Integrationen & Workflows

Teilt in diesem Bereich alle Eure Fragen, Diskussionen und Best Practices zu Integrationen & Workflows, wie z.B. On-/und Offboarding, den eSignaturen, APIs, Personio Conversations, oder Tools aus dem Marketplace.

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465 Themen

C
Visitor
Clarissa12345Visitor
gefragt in Integrationen & Workflows

Mailversand bei Automatiserungen

Hallo,wir wollen nun vermehrt mit den Automatisierungen von Personio mit Workflows und im On-/Offboarding arbeiten - speziell mit automatisch versendeten Mails.Allerdings werden die Mails oft an die private Mail der Mitarbeiter geschickt anstatt an die geschäftliche. Wir haben bei den Mitarbeitern das Attribut E-Mail und geschäftliche E-Mail. Es sieht so aus als würden die automatischen Mails immer an die E-Mail und nicht an die geschäftliche E-Mail gesendet werden, wo sie hin sollten. Kann man das ändern, dass sie an die geschäftliche Mail gesendet werden ohne die Attribute bei jedem Mitarbeiter zu ändern?Danke vorab!

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B
Communicator
vor 2 Tagen
M
Visitor
m.hirschVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows

Zeiterfassungssystem Interflex Schnittstelle

Hallo Zusammen,wir arbeiten mit dem Zeiterfassungsprogramm Interflex. Gibt es hier eine Möglichkeit eine Schnittstelle herzustellen?Vielen Dank! 

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S
Community Moderator
vor 2 Tagen
Soeren_Wonderland
Communicator
Soeren_WonderlandCommunicator
gepostet in Integrationen & Workflows

Internationale Mitarbeiter:innen in Personio integrieren

Liebe Personio Team und liebe Community,  ich habe zwei Fragen zu dem Thema, wie man Mitarbeiter:innen (MA) aus anderen Ländern am besten in Personio integrieren kann.  Der Hintergrund ist folgender: Wir führen unsere deutschen MA über Personio. Uns gefällt die Abbildung der verschiedenen HR Prozesse in Personio sehr gut. Unser Problem ist es, dass wir die HR Prozesse aktuell nur für unsere deutschen MA modellieren können, da wir alle internationalen MA über einen EOR Dienstleister in einer separaten Software führen. Diese eignet sich gut für die Lohnbuchhaltung, allerdings fehlen alle weiteren HR Prozesse. Wir würden die internationalen MA auch gerne in Personio aufnehmen und somit einheitliche HR Prozesse verwenden.  ​​​​​​​1 - Schnittstellen mit EOR DienstleisternPersonio bietet mittlerweile Schnittstellen mit verschiedenen EOR Dienstleistern an (btw: hier fehlt Remote oder?). Hat jemand von euch Erfahrung mit einer dieser Schnittstellen? 2 - Integration der internationalen Mitarbei

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sarahr182
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vor 2 Tagen
N
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Nina_PrüßmeierVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows

Workflow für Kategorien-Änderung bei Dokumenten

Hallo,wir würden gerne einen Workflow erstellen für das Ändern der Dokumentenkategorie. Wir haben aktuell das Problem, dass Mitarbeiter*innen Dokumente in die falsche Kategorie hochladen. Diese Kategorien lösen keine Benachrichtigungen oä aus. Ändert man nachträglich die Kategorie (MA* selbst, oder ein*e Kolleg*in mit Berechtigungen) in die “richtige”, erhält die Person/Rolle, die diese ursprünglich bekommen sollte, nun ja keine Benachrichtigung mehr. In diesem Fall erfährt die Personaladministration nicht mehr von den wichtigen Informationen, weil der Workflow unabsichtlich umgangen wurde.Uns würde somit ein Workflow helfen, wenn die Kategorie geändert wird, dass hier dann der Workflow ausgelöst wird. Also wenn sich der Workflow nicht nur aufs Hochladen beschränkt, sondern auch das Abändern miteinschließt.Schulungen und Schulungsunterlagen gibt es noch und nöcher. Aber das Problem mit dem falsch hochladen (und danach abändern auf die richtige Kategorie) wird es bestimmt immer wieder g

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S
Community Moderator
vor 2 Tagen
M
Visitor
Marcel EbermannVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows

