An- und Abwesenheit

Hallo liebe Community,unsere Kernarbeitszeiten sind von 07:00 - 20:00 Uhr (flexible 7,5 Stunden pro Tag). Da es immer mal vorkommt, dass Mitarbeitende vor 07:00 Uhr und/oder nach 20:00 Uhr arbeiten, wollen Führungskräfte nun in diesen Fällen eine Benachrichtigung haben. Dafür wollte ich einen workflow erstellen, jedoch finde ich keine Möglichkeit dafür. Meine genaue Frage: Wie erstelle ich einen workflow oder eine andere Möglichkeit, welche die jeweilige Führungskraft benachrichtigt, sobald eine Arbeitszeit oder nur Teile der Arbeitszeit außerhalb von 07:00 -20.00 Uhr fallen? Gibt es überhaupt eine Möglichkeit? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?Ich bedanke mich im Voraus.Viele Grüße Eric 

Hallo zusammen, ich habe zum Thema viel gelesen, bin aber nicht auf eine Lösung gestoßen: wenn wir im Unternehmen ein Gleitzeitmodell festlegen, z. B. 07:00  bis 19:00 h, dann möchte ich sicherstellen, dass Zeiten vor 07:00 h und nach 19:00 h nicht erfasst bzw. verrechnet werden. Ich bin nicht sicher, wie ich das in personio hinterlegen muss bzw. ob personio das überhaupt kann. Hat jemand Erfahrungen damit? Eine Idee oder einen Link für einen entsprechenden Artikel? Im Voraus schon mal danke, Stephan  

Hallo liebe Personio-User :-)ich hätte einige Fragen zur korrekten Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten, insbesondere im Zusammenhang mit der (eAU).Wie ist die Vorgehensweise in Personio bzw. mit der Personio Payroll am sinnvollsten? Wir haben die Payroll seit August, haben aber noch kein richtiges Best-Practice-Vorgehen für uns entdeckt, daher freuen wir uns über Hilfe!(Wenn euch die Fragen unten zu viel sind, sagt gerne einfach mal, wie ihr vorgeht :-))Generell gilt bei uns: Attest ab dem 4. Krankheitstag notwendig.Wenn sich ein Mitarbeiter krankmeldet, soll ich dann direkt den entsprechenden Button “Mir wurde eine Au ausgestellt” oder „ Mir wurde keine Au ausgestellt“ auswählen? Außerdem würde ich gerne wissen, wie lange es in der Regel dauert, bis die eAu Rückmeldungen von der Krankenkasse bei Personio eingegangen ist. Bei uns dauert das momentan irgendwie sehr lange, manchmal bis zu 2 Wochen.  Wie kann ich am besten kontrollieren, ob die eAU bereits abgerufen wurde und eine Rüc

Hallo zusammen,ich suche einen sinnvollen Weg, Urlaubs- und Überstundenkonten in Personio zu führen, ohne dieselben Informationen in mehreren Systemen doppelt pflegen zu müssen. Vielleicht hat jemand von euch ein ähnliches Setup.Unser Setup:Personio: Stamm- und Bewegungsdaten der festen Mitarbeiter, Übertragung an DATEV zum Steuerbüro. Krankmeldungen stellen die MA selbst als Abwesenheitsantrag, die eAU wird über Personio abgerufen. Planday: Dienstplan für feste MA und Aushilfen. Alle stempeln über die Planday-Stempeluhr, die Schichten werden von der Verwaltung genehmigt. Planday berechnet auch die Wochenendzuschläge, das Journal geht als PDF ans Steuerbüro. Excel: Monatsübersicht aller festen MA (gearbeitet, krank, Urlaub, WE-Arbeit, Ausgleichstag). Aktuell ist das unser „Masterplan“.Die Besonderheit:Die vertragliche Arbeitszeit ist Mo–Fr (40 h). Viele MA arbeiten aber auch am Wochenende. WE-Arbeit gilt als Überstunden und wird durch Freizeitausgleich unter der Woche abgebaut. Wer am

