An- und Abwesenheit

Hallo,wenn wir Mitarbeitende aus unseren Tochtergesellschaften übernehmen, wird deren bisherige Betriebszugehörigkeit bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs berücksichtigt. Bei uns erhöht sich der Urlaubsanspruch innerhalb der ersten drei Jahre der Betriebszugehörigkeit jährlich um einen Tag – beginnend mit 27 Tagen und nach drei Jahren insgesamt 30 Tagen.Beispiel: Beginnt ein Mitarbeiter offiziell zum 01.01.2026 bei uns, war jedoch bereits seit dem 01.07.2024 bei der Tochtergesellschaft beschäftigt, berücksichtigen wir diesen Zeitraum bei der Urlaubsberechnung. In diesem Fall hätte der Mitarbeiter zum 01.01.2026 einen Urlaubsanspruch von 29 Tagen, der sich zum 01.07.2026 auf 30 Tage erhöhen würde.In Personio lässt sich diese Darstellung aktuell jedoch nur abbilden, wenn das Attribut „Anstelldatum“ angepasst wird. Da wir dieses Feld aus Gründen der Payroll nicht ändern möchten, stellt sich für uns die Frage, ob es hierfür eine alternative Lösung gibt oder wie a

Hallo,könnt Ihr uns weiterhelfen, wie wir am besten ein Arbeitszeitmodell für eine Werkstudentin mit max. 20 Stunden/Woche i.d.R. Mo-Mi und einer Uni-Woche alle ca. 4 Wochen anlegen - auch im Hinblick auf die Zeiterfassung?Meine erste Idee, beim flexiblen Arbeitszeitmodell 4 Wochen anzulegen mit einer Woche für die Uni funktioniert nicht, da man ja keine Woche ohne Arbeitsstunden eintragen kann...Daher würde ich mich über Euer Feedback zu folgender Idee bzw. unserem folgendem Vorhaben sehr freuen:Flexibles Arbeitszeitmodell mit 3 Tagen pro Woche anlegen (Einstellung “Bei fehlender Zeiterfassung Minusstunden täglich abziehen deaktivieren) sowie eine Abwesenheitsart “Theoriewoche/Hochschule” anlegen mit Aktivierung von “Sollstunden reduzieren und jede während Abwesenheiten erfasste Zeit als Überstunden zählen”. Die Werkstudentin würde somit in der Theoriewoche immer ihre Uni-Woche mit der o. a. Abwesenheitsart eintragen (hier mus

Hallo zusammen,wir überprüfen aktuell unser Arbeitszeit-Setup in Personio und möchten zwei Arten von Überstunden besser voneinander unterscheiden: Flexzeit / freiwillige Mehrarbeit (Stunden, die Mitarbeitende eigenständig über ihre Sollzeit hinaus arbeiten) Angeordnete bzw. genehmigte Überstunden (vom Unternehmen gefordert und formal freigegeben) Ein Wunsch ist, dass angeordnete Überstunden getrennt vom regulären Flexzeit-Saldo erfasst und nachvollziehbar ausgewertet werden können.Daher unsere Frage an euch in der Community: Wie habt ihr das in Personio praktisch umgesetzt? Trennt ihr diese beiden Arten von Überstunden überhaupt in Personio? Wenn ja, wie bildet ihr das systemseitig ab? Nutzt ihr dafür zwei unterschiedliche Abwesenheitsarten für den Freizeitausgleich, z. B.

Hallo Community, ich habe aktuell folgendes Thema bei der Erstellung der Genehmigung für die Anwesenheiten. Die Regel sollte so aufgebaut sein, dass eine Anwesenheit erst dann in die Genehmigung läuft, wenn folgende Kriterien erfüllt werden. Arbeitsstunden liegen 5 Minuten über täglichen Soll Wenn die Person früher als 5 Minuten vor regulären Arbeitszeitbeginn die Arbeit beginnt Wenn die Arbeit 59 Minuten früher als im Arbeitszeitmodell vorgesehen beendet wurdeLeider verstehe ich die Einstellungen nicht ganz bzw. komme damit aktuell nicht klar, vllt. kann mir hier jemand helfen. Ich erhalte die folgenden Meldungen, auf dieser Basis. (Leider auch nur in der IOS-App, in der Webansicht fehlen diese hilfreichen Hinweise vollständig**)Die Regel bzw. der Workflow ist wie folgt aufge

