Liebe Community,
Kennzahlen sind nicht unbedingt das Lieblingsthema von vielen Recruitern. Dabei liegen die Vorteile eines Recruitment-Controllings klar auf der Hand. Es hilft, Ressourcen effizienter einzusetzen, Schritt für Schritt besser zu werden und nicht zuletzt die Geschäftsführung zu gewinnen. Mit etwas Vorbereitung gelingt der Start ins Kennzahlen-basierte Controlling.
Recruiting-Kennzahlen: Eine Definition
Recruiting-Kennzahlen sind Messinstrumente für Ihre gesamte Personalbeschaffung. Mit ihnen könnt ihr einzelne Maßnahmen messen, bewerten und anschließend optimieren. Recruiting-Kennzahlen, auch Recruiting-KPIs genannt, sind damit ein wichtiger Bestandteil eurer Recruiting-Strategie.
Warum sind Recruiting-Kennzahlen wichtig?
Effizienzdruck, Prozessoptimierung, absolute Transparenz – was in anderen Unternehmensbereichen schon zum Alltag gehört, macht auch vor den Personalabteilungen nicht halt. In Zeiten des Fachkräftemangels sollten Recruiter durch ein Controlling-System nachweisen können, dass sie ihre Ressourcen bestmöglich verwenden, um die vielen offenen Stellen zu besetzen. Seit fast der komplette Bewerbungsprozess digital und softwaregestützt abläuft, ist es technisch kein Problem mehr, jede Menge an Daten und Kennzahlen zu erheben.
Bei der Einführung eines Controllings schwingt oftmals die Angst mit, aufgedeckte Fehler würden die eigene Arbeit in Frage stellen. Genau das Gegenteil ist der Fall. Wenn ihr eure Prozesse regelmäßig auf ihre Effizienz hin prüfen, könnt ihr Schwachstellen und Optimierungspotenziale selbst frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen. Ihr könnt Ressourcen effektiver einsetzen und mit euren Mitteln mehr erreichen.
Anhand von Kennzahlen weist ihr gegenüber der Geschäftsführung euren Beitrag zu den Unternehmenszielen nach. Gerade für Budget-Diskussionen ist es hilfreich, wenn ihr anhand von HR Analytics darlegen könnt, an welchen Stellen der höchste ROI (Return on Investment) zu erzielen ist.
So wählt ihr die richtigen Kennzahlen aus
Die große, unübersichtliche Menge existierender Kennzahlen erleichtert den Start ins Recruitment-Controlling nicht gerade. Dutzende an Kennzahlen zu erfassen, auszuwerten und richtig zu interpretieren ist nicht nur aufwändig, sondern meist nicht sinnvoll.
Der wichtigste Schritt zu Beginn ist die Auswahl eines übersichtlichen, relevanten Sets an KPIs für euer Unternehmen. Sinnvolle Kennzahlen müssen folgende Kriterien erfüllen:
- Relevant: Ist die Kennzahl für die Erreichung Ihrer Unternehmensziele wichtig? Sagt sie etwas über den Erfolg Ihrer Arbeit aus?
- Erfassbar: Können Sie die notwendigen Daten lückenlos, dauerhaft und möglichst automatisiert erheben?
- Benchmark-fähig: Habt ihr Vergleichswerte aus eurer Branche, Region, o. ä. für diese Kennzahl?
Eventuell müsst ihr für unterschiedliche Unternehmensbereiche – zum Beispiel gewerbliche und kaufmännische – jeweils andere Kennzahlen nutzen, um den Eigenheiten der Bereiche Rechnung zu tragen.
Quantitative vs. qualitative Kennzahlen
Achtet bei der Definition eures KPI-Sets darauf, quantitative und qualitative Kennzahlen ausgewogen zu kombinieren. Quantitative Kennzahlen beziehen sich rein auf die Dauer verschiedener Prozessschritte, auf die Anzahl an Bewerbern oder die Kosten für Neueinstellungen.
Das prominenteste Beispiel für eine quantitative Kennzahl ist Time-to-fill beziehungsweise Time-to-hire. Sie beschreibt die durchschnittliche Zeitdauer zwischen Ausschreibung und Besetzung einer Stelle. Oder einfach ausgedrückt, wie lange es dauert, bis ihr einen neuen Mitarbeiter gefunden habt. Tracking von Recruiting-Kanälen oder die Planung von Interviews gehören zu einem effektiven Bewerbermanagement.
Qualitative Kennzahlen messen eher weiche Faktoren, wie die Eignung von Kandidaten für eine Position oder die Zufriedenheit der Führungskräfte mit den neu eingestellten Mitarbeitern. Wie genau solche Daten erfasst werden, muss jedes Unternehmen individuell für sich festlegen.
Da Quantität relativ einfach gemessen werden kann, besteht die Gefahr, sich zu stark auf diesen Aspekt zu konzentrieren. Wenn ihr nur möglichst schnell und möglichst günstig neues Personal einstellen möchtet, leidet wahrscheinlich die Auswahl der Kandidaten darunter, die Fluktuation unter neuen Mitarbeitern wird steigen.
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Was die wichtigsten Recruiting-Kennzahlen sind, erfahrt ihr in unserem Artikel.