Hallo zusammen,eine Kollegin wird ab dem 01.09. nur noch 4 Tage pro Woche (Mo-Do / 30h) bei uns tätig sein. Jetzt stellt sich die Frage, wie wird aus der Kalenderübersicht für alle anderen Kollegen deutlich, dass sie freitags nicht mehr arbeitet?Bietet Personio dafür eine Funktion? Wie habt ihr so ein Thema bei euch gelöst?Freue mich auf euren Input :)Danke & Viele Grüße

Hallo in die Community,ich versuche seit gestern eine Lösung für o.g Thema zu finden, aber auch mit dem KI Support komme ich nicht weiter. Kann mir jemand behilflich sein? Danke und Grüße Elke

Hallo zusammen,Uns ist aufgefallen, dass vereinzelt Mitarbeiter trotz bestehender Krankschreibung Arbeitszeiten erfassen. Das passiert häufig in Situationen, in denen Mitarbeiter im Tagesverlauf krank werden, aber bereits eingeloggt waren und die Krankmeldung erst im Nachhinein für den ganzen Tag eingereicht wird. Das System weist in solchen Fällen nicht automatisch darauf hin, und leider fallen solche Erfassungen manchmal erst später auf. Das führt dazu, dass diese Zeiten als Überstunden verbucht werden und das Überstundenkonto verfälscht.Wir würden dafür gern eine technische Lösung finden, die solche Zeiterfassungen während der Krankheit verhindert. Gibt es im System eine Möglichkeit, die Arbeitszeiterfassung für Tage mit Krankmeldung automatisch zu sperren? Oder eine andere Lösung, die uns hier unterstützen könnte, wie zum Beispiel eine Gegenrechnung der Zeiten?Vielen Dank im Voraus für eure Unterstützung!Emy

Hallo zusammen,wir stehen aktuell vor einer Herausforderung bei der Konfiguration der "Zeit zwischen Arbeitstagen" und würden gerne wissen, wie ihr das gelöst habt.Unser Problem:- Stellen wir die Zeit niedrig ein (z. B. 4 Stunden), werden längere Pausen/Unterbrechungen nicht als Pause angerechnet, wodurch die Pausenberechnung dann nicht mehr stimmt- Stellen wir die Ruhezeit höher ein (z. B. 8 oder 11 Stunden), entstehen Probleme bei “Späteinsätzen”: Arbeitet jemand beispielsweise von 23:15 bis 00:15 Uhr und beginnt am nächsten Tag um 10:00 Uhr, wird die Arbeitszeit ab 10:00 Uhr dem Vortag zugerechnet, da die Spanne unter der eingestellten Ruhezeit liegt.Wie handhabt ihr die Einstellung? Habt ihr vllt. Tipps?Vielen Dank schonmal! :) 

Guten Tag zusammen,wir haben die Herausforderung, dass bei uns im Laufe des Jahres u.a. Kundentage stattfinden. An diesen Tagen sollte es idealerweise nicht möglich sein Urlaub zu beantragen. Gibt es hierzu eine Funktion, die ermöglicht Tage zu sperren bzw.  bei Beantragung gewisse Tage auszuschließen?Danke und liebe GrüßeMarcel

Hallo, ist es irgendwie möglich, eine automatische Benachrichtigung einzustellen, wenn es MA vergessen auszustempeln oder gar der ganze Tag fehlt? Wir hatten unsere Zeiterfassung vorher über ein anderes System, in diesem gab es die Möglichkeit mir täglich eine Liste anzusehen (ohne einen Bericht erstellen zu müssen), in dieser ALLE MA aufgelistet waren die fehlerhaft (Pause falsch, Geht Stempelung vergessen...) oder bei denen die Zeiterfassung noch offen war (krank, vergessen zu stempeln...).  Ich bin nun schon eine Weile am ausprobieren und nachlesen, kann mir aber beim besten Willen nicht vorstellen, dass es hier keine unkompliziertere Lösung gibt als mir einen Bericht der Anwesenheitsperioden zu ziehen. Wenn doch, zieht sich das ja schon leider über viele Monate, ohne hierfür eine charmantere Lösung gefunden zu haben. Ich hoffe stark ich habe die Lösung noch nicht mitbekommen, oder überlesen und werde hier hoffentlich eines besseren belehrt 😅.  

