An- und Abwesenheit

Liebe Alle,mein Fallbeispiel:MA arbeitet in Teilzeit 12h pro Woche verteilt auf 3 Tage. Macht 4 Stunden pro Tag. Die konkreten Wochenarbeitstage sind flexibel. Zeiterfassung soll mit Arbeitszeitkonto erfolgen (also Plus-und Minusstunden fortlaufend erfasst und kumuliert).Lösungsansatz Personio: teile die Wochenarbeitszeit auf alle theoretisch möglichen Tage. Dieser Ansatz geht bei der reinen Zeiterfassung auf, mit Umständen evtl. auch bei Urlaub (kein um die tatsächlichen Arbeitstage gekürzter U-Anspruch im System, der MA bucht alle Tage U, die er in einer Woche nicht da ist), nicht aber bei der Erfassung von Fehlzeiten. Ein Kranktag würde die zu leistende Arbeitszeit um 2,4h reduzieren, tatsächlich sind es aber 4h für einen ausgefallenen Tag. Ergebnis: die Arbeitszeitkonten stimmen nicht, das System ist also nicht nutzbar. Alternativer Lösungsansatz: Man definiert von Montag beginnend Referenztage für das System. Bei 3 AT pro Woche sind das dann

Bei uns gibt es 30 Tage Urlaub zzgl. je ½ Tag für Weihnachten und Sylvester.Wie kann man also 24.12. und 31.12. als halben Arbeitstag hinterlegen, so dass die MA dort ggf. für komplett frei auch nur ½ Tag Urlaub nehmen müssen?Und wie hinterlegen wir die 2 halben Tage im Urlaubsanspruch?Denn diese kommen ja nur zustande, wenn diese 2 Tage überhaupt Arbeitstage sind.

Hallo zusammen,wir nutzen in Personio ein Working-Abroad-Abwesenheitskontingent.Wenn Mitarbeitende diese Abwesenheit beantragen, sollen sie im Kommentar angeben, aus welchem Land sie arbeiten.Leider passiert es regelmäßig, dass der Kommentar vergessen wird. Aktuell bleibt uns dann nur die Möglichkeit, den Antrag abzulehnen, damit er neu gestellt werden kann – was für beide Seiten umständlich ist.Daher meine Fragen an euch: Gibt es eine Möglichkeit, einen Abwesenheitsantrag mit Kommentar zurückzuweisen, sodass der Mitarbeitende den Antrag korrigieren und erneut einreichen kann, ohne ihn komplett neu anzulegen? Alternativ: Kann man das Kommentarfeld bei Abwesenheitsanträgen als Pflichtfeld definieren (z. B. nur für bestimmte Abwesenheitsarten)? Vielleicht hat jemand von euch hierfür bereits eine Lösung oder einen Workaround g

Hallo zusammen,bei uns kommt es häufig vor, dass Mitarbeitende Krankmeldungen tagweise separat eintragen, anstatt eine bestehende Krankheit zu verlängern.Beispiel:Montag krank (ein Eintrag) Dienstag krank (neuer Eintrag) ab Mittwoch Arztbesuch und krank bis Freitag (wieder neuer Eintrag).Im Reporting erscheinen das dann als mehrere Krankheitsfälle, obwohl es faktisch ein zusammenhängender Krankheitsfall ist.Das verzerrt bei uns insbesondere die jährliche Krankheitsstatistik.Mich würde interessieren: Wie geht ihr damit um? Gibt es dafür eine technische oder prozessuale Lösung in Personio? Vielen Dank für euren Austausch 🙌Franzi

Unsere Mitarbeiter erfassen Ihre kompletten Arbeitszeiten in einem anderen System, da Sie unabdingbar den zahllosen verschieden Aufträgen zuzurechnen sind und dort als Abrechnungsgrundlage und für die Fakturierung benötigt werden. Daher ist die Nutzung der Anwesenheit in Personio für uns nicht umsetzbar.Gern würden wir aber die Überstunden in Personio eintragen lassen, damit sie sinnvoll verwaltet, ausgewertet und in die Gehaltsabrechnung übernommen werden. Hat hier jemand eine gute Lösung?Auch für unsere nach Stunden bezahlten Werkstudenten könnte uns die Erfassung hier helfen. Andreas

