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⏰ Unser Weg zur smarten Interviewplanung mit Cronofy

⏰ Unser Weg zur smarten Interviewplanung mit Cronofy
Lauren Gilbert
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Benutzerebene 2

Liebe Community,

für eine offene Position neue Talente zu finden kann ziemlich zeitaufwendig sein und erfordert eine sorgfältige Organisation. Besonders die zeitliche Planung der Vorstellungsgespräche mit den eigenen Präferenzen und denen der Bewerber aufeinander abgestimmt, scheint oftmals eine Herausforderung zu sein.
 

💡 Hierfür fanden wir eine passende Lösung: Anfang 2022 begannen wir bei Personio mit der Implementierung von Cronofy, einer intelligenten Planungsplattform zur Unterstützung des Planungsprozesses für Vorstellungsgespräche. 


Cronofy ist eine Personio-Integration, die direkt über die Registerkarte "Vorstellungsgespräch" im Kandidatenprofil unseres ATS zugänglich ist. Sie ist mit dem Google-Kalender verbunden, wodurch sich unsere Bewerber:innen direkt selbst einen Termin für ein Gespräch auswählen können. 

Vorab können wir als Talent Acquisition Team bei Personio individuell bestimmte Arbeitstage und Zeitfenster festlegen, die am besten für ein erstes Vorstellungsgespräch in Frage kommen. 

 

Wie funktioniert das Ganze also? 

Sobald wir einen/eine Kandidat/in zu einem ersten Vorstellungsgespräch einladen möchten, navigieren wir zur Registerkarte "Vorstellungsgespräch" in Personio und wählen die gewünschte Gesprächsart aus. Danach füllen wir das entsprechende Formular aus und wählen die Option, “einen Link zur Terminplanung einrichten".

In Verbindung damit werden folgende Informationen eingegeben:

🔎 Details zum Vorstellungsgespräch
⏰ Dauer des Vorstellungsgesprächs
📆 Datumsbereich, aus dem der Kandidat wählen kann
💆‍ sowie der Zeitpuffer vor und/oder nach dem Gespräch

Sobald der Link erstellt wurde, können wir das Formular mit den erforderlichen Informationen ausfüllen und auf "E-Mail an den Bewerber" klicken. Außerdem können wir eine entsprechende E-Mail-Vorlage (die jederzeit anpassbar ist) wählen und den Cronofy Link anschließend einfügen. 

 

Alles bereit?

Sobald wir als Talent Acquisition Team alle Voreinstellungen getätigt haben, können wir auf direktem Weg die E-Mail an den/die Kandidat/in senden. Wurde ein Interviewtermin ausgewählt, erhalten wir im Gegenzug wieder eine Bestätigungs-E-Mail. Darüber hinaus wird automatisch eine Kalendereinladung in Google Calendar erstellt und das Vorstellungsgespräch können wir nun auf der Registerkarte "Vorstellungsgespräch" im Kandidatenprofil in Personio einsehen.

👍 Cronofy spart unserem Team eine Menge Zeit und ist obendrein eine enorme Hilfe, um einen geeigneten Termin für ein Vorstellungsgespräch zu finden. Sollte Euch das Thema weiter interessieren, dann schaut gerne einmal bei unserem Help Center Artikel über smarte Interviewplanung vorbei. 
 

Was habt Ihr für Erfahrungen mit der Integration? Wie sieht bei Euch der Prozess zur Terminfindung aus? Ich freue mich auf Eure Einblicke 👀

 

Liebe Grüße,
Eure Lauren Gilbert - Team Lead People Operations bei Personio

8 Antworten

C
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Benutzerebene 4
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Hallo zusammen, 

wir nutzen Cronofy und das Feature ist wirklich hilfreich im Recruiting! 👍

Allen, die es nutzen, kann ich das Feature Flag empfehlen, durch das die Recruiter Termine der KollegInnen nur als gebucht sehen, statt die Inhalte der Termine. 🤓

Allerdings fragen wir uns nach wie vor, wie das Ganze datenschutztechnisch geregelt ist. Cronofy ist ein US-amerikanisches Unternehmen und uns ist unklar, inwiefern sie auf interne Daten zugreifen. Eine AVV haben wir bislang nicht erhalten und wie es scheint, braucht Personio global directory admin Rechte von uns. Stimmt das? Was könnt ihr dazu sagen? 🧐

Liebe Grüße

Carolin 

Julia_Schmidt
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Benutzerebene 3
Abzeichen +3

Hi zusammen, 

 

cooles Feature, was wir aber nicht nutzen und aktuell auch nicht planen zu nutzen. 
Meiner Meinung nach geht nichts über den persönlichen Kontakt zu den BewerberInnen und ich habe die Erfahrung gemacht, dass es echt gut ankommt, wenn der erste Kontakt (und die Terminvereinbarung) über das Telefon stattfindet. 


