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Onboarding-Mitarbeiter Sichtbarkeit für Kollegen


Benutzerebene 6
Abzeichen +14

Hallo liebe Community,

 

was uns immer wieder verstärkt auffällt, dass Mitarbeiter für die Belegschaft erst sichtbar sind, wenn das Startdatum eingetreten ist oder für den Zeitraum des to do’s aus dem Onboarding.

 

Für diverse Workflows wäre es jedoch hilfreich, wenn Onboarding-MA bereits vor dem Eintrittsdatum sichtbar wären.

 

Beispiele:

 

  • ein Mitarbeiter, der im Onboarding immer to do’s hat, geht bald in Urlaub und möchte vorarbeiten
  • der Betriebsrat könnte Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen bekommen, da diese dann nicht ausgedruckt werden müssen für die Anhörung
  • wegen Corona gibt es gerade Lieferschwierigkeiten mit Laptops, Handys, Tablets, man könnte daher schon vor dem eigentlichen Onboarding-to do tätig werden und Bestellungen auslösen
  • Ausbilder wollen Urlaub beantragen, der Genehmiger muss daher auch eher wissen, wie viele neue Kollegen kommen, um beurteilen zu können, ob noch ein weiterer Ausbilder in Urlaub gehen kann
  • wir sind an eine externe IT-Firma gebunden, wo wir einen zugewiesenen Ansprechpartner haben, sobald dieser in Urlaub geht, haben wir nur einen eingeschränkten Support, auch hier wäre es wichtig, diesen Kollegen rechtzeitig darüber zu informieren, dass der Mailaccount usw. angelegt werden muss

 

Ich meine, wir hätten mit Personio hierzu schon mal gesprochen und es hieß, dass das ggf. kommen soll. Gibt es hierzu weitere Infos oder Updates?

 

Was spricht den grundsätzlich dagegen, dass MA, die sich im Onboarding befinden, schon vor Eintritt gesehen werden?

 

Danke für euren Input :-)

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Beste Antwort von Viktoria 10 June 2020, 16:26

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10 Antworten

Benutzerebene 4

Hallo Jessica, 

ich würde mir dazu Eure individuellen Einstellgen gerne einmal ansehen um eine passende Lösung für Euch zu finden. Darum wandle ich Deinen Post in eine E-mail Anfrage an uns um, damit wir dann persönlich dazu in Kontakt treten können. 

Liebe Grüße

Viktoria 

Benutzerebene 2
Abzeichen

Hallo @Viktoria,

wir haben Personio vor kurzem eingeführt und an die Mitarbeiter gelaunched. Nun testen wir parallel das Onboarding für neue Kollegen und haben festgestellt, dass bestimmte Mitarbeiter die Informationen zu neuen Kollegen vor dem Anstelldatum regelmäßig einsehen müssen.

Gibt es hier zwischenzeitlich ein Update oder eine Lösung?

Vielen Dank vorab & viele Grüße

Sabrina

Benutzerebene 7
Abzeichen +22

Hallo @HR_ARQIS,

den von Dir beschriebenen Fall kannst Du meinem kleinen Workaround lösen, bei dem Du den Mitarbeitenden Zugriff auf die Kolleg*innen im Status Onboarding gibst. 

Das funktioniert indem Du den Zugriff auf jeden Sektion vergibst, in welcher sich das Attribut Status befindet. Allerdings wird dadurch auch Zugriff auf alle Mitarbeitenden gewährt, welche Inaktiv sind. Um das zu umgehen, ist es wichtig das Zugriffsrecht auf Speziell zu beschränken und den Filter "Status ist nicht gleich Inaktiv" einzurichten.

Hier zwei Screenshots um es anschaulicher zu machen: 

?name=inline1859556611.png

?name=inline-1011225523.png

Anschließend sind die Daten aller aktiven Mitarbeitenden im Status Onboarding einsehbar.

Bitte beachte: Viele unserer Kund*innen haben das Attribut Status in den Personalinformationen. Hier liegen allerdings in der Regel auch andere vertrauliche Attribute. Ggf. macht es Sinn das Attribut Status in eine andere Sektion zu verschieben und darauf Zugriff zu gewähren.

Falls Du beim Einrichten des Ganzen Hilfe brauchst, kannst Du Dich auch gerne telefonisch an unser Service Team wenden und mit den Kollegen dort alles ganz genau am Telefon durchgehen. :) 

Liebe Grüße
Selina 
 

Benutzerebene 7
Abzeichen +18

Hallo @HR_ARQIS,

 

was du bei der Lösung von Selina jedoch noch beachten solltest, ist die Tatsachen, dass die Mitarbeiter mit Zugriffsrecht auf den Status dann auch die Kündigungsgründe sehen können, insofern ihr die hinterlegt.