Hallo Zusammen,ist es möglich sich die “genommenen” Krankheitstage der einzelnen Mittarbeiter in einer Liste darzustellen?In der Mittarbeiterliste kann ich nur “Krankheit Kontostand” und “Krankheit geplante Tage” einfügen aber nicht die tatsächlichen Krankheitstage. Sonnige Grüße, Gustrav  

Hallo Zusammen,wir haben hier in Köln mit Weiberfastnacht (0,5 Tage) und Rosenmontag (1 Tag) bekanntlich 2 “Feiertage”, die wir für die kommenden Jahre bereits in den Feiertagskalender für jedes Jahr manuell eingefügt haben.Für die Eintragung in die darauffolgenden Jahre wollte ich Euch auf diesem Wege sicherheitshalber fragen, ob ich diese - immer einmalig an einem bestimmten Datum - festzulegenden Tage weiterhin nur über “Einstellungen → An-/Abwesenheiten → Feiertage” eintragen kann oder ob Feiertage zwischenzeitlich auch über eine Liste importiert werden können?Dementsprechend würden wir uns dann eine Erinnerung für die nächsten Eintragungen machen.Vielen Dank und Euch allen schöne Weihnachten und einen guten Start ins Neue Jahr.Beste Grüße, Susanne

Wir nutzen das flexible Arbeitszeitmodell, so dass der Dienstplan über die Vorschlagswerte regelmäßig angepasst werden kann.Zum 01.01.2026 reduzieren wir die Wochenstundenzeit. Hierbei ist aufgefallen, dass eine Eingabe mit den neuen Dienstplänen anhand der geringeren Wochenstundenzeit derzeit nicht möglich ist, weil sich das System bei der heutigen Eingabe auch die heutigen Wochenstunden zieht und eine reduzierte Wochenstundenzahl nicht zulässt.Hat jemand damit Erfahrung und eine Lösung?Aktuell würde mir nur einfallen bis zum 01.01.2026 zu warten und die Erfassung dann vorzunehmen.Dies auf den ersten Arbeitstag im Jahr 2026 zu verschieben birgt aber einige Gefahren, da die Erfassung der Sollarbeitszeiten nie rückwirkend erfolgen kann.

Hallo zusammen,wir haben folgendes Problem, seit der Einführung der Arbeitszeiterfassung über Personio. Die Überstunden/Minusstunden entsprechen nicht den tatsächlichen Überstunden/Minusstunden laut der noch parallel geführten Excel-Tabelle. Auch werden teilweise die Sollstunden für den Monat falsch gezogen.Ich vermute, es hat insbesondere bei Teilzeitmitarbeitenden, damit zutun, dass diese nicht immer an festen Tagen arbeiten, sondern auch gerne ihre festen Tage tauschen. Die Wochenarbeitszeit sowie wieviele Tage pro Woche gearbeitet werden sollen, ist bei uns vertraglich fest geregelt.Wie würdet ihr das Arbeitszeitmodell anlegen? Habe ich nicht ein Problem mit der Urlaubsberechnung, wenn ich gleichmäßig auf 6 mögliche Tage die Stunden verteile, obwohl z.B. nur immer an 3 Tage die Woche gearbeitet wird? Auch das Thema Feiertage und Kranktage stelle ich mir dann schwierig umsetzbar vor.Wie sind die Einstellungen im letzten Reiter bzgl. M

Hallo, ich habe den Bericht über den Status eAU Abruf. Er zeigt mir, wann war wer krank, wie viele Tage und den eAU Status “nicht verfügbar”, Ausstehend”, “Bestätigt”.  Wir verlangen eine eAU ab Tag 4. Wenn jemand bei nur einem Tag krank zum Arzt geht, ist das auch OK. Bei dem automatischen Feld “Status Nachweis” steht immer “Nicht erforderlich”. Ich vermute, das stammt aus der Zeit der Papier AU, als man noch den Hinweis auf das Hochhladen des Attestes brauchte. Ich hatte dachte ursprünglich, dass hier die Einstellung greift, dass bei Tag 1-3 kein Nachweis gebraucht wird. Was mich nun irritiert ist, dass bei einigen Mitarbeitenden bei 4 Krankheitstagen weder Ausstehend noch nicht verfügbar oder bestätigt als Status kommt. Was ich noch schlimmer finde, die Führungskraft hat den Hinweis, dass hier ein Attest fehlt, aber ich nicht. Weder als HR noch als Admin. Ich habe jetzt die Info der Führungskraft bekommen, dass eine eAU aus

