An- und Abwesenheit

Hallo zusammen,ich habe mich bereits durch einige Beiträge zum Thema Feiertagskalender in Personio gelesen, aber leider keine passende Lösung für unseren Anwendungsfall gefunden, daher hoffe ich auf eure Erfahrungen 😊Unsere Ausgangslage:Wir haben drei offizielle Standorte in drei unterschiedlichen Bundesländern. Diese sind in Personio korrekt angelegt und jeweils mit den passenden Feiertagskalendern verknüpft.Zusätzlich beschäftigen wir Mitarbeitende mit Remote-Verträgen, die in anderen Bundesländern wohnen. Für diese gelten selbstverständlich die Feiertage ihres jeweiligen Bundeslands.Was unsere Geschäftsleitung nicht möchte, ist die von Personio empfohlene Standardlösung, zusätzliche „Remote-Standorte“ (z. B. Remote NRW, Remote Bayern etc.) anzulegen und darüber die Feiertage zu steuern.Der Grund: Der Standort ist im Mitarbeiterprofil sehr präsent, und dort sollen ausschließlich unsere drei offiziellen Unter

Hallo zusammen,seit kurzem gibt es ja die Möglichkeit, Anwesenheitsprojekte ausgewählten Mitarbeitenden nach bestimmten Regeln zuzuweisen.Bei uns sollen vor allem die verschiedenen Abteilungen nur auf ihre entsprechenden Projektnummern buchen, z.B. Abteilung = Entwicklung soll nur auf “Projekt xy - Entwicklung” buchen, Abteilung = Produktion auf “Projekt xy - Produktion”.  Diese Möglichkeit wurde hier sehnlichst erwartet und ausgiebig bejubelt, als es nun möglich war. Die Freude wurde allerdings schnell wieder gedämpft, denn weist man diese Regel zu, kommt die Meldung: Das Projekt wird den Personen in dieser Gruppe zugewiesen. Die Gruppe wird nicht dynamisch aktualisiert, wenn Neuzugänge den ausgewählten Kriterien entsprechen.Das führt die Funktion ad absurdum, denn so müsste ich ja jedes Mal, wenn ich einen neuen Mitarbeitenden anlege, diesen in sämtlichen (dutzenden) Projekten manuell hinzufügen, auf die er potentiell seine Zeiten

Hallo in die Runde,abgesehen davon, dass die Projektzeiterfassung in Personio noch in den Kinderschuhen steckt (wurde hier schon ausführlich besprochen) - hat jemand einen Tipp, wie ich ich es einrichten kann, dass die Hinterlegung eines Projektes verpflichtend ist? Also sprich, dass die Zeit nur dann gebucht wird, wenn auch ein Projekt ausgewählt wurde.Ich kann dazu nichts finden.Danke und liebe Grüße,Kerstin

Hallo zusammen,bei uns startet gerade die Urlaubsplanung für dieses Jahr. Ich habe nun den Fall, dass ein Urlaubsantrag abgelehnt wurde und würde gerne die Historie dieses Antrags einsehen bzw. den abgelehnten Antrag wiederfinden.Wo kann ich das im System tun? Gibt es eine Übersicht oder ein Log, in dem abgelehnte bzw. alte Anträge angezeigt werden?Geht das überhaupt, und falls ja, wo genau finde ich das?Vielen Dank & viele Grüße :-)Johanna

Moin zusammen,mir ist folgendes aufgefallen: Mit unserer Konfiguration erhalten neue Kollegen, die am 1.1.26 gestartet sind, -24h für die Woche vom 29.12.25 bis 04.01.26. Kann mir einer sagen, woran das liegt? Ich hätte erwartet, dass nur die Tage gezählt werden, die auch wirklich gearbeitet hätte werden können…Vielen Dank im Voraus!

