Liebe Community,
wir teilen heute wieder die meist gefragten Themen all unserer Kund*innen, die unsere Kolleg*innen im Service letzten Monat beantwortet haben.
Das sind die Top drei Fragen aus August 2021 - um die Antworten zu lesen, müsst Ihr lediglich auf Inhalte anzeigen klicken:
1. Wie kann ich Dokumentvorlagen individualisiert gestalten und unterschiedliche Informationen einbinden?
Es gibt 3 verschiedene Arten von Platzhaltern, welche es Euch ermöglichen ein Dokument inhaltlich zu individualisieren. Des Weiteren könnt Ihr eine individuelle Ansprache wählen.
- Vordefinierte Platzhalter - beziehen sich auf Systemattribute
Bei der Einbindung eines Attributes prüft bitte als erstes, ob es sich hierbei um ein Systemattribut handelt. Hier findet Ihr eine Übersicht. Sobald es sich um ein Systemattribut handelt, verwendet bitte die entsprechende Bezeichnung aus der Liste. Beispiel: {{first_name}}
- Selbst definierte Platzhalter - beziehen sich auf selbst angelegte Attribute
Für benutzerdefinierte Attribute kann der Attributsname in geschweiften Klammern verwendet werden. Bitte achtet darauf, dass die Schreibweise des Platzhalters ganz genau dem Attribut entspricht. Beispiel: {{Notfallkontakt}}
- Freie Platzhalter - Freitext, der unabhängig vom Attribut ist
Typische Anwendungszwecke: Verträge mit verschiedenen Klauseln, Arbeitszeugnisse
Es gibt auch die Möglichkeit Platzhalter an bestimmten Stellen im Dokument zu verwenden und diese beim Ausfüllen der Vorlage in Personio zu füllen.
Hier gibt es die Möglichkeit die Anzahl der Aufgaben im Voraus festzulegen oder diese variabel zu gestalten:
Fixe Anzahl an freien PlatzhalternBeispiel: Um eine Aufzählungsliste mit den 3 Hauptverantwortlichkeiten zu nennen
Variable Anzahl an freien Platzhaltern
{{Aufgabe 1}}
{{Aufgabe 2}}
{{Aufgabe 3}}
Beispiel: Um Verantwortlichkeiten mit unterschiedlich vielen Aufgaben darzustellen
[[Aufgaben
[Eine Aufgabe: {{Aufgabe 1}}]
[Zwei Aufgaben: {{Aufgabe 1}} \n {{Aufgabe 2}}]
[Drei Aufgaben: {{Aufgabe 1}} \n {{Aufgabe 2}} \n {{Aufgabe 3}}]
]]
- Spezialfall: Datumsattribute
Bei Attributen des Typs Datum können der Wochentag, Tag, Monat und Jahr ganz individuell formatiert werden. Hier sind alle Variablen im Überblick
Beispiel:Variablen Resultat Wochentag D
IMo
MontagTag d
j01-31
1-31Monat F
M
m
nJanuar
Jan
01-12
1-12Jahr Y
y2021
21
Variable im Template: {{hire_date|D, d. F Y}}
Resultat im Dokument: Mo, 04. Januar 2021
- Geschlechtervariable - persönliche Ansprache
Mit den Geschlechtervariablen könnt Ihr Eure Mitarbeitenden oder Kandidat*innen entsprechend ihrer präferierten Anrede addressieren. Die Voraussetzung ist, dass das Attribut Geschlecht auch entsprechend ausgefüllt ist. Die Reihenfolge der Variable ist hierfür immer Folgende:
||Männlich|Weiblich|Divers|Unbestimmt||
Die Anrede in einem Dokument wird beispielsweise so verwendet:
||Lieber Herr|Liebe Frau| Liebe*r|Liebe*r||
Weitere Hinweise:
- Die Vorschau in Personio vergrößert das Dokument bereits schon geringfügig und die Verwendung von Platzhaltern lässt das Dokument auch beliebig groß werden. Bitte plant genug Platz ein und nutzt zur Strukturierung am besten Seitenumbrüche, anstelle von Zeilenumbrüchen.
- Um zu sehen wie das Dokument tatsächlich aussieht, erstellt bitte zum Test ein Dokument im Profil und ladet dies herunter, damit Ihr die tatsächliche Darstellung sehen könnt. Bei der Vorschau kann es sonst sein, dass sie anders als das endgültige Dokument aussieht.
- Bitte beachtet, dass Unterschrift Platzhalter für eSignaturen aktuell nicht in einem freien Platzhalter integriert werden können. Diese werden in Platzhaltern momentan nicht erkannt.
Ihr könnt außerdem weitere Informationen und Beispiel Dokumente in unseren Helpcenter-Artikeln Dokumentvorlagen erstellen - Platzhalter und Best Practice: Dokumentvorlagen nachlesen.
2. Was müssen wir beachten, wenn wir die Datev Integration einrichten möchten?
Für die Aktivierung der Datev Integrationen (Lodas und Lohn & Gehalt) arbeitet Ihr am besten in Absprache mit Eurer Lohnbuchhaltung zusammen.
Hier sind einmal die einzelnen ToDos von Eurer Seite, bzw. Eurem Lohnbuchhalter gelistet:
ToDo’s für den Lohnabrechner:
- DALY Export erstellen und an Personio Ansprechpartner übergeben (das ist nur mit Datev comfort möglich und nicht zwingend notwendig)
- Die Berater- und Mandantennummer bereitstellen
- Buchung und Einrichtung der DATEV-Datenservices
- Zugriff in Datev zum Lohnimportdatenservice
- Zugriff in Datev auf Lohnauswertungsdatenservice
ToDo’s für den Personio Nutzer:
- Mitarbeiter Daten in Personio aktualisieren / importieren nachdem unser Service den Account entsprechend aufgesetzt hat
- Mandantennummer und Beraternummer hinterlegen
- Autorisierungsprozess für DATEV-Datenservices starten (Das geht für beide Services auch unabhängig voneinander.)
- Monatliche Abrechnung mit der DATEV-Integration (Diese könnte auch das Lohnbüro übernehmen)
Tipp: Legt auch gerne Eurem externen Lohnbuchhalter einen Zugriff zu Eurem Personio Account an. Wie das geht, wird hier erläutert. Bitte denkt daran, dass die Rolle Alle Mitarbeiter immer die geringsten Zugriffsrechte hat.
Weitere Details zu den einzelnen Schritten findet Ihr in diesem Helpcenter Artikel genau erläutert. Bei Fragen könnt Ihr Euch immer an Euren Personio Ansprechpartner wenden.
3. Habt ihr Muster E-Mails zum Versenden an die Kandidat*innen?
Ja, wir haben ein paar Beispiel E-Mail Vorlagen, die Ihr hier herunterladen könnt:
Deutschsprachige Vorlagen
- Eingangsbestätigung
- Automatische Eingangsbestätigung (Deutsch & Englisch)
- Einladung zum Telefoninterview
- Einladung zum Vorstellungsgespräch
- Absage nach Bewerbungseingang
- Absage nach einem Telefoninterview
- Absage nach einem Vorstellungsgespräch
- Angebot
Englischsprachige Vorlagen
- Application received
- Invitation telephone interview
- Invitation personal interview
- Rejection after application
- Rejection after telephone interview
- Rejection after personal interview
- Offer
Wie Ihr allgemein E-Mail-Vorlagen erstellt, erfahrt Ihr hier.
Wir hoffen, dass Euch unsere monatlichen FAQs weiterhelfen!
Liebe Grüße
Lena