Personio Product Update - Februar 2024

Hallo. Eine Frage zum “bevorzugten Namen”: wir nutzen die Schnittstelle zu Azure AD, um aus dem Personio-Profil z.B. die Mailadresse generieren zu lassen. Bisher wurde diese automatisch aus den Attributen Vorname und Name erstellt. Und die Angeben wurden auch zB in das Teams-Profil gespiegelt. Bleibt das weiterhin so oder wird dann jetzt hier der “bevorzugte” Name als Quelle verwendet?

Hi @p.geisler, Hi @Philipp Blankenfeld , Liebe Community, 

ich kann absolut nachvollziehen, dass manche größeren Änderungen erstmal auf Abwehr stoßen. Vor allem, wenn man sie nicht selbst aktiv getroffen hat und man sich ein neues Verhalten aneignen muss, da ist es gut, sich mental zumindest darauf vorzubereiten. :)  

Ich habe mich zu den verschiedenen Punkten intern informiert und gehe im folgenden einzeln darauf ein: 

1. Vorab Kommunikation zu Releases:
   Es ist korrekt, in der Vergangenheit haben wir Funktionen einfach releast. Inzwischen sind wir dazu übergegangen, vorrangig bei großen Releases eine Ankündigung zu schicken. Beim Redesign des Dashboards in diesem Fall gibt es eine Vorankündigung, die an Konto- und Account Verantwortliche verschickt wird. In der E-Mail wird die Neugestaltung erläutert.
   Die Freigabe wurde jedoch aufgrund verschiedener Faktoren um einige Wochen verschoben, sodass im PPU die Freigabe bereits ankündigt wurde, bevor die Vorankündigungsmail versendet wurde. Für künftige Veröffentlichungen im Zusammenhang mit der Neugestaltung werden Vorankündigungen verschickt, damit Ihr wisst, was auf Euch zukommt.
    

2. Individualisierung:
   In der ersten Version bieten wir keine individuelle Anpassung an, aber das Produktteam weiß, dass es gewünscht ist und berücksichtigt es bei künftigen Iterationen. FYI: Wir befinden uns aktuell in einem iterativen Umgestaltungsprozess, der sich über das Jahr 2024 erstrecken wird. Das heißt, es wird nicht alles auf einmal geändert, sondern Produktbereich für Produktbereich durchgegangen. Die ersten Änderungen in der globalen Navigation und auf Eurer Startseite habt Ihr wahrscheinlich schon im November 2023 bemerkt. Dies wird im Jahr 2024 fortgesetzt, beginnend mit der Startseite und gefolgt vom Analytics und Reporting Bereich. :) 
    

3. User Research & Feedback:
   Bei diesem Umgestaltungsprozess steht das Kundenfeedback im Zentrum des Prozesses. Unsere Produkt-Teams führen seit einiger Zeit umfangreiche Nutzerforschung mit Kunden durch, diese sind eine der wichtigsten Säulen der Neugestaltung. Ausgewählte Kunden und Community Mitglieder sind auch in Co-creation Councils aktiv mit dabei und können hier eng mit den Produkt-Teams die Funktionen entwickeln.

4. Bevorzugter Name:
   Der bevorzugte Name wurde entwickelt, um den Vor- und Nachnamen im gesamten Produkt zu ersetzen, wo der Name eines Mitarbeiters nur zu Anzeigezwecken verwendet wird (z. B. Kopfzeile des Mitarbeiterprofils, globaler Abwesenheitskalender, Dashboard, Recruiting usw.). Es muss ein Pflichtfeld sein, da es in fast allen Stellen in Personio integriert ist und weiter integriert werden wird, um das anzuzeigen, worum es in Personio geht - Menschen. 

Bezüglich der Suchleiste, hier wird weiterhin geschaut, ob es noch eine bessere Option gibt. Es ist eine Software, welche stetig verbessert und daran gearbeitet wird.
In der Zwischenzeit funktioniert vielleicht der Shortcut cmd/ctrl + k ,um in die Suche zu springen. 

Bei weiteren Rückfragen meldet Euch gerne. :) 

Liebe Grüße
Lena

Ich schließe mich allen 4 Fragen an!

Vorallem Frage 2 und 4 brennen mir auf der Seele.

Beste Grüße

Hi @ChristianeA, 

wenn ihr in den Einstellungen der Integration mit Azure AD bzw. Entra ID definiert habt, dass sich das UPN-Schema aus den Attributen Vorname + Nachname ergibt, dann bleibt dies auch so erhalten. 

