Personio Tipps & Tricks

Liebe Personio-Community,wir befinden uns aktuell in den letzten Schritten zur Umsetzung des Entgelttransparenzgesetzes und beschäftigen uns intensiv mit der Bildung unserer Vergleichsgruppen.Unser Ziel ist es, diese gegenüber unseren Mitarbeitenden möglichst transparent darzustellen. Aktuell stellt uns die sinnvolle und nachvollziehbare Bildung dieser Gruppen jedoch vor Herausforderungen. Wir stimmen uns hierzu eng mit unseren Abteilungsleitern ab, um fachlich plausible Vergleichsgruppen zu definieren.Mich würde interessieren, wie ihr das in euren Unternehmen handhabt. Bildet ihr beispielsweise alle Verwaltungsbereiche (z. B. HR, Finanzbuchhaltung, Marketing etc.) zu einer gemeinsamen Vergleichsgruppe oder trennt ihr diese nach einzelnen Fachbereichen? Welche Kriterien nutzt ihr für die Einteilung?Wir würden uns sehr über einen Austausch und eure Erfahrungen freuen!Liebe Grüße, Aleyna HR Specialist

Hallo zusammen,wir stehen vor einer Herausforderung in unserer Organisation, die vermutlich viele Personio-User betrifft:Gemäß § 8 TVöD sollen Zeitzuschläge für Arbeitszeiten an Wochenenden, Feiertagen oder ab bestimmten Uhrzeiten nicht vergütet werden, sondern die geleistete Arbeitszeit mit einem Faktor X multipliziert werden. Leider haben wir bisher in Personio keine Standard-Lösung gefunden, die diese Berechnung automatisiert abbildet.Da wir das Modul Payroll nicht erworben haben, scheinen uns hier einige Optionen zu fehlen. Wir haben bereits gesehen, dass sich in der Community vor mehreren Monaten ähnliche Fragen ergeben haben – mit dem Ergebnis, dass die betroffenen User auf manuelle Lösungen zurückgreifen mussten.Daher nun meine Frage:Wie habt ihr das Problem gelöst? Gibt es Workarounds oder Best Practices, die ihr empfehlen könnt? Ist bekannt, ob Personio eine softwareseitige Lösung plant, um diese Berechnungen künftig einfacher abzubilden?Wir denken, dass dies ein Feature ist,

Hallo zusammen,wir beschäftigen uns aktuell mit der Einrichtung einer Stellenarchitektur in Personio – auch mit Blick auf die Anforderungen des Entgelttransparenzgesetzes.Wir sind ein Unternehmen mit einer eher flachen Hierarchie und wenigen Führungsebenen. Aktuell arbeiten wir mit den Dimensionen Jobfamilie, Joblevel und Führungsverantwortung, welche als Attribute angelegt sind.Dabei stellt sich für uns insbesondere die Frage, wie andere Unternehmen die Stellenarchitektur eingerichtet haben und dabei die optionalen Felder Stellenfamilie, Stellenebene und Karrierepfad in Personio nutzen und voneinander abgrenzen. Gibt es hierzu Best Practices oder Praxisbeispiele – über das fiktive Unternehmen aus dem Helpcenter-Beitrag hinaus? Nutzt ihr separate Karrierepfade (z. B. Fach- und Führungslaufbahn) oder ausschließlich Jobfamilien und Joblevel? Wie bildet ihr Führungsverantwortung ab – als Bestandteil der Stellenarchitektur oder lediglich als zusätzliches Attribut? Wie habt ihr eure Ste

Hallo zusammen,gibt es in Personio eine Möglichkeit, Aufgaben und Erinnerungen automatisch an eine Vertretung weiterzuleiten, wenn eine Person im Urlaub oder krankheitsbedingt abwesend ist?Wir würden gerne vermeiden, dass wichtige Aufgaben während einer Abwesenheit liegen bleiben. Ideal wäre eine Funktion, mit der man für bestimmte Zeiträume eine Vertretung hinterlegen kann, die automatisch alle relevanten Aufgaben und Erinnerungen erhält.Falls das aktuell nicht möglich ist: Habt ihr hierfür Workarounds oder Best Practices im Einsatz?Vielen Dank für eure Erfahrungen und Tipps!