Grundsätzlich aber auf jeden Fall eine coole Lösung und sicher spannend für Zielgruppen, die nicht so einfach zu erreichen sind ☺️

Liebe Grüße
Julia

Lena
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Benutzerebene 7
Abzeichen +29

Hi zusammen, 

klasse @Carolin W. , dass ihr auch das Feature Flag mit den verborgenen Terminen nutzt und so gute Erfahrungen damit macht. :) 

Was den Standort der Server angeht, die Cronofy Ltd hat seit knapp einem Jahr einen Standort innerhalb der EU. Cronofy Amsterdam ist in der EU ansässig und verarbeitet die Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland. Das Unternehmen ist nach ISO27001 zertifiziert und verfügt über einen SOC2-Bericht.

Weitere Informationen über die Einhaltung der Vorschriften und die Sicherheit von Cronofy findest Du auch auf der Seite Cronofy GDPR - Datenschutz und Sicherheit.
Hilft Dir das weiter Carolin? 

Vielen Dank für das Teilen Deiner Erfahrung @Julia_Schmidt! Ich persönlich greife insgesamt auch gerne zum Hörer. 🙂 Kommt es manchmal auch vor, dass Du jemanden gar nicht telefonisch erreichst?
Wie gehst Du dann bevorzugt vor? ​​​​​​​

Liebe Grüße
Lena

Julia_Schmidt
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Benutzerebene 3
Abzeichen +3

Hey, 

natürlich gibt es auch immer KandidatInnen, die ich nicht (gut) erreichen kann. Dann schreibe ich meistens ganz klassisch eine Mail - häufig auch einfach mit Bitte um Rückruf, quatsche auf die Mailbox oder schreibe eine SMS. 
Die Anzahl meiner zu besetzenden Stellen ist aktuell aber auch gut überschaubar und daher kann ich mir diese etwas zeitintensivere Variante erlauben :-)

Liebe Grüße

Julia 

C
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Benutzerebene 4
Abzeichen +4

Hi zusammen, 

klasse @Carolin W. , dass ihr auch das Feature Flag mit den verborgenen Terminen nutzt und so gute Erfahrungen damit macht. :) 

Was den Standort der Server angeht, die Cronofy Ltd hat seit knapp einem Jahr einen Standort innerhalb der EU. Cronofy Amsterdam ist in der EU ansässig und verarbeitet die Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland. Das Unternehmen ist nach ISO27001 zertifiziert und verfügt über einen SOC2-Bericht.

Weitere Informationen über die Einhaltung der Vorschriften und die Sicherheit von Cronofy findest Du auch auf der Seite Cronofy GDPR - Datenschutz und Sicherheit.
Hilft Dir das weiter Carolin? 

Vielen Dank für das Teilen Deiner Erfahrung @Julia_Schmidt! Ich persönlich greife insgesamt auch gerne zum Hörer. 🙂 Kommt es manchmal auch vor, dass Du jemanden gar nicht telefonisch erreichst?
Wie gehst Du dann bevorzugt vor?

Liebe Grüße
Lena

Hi @Lena ,

vielen Dank für die Infos. Die hat man mir so bisher nicht gegeben. Ich habe das an unseren DS-Verantwortlichen weitergegeben. Mal sehen, was er dazu sagt. ;)

Liebe Grüße

Carolin 

K
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Benutzerebene 2
Abzeichen +2

Hallo, könnt ihr mir sagen, wann und warum folgende Meldung in Personio erscheint; 

 

“Bewerber Name hat  hat kein passendes Zeitfenster für das Interview gefunden.” 

 

Wir können nicht ganz nachvollziehen, warum das angezeigt wird: Hat der Bewerber nur zu lange nicht auf den Link reagiert oder hat der Bewerber angeklickt, dass kein Zeitfenster passt? 

 

Danke & Grüße, 

Kathi

C
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Benutzerebene 4
Abzeichen +4

Hallo @Lena , 

wir arbeiten mit Outlook und scheinbar geht hierfür nicht die Funktion, dass die Bewerbenden sich einen Termin wählen können. Stattdessen können die Recruiter Termine einstellen. Das frisst Zeit. Ist geplant, dass die smarte Lösung auch für Outlook kommt?

Liebe Grüße

Carolin 

Lena
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Benutzerebene 7
Abzeichen +29

 Hi @KathiL21s, Hi @Carolin W., 

Kathi:
Die Kandidat*innen können auch anklicken, dass sie keinen passenden Zeitslot gefunden haben. 
Ich gehe davon aus, das ist bei Euch passiert. :) 

Hier ein Beispiel, welches ich mit meiner Kollegin in einem Webinar auch druchgespielt habe.

 

Du kannst auch selbst prüfen, ob genügend Auswahl an freien Slots verfügbar ist, indem Du die Terminauswahl aufrufst (Pfeilsymbol). Klicke Dich nur nicht ganz durch, wenn Du es testen möchtest, sonst bestätigst Du den Termin für den*die Kandidat*in. 

Carolin:
Wie meinst Du, ihr arbeitet mit Outlook und deshalb geht das nicht? Das sollte auch gehen, die Kalenderintegration ist auch mit Outlook nutzbar. :) 
Hier findest Du auch weitere Infos zur smarten Interview Planung und zur Einrichtung. Ich hoffe, das hilft Dir weiter.

Liebe Grüße
Lena

​​​​​​​

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