Hallo Zusammen, ich bin mir nicht sicher, ob ich etwas übersehen habe, aber in den Anleitungen finde ich keinen Hinweis dazu. Muss man keine Krankenkasse bei den Mitarbeitenden in Personio hinterlegen, um den eAU Abruf zu nutzen? Ich sehe auch kein einheitliches Feld mit Krankenkassenname oder Betriebsnummer, um das entsprechend zu hinterlegen sondern nur ein freies Feld Krankenkasse. Habe ich etwas übersehen? Lieben Dank, Personioneuling :)

Hallo Zusammen, Ich habe ein Problem das wenn ein Mitarbeiter nur 2 oder 3 Tage die Woche Arbeitet die Urlaubstage nicht richig eingestellt sind.Bei uns hat ein Mitarbeiter der 5 Tage die Woche Arbeitet einen Ansprcuh auf 30 Urlaubstagen und das habe ich bei der Richtline auch so eingestellt, aber wenn ein Mitarbeit 4 Einsatztage hat, dann hat er bei uns eigentlich einen Anspruch von 24 Urlaubstagen. Personio rechnet aber irgendwie immer einen Tag mehr drauf, also 25 Tage und so ist es auch bei der Anteiligen Berechnung wenn jemand nur 1,2 oder 3 Einsatztage hat.Weiß vlt jemand was ich falsch eingestellt haben könnte und was ich sonst ändern müsste?Liebe GrüßeAnna

Hallo zusammen,da die bisher zu dem Thema gestellten Fragen schon arg alt sind und ich mir softwareseitig neue Lösungen erhoffe, starte ich das Thema “Kurzarbeit” noch einmal.Wir starten zum August mit einigen Personen in die Kurzarbeit. Manche zu 100%, manche zu 50% und bei manchen Personen ist es noch gar nicht klar und es wir zum Monatsende abgerechnet. Diese Zeiten sollen (natürlich möglichst ohne hohen manuellen Aufwand) dokumentiert und so aufbereitet werden, dass sie an die Lohnbuchhaltung (macht der Steuerberater) weitergeleitet werden können.Welche Lösung hat personio dafür? Welche Erfahrungen hat ihr bislang mit den Workarounds gemacht und was ist dabei zu beachten?Lieben Dank für eure Hilfe!

Hallo zusammen,ein Kollege, der zum 01.02.2026 begonnen hat, verlässt uns zum 13.03.2026 schon wieder. Er hätte einen Jahresurlaub von 30 Tagen, Nun rechnet Personio 3 Urlaubstage für seine Anwesenheit bis uns aus. Wie kommt denn das? Ich würde ja pro Monat 2,5 Tage rechnen, also 2,5 für Februar plus 1,25 Tage für den anteiligen März, macht in Summe 3,75 Tage, aufgerundet auf 4 Tage.Wisst ihr hier genaueres? LG Emily

Hi Personio Team,We have a local policy requirement that only overtime exceeding 30 minutes per day should be counted as actual overtime. For example: Work 20 minutes extra → 0 overtime Work 45 minutes extra → 15 minutes overtime Currently, Personio only supports monthly overtime cliff. There is no option to set a daily minimum threshold before overtime starts accumulating.This means employees see more overtime in their balance than they are actually entitled to according to our policy.Could it be possible to add an option in Work Schedule settings to define a daily overtime cliff (e.g., 0.5 hours, 1 hour, etc.), so that overtime is only calculated for time worked beyond that daily threshold.That would make life so much easier for companies with similar local rules. Thanks for considering!

Hallo Community, gibt es aktuell die Möglichkeit, bei fehlender Anwesenheit (keine Zeit eingetragen) und ohne Abwesenheitsgrund eine Benachrichtigung an bswp. die Personalabteilung schicken zu lassen?Hintergrund, aktuell haben wir keinerlei Übersicht, wer eventuell fehlt oder vergessen hat sich einzustempeln.DankeVGDaniel 

Hallo zusammen,ich habe gestern in Personio die Benachrichtigung erhalten, dass es nun möglich ist flexible Arbeitszeitmodelle einzustellen Flexibles Arbeitszeitmodell erstellen – Personio. Allerdings wird in dem Beitrag leider nicht darauf eingegangen, wie sich auf dieser Basis z.B. die Ansprüche auf Urlaub berechnen. Kann dazu jemand etwas sagen?Danke und viele GrüßeJan

Guten Morgen zusammen,  ich bin gerade auf der Suche wie man die Fahrtzeit extra erfassen kann. Wir sind aus der Baubranche und wollen die An- und Abfahrtszeiten extra erfassen, damit diese losgelöst von der “normalen” Arbeitszeit auf den Zeitjournalen erkennbar ist.  Hat hier jemand das gleiche Thema? Am hilfreichsten wäre mir hier, einen zusätzlichen Button “Fahrtzeit” in der Zeiterfassung zu haben.  Beste Grüße Daniel  

Hi, ist es möglich in Personio eine Excel Vorlge hochzuladen die als zusätzliche Zeiterfassung der Stunden für die Kalkultion und Abrechnung externer Projekte dient? Wenn ja was ist zu tun, vielen Dank vorab.

