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Bezug auf Dropdownmenü in Dokumentenvorlage

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Hi zusammen :)

In Personio gibt es die Möglichkeit ein Dropdownmenü in den Templates einzurichten, wie z.B.:

[[Signing Person [Name1: Name1 Surname1] [Name2: Name2 Surname2] [Name3: Name3 Surname3]]]

Wenn ich das im Template hinterlege wird mir beim Ausfüllen im MA- oder Kandidatenprofil dann folgendes Dropdownmenü angezeigt und automatisch der volle Name (Name1 Surname1) im Dokument hinterlegt:

Signing Person: 
Name1
Name2
Name3

Wenn ich den Namen der Person mehrmals im Dokument nennen möchte, muss ich aktuell jedes mal ein neues Dropdown Menü kreieren. Gibt es eine Möglichkeit sich innerhalb eines Dokuments auf ein Dropdownmenü zu beziehen? 

Bsp. Der Name soll 3 mal innerhalb eines Dokuments genannt werden:

Platzhalter1: 

[[Signing Person [Name1: Name1 Surname1] [Name2: Name2 Surname2] [Name3: Name3 Surname3]]]

Platzhalter2:
Bezug zu [[Signing Person]]

Platzhalter3:
Bezug zu [[Signing Person]]

Ich hoffe meine Frage ist einigermaßen verständlich :)

Vielen Dank im Voraus!

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Beste Antwort von Lena 25 August 2022, 10:24

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3 Antworten

Lena
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Hallo @Anika Holinski,

Verstehe ich es richtig, Du möchtest im Recruiting ein Dokument verschicken?
Zusätzlich soll der Name nur einmal im Platzhalter eingetragen werden und automatisch an mehreren Stellen, an welchen der Platzhalter hinterlegt ist, ausgefüllt werden? 

Bei dem Platzhalter, welcher sich wiederholt, handelt es, sich lediglich um den Namen, nicht um die Unterschrift? 
→ Das sollte an sich möglich sein! 

Sind die Namen 1,2 und 3 mit einer optionalen Aufzählung im Dokument hinterlegt? - Gibt es einen Grund dafür?

Es gibt die Möglichkeit mehrere Platzhalter zu verwenden und nur einen auszufüllen, hier habe ich es an einem Beispiel gezeigt:

In meiner Vorlage (Personio Example Arbeitsvertrag Template (DE) mit eSignatur) taucht einmal am Anfang der Name auf, ebenso am Ende zieht er sich. Das heißt, der Platzhalter wird mehrmals verwendet, ich muss jedoch nur einmal den Namen eintragen: 

Als ich es ausgefüllt habe, hat sich der Platzhalter automatisch für beide gezogen: 
Einmal oben im Kopf:

Und einmal am Ende:

 

Auch bei der elektronischen Signatur, muss ein Unterzeichner ausgewählt werden, auch wenn es mehrere Unterschrift-Felder gibt. 

Ich freue mich über Deine Rückmeldung, ob ich die Situation richtig verstanden habe und ob Dir die ersten Informationen schon weitergeholfen haben. :)

Liebe Grüße
Lena

A
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Hi @Lena, 

vielen lieben Dank für deine Antwort! Es wäre super einen Platzhalter zu haben, den ich als DropDown Menü nur einmal auswähle und der an mehreren Stellen im Dokument automatisch eingefügt wird. Dabei könnte es sich z.B. um Namen handeln, die an mehreren Stellen im Dokument aufgeführt werden sollen (z.B. zu Beginn des Dokuments bei “Firma XY, vertreten durch >Name<” und am Ende des Dokuments unter die E-Signature (hier meine ich nicht die E-Signature selbst sondern nur den Untertitel) “>Name<, Managing Director Firma XY”).
Bei selbst definierten, händisch einzutragenden Variablen funktioniert es ja bereits, dass sich der Platzhalter an mehreren Stellen im Dokument automatisch einfüllt. Funktioniert das auch bei selbst definierten Variablen mit Drop-Down Menü?

Ich freue mich auf dein Feedback :)

Vielen lieben Dank im Voraus!

Liebe Grüße, 
Anika

Lena
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Hi @Anika Holinski,

wie oben in den Screenshots gezeigt, mit Standard Platzhaltern, wie dem Namen, geht das auf jeden Fall. Was System DropDown Menüs angeht, auch dort ist es möglich, dass die Informationen mehrmals gezogen werden. 

Wenn Du hier aufklappst, siehst Du ein Beispiel mit Screenshots: 

  1. Im Recruiting wird der Platzhalter des Typs Auswahlliste ausgewählt: 

     

  2. Im Dokument ist der Absatz mit der Dauer der Probezeit 2x hinterlegt und wird auch 2x gezogen, der Platzhalter musste in Personio nur einmal befüllt werden:

     

Bei optionalen Platzhaltern wird auch die Angabe doppelt gezogen. 

Bei individuellen Recruiting-Attributen des Typs Liste wird im Mitarbeiterprofil bzw. im Bewerberformular (sofern das Attribut dort aktiv ist) die Liste angezeigt. Wenn das Attribut im Bewerberprofil leer ist, kann man im Angebotsprozess die Angabe nicht aus einer Liste wählen, sondern händisch eingeben. 

Der Name der Kandidat*innen wird automatisch gezogen, das ist ein Standard Attribut. 

Hilft Dir das weiter? 

Liebe Grüße
Lena

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