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Schulungsmanagement - Einladungen zu Schulungen aus Personio heraus - Darstellung in Outlook


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Hallo zusammen,

wenn wir Mitarbeiter aus Personio heraus zu Schulungen einladen, erhalten sie eine Email. Der tatsächliche Oulook-Termin zur Schulung ist in der Anlage dieser Email. Um zu- oder abzusagen, muss der Teilnehmer zunächst diese Anlage öffnen. Das ist für viele verwirrend und die Zusage geht dann manchmal unter, weil der Teilnehmer übersieht, dass noch ein Anhang dabei ist. Schöner wäre, wenn direkt ein Outlook-Termin generiert wird.

Grundsätzlich ist die Darstellung dann im Outlook-Termin auch nicht sehr schön: Ganz viel Fließtext, u.a. mit Sonderzeichnen und mittendrin dann der Link (im Falle einer Online-Schulung). Das ist auch der Fall, wenn wir Termine aus dem Recruiting-Tool einstellen. Liegt das an Personio oder geht das bei euch ggf. anders? Dann liegt es evtl. an unseren IT-seitigen Einstellungen.

Viele Grüße 

Simone

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Beste Antwort von Sofia 28 November 2022, 16:13

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13 Antworten

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Hi,

ich würde noch gerne ergänzen, dass es super wäre wenn man interne Räume buchen könnte wie im Modul Recruiting. Hier klappt es ja bereits :-)

Zudem werden wir nicht benachrichtigt, sobald jemand die Einladung absagt, die Person verschwindet einfach aus Personio in dem Fall. Wäre super, wenn dann der Status zumindest als “abgelehnt” angezeigt werden könnte.

Viele Grüße,

Miriam

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Hi,

ich würde noch gerne ergänzen, dass es super wäre wenn man interne Räume buchen könnte wie im Modul Recruiting. Hier klappt es ja bereits :-)

Zudem werden wir nicht benachrichtigt, sobald jemand die Einladung absagt, die Person verschwindet einfach aus Personio in dem Fall. Wäre super, wenn dann der Status zumindest als “abgelehnt” angezeigt werden könnte.

Viele Grüße,

Miriam

 

Wenn die Teilnehmer in Personio bei Absage einfach verschwinden, dann muss ich ehrlich sagen, ist das Schulungsplanungsmodul nicht zu gebrauchen. Wie soll man denn dann den Überblick behalten, wer eine erneute Einladung erhalten soll? 

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Wir haben heute eine neue Schulung eingetragen und plötzlich sind die “absagen” zu sehen 🙂 Evtl. war es vorher ein technischer Fehler?!

 

VG

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Hallo Simone und Miriam!

Vielen Dank für Dein Feedback. 🙏🏻 Ich habe dies mit dem Team besprochen und hoffe, dass diese Antwort Dir und allen anderen, die ähnliche Probleme haben, helfen wird.

 

"Grundsätzlich ist die Darstellung dann im Outlook-Termin auch nicht sehr schön: Ganz viel Fließtext, u.a. mit Sonderzeichen und mittendrin dann der Link (im Falle einer Online-Schulung)." 

Die Einladungs-E-Mail ist im HTML-Format gehalten und enthält eine iCal-Datei als Anhang. Das bedeutet, dass die E-Mail das Kalenderereignis normalerweise so anzeigt, wie Outlook es formatieren würde, wenn die organisatorischen oder/und persönlichen Einstellungen die HTML-Darstellung zulassen. Ich habe dieser Antwort einige Beispiele beigefügt, um zu veranschaulichen, wie es in Outlook Web aussieht, wenn das HTML-Rendering erlaubt ist. Es könnte sich lohnen, die Konfigurationen mit der IT-Abteilung zu überprüfen, wenn etwas das Rendering blockiert.

 

"Um zu- oder abzusagen, muss der Teilnehmer zunächst diese Anlage öffnen"

Auch dies ist höchstwahrscheinlich auf eine Outlook-Einstellung zurückzuführen. Z.B.: Auf einer Standard-Web-Oberfläche von Outlook wird bei eingehenden E-Mails, die eine physische Datei enthalten, normalerweise eine kleine Oberfläche angezeigt, über die Sie antworten können, ohne die angehängte Datei herunterladen zu müssen. . 

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@SThiem Lass mich wissen, ob dies geholfen hat und ob Du das Problem mit der Unterstützung der IT-Abteilung lösen konntest.

 

"Ich würde noch gerne ergänzen, dass es super wäre, wenn man interne Räume buchen könnte wie im Modul Recruiting."

Vielen Dank für Dein Feedback. Wir werden dies im Auge behalten, um die Entwicklung zu verbessern. Wir planen die Einführung eines dedizierten Ortes für den Ort einer Sitzung, aber leider ist die Verbindung zur Buchung aus dem Tool heraus noch nicht geplant.

 

Wie @miri_am ebenfalls bestätigte, sind abgesagte Einladungen auf der Sitzungsseite sichtbar und die Person wird nicht aus der Sitzung entfernt. 

 

Viele Grüße

Sofia, Product Manager

 

Möchten Du weiteres Feedback zum Schulungsmanagement-Produkt geben?

Buch gern ein 45-minütiges Gespräch mit mir: https://calendly.com/personio-et/interview 
Oder leite diesen Link an jemanden in Deinem Unternehmen weiter, von dem Du glaubst, dass er:sie interessiert ist 💛

 

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Danke Sofia!

Ich habe heute ein weiteres Anliegen an Personio weitergegeben. Und zwar wird uns eine unterschiedliche Zeitzone angezeigt und ich habe mich gefragt ob das an unserem Outlook liegt oder an Personio?