Workflows durch Mitarbeiter starten

Liebe Community, gibt es eine Möglichkeit, über die Automatisierungen Workflows zu erstellen, die durch Mitarbeiter ausgelöst werden? Beispielsweise möchte wir gerne, dass Mitarbeiter über Personio Zeugnisse, Bescheinigungen oder Ähnliches beantragen können.  Ich habe hier in der Community gesehen, dass es wohl “Betatester” gab, die im Dashboard die Funktion “Formular” auf dem Dashboard haben, jedoch finde ich diese Option bei uns nicht. Evtl. wäre es darüber möglich, solche Workflows durch Mitarbeiter auszulösen. Vielen Dank vorab für Eure Unterstützung!

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S
Community Moderator
vor 3 Tagen
Steve
Detective
SteveDetective
gefragt in Integrationen & Workflows

Elternzeit On- und Offboarding Prozess über Workflow

Liebe Community, wir sind gerade dabei die Workflows intensiv zu testen und sind dabei evtl. auf eine Möglichkeit gestoßen wie man einen einfachen Offboarding oder Onboarding Prozess abbilden könnte. Damit könnten wir den Workarount über Onboarding Prozesse ersetzen, welcher alles andere als ideal ist. Allerdings hängt das ganze noch ein einer Stelle und vielleicht könnt ihr uns helfen. Was haben wir gemacht:Letzlich haben wir nur einen Datumsabhängigen Workflow erstellt und das Datumsattribut auf Start der Abwesenheit gestellt (für ein Offboarding). Für ein Onboarding nach der Probezeit wäre dann natürlich das Enddatum der Abwesenheit der Trigger. Anschließend könnte man Aufgaben und Benachrichtigungen automatisch erstellen lassen.Was uns an der Stelle fehlt:Können wir irgendwie auswählen, dass dieser Workflow nur für die Abwesenheitsart Elternzeit bzw. Mutterschutz gibt? Ich hoffe jemand weiß hier wie man den Trigger nutzen kann. Viele GrüßeSteve

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Steve
Detective
vor 3 Tagen
L
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Lisa HarkeVisitor
gepostet in Integrationen & Workflows

Integration - Zeiterfassung Gastronomie

Hallo zusammen, wir sind ein Gastronomieunternehmen und sind auf der Suche nach einer tollen Integration für die Zeiterfassung und Dienstpläne. Wir nutzen bisher edTime und haben iPads in unseren Restaurants, auf denen die App installiert ist und die Mitarbeiter sich einstempeln und ausloggen können. Wie löst Ihr das ? Habt Ihr eine tolle Empfhelung. Wir sind für jeden Tipp dankbar :)Liebe Grüße,Lisa

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I
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vor 4 Tagen
N
Visitor
Nele LutzVisitor
gepostet in Integrationen & Workflows

Individuelle Workflows

Hallo zusammen, wir probieren uns gerade mit den individuellen Workflows aus. Als kurzes Feedback schon mal: Es wäre super, wenn man Aufgaben erstellen könnte, die gleichzeitig zu erledigen sind und nicht nur nach einander. Außerdem kann man in aktivierten Workflows keine Änderungen vornehmen, auch wenn man den Workflow erstmal deaktiviert. Man muss diesen dann kopieren und einen neuen erstellen. Das ist etwas umständlich. Viele Grüße,Nele

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N
Visitor
vor 5 Tagen
M
Visitor
MaKubbutatVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows

"Führungskraft" für Geschäftsführung in Personio einrichten

Hallo Zusammen, wir richten gerade eine API-Anknüpfung für das Reisekostenmangement in Personio ein, für das bei allen Mitarbeitenden eine Führungskraft als Freigeber der Anträge hinterlegt werden muss. So sollen auch die Reiseanträge unseres Geschäftsführers von seiner Vertretung abgezeichnet/freigegeben werden. Das Attribut “Führungskraft” lässt sich aber bei ihm (für Personio logischerweise) nicht befüllen, da er hierarchisch an oberster Stelle im Unternehmen geführt ist. Gibt es eine Möglichkeit, dieses Attribut trotz dieser Personio-Regelung bei unserem Geschäftsführer zu befüllen? Wir möchten gerne vermeiden, einen separaten und nur für diese Personalie gesteuerten Prozess (eigenes Attribut) anlegen zu müssen bzw. den Prozess im anderen Reisekosten-Tool manuell abzuwickeln. Besten Dank für Eure Ideen, Anregungen und Tipps!Viele Grüße Marianne (HR) 

