Benennung beim Download von Dokumenten, die aus einer Dokumentenvorlage erstellt wurden

J
Rang
Benutzerebene 1

Hallo zusammen,

ich finde leider keine Hilfe zu folgendem Problem:

Ich hab eine Dokumentenvolrage erstellt, diese heißt “Vorlage1”. Diese Vorlage nutze ich nun, um daraus ein Word-Dokument zu erstellen, welches im Dokumentenbereich abgespeichert wird. Personio benennt das Dokument bei der Speicherung automatisch und zwar so “Vorlage1_2023_02_07.docx” 

Hier meine Fragen:

1.) Kann ich irgendwo ändern, wie die automatische Bezeichnung läuft? Ich hätte gern den Namen des Mitarbeiters standardmäßig im Dokumententitel.

2.) Ich habe 1) also bisher manuell geändert: also nachdem Personio das Dokument abgespeichert hat, habe ich den Titel selbst angepasst → “Vorlage1_2023_02_07_MaxMuster.docx”. Der neue Dokumententitel wird in Personio dann korrekt angezeigt. Nun lade ich das Dokument aber herunter, weil ich z.B. manuell noch etwas nachbessern möchte. Die heruntergeladenen Datei trägt aber immer noch den ursprünglichen Titel, also “Vorlage1_2023_02_07.docx.”. Dieses Problem taucht bei allen Vorlagen auf und besteht auch, wenn ich das Dokument mit mehreren Tagen Pause runterlade (es kann also keine Verarbeitungsdauer im Hintergrund sein). 

 

Gibt es hierfür eine Lösung?

 

Vielen Dank und viele Grüße

2 Antworten

Lena
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Benutzerebene 7
Abzeichen +29

Hi @JHeHR,

herzlich willkommen in der Community! 👋

Zur 1. Frage: bei der Verwendung der Dokumentvorlagen, das Datum wird automatisch hinzugefüg, das kann aktuell nicht geändert werden. 
Zur 2. Frage: Wenn Du ein Dokument herunterlädst, wird dessen Name der ursprüngliche Name sein, unter dem das Dokument in Personio hochgeladen wurde. Das ist aktuell so eingestellt und festgelegt. Der Hintergrund dazu ist mir nicht bekannt.

Den Namen des Dokumentes im Einzelupload kannst Du ändern und beliebig einstellen, siehe Screenshot. (Das seitliche Widget ist recht neu.)


Solltest Du den Multiupload nutzen und mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen, dann musst Du eine bestimmte Benennung der Original-Dokumente verfolgen. 

Verstehe ich Deine Problemstellung richtig und Du möchtest ein Dokument mit den Vorlagen erstellen und dann pro Mitarbeiter unterscheidbar herunterladen können? 
Geht es Dir hauptsächlich um die Download-Datei, dass die entsprechend benannt ist, wenn Du die Bezeichnung in Personio veränderst?
Genau diesen Vorschlag gab es bisher noch nicht, jedoch einen ähnlichen: 

Liebe Grüße
Lena

conor
Rang
Benutzerebene 4
Abzeichen +1

Hallo @JHeHR 

Dies ist eine automatisch übersetzte Nachricht

Vielen Dank für die Anregung - wir freuen uns über jede Anregung!

Mit diesem Update beheben wir mehrere Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit. Speziell für diese Diskussion werden wir Ihnen bald die Möglichkeit geben, den Namen des Dokuments zu wählen, bevor Sie es erstellen.

Wir haben zwar keine Aktualisierungen für den Namen von Dokumenten zum Herunterladen, aber wir hoffen, dass diese Aktualisierung Ihnen und Ihren Teams helfen wird.

 


In dieser Änderung werden wir beides ansprechen:

  1. Vorlagen alphabetisch ordnen
  2. Ermöglicht die Suche nach Vorlagen

Als Bonus können Sie jetzt auch Dokumentvorlagen umbenennen, um mehr Kontrolle über deren Anordnung zu haben.

Wir hoffen, dass dies für Sie und Ihr Team hilfreich ist 😀 .

-Conor

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