Wir pflegen diese in der Regel recht zeitnah, wenn sich die austretenden MA noch im Status aktiv befinden und MA mit Zugriff auf den Status können diese dann auch sehen. 

 

@Selina: Oder gibt es hier eine Möglichkeit das auch noch auszublenden?

 

Lieben Gruß

Anke

Benutzerebene 2
Abzeichen

Super, funktioniert einwandfrei! Besten Dank für die schnelle Hilfe. :relaxed:

@Anke danke für den Hinweis. Da bei uns öfters ein Wiedereintritt gegeben ist haben wir eine eigene Sektion zum Thema Rehire, wo wir die Kündigungsgründe u.a. pflegen. Dieser Bereich ist nur HR gedacht.

Viele Grüße,

Sabrina

Benutzerebene 7
Abzeichen +22

Hallo @Anke,

danke für Deinen Hinweis! 
Genau das sind solch “vertrauliche Attribute”, die ich unter diesem Punkt gemeint habe: 

Bitte beachte: Viele unserer Kund*innen haben das Attribut Status in den Personalinformationen. Hier liegen allerdings in der Regel auch andere vertrauliche Attribute. Ggf. macht es Sinn das Attribut Status in eine andere Sektion zu verschieben und darauf Zugriff zu gewähren.

 

Wenn ich es richtig verstehe hat @HR_ARQIS noch eine weitere Herangehensweise dafür gefunden. Freut mich, dass das Einstellen der Rechte für Dich so geklappt hat. 

Liebe Grüße
Selina 

Benutzerebene 7
Abzeichen +18

Super, funktioniert einwandfrei! Besten Dank für die schnelle Hilfe. :relaxed:

@Anke danke für den Hinweis. Da bei uns öfters ein Wiedereintritt gegeben ist haben wir eine eigene Sektion zum Thema Rehire, wo wir die Kündigungsgründe u.a. pflegen. Dieser Bereich ist nur HR gedacht.

Viele Grüße,

Sabrina

 

Guten Morgen @HR_ARQIS,

 

das ist natürlich ein guter Lösungsansatz. Darf ich fragen, wie ihr das mit den Profilen bei wiedereingestellten MA handhabt? Legt ihr für diese neue Profile an oder pflegt ihr die Daten dann in diesem Bereich? Es gibt hier ja leider die Problematik, dass nicht mehrere Anstelldaten in einem Profil hinterlegt werden können.

 

Lieben Gruß 

Anke

Benutzerebene 2
Abzeichen

Guten Morgen liebe @Anke,

wir nutzen weiterhin die alten Profile, überschreiben die Daten und notieren ganz simpel einen kurzen Historientext mit den Attributen ursprüngliches Anstelldatum & ursprüngliches Austrittdatum (sowie dem ersten Kündigungsgrund) in unsere Rehire Sektion. Nicht perfekt, aber ein für uns ein ganz guter Workaround, der auch einigermaßen auswertbar ist.

Viele Grüße,

Sabrina

 

Benutzerebene 7
Abzeichen +18

Guten Morgen liebe @Anke,

wir nutzen weiterhin die alten Profile, überschreiben die Daten und notieren ganz simpel einen kurzen Historientext mit den Attributen ursprüngliches Anstelldatum & ursprüngliches Austrittdatum (sowie dem ersten Kündigungsgrund) in unsere Rehire Sektion. Nicht perfekt, aber ein für uns ein ganz guter Workaround, der auch einigermaßen auswertbar ist.

Viele Grüße,

Sabrina

 

 

Danke dir für deine Antwort :)

Benutzerebene 5
Abzeichen +10

@Selina

Bei uns ist das Problem, dass ein Kollege ein Onboarding To-Do bekommt. Der Kollege braucht aber die Information, in welcher Stadt die neue Mitarbeiterin arbeitet. Wenn er auf den Namen der neuen Mitarbeiterin klickt,dann kommt die Meldung “Zugriff verweigert”. Auch in der Suche findet er die Onboarding Mitarbeiterin nicht. Ich denke, das ist dasselbe Problem wie oben.

ich würde deine Lösung gerne nachbauen, aber ich habe keine Möglichkeit gefunden das Attribut STATUS in eine andere Sektion zu verschieben, denn das ist ja ein vordefiniertes Attribut.

Ich würde es ja gerne ins Öffentliche Profil schieben.

Kannst du da helfen?

Michi

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