Hallo in die Runde, ich möchte über Personio das Urlaubskonto für Mitarbeiter führen. Bei Mitarbeitern mit einem aktuell noch befristeten Arbeitsverhältnis (<12 Monate) habe ich Probleme mit der korrekten Berechnung der Urlaubsansprüche. Beispiel: Urlaubsanspruch bei 12-Monate Verträge = 30 TageMitarbeiter ist aktuell befristet bis zum 30.06.26 eingestellt, das Vertragsende ist entsprechend in den Stammdaten hinterlegt, das Arbeitsverhältnis ist aber in den Stammdaten nicht zum 31.10.25 beendet weil zum aktuellen Zeitpunkt noch unklar ist, ob der Vertrag verlängert werden soll oder nicht. Im Urlaubskonto ist für den Mitarbeiter aber 30 Tage anstatt 15 Tage an Urlaub für 2026 dem Urlaubskonto am 01.01.26 gutgeschrieben. Ich möchte ungerne jetzt schon das Arbeitsverhältnis als Beendet zum 30.06.26 einstellen. 

Wir müssen unsere Resturlaubstage (den Export habe ich gefunden und gemacht) aber auch die Anzahl der Überstunden zum Jahresende exportieren.Gibt es dazu eine Exportfunktion?Denn leider finde ich dazu keine Funktion, die mir die Überstunden zum Stichtag anzeigt.

Hallo liebe Community,da unsere Mitarbeiter Fahrtgeld, berechnet nach den tatsächlichen Anwesenheitstagen, bekommen, benötigen wir einen Bericht, der uns die Anzahl der gearbeiteten Tage eines Monats ausgibt. Die Stunden nutzen da leider nichts. Ich finde in den auszuwählenden Attributen aber lediglich gearbeitete Stunden. Das ist aber nicht das, was wir benötigen.Hat jemand einen Tipp?Vielen Dank und viele Grüße aus FfmPersonaleasy

Hallo zusammen,ich will zum Jahresende den Stand der Überstunden aus Personio exportieren. Ich nutze dafür den alten Builder und hab als Zeitraum das letzte Jahr angegeben. Ich bekomme auch eine Übersicht über Überstunden (bestätigt) und Negative Überstundenzahl (Genehmigt), aber die Zahlen scheinen nicht bei allen Mitarbeitenden korrekt zu sein.Was könnte mein Fehler sein?Und ist es möglich einen Filter zu setzen, so dass mir nur die Mitarbeitenden angezeigt werden, die auch zum Jahresende noch aktiv waren?Vielen Dank.Liebe GrüßeJana

Einige Mitarbeiter bei uns (darunter auch ich selbst) arbeiten in einem 36h-Modell, wobei jeden Freitag nur den halben Tag gearbeitet wird. Wenn ich Urlaub für mehr als eine Woche beantragen will, wird mir für den Freitag jedoch immer ein ganzer statt eines halben Urlaubstags abgezogen. So muss man die Wochen immer einzeln beantragen, um dann bei “Letzter Tag” “Erste Tageshälfte” anzugeben.Kann ich das ändern? (Das Arbeitszeitenmodell ist korrekt eingestellt mit 4h am Freitag.)

Hallo Community,wir haben Schweizer Gesellschaften und hier gilt die Regelung, dass Mitarbeitende ab dem 50. Lebensjahr eine Woche Zusatzurlaub bekommen. Wie regelt ihr das?Leider gibt es bei den Workflows nichts mit dem Alter eines Mitarbeitenden, das hätte uns wenigstens geholfen, dass MA, die 50 werden, ein neues Kontingent zugewiesen bekämen. Das haben wir bereits gefeedbackt.Danke vorab!

Hallo zusammen,hier noch einmal meine Frage: in der Liste (siehe auch screenshot) ist nach wie vor die Spalte “Zugewiesene Person” leer, Filter funktionieren nicht, und es ist leider auch keine Spalte mehr für den beantragten Zeitraum enthalten .Das war in der vorhergehenden Version alles schon mal da!! Wir benötigen diese Übersicht immer wieder, oder kennt jemand eine bessere Möglichkeit ??Vielen Dank + liebe Grüße, Wiebke

Hallo zusammen,unsere Mitarbeitenden benötigen aktuell eine Übersicht ihrer Abwesenheiten aus dem Vorjahr – zum Beispiel zur Angabe der Homeoffice-Tage für die Steuererklärung.Derzeit können sie zwar durch den Kalender blättern, aber eine richtige Zusammenfassung (z. B. mit Anzahl der Tage je Abwesenheitsart) ist darüber nicht mehr ersichtlich und daher wenig zielführend.Gibt es eine Möglichkeit, wie Mitarbeitende selbstständig eine solche Auswertung für ein gesamtes Kalenderjahr abrufen können – ohne dass wir für jede Person manuell einen Bericht erstellen müssen? Vielen Dank für eure Unterstützung!Liebe GrüßeJulia Albrecht