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M
Visitor
vor 15 Tagen
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Visitor
AgathemariVisitor
gepostet in Integrationen & Workflows

Schnittstelle zu SAP

Hallo Zusammen. Hat jemand Erfahrungen gemacht, eine Schnittstelle von Personio zu SAP einzurichten? Gern würden wir Stammdaten und Zeitwirtschaft von Personio zu SAP über eine Schnittstelle übermitteln. Danke vorab für Eure Einblicke.

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Lena
Community Admin
vor 19 Tagen
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Visitor
Kris TinaVisitor
gepostet in Integrationen & Workflows

Dienstwagen/Fuhrpark App Integration | Fleetscape IP

Hallo zusammen,unser Fuhrpark ist derzeit auf der Suche nach einer App Integration für Personio. Sie sind auf “Fleetscape IP” gestoßen. Hat hier jemand schon Erfahrung mit gemacht oder kann uns ein anderes Tool empfehlen?Vielen Dank und viele Grüße!

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sissi Kistner
Community Superstar
vor 22 Tagen
M
Detective
MobiLabDetective
gepostet in Integrationen & Workflows

eSignature als Aufgabe, Reminder, E-Mail

Hallo liebe Personio-Community,Ich muss ehrlich sagen, das Thema eSignature kostet uns mittlerweile einige Nerven.Es ist super, dass man sich durch die eSignatures das Ausdrucken und Einscannen von Dokumenten ersparen kann. Aber dafür ist unsere HR Abteilung mittlerweile sehr gut damit beschäftigt hinter den Unterschriften hinterher zu laufen.In der Community taucht dieses Problem in den letzten 2 Jahren auch immer wieder auf. Es gibt viele Unternehmen, die exakt die gleichen Probleme haben wie wir:Die Mitarbeiter übersehen die E-Mails und bekommen gar nicht mit, dass noch eine Unterschrift von ihnen aussteht. Die Mitarbeiter suchen nach offenen Aufgaben im Dashboard von Personio und wissen nicht, dass sie ihre E-Mails checken müssen. Es gibt keine Reminder, weder für die Mitarbeiter, noch für die Personaler, dass es noch Dokumente gibt, bei denen die Unterschrift noch fehlt. Man kann nur einmal die E-Mail mit der Aufforderung zur eSignature raus schicken. Wenn der Unterschriftenstatus

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Lena
Community Admin
vor 22 Tagen
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Visitor
hannah123Visitor
gefragt in Integrationen & Workflows

API sollte alle einem Mitarbeiter zugeordneten Arbeitszeitmodelle zurückgeben

Hallo, ich habe mal den Anfang aus dem Community Forum eingefügt:wir hätten aufgrund der API-Schnittstelle Interesse daran, dass die API bei der Anfrage nach dem Arbeitszeitenmodell der Mitarbeiter nicht nur die aktuell zugewiesene Verfügbarkeit in der JSON Response zurückgibt, sondern auch die historischen bzw. bereits hinterlegten zukünftigen Modelle.Dies hat den Hintergrund, dass wir damit eine Abschätzung haben könnten, wie viele Stunden pro Team / Abteilung usw. zur Verfügung standen bzw. stehen werden und wie die auf die einzelnen Wochentage verteilt sind.Damit wir in unserer externen Applikation die geschätzten Ressourcen für ihn abbilden können, senden wir also erst mal einen Call zum Abrufen aller bereits jetzt feststehenden Abwesenheiten (stunden- wie tageweise), aber sobald wir das Arbeitszeitmodell abfragen, liefert die API eben nur"work_schedule": {        "label": "Work schedule",        "value": {          "type": "WorkSchedule",          "attributes": {            "id":

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S
Community Moderator
vor 24 Tagen
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Visitor
m.hirschVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows

Fälligkeitsdatum bei Onboardingprozess

Hallo liebe Community,wir haben in unserem Onboarding Prozess das Thema Mutterschutz/Elternzeit und hierfür einen eigenen Prozess. Nun muss man ja bei den einzelnen Schritten angeben wie viele Tage vor/nach Anstelldatum diese Aufgabe fällig ist. Da man dies beim Thema Muschu/Elternzeit aber nicht pauschal sagen kann, haben wir die Tage auf 0 gesetzt. Jetzt wird dadurch aber Fälligkeit z.B. “vor 7 Jahren” angezeigt, da es sich ja nur nach dem Anstelldatum richtet. Wir möchten aber nicht für jede Person ausrechnen, wie viele Tage seit dem Anstelldatum vergangen sind + dann noch die individuellen Tage pro Schritt draufrechnen. Gibt es hier eine andere Möglichkeit, dass kein Fälligkeitsdatum angezeigt wird oder sich das Fälligkeitsdatum nach dem Stichtag des Mutterschutzes oder einem anderem Tag richtet? Vielen Dank!

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PaulineSch
Community Superstar
vor 25 Tagen
H
Communicator
hvoCommunicator
gefragt in Integrationen & Workflows

A1 Abruf nur mit Personio Payroll?

Es gibt dazu einen längeren Feed im Ideation-Bereich mit 28 Upvotes: Deshalb noch mal hier eine Frage, um ganz sicher zu gehen: Ist es richtig, dass die A1 Bescheinigung nur abgerufen werden können, wenn auch Personio Payroll genutzt wird? Freu mich über Eure Rückmeldung @Support !Heike 

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S
Community Moderator
vor 26 Tagen
M
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mkedgelessVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows

Brighthire Integration

Liebes Personio Team, ist eine Integration mit Brighthire aktuell möglich oder auf absehbare Zeit geplant? Beste Grüße

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S
Community Moderator
vor 26 Tagen
Y
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ylooplineVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows

Niemand kann sich in den Account einloggen

Hat das jemand schon gehabt ?Niemand kann sich in den Integrations-Test-Account einloggen.Admin hat den Zugang verloren und kann sich nicht anmelden.An wen kann ich mich wenden?

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S
Community Moderator
vor 29 Tagen
J
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JoulesDONEVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows

INTERN Filter für workflows?

Hi liebe Community, Ich bin gerade dabei einen Workflow zu erstellen zur Erinnerung an das Verfallen der Urlaubstage. Jetzt ist es ja so, dass Urlaubstage im Normalfall nur die Internen Angestellten bekommen und nicht die Externen. Allerdings fehlt die Option nur die Internen herauszufiltern.Gibt es da ein Workaround? Liest Personio mit und kann das Feature zeitnah umsetzen? LGJoules 

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S
Community Moderator
vor 29 Tagen
L
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LiandraVisitor
gefragt in Integrationen & Workflows

Workflow: Benachrichtigungen bei Änderung der Wochenstunden

Hallo zusammen,ich habe die Workflow-Vorlage “Benachrichtigungen bei Änderung der Wochenstunden” genutzt. Ist es korrekt, dass ich für jegliche theoretische Wochenstundenänderung (z.B., 38,5 auf 30, 25 auf 20, 35 auf 38,5 etc.) einen separaten Workflow einrichten muss? Denn bei der Einrichtung verlangt das System entsprechende Zahlen:  

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L
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vor 1 Monat
Sarah
Follower
SarahFollower
gepostet in Integrationen & Workflows

Auf der Suche nach einem Türschließsystem

Hallo zusammen,gemeinsam mit unserer IT sind wir derzeit auf der Suche nach einem neuem Türschließsystem (mit Transpondern, versch. Schließberechtigen pro Position etc.). Wir sind hier auf der Suche nach einem System, das eine Schnittstelle mit Personio hat. Im Marketplace bin ich bislang nur auf das System “ZMI” gestoßen. Hat hier jemand schon Erfahrung damit gemacht oder kann uns ein anderes Türschließsystem empfehlen?Danke euch und viele GrüßeSarah

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S
Community Moderator
vor 1 Monat
Palina Dvoeglasov
Explorer
Palina DvoeglasovExplorer
gefragt in Integrationen & Workflows