Da wir im Recruiting Modul die Kalenderintegration nutzen und es dort keine Zeitzonen-Verwirrungen gibt, kann ich das Problem noch weniger nachvollziehen :-(

 

 

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Hallo @miri_am!

Vielen Dank, dass Du uns auf dieses Problem aufmerksam gemacht hast. Du hast Recht, dass die derzeitige Lösung dazu führen kann, dass die Zeitzonen unterschiedlich sind und das liegt an Personio und nicht an Outlook. Im E-Mail-Text zeigen wir immer die UTC-Zeit an, während das eigentliche Kalenderereignis immer in der Zeitzone des:r Benutzer:inliegt. Das bedeutet, dass, wenn der:ie Benutzer:in sich nicht in der UTC-Zeitzone befindet, in der E-Mail schlussendlich zwei verschiedene Zeitzonen angezeigt werden.

Die derzeitige Situation ist nicht optimal, und wir wollen sie in naher Zukunft verbessern.

Viele Grüße,

Sofia

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Hallo Sofia,

danke für die Rückmeldung. Kann man denn abschätzen wie schnell das Problem gelöst wird? Es führt zu unnötigen Verwirrungen bei den MA, sodass wir es solange es nicht behoben wird, so nicht nutzen werden :-(

VG

Miriam

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Hallo @miri_am,

ich verstehe diese Herausforderung. Wir arbeiten noch in diesem Jahr an den Verbesserungen und sie sollten spätestens Anfang 2023 sichtbar sein.

Beste Grüße,

Sofia

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Hallo @miri_am

Wir haben gerade ein paar Verbesserungen veröffentlicht, die dafür sorgen sollten, dass in der Einladungs-E-Mail nicht mehr zwei unterschiedliche Uhrzeiten angegeben werden.

 

Was wurde angepasst?

Früher zeigte der E-Mail-Text immer die UTC-Zeitzone an, und das Kalenderereignis war automatisch in der Zeitzone des Computers des Benutzers. Wir haben die Lösung dahingehend geändert, dass wir die Zeitzone im E-Mail-Text wie folgt angepasst haben:

1) Wir zeigen die Zeit in der Zeitzone des Standorts der Mitarbeitenden an.

2) Wenn keine Zeitzone des Standorts verfügbar ist, wird die Standardzeitzone des Unternehmens angezeigt.

3) Wenn die Zeitzone des Unternehmens nicht verfügbar ist, wird die mitteleuropäische Zeit (UTC+1) verwendet.

 

Dies dürfte die Zahl der Fälle, in denen in der E-Mail zwei verschiedene Zeitzonen angegeben sind, erheblich verringern. Wenn ein:e Mitarbeiter:in in einer anderen Zeitzone als dem Standort, dem Unternehmen oder UTC+1/CET arbeitet, zeigt das Kalenderereignis die Zeitzone des Standorts des:r Mitarbeiter:in an, was dazu führen kann, dass zwei unterschiedliche Zeiten angezeigt werden. 

 

Ich hoffe, diese Verbesserung hilft Euch, das Schulungsmanagement zu nutzen!

 

Viele Grüße,

Sofia

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Ich finde es super, das man aus Personio heraus zur Schulung einladen kann.

Allerdings sehen diese Einladungen für viele unserer Mitarbeiter nicht vertrauenswürdig aus, so dass die Kollegen sehr misstrauisch sind, wenn sie so eine Mail erhalten

Hallo Zusammen,

wir kann ein Mitarbeiter (der eingeladen wurde) denn einer Schulung zu sagen? Wenn er über die Outlook-Einladung zu sagt, ändert sich der Status in Personio nicht.

 

Bzw. was genau heißt diese Nicht-Bearbeitung der Mails konkret bzw. Auswirkung hat das?

 Vielen lieben Dank!

Liebe Grüße

Franzi

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Hallo @MaCherie1 & @Franzi_Hydro !

Vielen Dank für Dein Feedback, @MaCherie1. Um Dein Feedback besser zu verstehen und beurteilen zu können, wie wir es in Zukunft verbessern können, wäre es toll, wenn Du uns sagen könntest, was die E-Mail besonders nicht vertrauenswürdig erscheinen lässt? 

@Franzi_Hydro Wenn Du die Antworten in Personio nicht sehen kannst, stell bitte sicher, dass die Mitarbeitenden die automatische Antwort auf die E-Mail eingestellt haben. Wenn dieser Teil nicht aktiviert ist, werden die Antworten nicht auf der Sitzungsseite angezeigt. Sollte es anschließend weiterhin nicht funktionieren, wende Dich gerne an unseren Support.

Der Helpcenter Artikel der besagt, dass E-Mails nicht bearbeitet werden können, bedeutet, dass die Einladung immer im Standardformat mit den Schulungsdetails gesendet wird. Es gibt keine Möglichkeit, die Nachricht zu formatieren oder zu bearbeiten.

 

Viele Grüße,

 

Sofia

Hallo Zusammen, 

wir benutzen den Bereich Schulungen sehr gerne. Wenn wir allerdings Schulungen erstellen mit freier Anmeldung haben wir ein Terminproblem. Die akzeptierten Termine von Personio werden an Outlook übertragen, aber meldet man sich von einem Termin in Personio ab bleibt der Termin im Kalender erhalte. Kann man das irgendwie einstellen? Oder gibt es dazu noch keine Lösung?

Würde mich über eure Erfahrungen freuen :)

Danke!

Liebe Grüße,

Sabina

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