Unsere Mitarbeiter erfassen Ihre kompletten Arbeitszeiten in einem anderen System, da Sie unabdingbar den zahllosen verschieden Aufträgen zuzurechnen sind und dort als Abrechnungsgrundlage und für die Fakturierung benötigt werden. Daher ist die Nutzung der Anwesenheit in Personio für uns nicht umsetzbar.Gern würden wir aber die Überstunden in Personio eintragen lassen, damit sie sinnvoll verwaltet, ausgewertet und in die Gehaltsabrechnung übernommen werden. Hat hier jemand eine gute Lösung?Auch für unsere nach Stunden bezahlten Werkstudenten könnte uns die Erfassung hier helfen. Andreas

Hallo,ich habe in den Einstellungen eine neue Richtlinie für Jahresurlaub erstellt, die sieht genauso aus wie die meisten anderen bereits verwendeten Richtlinien, sie hat nur ein etwas anderes Kontingent.Nun möchte ich diese Richtlinie einem Mitarbeiter zuweisen - das geht aber nicht:Wenn ich den Mitarbeiter auswähle und auf dem Reiter Abwesenheiten / Jahresrlaub unter “Neue Richtlinie zuweisen” suche, dann ist die neue Richtlinie dort nicht zu sehen. Ich kann sie also nicht auswählen. Alle bisher vorhandenen Richtlinien sind da.Hat jemand eine Idee, wo mein Denkfehler sein könnte? Muss ich noch irgendwo was einstellen? Die Help Center Artikel haben mir leider nicht weitergeholfen.Ich wäre dankbar für Tipps 

Hallo Zusammen,wir haben einen Workflow angelegt, über den die Führungskräfte über eine Krankmeldung ihrer Mitarbeitenden informiert werden.Doch leider führt dies immer wieder zu Irritationen (vor allem wenn eine zurückliegende Abwesenheit nochmal bearbeitet werden muss und der Workflow wieder ausgelöst wird), da im Workflow NICHT der genaue Bezugszeitraum dieser Krankmeldung, sondern lediglich die Dauer in Tagen steht. Eine Variable hierzu haben wir nicht finden können.Daher unsere Frage / Bitte:Wie kann man in dem o. a. Workflow für die Mitteilung einer Krankmeldung an die Führungskräfte neben der Abwesenheitsart und der Dauer auch die Abwesenheitsdaten/Variablen "Startdatum der Abwesenheit" und "Enddatum der Abwesenheit" integrieren?Vielen Dank für Euer Feedback und beste Grüße,Susanne

Hallo in die Runde,abgesehen davon, dass die Projektzeiterfassung in Personio noch in den Kinderschuhen steckt (wurde hier schon ausführlich besprochen) - hat jemand einen Tipp, wie ich ich es einrichten kann, dass die Hinterlegung eines Projektes verpflichtend ist? Also sprich, dass die Zeit nur dann gebucht wird, wenn auch ein Projekt ausgewählt wurde.Ich kann dazu nichts finden.Danke und liebe Grüße,Kerstin

Hallo zusammen,wie können Stundenzettel vom Vorgesetzten oder HR-Team und dem Mitarbieter digital unterzeichnet werden?Danke für eure Antworten. 