Hallo,wir haben in Personio Abteilungen angelegt und die Rechte so vergeben, dass die Mitarbeitenden die Abwesenheiten der anderen Person in der eigenen Abteilung sehen können. Das funktioniert auch ohne Probleme. Wir haben im Unternehmen aber mehrere Führungskräfte, die zwei Abteilungen führen. Wie kann ich es einstellen, dass die Mitarbeitenden auch die Abwesenheiten der eigenen Führungskraft sehen können, d.h. dass zwei Abteilungen Zugriff auf die Abwesenheit haben? Ich habe versucht die Führungskräfte mehreren Abteilungen zuzuordnen (nicht möglich) oder sie in eine übergeordnete Abteilung einzuordnen, aber das hat beides nicht zur Sichtbarkeit im Teamkalender geführt. Hat jemand dafür eventuell bereits eine Lösung gefunden?

Guten Tag zusammen,ich habe mal eine Frage, wie ihr das handhabt bzgl. der Zeiterfassung. Bei uns stempeln alle ihre Zeiten per Terminal und die Führungskräfte sollen einen Account bekommen, um Zeiten zu kontrollieren und ggf. zu korrigieren. Gibt es in Personio nur die Möglichkeit einen Mitarbeiter aufzurufen und dort die Zeiten zu kontrollieren? Das ist vielleicht eine Möglichkeit bei ca. 10 Mitarbeitern, aber nicht, wenn eine Führungskraft 50 Mitarbeiter kontrollieren soll. Ich habe noch nie eine Zeiterfassung gesehen, die mir keine Übersicht hierzu bietet. Eine Anzeige des aktuellen Status ist auch unerlässlich (wer ist anwesend/abwesend). Aus Sicherheitsgründen, bei Notfällen oder ähnliches.  

Hallo Zusammen,ich schaffe es nicht einen Bericht zu erstellen, der mir für alle MA (100) eine Übersicht ausgibt, auf der der aktuelle Stundensaldo zu sehen ist.Meiner wäre mit dem gestrigen Tag dieser: Diesen Wert möchte ich gerne für jeden MA filtern, ich kann aber bei den neuen Berichten immer nur einen Zeitraum angeben und bekomme nie diesen Wert.Gibt es hier eine einfache Lösung? 

Hallo,mein Chef bekommt die ganze Zeit Urlaubsanfragen, obwohl er die nicht möchte.Kann ich das selbst abstellen, damit er die nicht mehr bekommt? 

Unsere wöchentliche Arbeitszeit ist im Standard 40 Stunden.Wir haben mehrere Mitarbeiter, die in Teilzeit 36 Wochenstd. arbeiten, und in der Umsetzung alle zwei Wochen einen Tag frei haben. Gibt es eine Möglichkeit, das in den Anwesenheitszeiten abzubilden?Im Moment läuft es so, dass wir den Urlaubsanspruch in diesen Fällen manuell reduzieren, und die Kollegen müssen Urlaube um ihre freien Tage “drumrum” beantragen.Das ist machbar, aber nicht so schön zu handhaben und fehleranfällig. Kent jemand eine bessere Lösung?

