Recap: Online User Group Meeting - Oktober 2023

1.  Wie checke ich am Montag, wer alles letzte Woche keine Arbeitszeiten eingetragen hat?

Aktuell haben wir für diesen Kontext keinen dedizierten Bericht. Du kannst dir natürlich in den Anwesenheitsperioden angucken, wer wann anwesend war, dementsprechend auch getracked hat Eine Möglichkeit, um zu erreichen, dass die Mitarbeiter immer ihre Zeiten aktuell eintragen wäre die Option “Rückwirkendes Hinzufügen von Zeiteinträgen beschränken” in den Arbeitszeitmodellen zu aktivieren. Nach fehlerhaften Pausen kann man innerhalb der Genehmigungsanträge zum Thema Zeiterfassung filtern :)

2. Lassen sich Änderungen zum Vormonat im Detail nachvollziehen? Also z.B. bei welchen Mitarbeitern haben sich die FTE-Zahlen verändern, in welchem Bereich sind welche Mitarbeiter ausgeschieden, etc..

Auch aktuell kannst du in den Berichten Veränderungen zwischen Monaten/Zeiträumen nachvollziehen Zu dieser Funktionalität/Möglichkeit bezogen auf die neue Plattform kann ich dir aktuell leider keine Auskunft geben. Wir werden euch über weitere Funktionen zeitnah informieren Bitte halte Dich hierzu an die Produktupdates (https://www.personio.de/neue-funktionen).

3. Bleiben alle bestehenden angelegten Benutzerdfinierten Berichte sowie die angelegten Exporte bestehen?

Ja, die Berichte bleiben bestehen und können weiterhin genutzt werden.

4. Wie checke ich am Montag, wer alles letzte Woche keine Arbeitszeiten eingetragen hat? Oder keine bzw. fehlerhafte Pausenzeiten.

Aktuell haben wir für diesen Kontext keinen dedizierten Bericht. Du kannst in den Anwesenheitsperioden einsehen, wer wann anwesend war und dementsprechend auch getracked hat Eine Möglichkeit, um zu erreichen, dass die Mitarbeiter immer ihre Zeiten aktuell eintragen wäre die Option “Rückwirkendes Hinzufügen von Zeiteinträgen beschränken” in den Arbeitszeitmodellen zu aktivieren. Nach fehlerhaften Pausen kann man innerhalb der Genehmigungsanträge zum Thema Zeiterfassung filtern Ich hoffe das hilft weiter!

5. Lässt sich das Reporting-Dashboard individualisieren?

Ja, es wird Modifikations-Möglichkeiten geben.

1. HR hätte auch gerne eine Info, wenn ein Dokument hochgeladen wird :-)

Das sollte mit dem Release gelöst werden können, weil die Möglichkeit besteht eine Benachrichtigung für den Upload in einer bestimmten Dokumentenkategorie zu erhalten.

2. Wird es möglich sein, Unterkategorien zu bilden, um so die Dokumente noch besser strukturieren zu können?

Aktuell leider nicht möglich, aber sicherlich eine interessante Idee für die Zukunft. Leitet das Feedback gerne als Feature Insight an uns weiter.

3. Toll wäre es, wenn ein Mitarbeiter ebenfalls das Feld anklicken könnte, um uns (HR) zu informieren, dass er ein Dokument hochgeladen hat.

Spannende Idee! Aktuell leider nicht möglich, aber gerne als Feature Insight an uns weiterleiten.

4. Werden die Dokumente dann künftig auch revisionssicher abgelegt?

Aktuell können wir noch keine Revisionssicherheit garantieren. Eine volle Revisionssicherheit kann grundsätzlich nie zu 100% gegeben werden, weil wir lediglich die technische Grundlage bieten können und das Aufsetzen bzw. die Anwendung immer vom jeweiligen Nutzer abhängt. Unabhängig davon wird sich unser Team sicherlich mit dem Thema beschäftigen, aber aktuell können wir leider nichts konkretes dazu sagen.