Liebes Personio Teamist es möglich, die kumulierten Überstunden “Kontostand, gesamt” des Mitarbeiters direkt auf der Monatsübersicht (Export der Anwesenheit je Monat) mit aufzudrucken? Berechtigterweise habe ich diese Frage von verschiedenen Vorgesetzten gehört, die die Monatsübersichten gegenzeichnen. Die Summe der kumulierten Überstunden, bei euch “Kontostand, gesamt” genannt, wäre hier der sinnvoll, da die Vorgesetzten aus Zeitmangel nicht bei jedem Mitarbeiter im Profil nachsehen können. Aktuell erstelle ich einen monatlichen Bericht und schicke ihn an die jeweiligen Vorgesetzten, aber wenn es sofort mit aufgedruckt werden würde, würde dies den Prozess um einiges erleichtern und ich könnte mit diesen Aufwand sparen.Vielen Dank und viele Grüsse Sina

Hallo zusammen,wir planen aktuell die Einführung der Zeiterfassung mit Personio und stehen vor folgender Herausforderung:Unsere Mitarbeitenden sollen: im Büro über ein physisches Terminal (Stempeluhr) ein- und ausstempeln (Personio Check in App) im Homeoffice die Zeiterfassung über die Personio App bzw. Desktop-Version vornehmen Nach unserem aktuellen Kenntnisstand ist es in Personio jedoch nicht möglich nachzuvollziehen, über welchen Weg die Zeiterfassung erfolgt ist (Terminal vs. App/Desktop).Für uns wäre diese Information wichtig, um auswerten zu können, wie häufig Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten.Daher stellen sich für uns folgende Fragen: Gibt es aktuell eine Möglichkeit, in Personio zu erkennen, über welchen Kanal die Zeiterfassung erfolgt ist? Falls nicht: Gibt es eine empfohlene Lösung oder Best Practice (z. B.

Hallo Ihr Lieben,in Personio habe ich Personen als Student*innen angelegt, die Teilzeit arbeiten. Das Problem ist jetzt nur, dass ich diesen Personen keine Arbeitszeitmodelle zuweisen kann. Es kommt immer die Meldung man soll es später wieder versuchen. Hattet ihr dieses Problem auch schon und habt ihr eine Lösung gefunden?LG swan160226

Liebe Community, wir haben für das BEM einen Workflow eingerichtet der uns nach einer bestimmten Anzahl an Tagen darauf hinweist ein BEM durchzuführen. Wir haben nun bei einigen Mitarbeitern das BEM durchgeführt und auch abgeschlossen. Jetzt möchten wir natürlich, dass der Betrachtungszeitraum wieder neu startet. Es ist allerdings aktuell so, dass bei den betreffenden Mitarbeitern bei jedem Kranktag den wir eintragen, erneut eine Meldung kommt, dass die festgelegte Anzahl an Tagen überschritten wurde. Gibt es eine Möglichkeit den Workflow zu erweitern, dass wir sozusagen einen neuen Betrachtungszeitraum festlegen können? Danke vorab für eure Antworten. Liebe GrüßeBenita

Hallo zusammen,bei uns startet gerade die Urlaubsplanung für dieses Jahr. Ich habe nun den Fall, dass ein Urlaubsantrag abgelehnt wurde und würde gerne die Historie dieses Antrags einsehen bzw. den abgelehnten Antrag wiederfinden.Wo kann ich das im System tun? Gibt es eine Übersicht oder ein Log, in dem abgelehnte bzw. alte Anträge angezeigt werden?Geht das überhaupt, und falls ja, wo genau finde ich das?Vielen Dank & viele Grüße :-)Johanna

Guten Tag,wir haben bei uns eine flexible Homeoffice Lösung: Jeder Mitarbeitende darf 40% seiner monatlichen Arbeitszeit im Homeoffice verbringen. Dabei kann auch während eines Tages zwischen HO und Büro beliebig oft hin und her gewechselt werden (hier wird die HO-Quote berechnet). Zusätzlich darf beliebig viel HO gemacht werden, insofern die Sollzeit erreicht wurde (hier wird die Büro-Quote berechnet), da wir Überstunden im HO nicht “bestrafen” wollen. Eine Abbildung über Abwesenheiten halten wir für unpraktikabel und haben uns deshalb dazu entschieden, das ganze über die Projekt-Funktion abzubilden.Die Rechnung lautet wie folgt:HO-Quote = Zeit im HO / erbrachte Istzeit (pro Monat)Büro-Quote = Zeit im Büro / Sollzeit pro MonatJetzt zur Frage:Wie können wir das automatisiert Auswerten, sodass jeder Mitarbeitende seine eigenen Quoten einsehen kann und die Führungskraft die all seiner Mitarbeitenden?Ich gehe hier stark von einem exte

Eine schwangere Mitarbeiterin hat per sofort ein Teilzeitbeschäftigungsverbot von ihrem Arzt erhalten. Wie wird dieses in den Abwesenheiten berücksichtigt? Also quasi von 40 Stunden (VZ) auf 20 Stunden pro Woche reduziert