 10:12

Liebe Community, 

zu der Anfrage von @Anna möchte ich Euch noch ein kurzes Update geben, was mit unserem Service Team besprochen wurde: 

Es handelt sich hierbei nicht um eine Genehmigungsanfrage, sondern bezieht sich auf die eingestellte Erinnerungs-E-Mail zur “Nächsten Abwesenheit” der Mitarbeitenden, welche unter den Mitarbeiterrollen definiert wurde. Diese Erinnerungen können nur entfernt werden, wenn die Mitarbeitenden keinen Zugriff mehr auf die Abwesenheit Home Office haben oder man die Erinnerung in einer anderen Rolle anlegt. Im Fall von Anna ist dies jedoch nicht gewünscht. Eine mögliche Lösung wäre, den Prozess so umzustellen, dass die Mitarbeitenden sich in einer Liste eintragen müssen, wenn sie ins Office kommen möchten (so haben wir es z. B. auch bei Personio gehandhabt). Der Hinweis über die nächste Abwesenheit wäre damit hinfällig. 

Ich hoffe das hilft Anna und auch der Community weiter. :) 

Liebe Grüße
Selina 

 

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7 Antworten

Benutzerebene 6
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Hallo @Anna ,

Du kannst in den persönlichen Einstellungen (oben rechts auf Dein Bild klicken) die E-Mails deaktivieren:

Aber eigentlich dürften ja gar keine generiert werden, das wundert mich.

Wie sehen denn die Einstellungen > Genehmigungen für die Abwesenheitsart Home-Office bei Dir genau aus?

Beste Grüße

Dash

Benutzerebene 2

Wenn unter Einstellungen > Genehmigungen für die Abwesenheitsart Home Office tatsächlich kein Genehmigungsprozess definiert ist (siehe Screenshot), handelt es sich augenscheinlich um einen Programmfehler.

Einstellungen > Genehmigungen > Abwesenheit

Du schreibt ja auch, dass es sich bei der E-Mail um eine explizite Genehmigungsanfrage handelt.

Allerdings bekommen die Vorgesetzten trotzdem eine E-Mail über diese Abwesenheit, dass sie zu genehmigen ist.

Daher ist es auch ausgeschlossen, dass es sich um eine Erinnerung handelt, welche in einer Mitarbeiterrolle konfiguriert wurde.

Einstellungen > Mitarbeiterrollen > #die_entsprechende_Rolle# > Erinnerungen

Dies könnte bei entsprechender persönlicher Einstellung auch zu einer E-Mail-Benachrichtigung führen.

Persönliche Einstellungen > Benachrichtigungen


 

Benutzerebene 6
Abzeichen +10

Du schreibt ja auch, dass es sich bei der E-Mail um eine explizite Genehmigungsanfrage handelt.

 

Hallo @sv3n,

ich denke auch, dass das die Kernaussage ist, die zur Lösung führt. Denn die Genehmigungsanfrage kann nur (und ausschließlich) aus den Einstellungen der jeweiligen Genehmigungen kommen. Ist dort tatsächlich keine hinterlegt, dann kann es m.E. auch keine E-Mail geben, außer es liegt ein Systemfehler vor, wie Du schon vermutest.

Daher wäre ein Screenshot der Einstellungen der Abwesenheit von @Anna interessant.

Beste Grüße

Dash

Benutzerebene 1

Hallo Zusammen, vielen Dank schon mal für eure Rückmeldung.

Hier ist ein Screenshot der Einstellung von der Abwesenheit:

 

Benutzerebene 6
Abzeichen +10

Hallo @Anna ,

da tatsächlich (ich habe Dir geglaubt, aber es zu sehen ist immer hilfreich) kein Genehmigungsschritt hinterlegt ist, kann es m.E. nur ein Fehler sein, dass Genehmigungs-Emails versendet werden.

Beste Grüße

Dash

Benutzerebene 6
Abzeichen +8

Hallo @Anna,

es könnte sich hier tatsächlich um einen Systemfehler handeln. Damit wir das genau prüfen zu können, wandle ich Deinen Post in ein Serviceticket um und meine Kollegen und ich kontaktieren Dich für mehr Infos. 

Sobald wir wissen, woran der Fehler liegt, kommentiere ich das natürlich auch wieder hier in diesem Post. 

Liebe Grüße
Selina 

Benutzerebene 6
Abzeichen +8

Liebe Community, 

zu der Anfrage von @Anna möchte ich Euch noch ein kurzes Update geben, was mit unserem Service Team besprochen wurde: 

Es handelt sich hierbei nicht um eine Genehmigungsanfrage, sondern bezieht sich auf die eingestellte Erinnerungs-E-Mail zur “Nächsten Abwesenheit” der Mitarbeitenden, welche unter den Mitarbeiterrollen definiert wurde. Diese Erinnerungen können nur entfernt werden, wenn die Mitarbeitenden keinen Zugriff mehr auf die Abwesenheit Home Office haben oder man die Erinnerung in einer anderen Rolle anlegt. Im Fall von Anna ist dies jedoch nicht gewünscht. Eine mögliche Lösung wäre, den Prozess so umzustellen, dass die Mitarbeitenden sich in einer Liste eintragen müssen, wenn sie ins Office kommen möchten (so haben wir es z. B. auch bei Personio gehandhabt). Der Hinweis über die nächste Abwesenheit wäre damit hinfällig. 

Ich hoffe das hilft Anna und auch der Community weiter. :) 

Liebe Grüße
Selina 

 

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