Hallo Community, gibt es aktuell die Möglichkeit, bei fehlender Anwesenheit (keine Zeit eingetragen) und ohne Abwesenheitsgrund eine Benachrichtigung an bswp. die Personalabteilung schicken zu lassen?Hintergrund, aktuell haben wir keinerlei Übersicht, wer eventuell fehlt oder vergessen hat sich einzustempeln.DankeVGDaniel 

Hi zusammen,wir würden gerne eine Benachrichtigung für uns und Mitarbeitende/Führungskräfte einstellen, wenn eine längere Abwesenheit (beispielsweise Mutterschutz, Elternzeit, Sabbatical) endet.Leider haben wir bei Personio direkt keine Lösung gefunden. Wie handhabt ihr das? Habt ihr Workarounds gefunden bei den Automations? Danke im Voraus!

Hallo zusammen,ich würde gerne einstellen, dass die Vorgesetzten einer Person eine Information bekommen, wenn die Person ein bestimmtes Überstundenkontingent erreicht hat. Personio warnt die Mitarbeitenden selbst, wenn sie ein bestimmtes Kontingent übersteigen, aber die Vorgesetzten bekommen das nicht mit. Gibt es da eine Einstellung?Ich will nicht die Überstunden begrenzen oder kappen.Liebe GrüßeJana

Hallo, wie bereits eine Kollegin in einem anderen Beitrag zum Thema Betriebsferien geschrieben hat, wurde auch bei uns der Wunsch geäußert, dass es schön wäre wenn man Abwesenheiten als wiederkehrenden Termin anlegen könnte. Wir haben als Abwesenheit u.a. auch HomeOffice und Berufsschule und gerade hier ändern sich die Tage meistens nicht, müssen aktuell aber jede Woche neu eingegeben werden. Hier wäre eine Abhilfe super!

Hallo zusammen,ich frage mich warum bei dieser Abwesenheitsanfrage die am 12.11. erstellt wurde für Ende Dezember steht Fällig vor 2 Monaten.Einen Workflow für Abwesenheiten haben wir aktuell nicht angelegt (habe gelesen es könnte damit zu tun haben). Wir haben lediglich für die Genehmigung Führungskräfte hinterlegt mehr nicht. Danke für die Unterstützung.Beste GrüßeInes Volkxx 

Hallo zusammen,was kann ich tun, damit unser Chef keine Zeiterfassung führen muss?Grüße an alle hier :)

Hallo zusammen,für Fälle der Wiedereingliederung habe ich mich, auch anhand der hilfreichen Beiträge hier in der Community, damals dafür entschieden, eine separate Abwesenheit namens “Wiedereingliederung” zu erstellen. Nun erfassen wir eine Wiedereingliederung bspw. vom 01.12.25 - 31.01.26 mit Abwesenheitsart Wiedereingliederung.Doch wie geht ihr dann mit den eAU-Meldungen in der Zeit um? Wenn ich die Krankmeldung parallel zur Wiedereingliederung eintrage, dann verfälscht es m. E. n. die Abwesenheitsstatistiken für Krankentage. Bei uns tragen die Mitarbeiter:innen die Krankmeldungen auch selbst ein, sodass hier auch dadurch Dopplungen entstehen könnten. Als Vorteil der Krankmeldung sehe ich wiederum die direkte Verknüpfung von Abwesenheit mit Dokument.Da wir derzeit nicht über eAU innerhalb Personio bzw. Datev arbeiten, sondern ein anderes Lohnprogramm nutzen, könnten wir schlicht die Dokumente als Akte nutzen und lediglich im Lohnprogramm die eAU-Abrufe starten

Hallo zusammen,  gibt es bei Personio die Möglichkeit statt einer festen Wochenstundenzahl eine Monatsstundenzahl zu hinterlegen? Zum 01.01.2026 stellen wir eine Person auf Minijob-Basis ein für 17,5 Stunden im Monat. Die Wochenstundenzahl wäre total krumm und ich würde daher gerne eine Monatsstundenzahl hinterlegen - weiß aber nicht wie… Vielleicht kann mir jemand von euch hier weiterhelfen! :)  Liebe GrüßeLynn