Hallo zusammen,wir stellen aktuell unsere Zeiterfassung auf Personio um und möchten künftig folgende Logik abbilden:Einheitliches Zeitkonto für alle Mitarbeitenden Zeitguthaben innerhalb unseres Arbeitszeitkorridors (06:00 bis 20:00 Uhr) werden dem Zeitkonto gutgeschrieben Genehmigte Arbeitszeiten außerhalb des Arbeitszeitkorridors werden ebenfalls dem Zeitkonto gutgeschrieben Mitarbeitende sollen grundsätzlich nur einen Zeitsaldo sehenGleichzeitig wäre es für uns wichtig, dass Personio im Hintergrund weiterhin unterscheiden kann zwischen:Gleitzeitguthaben innerhalb des Arbeitszeitkorridors Genehmigter Mehrarbeit außerhalb des ArbeitszeitkorridorsSo könnten Auswertungen, Genehmigungsprozesse, Kappungsgrenzen und Gleittagsregelungen weiterhin getrennt betrachtet werden.Hat jemand eine ähnliche Konfiguration umgesetzt? Gibt es hierfür eine Best-Practice-Lösung in Personio oder Möglichkeiten über Zeitarten, Auswertungen oder Workflows?

Is there some way of extending the comment in the absence request from 250 letters to e.g. 2.000?Or make an attachment mandatory ...e.g. the travel plan?ThanksChristoph

Hallo Zusammen,gestern bekam ich den äußerst hartnäckigen Hinweis, dass die Größe des Kommentarfeldes (einzeilig) zu klein wäre und nicht darauf schließen ließe, dass es möglich wäre bei der projektbasierten Zeiterfassung mehr als eine Zeile einzutragen. Die Mitarbeiter tendieren dazu, eher zu wenig einzutragen als zu viel. Was für uns dann schwierig zuzuordnen ist, wenn zum Beispiel nur ein Bauteil eingetragen wird, aber nicht drin steht was daran gemacht wurde...Früher war das Kommentarfeld zweizeilig und hatte in seiner rechten unteren Ecke zwei kleine diagonale Striche, so dass man darauf schließen kann, dass es möglich ist mehr als nur ein paar Worte einzutragen. Wir fänden es schön, wenn es im Kommentarfeld wieder sichtbar wäre, dass das Feld dynamisch ist und sich der Eintragung anpasst. Ich hab einmal ein Bild eingefügt, wie das früher war und wie es heute ist. Früher:Heute:@Community:Schreibt gern einmal Eure Meinung dazu. Ist das ein Thema bei Euch?Ich war gestern sehr überra

Liebe Community,wir befinden uns aktuell noch in der Implementierungsphase und möchten gerne die Geschäftsleitung von der Zeiterfassungspflicht ausnehmen. Urlaube, Krankheiten und sonstige Abwesenheiten sollen schon angegeben werden können, nicht aber die tägliche Arbeitszeit. Die Stundenzahl sollte also bestenfalls auch in der Mitarbeiteransicht der Geschäftsleitung immer auf Null bleiben.  Ich dachte erst daran, die Geschäftsleitung aus der Mitarbeiterrolle herauszunehmen und eine komplett neue Rolle ohne Anwesenheiten anzulegen, das funktioniert aber nicht, da alle aktiven Mitarbeiter automatisch der Mitarbeiterrolle zugordnet werden und der Rest der Truppe hat ja Zeiterfassungspflicht.Vielleicht hat ja jemand eine ähnliche Situation und könnte mir hier weiterhelfen?Vielen Dank vorab und viele GrüßeEva

Hallo liebe Community,für den Abschluss des Geschäftsjahres müssen wir aus der Payroll der Buchhaltung die Summe der Urlaubsrückstellung mitteilen. Bis letztes Jahr haben wir den Prozess manuell über Excel durchgeführt.Wie macht ihr das? Welcher Report zieht ihr euch aus Personio, um die Werte schneller zu berechnen? Vielen lieben Dank! :)Liebe Grüße aus KölnKathrin & Júlia

