wir nutzen seit Anfang 2023 Personio die Zeiterfassung und vorher auch schon die Abwesenheiten.
Gemäß Gesetz müssen wir diese Daten nach einer bestimmten Zeit löschen oder anonymisieren.
Wenn ich die Abwesenheiten bzw. Arbeitszeiten für 2021 lösche, dann stimmt z.B. das aktuelle Urlaubskonto nicht mehr und bei der Zeiterfassung ist der aktuelle Saldo falsch.
Ich will nicht in jedem Mitarbeiterkonto den Saldo zum Jahresanfang manuell ändern. Das ist wenig sinnvoll. Schöner wäre es, wenn es automatisch passiert und der Saldo festgeschrieben wird.
Gibt es hier eine Lösung durch Personio? Ist das in Planung?
Hat jemand eine Idee ohne manuellen Eingriff?
Ich freue mich auf eure Antworten.
Viele Grüße
Gaby
Beste Antwort von Support Vergütungsmanagement
Hallo Gaby @Streuer,
aktuell gibt es noch keine Art von Löschung oder Anonymisierung der Daten in Personio. Bei den Bewerbungsdaten gibt es diese Funktion schon lange, allerdings nicht bei den Mitarbeitendendaten oder den An- und Abwesenheiten. Diese müssen noch manuell gelöscht bzw. angepasst werden.
Meine Empfehlungen wären dazu Folgende: Bevor Ihr die Daten löscht oder anpasst, könnt Ihr Euch über Einstellungen > Unternehmen einen Datenexport mit Euren Unternehmensdaten und Dokumenten erstellen. So habt Ihr die Daten weiterhin digital abgespeichert und könnt auch noch nach der Löschung einsehen, wann z.B. Mitarbeiter xy eine bestimmte Abwesenheit eingetragen hatte.
Die zweite Empfehlung ist der Ideation-Bereich hier in der Community: Es existiert dort bereits ein Eintrag zu diesem Thema. Du kannst die Idee gerne upvoten und Deine Anregungen dazu kommentieren. Umso mehr Kundinnen und Kunden sich eine solche Funktion in Personio wünschen, umso eher wird unser Entwicklerteam darauf aufmerksam gemacht und kann sich das genauer anschauen.
aktuell gibt es noch keine Art von Löschung oder Anonymisierung der Daten in Personio. Bei den Bewerbungsdaten gibt es diese Funktion schon lange, allerdings nicht bei den Mitarbeitendendaten oder den An- und Abwesenheiten. Diese müssen noch manuell gelöscht bzw. angepasst werden.
Meine Empfehlungen wären dazu Folgende: Bevor Ihr die Daten löscht oder anpasst, könnt Ihr Euch über Einstellungen > Unternehmen einen Datenexport mit Euren Unternehmensdaten und Dokumenten erstellen. So habt Ihr die Daten weiterhin digital abgespeichert und könnt auch noch nach der Löschung einsehen, wann z.B. Mitarbeiter xy eine bestimmte Abwesenheit eingetragen hatte.
Die zweite Empfehlung ist der Ideation-Bereich hier in der Community: Es existiert dort bereits ein Eintrag zu diesem Thema. Du kannst die Idee gerne upvoten und Deine Anregungen dazu kommentieren. Umso mehr Kundinnen und Kunden sich eine solche Funktion in Personio wünschen, umso eher wird unser Entwicklerteam darauf aufmerksam gemacht und kann sich das genauer anschauen.
alle Kontostände speichern und später wieder einspielen zum Jahresanfang
alle Abwesenheiten löschen für den Zeitraum
allen Mitarbeitern ein anderes Arbeitszeitmodel rückwirkend geben, wo keine Zeiterfassung berücksichtigt ist (und beachten, dass alle das richtige wieder bekommen!)
Datenexport - da muss es auch raus (je Monat) 🙄
Upgevotet habe ich - da besteht kaum Interesse.
Der Spaß kostet im Zweifel eine Stange Geld und die Zeit der Personalabteilung.
Danke für die Antwort, so weiß ich, was ich zu tun haben werde.
generell ist die beste Antwort hier nur die Beantwortung der Frage und muss nicht unbedingt auch direkt eine Lösung dafür sein. Aber ich verstehe sehr gut, was Du meinst.
Was ich Dir anbieten kann, ist hier in der Community aus Deiner Frage einen Diskussionsbereich zu schaffen, damit andere Mitglieder erneut die Möglichkeit haben, ihre Erfahrungen und Tipps teilen können.
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