Hallo Zusammen,wir haben einen Workflow angelegt, über den die Führungskräfte über eine Krankmeldung ihrer Mitarbeitenden informiert werden.Doch leider führt dies immer wieder zu Irritationen (vor allem wenn eine zurückliegende Abwesenheit nochmal bearbeitet werden muss und der Workflow wieder ausgelöst wird), da im Workflow NICHT der genaue Bezugszeitraum dieser Krankmeldung, sondern lediglich die Dauer in Tagen steht. Eine Variable hierzu haben wir nicht finden können.Daher unsere Frage / Bitte:Wie kann man in dem o. a. Workflow für die Mitteilung einer Krankmeldung an die Führungskräfte neben der Abwesenheitsart und der Dauer auch die Abwesenheitsdaten/Variablen "Startdatum der Abwesenheit" und "Enddatum der Abwesenheit" integrieren?Vielen Dank für Euer Feedback und beste Grüße,Susanne

Hallo,ich habe gerade festgestellt, daß unsere genehmigten, geplanten Urlaubstage in den persönlichen Kalendern verschwunden sind. Im Team Kalender sind sie sichtbar.Sind wir die einzigen? Weiß jemand, was zu tun ist, um sie wiederherzustellen? Grüße, Solveigh

Hallo, wir haben eine Mitarbeiterin, die in Mutterschutz mit anschließender Auszeit war und dann erneut schwanger wurde in Mutterschutz ging un nun in Elternzeit ist. Ich möchte die Mitarbeietrin von Aktiv nun wieder auf Auszeit setzen, aber dies funktioniert nicht: Fehlermeldung “Abwesenehiten dürfen sich nicht überschneiden”. Dies ist aber gar nicht der Fall. Ich habe nun schon die Elternzeiten in “Abwesenheit” wieder rausgenommen, aber es funktioniert dennoch nicht. Wer kann mir sagen woran das liegt?

Hallo,ich habe in den Einstellungen eine neue Richtlinie für Jahresurlaub erstellt, die sieht genauso aus wie die meisten anderen bereits verwendeten Richtlinien, sie hat nur ein etwas anderes Kontingent.Nun möchte ich diese Richtlinie einem Mitarbeiter zuweisen - das geht aber nicht:Wenn ich den Mitarbeiter auswähle und auf dem Reiter Abwesenheiten / Jahresrlaub unter “Neue Richtlinie zuweisen” suche, dann ist die neue Richtlinie dort nicht zu sehen. Ich kann sie also nicht auswählen. Alle bisher vorhandenen Richtlinien sind da.Hat jemand eine Idee, wo mein Denkfehler sein könnte? Muss ich noch irgendwo was einstellen? Die Help Center Artikel haben mir leider nicht weitergeholfen.Ich wäre dankbar für Tipps 

Hallo, Bei uns funktionieren gerade viele Bereiche nicht - die Abwesenheiten sind ganz weg und Anwesenheiten laden nicht. Ich habe um 9 Uhr eine Schulung mit 30 neuen Mitarbeiter:innen - ist es realistisch, dass das Problem bis dahin behoben wird?  

Hallo zusammen, wir haben ein Hilfsprofil, welches in unseren Betriebsferien als Vertretung angegeben wird. Damit wir uns als Admin nicht als dieses Profil täglich einloggen und Abwesenheitsanfragen bestätigen müssen, möchten wir gerne eine Sondergenehmigung für die Abwesenheit Urlaub einrichten. Wenn jemand also Urlaub beantragt, soll die Anfrage nicht bei der Vertretung (Betriebsferien) landen, sondern diesen Schritt überspringen und direkt bei der Führungskraft zur Freigabe erscheinen. Habt ihr Vorschläge/Ideen? Wenn wir einen Sondergenehmigungsprozess für das Profil Betriebsferien erstellen, funktioniert es nicht, da quasi die Urlaubsanfragen dieses Profils bei der Führungskraft landen würden. Danke euch!VG

Hallo zusammen, gibt es irgendwie die Möglichkeit, dass Mitarbeiter wirklich nicht mehr als ihren Urlaub aus dem aktuellen Kontingent nehmen? Als Admins erhalten wir den Hinweis direkt in der Inbox, dass es einen negativen Urlaubskontostand gibt - weder der Mitarbeiter noch die Führungskraft haben diese Nachricht in der Inbox und so muss man immer manuell kommunizieren. Es gibt hier ja schon einige Beiträge dazu, allerdings sind die alle schon etwas “in die Jahre gekommen”. Kann Personio das mittlerweile besser?