📹 Recap "HR Hour: Payroll Edition" | Aufzeichnung & Fragen

F: Wie kommen die Daten in die Finanzbuchhaltung?    
A: Wir stellen im Payroll Bereich die Accounting Reports als Excel Datei zur Verfügung. Diese können dann in die Software für die Finanzbuchhaltung von Kundenseite aus importiert werden. Manche Kunden geben auch dem Steuerbüro Zugang zu Personio Payroll, und die Buchhaltungsdateien können dann direkt von den zuständigen MitarbeiterInnen heruntergeladen werden. 
F: Werden die jeweiligen monatlichen Lohnscheine der Mitarbeitenden dann automatisch in den Dokumenten der Mitarbeiter hinterlegt?    
A: Ja die Lohnscheine werden automatisch in die Stammakte der MitarbeiterInnen geladen und sind dort im Dokumente Bereich zu finden. 
F: Gibt es eine Schnittstelle die die Zahlungen in DATEV anlegen? 

A: Die Personio Payroll Lösung hat keine Schnittstelle zu DATEV. Die Zahlungen werden in Personio als SEPA XML Datei zur Verfügung gestellt, die dann in das Online Banking System oder zu DATEV von Kundenseite aus hochgeladen werden. 
F: Wie sieht es mit der elektronischen Meldung an die Agentur für Arbeit für ausgeschiedene Mitarbeiter aus (Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III (BEA)). Ist das auch über Personio möglich?    
A: Ja auch Arbeitsbescheinigungen werden über Personio Payroll für alle ausgeschiedenen Mitarbeitenden abgewickelt. 
F: Wird die Abrechnung auch über die App abrufbar sein?    
Derzeit noch nicht, in Zukunft planen wir allerdings auch die APP um solche Funktionen zu erweitern.
F: Können berufsständische Versorgungseinrichtungen abgerechnet werden?   

A: Danke für die Rückfrage. Ja unser System kann die Payroll auch für Mitarbeitende durchführen welche im Versorgungswerk versichert sind. Unsere Payroll Specialist übernehmen dann die Kommunikation an die Versorgungswerke. Solltest du noch weitere Fragen dazu haben, kannst du dich gern an Support Team wenden.

F: Wir haben noch Altverträge der bAv. da bekommt der MA 2x im Jahr 300,00 EUR. kann man das auch abbilden?    
A: Das ist grundsätzlich darstellbar. Da dies allerdings ein Sonderfall ist, was den Zyklus angeht, müsste man die bAV im jeweiligen Auszahlungsmonat anlegen. Es wird unsererseits weiterhin daran gearbeitet, das bAV-Modul noch komfortabler zu gestalten.
F: Wie geht Personio mit der Berechnung der 42 Tage Entgeltfortzahlung um, auch bei mehreren Krankheiten und Unterbrechungen, also zur sauberen Dokmentation von Vorerkrankungen bei unterschiedlichen Erkrankungen?    
A: Die Berücksichtigung von Vorerkrankungszeiten wird über die Abwesenheiten (krank) gesteuert. Hier können die anrechenbaren Vorerkrankungen berücksichtigt und ggf. ergänzt werden. Zudem besteht die Möglichkeit der elektronischen Abfrage von Vorerkrankungszeiten.
F: Wie können bei einem unterjährigen Wechsel zu Personio Payroll die Lohndaten für das gesamte Jahr importiert und migriert werden? Aktuell arbeiten wir hier mit DATEV.    
A: Die Vortragswerte können über eine Importdatei eingespielt werden. Eine automatisierte Schnittstelle gibt es allerdings nicht.
F: Kostet diese persönliche Beratung extra?    

A: Der Support über einen Payroll Specialist ist im Rahmen unseres Leistungskatalogs in den monatlichen Kosten enthalten. 
F: Ich bin noch etwas verunsichert beim Einstellen der Bonuszahlung in einem Vormonat. Gilt bei Bonuszahlungen nicht das Zuflussprinzip? Somit müsste eigentlich von Personio verhindert werden oder zumindest ein Hinweis erscheinen, wenn Bonuszahlungen in Vormonate eingetragen werden möchten.  

A: Hier muss unterschieden werden zwischen dem Zuflussprinzip (Steuerrecht) und dem Entstehungsprinzip (Sozialversicherungsrecht). Das beudetet, wenn der Anspruch auf die Bonuszahlung im Vormonat entstanden ist, dann kann diese auch im Vormonat erfasst werden. Jedoch kann es hier verschiedenste Fallkonstellationen geben und es muss individuell entschieden werden. Aufgrund der Varität gibt das System nur eine Warnung aus, wenn eine Rückrechnung ausgelöst wird und verhindert die Eingabe aber nicht.
F: Bei einer Abrechnungsperiode von 20-ten bis zum 19-ten ist der Monat ja noch nicht komplett abgerechnet. Hier muss ja ggf. immer eine Nachberechnung erfolgen für die restlichen Tage, oder?  

A: Ja das ist richtig. Aufgrund der Fälligkeit der Beitragsnachweise wird die Abrechnung in der Regel spätestens am fünft letztens Bankabreitstag durchgeführt (bzw. davor). Sollten nach der Freigabe noch Änderungn bei den Mitarbeitenden aufkommen, werden diese im Folgemonat berücksichtigt. Dies kann ggf. im Rahmen eine Rückrechnung erfolgen.
F: Wie einfach können Nachberechnungen gemacht werden für Provisionen für Mitarbeiter die evtl das Unternehmen schon verlassen haben udn inaktiv sind -> müssen die für die Lohnbuchhaltung wieder aktiviert müssen?  

A:  Die Mitarbeitendendaten stehen auch nach dem Austritt weiter im System zur Verfügung. Im Fall einer abrechnungsrelevaten Änderung im Profil des Mitarbeitenden wird automatisch eine Abrechnung für deise Person ausgelöst und in der Lohnbuchhaltung angezeigt.
F : Kann die Lohnbuchhaltung auch eine Buchungsliste mit Konten und Kostenstellen ausgeben für das ERP-System?  

A: Ja wir können eine Buchungsliste mit Kontierung und Kostenstellen generieren.
F: Ist auch eine Darstellung von Pauschalversteuerung möglich? gewisse Pauschalversteuerungen müssen ja auch den Payslips dargestellt werden. 

A: Ja, die Pauschalversteuerung ist grundsätzlich möglich und kann über entsprechende Lohnarten abgebildet werden. Selbstverständlich werden diese dann auch auf dem Payslip ausgewiesen.
F: Werden Elstam-Meldungen an das Finanzamt übermittelt und die richtigen Steuerklassen vom Finanzamt im System übernommen?    

Wir verarbeiten die Elstam-Daten von der Finanzämtern. Du musst dich nicht darum kümmern diese Informationen von den Mitarbeitern monatlich einzuholen. Beim Start, im ersten Monat mit Personio Payroll, ist es jedoch notwendig die Angaben einmalig zu befüllen.
F: Können eigene individuelle Lohnabzüge eingefügt werden, die dann in Payroll berücksichtigt werden können?    

A: Ja, es ist möglich eigene Lohnarten im System anzulegen die laufend oder als Einmalbezug ausbezahlt werden. Unsere Payroll Specialist werden sich nach der Anlage mit dir in Verbindung setzen und die Steuerung der Lohnart im Hintergrund anlegen.
F: Ist die elektronische Meldung der Elternzeit an die Krankenkassen auch über das System möglich?  

A:  Ja, die Meldungen zur Elternzeit werden auch systemseitig übermittelt.