Offboarding - Abteilungsübergreifende Aufgaben

Hallo zusammen,wir sind gerade dabei unsere Offboarding vorlagen anzulegen. Leider bin ich jetzt bei einem Punkt angelangt, bei dem ich nicht weiß wie ich das am besten abbilden kann.Es geht um unsere IT Zugänge (Email, Lizenzen, Handynummern, etc). Bei uns ist die IT dafür zuständig sämtliche Berechtigungen und Zugänge zu verwalten. Allerdings ist es so, dass z. B. bestimmte Mail Weiterleitungen oder Postfächer nicht direkt am Tag des Austritts gelöscht werden sondern je nach Position zu einem späteren Zeitpunkt. Hier kommt auch mein Problem: die Info über die Weiterleitungen bzw. Schließungen von Postfächern etc. muss von der jeweiligen Abteilung erfolgen.Wie kann ich also abbilden, dass Abteilung A der IT mitteilen kann: bitte mail Weiterleitung zum xx.xx. beenden? Es soll natürlich so unkompliziert wie möglich sein.Einerseits benötigt also die Abteilung das To Do “IT informieren” und die IT benötigt das To Do “informationen bearbeiten” Meine Idee war es diesen Schritt als Mail abzu

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S
Community Moderator
vor 1 Monat
T
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Timo2407Visitor
gepostet in Integrationen & Workflows

Briefing Mail für Interviewer automatisch versenden.

Hallo zusammen,Wenn sich ein Bewerber einen Termin gebucht hat, haben wir ja die Möglichkeit ihm eine automatische Email zur Terminbestätigung zu schicken.Gibt es die Möglichkeit auch unseren Führungskräften so eine Mail zu schicken? Der Inhalt soll dann aber keine Terminbestätigung sein, sondern ein Briefing zum Interview, mit einigen Tipps, wie sie das Gespräch gestalten können usw.Bis jetzt versenden wir unsere Email Vorlage immer Manuell, nachdem wir ein Interview geplant haben, eine automatische Lösung wäre jedoch sehr praktisch.Ich bedanke mich im Voraus bei euch!Beste Grüße 

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T
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vor 1 Monat
L
Visitor
Lisa SennhennVisitor
gepostet in Integrationen & Workflows

Automatisierung im Onboarding-Prozess

Habt ihr schon euren Onboardingprozess automatisiert? Wie seid ihr vorgegangen? Welche Stolpersteine gibt es?

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vor 1 Monat
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Annika1902Follower
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Workflows

Hallo zusammen, ich bin bei der letzten PPU auf die Workflows aufmerksam geworden und habe nun zwei Fragen.Die Möglichkeit die Workflows zu nutzen habe ich bereits in den Einstellungen gefunden, frage mich jedoch, ob die Nutzung dieser weitere Kosten mit sich bringt oder ob diese zum Standard gehören. Ich habe außerdem bereits die Vorlagen angeschaut und mich gefragt ob es auch möglich ist “und” Situationen abzubilden oder ob nur “Wenn...Dann..” Schleifen möglich sind. Es gibt Prozesse, wie zum Beispiel Namensänderungen, bei denen zwei verschiedene Akteure parallel Aufgaben erledigen müssen. Es sind jedoch keine Genehmigungen notwendig. Ist so ein Prozess möglich? Viele GrüßeAnnika

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Community Moderator
vor 1 Monat
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Onboarding während Auszeit

Liebe Community,wir haben für Mutterschutz/Elternzeit verschiedene Onboarding-Schritte erstellt, welche zu unterschiedlichen Zeiten aktiviert werden. So gibt es einen Schritt gleich bei Abgabe der Schwangerschaftsbestätigung, einen nächsten Schritt kurz bevor die Mitarbeiterin in den Mutterschutz geht und dann noch einen nach der Geburt des Kindes. Jetzt ist mir aufgefallen, dass die Onboarding-Schritte mir bei der Mitarbeiterin, die sich im Mutterschutz und demnach in der Auszeit befindet, nicht angezeigt werden. Wisst ihr, womit das zusammenhängen kann? Werden keine Onboarding-Schritte bei Mitarbeitern in Auszeit angezeigt? Oder ist das Datum (der Onboarding-Prozess orientiert sich ja am Eintrittsdatum) zu lange her, so dass dies deswegen nicht mehr angezeigt wird? Danke und LGSabrina 

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S
Community Moderator
vor 1 Monat
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