5. Wie wird mit schon hochgeladenen Dokumenten umgegangen, wenn die Plattform umgestellt wird? Müssen die Dokumente manuell dem neuen "Modell" angepasst werden?

Wir planen keine Umstellung der Plattform für Dokumente. Wir haben lediglich die Technologie für die Sektion Dokumente verändert. Hier sind aber alle alten Dokumente unberührt und können ohne Probleme auch auf der neuen Technologie verwendet werden.

6. Gibt es auch die Information für Importe z. B. Gehaltsabrechnung?

Leider unterstützen wir aktuell nur den manuellen Upload von Dokumenten im Profil der Mitarbeitenden. Importe und API Importe sind hier aktuell noch ausgeschlossen.

7. Wird es möglich sein, mehrere Dokumente auf einmal auszuwählen, um sie zu bspw. zu löschen oder zu verschieben?

Aktuell ist dies im System nur über Umwege möglich und beschränkt sich auf jedes einzelne Profil der Mitarbeitenden. Über "Alle Kategorien" seht ihr ja bereits alle hochgeladenen Dokumente und könnte diese dann nach und nach löschen. Dennoch fehlt hier aktuell eine Option mehrere Dokumente gleichzeitig auszuwählen.
Was hier sicherlich helfen kann ist die Dokuemten API, bei der ihr über den DELETE Endpunkt Dokumente löschen könnt.

8. Wie verhält es sich bei den Dokumenten auf umgekehrten Weg? Wann bekommt HR eine Info, wenn ein MA etwas hochgeladen hat?

Dieser Schritt sollte sich in Custom Workflows abbilden lassen, weil der manuelle Upload eines Dokuments als Startpunkt für die folgenden Workflow Schritte genutzt wird

9. Kann man die Benachrichtigung auch beim Datev-Import von Entgeltabrechnungen einstellen?

Nicht möglich, weil Importe und API Uploads noch ausgeschlossen sind. 

10. Wie sieht das Löschkonzept aus den Dokumenten? Muss das händisch gelöscht werden oder automatisch, wie ist das angedacht

Aktuell muss dies leider noch manuell passieren und man muss in jedes Profil des Mitarbeitenden individuell navigieren. Über die Dokumenten API lassen sich auch Dokuemten löschen und damit auch mehrere Dokumente gleichzeitig.

11. Dokumentenupload: können auch wir als Admins/Personalbetreuer informiert werden, wenn Mitarbeiter im Selfservice selbst Dokumente hochladen?

Dieser Schritt sollte sich in Custom Workflows abbilden lassen, weil der manuelle Upload eines Dokuments als Startpunkt für die folgenden Workflow Schritte genutzt wird

12. Wird es eine Möglichkeit geben, an alle Mitarbeitenden zugleich ein Dokument zu senden, damit sie es unterschreiben. Policy zum Beispiel

Das wird mit dem Release zum Erstellen und Versenden von Dokumenten Templates an mehrere Mitarbeitende möglich sein.

13. Wann ist in Personio eine qualifizierte elektronische (Anforderungen z. B. für Entgeltunterlagen) Signatur geplant. Momentaner Stand sind wir nicht papierlos, da Personio keine geeignete gesetzeskonforme Voraussetzungen bietet.

Uns ist der Wunsch nach einer qualifizierten Signaturen bekannt, aber aktuell können wir noch nichts konkretes zu möglichen Planungen sagen.

14. Ist auch eine Info der MA beim Upload der Payslips direkt aus DATEV möglich?

Das ist nicht möglich, weil Importe und API Uploads noch ausgeschlossen sind

15. Wird es auch möglich werden beim Anfordern von Unterschriften unterschiedliche Benachrichtigungstext pro Unterschreiber hinzuzufügen?

Leider wird das in der ersten Iteration nicht möglich sein, denn man kann nur eine Nachricht für alle Zeichner verfassen. Dementsprechend wäre es zu empfehlen den Prozess noch einmal aufzubrechen, um dann Nachrichten für kleine Gruppen zu erstellen.