In einem Team gibt es mehrere Mitarbeiter mit teilweise unterschiedlichen Vorgesetzten. Urlaube werden vom Vorgesetzten genehmigt. Zuvor sollte es aber eine Abstimmung im Team geben - um z.B. Vertretungen zu koordinieren etc.Was ist der beste Workflow um das zu realisieren?Beispiel:MA 1 - X beantragen Jahres Urlaub oder einzelne Urlaube Team sieht die beantragten Urlaube in Personio und bespricht sie Team gibt sie (ggf. nach Anpassungen) frei Urlaube gehen zur finalen Freigabe an die jeweiligen Vorgesetzten 

Hallo aus dem hohen Norden, ich möchte die Möglichkeit haben für die Urlaubsvertretung zwei MA einzutragen, bzw. sollte auch eine Dopplung möglich sein. Ausserdem suche ich die Möglichkeit ggf. auch eine Bereitschaft einzutragen, wenn ein MA Urlaub beantragt. Bei uns überchneiden sich halt manchmal die Vetretungen und MA, die ein Projekt betreuen, sind in Bereitschaft, obwohl Sie Urlaub haben.Rausnehmen wollen wir die Vertretungen auf gar keinen Fall. Hat jemand eine Idee dazu?Schönes Wochenende schon einmal für euch :)

Hi. Bei einer Mitarbeitenden die zum 1.1.25 ein Kontingent von 26 UT per Richtlinie zugewiesen bekommen hat aber 27,5 UT genommen hat, wird der negative Kontostand von 1,5 Tagen (Stand heute) nicht angezeigt. Bei einer anderen Kollegin ist das aber der Fall. Hat irgendjemand eine Erklärung? Hab grade nicht das Gefühl das ich mich auf die Berechnungen verlassen kann ...

ist es denn mittlerweile wenigstens so, dass Arbeitsunterbrechungen erst ab 15 min am Stück (gesetzliche Definition) zur festgelegten Mindest-Pause zählen?D.h. z.B. 5-min-Pausen dürfen nicht zu der festgelegten Mindestpausenzeit zählen. Hier muss dann die z.B. 30 min Pause plus die kürzeren Pausen gemacht werden…

Hallo und Moin, bei unserer Personio-Instanz kümmern wir uns mit mehreren Personen um die mehrstufige Genehmigung von Abwesenheiten.Wenn wir beim ersten Schritt die Abwesenheit genehmigt haben, damit sie als nächstes bei der Führungskraft landet, stellen wir immer wieder fest, dass wir den Klick “genehmigen” zwei- dreimal wiederholen müssen. Das System erzeugt den Eindruck, als habe Personio die Genehmigung durch uns angenommen. Aber statt dessen taucht die Abwesenheit immer noch in unserer Inbox auf, weil der Klick von Personio nicht registriert wurde.Wir können mit der Maus umgehen, da sind wir uns sicher. Woran könnte es liegen, dass wir mehrfach prüfen müssen, ob eine Abwesenheitsgenehmigung abgearbeitet ist? Vielen Dank und viele GrüßeSimone

Guten Tag! Ich habe mal eine Abwesenheitsart erstellt, die wir aber doch nicht benötigen. Die Richtlinie ist keinem Mitarbeiter zugeordnet und es ist auch keine Richtlinie vorhanden. Daher wollte ich die Abwesenheitsart löschen. Wenn ich auf den Mülleimer klicke, kommt jedoch dieses Feld:  Weiß einer, was mit dem Sicherheitsschlüssel gemeint ist? Die Support-KI konnte mir diesbezüglich nicht weiterhelfen...

Hallo zusammen, gibt es irgendwie die Möglichkeit, dass Mitarbeiter wirklich nicht mehr als ihren Urlaub aus dem aktuellen Kontingent nehmen? Als Admins erhalten wir den Hinweis direkt in der Inbox, dass es einen negativen Urlaubskontostand gibt - weder der Mitarbeiter noch die Führungskraft haben diese Nachricht in der Inbox und so muss man immer manuell kommunizieren. Es gibt hier ja schon einige Beiträge dazu, allerdings sind die alle schon etwas “in die Jahre gekommen”. Kann Personio das mittlerweile besser? 