Liebe Grüße

Christoph

Das Problem bei solchen massiven Änderungen von Nutzeroberflächen und Funktionen ist nicht ein fehlender Wille zum Umdenken oder zur Anpassung. Unternehmen haben zum Beispiel interne Qualitätsmanagementhandbücher oder Anleitungen, in denen Prozesse und Vorgehensweise beschrieben und erklärt sind. Ändert sich das Vorgehen in der Software, muss das an all diesen Stellen ebenfalls angepasst und geändert werden!

Auch deshalb, weil gerade bei einer HR-Software wie Personio, die massiv auf SelfService bei den Mitarbeitenden setzt, nicht nur von Menschen benutzt wird, die den ganzen Tag an PCs arbeiten. Auch all die Menschen mit Jobs, die wenig bis gar nicht am Rechner stattfinden, müssen diese Software nutzen, inklusive derer, die aus verschiedensten Gründen herzlich wenig mit digitalen Anwendungen zu tun haben! Man darf da niemals nur vom Digital Native irgendwo zwischen 20 und 45 ausgehen, sondern muss auch die mitdenken, denen man an Weihnachten erklärt, was ein Browser ist…

Somit genügt eine kurze Mail mit “Übrigens, es wird was geändert!” ein paar Tage vorher an die Accountverantwortlichen als Vorlauf einfach nicht. Die Kommunikation endet ja nicht beim Accountverantwortlichen, sondern beginnt dort erst! Nämlich in den Unternehmen, zu den Mitarbeitenden, die mitgenommen werden müssen, wobei man sie “abholen muss, wo sie stehen” - und das ist eben nicht bei “Ich klick mich schon irgendwie durch!”, sondern im ärgsten Fall bei “Ich brauche eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots mit Markierungen, damit ich meine Krankheit korrekt eintragen kann!”.

Zudem ist Personio kein StartUp mehr. Die Unternehmen zahlen hohe Beträge für die Nutzung dieser Software, um Prozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen und zu automatisieren. Solche spontanen Über-Nacht-Änderungen führen zum exakten Gegenteil davon!

Und es ist auch echt fast schon etwas frech, wenn diese Neuerungen dann immer einhergehen mit “Joa, also, das geht noch nicht, kommt aber sicher irgendwann ganz bestimmt!”. Fertig entwickeln, gründlich auf Herz und Nieren testen, und dann, wenn es wirklich vollständig und funktionstüchtig ist, ausrollen, mit ausreichend Vorlaufzeit und am besten einem “Test-Button”, wo man zwischen alter und neuer Oberfläche eine Weile wechseln und somit auch intern für die Mitarbeitenden den endgültigen Rollout vorbereiten kann - DAS ist es, was es braucht bei Updates!

Wir entwickeln selbst Software und dadurch kommen die meisten MA gut mit IT klar - auch wenn mal etwas anders aussieht, ich kann @RueVe Anliegen aber sehr gut nachvollziehen. Gerade wenn es um Schnittstellen geht, kann es nicht sein, dass ich erst beim nächsten Durchlauf merke, dass etwas nicht funktioniert (macht besonders Spaß bei der Lohnbuchhaltung)

Aber auch bei uns stößt die neue Startseite nur auf Kopfschütteln und wurde offensichtlich nicht aus Benutzersicht/verschiedenen Rollen getestet, ich fasse noch mal die diversen Punkte aus der Community zusammen:

• Einführung eines neuen Team-Begriffs, der nicht konfigurierbar ist → das Team sind nun alle, die die gleiche Führungskraft haben. Warum wenn es “Abteilung” und “Team” als Attribut gibt → geht an der Realität von Organisationen vorbei
• Abwesenheiten von MAs die garnicht in meiner Abteilung sind werden angezeigt durch die obige Definition. War zwar bei uns vorher über den Kalender auch möglich, interessiert mich jedoch nicht auf der Startseite. Andere Nutzer berichten auch, dass die Abwesenheiten nicht anhand der Berechtigungen angezeigt werden, was äußerst heikel wäre.
• Dies führt auch dazu, dass ich nur noch die Geburtstage “meines Teams” sehe, obwohl der Kalender auf “Global” gestellt ist, auch das ich dafür extra umschalten muss ist schade.
• Das Orgchart ist vollkommen nutzlos. MA sehen selbst nur sich und die eigene Führungskraft, ich denke das brauchen die nicht jeden Tag noch mal gesagt bekommen
• Wie ein Nutzer schrieb: Das Orgchart wird nur mit Vornamen dargestellt - ist auch nicht in jeder Firma üblich
• Die eigenen Abwesenheiten inkl. Feiertage sind sehr präsent, die brauche ich doch aber nur ab und zu. Warum bekommt “Anwesenheiten” keine Kachel? Wenn man Stunden schreibt, muss man da jeden Tag hin (den Play Button nutzen nun mal nicht alle)
• Als Admin sind die ganzen hilfreichen Übersichten zu Unterschriften und Genehmigungen verschwunden.
• Ich empfinde die Punkte als recht allgemeingültig, aber da die Anforderungen der User durchaus so unterschiedliche sein können, dass diese nicht mit einem einheitlichen Dashboard addressiert werden können, muss eine Möglichkeit zur Individualisierung her.
• Nicht das ausschlaggebende, aber die Kacheln scheinen in einer festen Reihenfolge hintereinander definiert zu sein, wenn jemand eine nicht sieht wird die einfach hinter die andere geschoben. Das macht in manchen Kombinationen einen sehr unschönen Eindruck.