Hallo zusammen,  wir haben zum 01.07.2024 Personio eingeführt und es klappt auch einiges gut. Jetzt kam von fast allen MA die Frage auf, wie man sehen kann, welche Kollegen “eingeloggt” (also aktiv am arbeiten oder in der Pause sind). Gibt es eine Möglichkeit, eine Live Präsenzanzeige abzubilden, sodass alle MA sehen können, wer aktuell arbeitet/in der Pause ist? Wir sind das von unserem vorherigen Programm gewöhnt und nun scheint diese Funktion nicht mehr zu existieren. Ich freue mich über Rückmeldungen. Viele liebe GrüßeDenine

Hallo zusammen,wir beschäftigen überwiegend gewerbliche Mitarbeitende im Stundenlohn und stehen bei der Zeiterfassung vor folgender Herausforderung:Tariflich ist bei uns ein Arbeitszeitkonto mit bis zu 150 Stunden vorgeschrieben. Überstunden werden erst ausgezahlt, wenn das Arbeitszeitkonto 150 Stunden übersteigt. Das Guthaben wird in Freizeit ausgeglichen an Schlechtwettertagen.In Personio werden in der vorbereitenden Lohnbuchaltung immer die tatsächlich geleisteten Stunden des Monats übernommen. Mein aktueller Workaround ist komplett manuell:Bei jedem Mitarbeitenden prüfen, wie viele Überstunden im Monat angefallen sind Die abzurechnende Stundenzahl entsprechend reduzieren Die Differenz als Guthaben in eine selbst angelegte Abwesenheitsart „Arbeitszeitkonto" einbuchen, die dann für den Abbau genutzt werden kannDa bei uns praktisch alle Mitarbeitenden regelmäßig Überstunden leisten, ist das jeden Monat ein erheblicher Aufwand.Meine Fragen an die Community:Gibt es eine Möglichkeit, Übe

Liebe Community, ich möchte einer Mitarbeiterin durch ein geändertes Arbeitszeitmodell auch eine neue Überstundenrichtlinie zuweisen. Wie mache ich das? Das Arbeitszeitmodell kann ich ja direkt im Mitarbeiterprofil unter “Anwesenheiten” ändern. Die Überstundenrichtlinie mit den zugeordneten Personen finde ich nur unter den Einstellungen. Bin ratlos… Danke vorab für eure Hilfe. Liebe GrüßeBenita

Ich habe die Richtlinie der Elternzeit geändert, so dass der bezahlte Urlaub angepasst wird. Mein Fall: werdender Vater beantragt Elternzeit ab Geburt. ET 23.10. Elternzeit soll 2 Monate ab Geburt sein. Somit (falls Wurm pünktlich) vom 23.10. - 22.12. Da es 1 voller Monat ist, wird auch nur anteilig gekürzt. Bei 30 Tagen Anspruch, sind das 2,5 Tage. Nun meine Frage: Wenn ich die Kürzung runde, sind es 3 Tage, die gekürzt werden und somit ein gesamter Anspruch von 27 Tagen. Wenn ich das Ergebnis, nach der Kürzung runde, sind es (30-2,5=27,5) 28 Tage. Ich lese im Helpdesk leider immer in den Beispielen immer nur glatte Zahlen. Was ist denn richtig? Da der Vater ab Geburt beantrag und Kinder sich selten an Pläne halten, wird sich der Start der Elternzeit noch verschieben. Wenn das Kind am 1.11. kommt, sind es 2 volle Monate und 5 Tage weniger Urlaub. Oder? Da sich das Jahr mit großen Schritten dem Ende nähert, wie geht ihr praktisch damit um? Ich muss doch davon ausgehen, dass der Mitarbe

Hallo zusammen,ich weiß, dass laut Gesetz der AN einen vollen Jahresurlaubsanspruch hat, bei Austritt nach dem 30.06. Leider haben wir eine Klausel im Arbeitsvertrag die vorsieht, dass der Urlaub auch in der zweiten Jahreshälfte bei Austritt anteilig berechnet wird. Gibt es eine Möglichkeit so etwas in Personio zu hinterlegen, sodass der Urlaubsanspruch dann automatisch angepasst wird? Danke schonmal für eure Hilfe.Liebe GrüßeLilly