Bei uns gibt es 30 Tage Urlaub zzgl. je ½ Tag für Weihnachten und Sylvester.Wie kann man also 24.12. und 31.12. als halben Arbeitstag hinterlegen, so dass die MA dort ggf. für komplett frei auch nur ½ Tag Urlaub nehmen müssen?Und wie hinterlegen wir die 2 halben Tage im Urlaubsanspruch?Denn diese kommen ja nur zustande, wenn diese 2 Tage überhaupt Arbeitstage sind.

Liebe Alle,mein Fallbeispiel:MA arbeitet in Teilzeit 12h pro Woche verteilt auf 3 Tage. Macht 4 Stunden pro Tag. Die konkreten Wochenarbeitstage sind flexibel. Zeiterfassung soll mit Arbeitszeitkonto erfolgen (also Plus-und Minusstunden fortlaufend erfasst und kumuliert).Lösungsansatz Personio: teile die Wochenarbeitszeit auf alle theoretisch möglichen Tage. Dieser Ansatz geht bei der reinen Zeiterfassung auf, mit Umständen evtl. auch bei Urlaub (kein um die tatsächlichen Arbeitstage gekürzter U-Anspruch im System, der MA bucht alle Tage U, die er in einer Woche nicht da ist), nicht aber bei der Erfassung von Fehlzeiten. Ein Kranktag würde die zu leistende Arbeitszeit um 2,4h reduzieren, tatsächlich sind es aber 4h für einen ausgefallenen Tag. Ergebnis: die Arbeitszeitkonten stimmen nicht, das System ist also nicht nutzbar. Alternativer Lösungsansatz: Man definiert von Montag beginnend Referenztage für das System. Bei 3 AT pro Woche sind das dann

Hallo,gibt es eine Möglichkeit, die Urlaubsanträge bestimmter Pesonengruppen (zB Management) bei Antrag automatisch zu genehmigen? Oder passiert das automatisch, wenn die Regel ist, dass die FK genehmigen muss, es aber keine FK, also keine Person im Org Chart “oben drüber” gibt? Danke im Voraus!

Hallo zusammen,wir haben aktuell ein merkwürdiges Problem mit der Zeiterfassung bei einer Mitarbeiterin und kommen intern nicht weiter.Als Beispiel Oktober 2025:Die Mitarbeiterin hat ihre Zeiten ganz normal erfasst und die Sollstunden erfüllt. In der Übersicht stehen z. B. 148h von 148h.Trotzdem zeigt ihr Zeitkonto über ca. –414 Minusstunden an.In der Tagesübersicht werden mehrere Tage automatisch mit - 8 Stunden als „Minusstunden“ geführt, obwohl für diese Tage Arbeitszeiten eingetragen sind und keine Abwesenheiten vorliegen.Wir haben bereits geprüft: Arbeitszeitmodell Abwesenheiten / Feiertage  für uns wirkt es wie ein System- oder Einstellungsproblem.Hatte jemand von euch so ein Verhalten schon einmal und weiß, woran es liege

Hi, ich hab mal die grundsätzliche Frage, wie ihr Nachtschichten erfasst.Bei uns gehen die Nachtschichten eigentlich 18:00h bis 01:00h, also nur 7 Stunden anstatt der regulären 8 Stunden.Probleme:Verkürzte Nachtschichten können nicht umgesetzt werden, da die Arbeitszeitmodell Lösung zu unflexibel. Sonst gäbe es in jeder Nachtschicht eine Minusstunde. Nachtschicht auf 8 Stunden erhöhen und einen zeitlichen Bonus gewähren > keine Möglichkeit in Personio Nachtschicht auf 8 Stunden erhöhen und einen monetären Bonus gewähren > keine Möglichkeit in Personio (zumindest nicht automatisiert. Manuell bringt nichts). Anwesenheiten müssen auf zwei Tage verteilt werden: Tag 1 18:00 - 00:00; Tag 2 00:00 - 02:00 mit 16 Stunden Pause > Verwirrende Darstellung. Wenn die Nachtschicht von Freitag auf Samstag stattfindet, dann werden die 2 Stunden am Samstag als Überstunden gezählt. Wenn man dann auch noch 8 abgegoltenen Stun