Ich hoffe der Input kommt bei euch an und es gibt eine zeitnahe Berücksichtigung besonders der datenschutzrechtlichen Aspekte der Abwesenheiten und der Definition des Teams.

Wir haben mit dem neuen Update sehr viel Unzufriedenheit in der Firma. Seit Längerem muss man den Button für die Zeitenbuchung erst suchen, früher, konnte man das Ganze mit einem Klick öffnen. Zusätzlich erkennt man mit dem neuen Update Abwesenheiten und Geburtstage viel schlechter. Sie sind nicht mehr auf einen Blick erkennbar. 

Die neue Startseite verlängert alle Arbeitsschritte und macht Dinge leider schwerer auf einen Blick sichtbar. 

Die Neuerungen erschweren die tägliche Arbeit leider sehr!

Hi @Lena,

Ich schließe mich der Meinung der anderen an.
-Geburtstage:
Trotz Admin-Rolle und globalen Zugriff sehe ich nur die Geburtstage meines Teams auf dem Dashboard. Dies war vor dem Update definitiv praktischer und zeitsparender. Ich finde erst einen Bericht zu ziehen oder die Geburtstage in den Kalender zu integrieren, ist ein extra Schritt und kostet mehr Zeit. Personio soll die HR-Prozesse erleichtern und nicht mehr Steps kreieren. (Beispiel: die Person die sich um die Geburtstage kümmert, ist nun auf meine monatliche Zuarbeit angewiesen, vorher hatte sie die anstehenden Geburtstage auf ihrer eigenen Startseite gesehen.)
-Abwesenheiten: die anstehenden Abwesenheiten (aller) hat man früher auch auf dem Dashboard gesehen, was sehr praktisch war. Jetzt muss man dies über den Kalender machen, woran ich mich (im Gegensatz zu den Geburtstagen) gewöhnen könnte. Praktisch ist es allerdings nicht.

-Individualisierung:
Es sollte uns, dem Kunden, zumindest die Möglichkeit gegeben werden die Startseite selber zu gestalten. Dann kann jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden ob es mit den neuen oder alten Features zurecht kommt.

Wir hoffe ihr nehmt euch das Feedback zu Herzen (welches ja ziemlich einheitlich ist) und passt dies im nächsten Update wieder an. :)

__PRESENT

Hallo @Antonia Finzel,

seit heute ist bei uns die Zeiterfassung in der Navigationsleiste wieder als separater Bereich aufgeführt - daher wurde hier eine Anpassung vorgenommen. 

VG

Jan

Das ist ja super, das wird hoffentlich einige hitzige Gemüter bei uns beruhigen. Die anderen Probleme bestehen da natürlich immer noch.

Hi,

ich schließe mich diesem Kommentar an (Geburtstage, Abwesenheiten, Startseite) - es war davor wirklich viel besser und einfacher. Mich erreicht auch oft die Frage, ob man nicht die Startseite selbst gestalten kann.

Auch ich hoffe hier auf ein Update, da die neue Version leider ein Downgrade war.

Schließe mich den Vorredner*innen in allen Punkten an. Wir haben Berechtigungsrollen, die globale Abwesenheiten auf der Startseite sehen konnten, da sie allen Teams zuarbeiten. Jetzt ist das weg und erschwert ihnen die Arbeit. Auch die Geburtstage (global) auf der Startseite waren mega wichtig für uns. Absolutes Downgrade - wir sind wirklich nicht happy!