Hi zusammen,wir nutzen das Planungs-Feature von Personio, was sehr hilfreich ist, um offene Positionen übersichtlich und einfach darzustellen und direkt mit Levels, Job Familien etc. zu verbinden. Die offenen Positionen werden dann auch im Org-Chart angezeigt - allerdings nur mit der Positions-ID und nicht dem Job Namen (Zielstellenbezeichnung). Dadurch sieht man zwar auf den ersten Blick im Org-Chart wie viele Positionen in einem Team offen sind, aber nicht, welche Stellen das genau sind - was wiederum sehr hilfreich wäre für die Planung.Daher meine Frage: Gibt es irgendeine Möglichkeit, das anzupassen, sodass man neben dem Koffer-Symbol den Job Namen sehen kann (siehe Screenshot)? Vielen Dank schon mal & LG Christina 

Liebe Community,in den Mitarbeitendenrollen gibt es eine vordefinierte und nicht veränderliche Rolle “Administration”. Eigner dieser Rolle haben systemweite funktionale Rechte als auch komplette Datenrechte. Über diese Rolle kann das gesamte System konfiguriert werden, das Abonnement eingesehen und verändert werden und die Authentifizierung eingerichtet werden sowie Schnittstellen zu anderen Systemen.Wenn ich es richtig interpretiere (Doku), kann aber nur über diese Administrationsrolle bestimmte operative Aufgaben ausgeführt werden. Dazu gehören:Genehmigungsprozesse einrichten Unternehmens-Shortcuts verwalten Mitarbeitendenrollen verwalten Individuelle Berichte freigeben Genehmigungen für Änderungen von Mitarbeitendendaten einrichten und beobachten Erinnerungen an die Prüfung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung erhalten Status aller offenen Unterschriftenanfragen verfolgen Datenimporte durchführenDas kann doch nicht sein, oder? Wie habt ihr das Problem gelöst oder habe ich evtl. etwas

Moin zusammen,ich brauche mal wieder eine Best Practice, diesmal zu den Anwesenheitsmodellen.Vorhin habe ich zum ersten Mal gesehen, dass ich max. 25 Anwesenheitsmodelle einrichten kann und dass diese Grenze bei uns schon erreicht ist.Mein Problem: Ich muss die “alten” jetzt löschen, damit ich neue anlegen kann. ABER das geht nicht, weil ich dann folgende Meldung bekomme:Die Person ist noch hier angestellt, hat aber inzwischen ein anderes Modell. Löschen darf ich dieses hier aber offenbar nicht, weil sonst dem Text nach die Zeitwirtschaft dieser Person ins Chaos stürzt.Wechselt jemand das Zeitmodell, steht leider nirgendwo ein “Bis zum” Datum, sondern nur so etwas als Beispiel:Das individuelle Arbeitszeitmodell steht hier mit “seit TT/MM/JJJ”, hat aber kein Ende-Datum. Es gibt nur ein neues SEIT Datum.Wie soll ich das denn bitte lösen?

Hallo Zusammen,wir möchten nun die Zeiterfassung vorerst bei Werkstudenten und Mitarbeitenden auf Stundenlohnbasis in Personio einführen.Auch wenn wir einiges zu den Arbeitszeitmodellen und der Zeiterfassung bei Personio gelesen haben, bitten wir um Eure Mithilfe/Info, wie wir das Arbeitszeitmodell von Werkstudenten am besten einrichten. Wenn wir ein flexibles Arbeitszeitmodell einrichten, wie läuft es dann in der Praxis genau ab und wie sehen die Arbeitszeitmodelleinstellungen in diesem Falle am besten aus? Muss der Werkstudent dann auf jeden Fall zu Beginn ein Zeitmodell einreichen oder kann es auch ohne laufen und bei der Zeiterfassung orientiert sich Personio dann an den Wochenstunden in den Personalinformationen?Und wie verfährt Personio, wenn das Zeitmodell mal nicht der Zeiterfassung des Mitarbeitenden entspricht, weil er z. B. an einem anderen Tag arbeitet und es nicht eingereicht hat (Kontrolle Genehmigungsworkflow, Ausgleich über Überstundenkonto, etc.)?Und unsere letzte Frag

Hallo Personio Community 👋mich würde interessieren, wie ihr die Vertragserstellung/-verwaltung und E-Signaturen mit Personio handhabt.Wir haben die Personio-Vertragsvorlagen getestet, aber die Bearbeitungsmöglichkeiten wirken ziemlich eingeschränkt. Außerdem beinhaltet unser Plan nur eine begrenzte Anzahl an E-Signaturen, sodass wir in manchen Fällen weiterhin auf externe Tools (z. B. Word-/PDF-Workflows) zurückgreifen müssen, um Verträge effizient zu versenden.Wie macht ihr das in eurem Setup?Verwaltet ihr Verträge vollständig in Personio (Vorlagen + Signatur)?Oder nutzt ihr ein separates Tool für Vertragsmanagement und/oder E-Signaturen?Falls ihr ein separates Tool verwendet: Für welchen Anbieter habt ihr euch entschieden (Vertragstool und/oder E-Signatur)? Wie gestaltet ihr in der Praxis die Integration mit Personio (native Integration, Zapier/Make, API, manuelle Schritte)? Gibt es Learnings oder Stolperfallen, die man vermeiden sollte? Soweit ich sehe, bietet Personio keine na

Hallo liebe Community,das automatische Jobposting von Personio über indeed funktioniert bei uns leider nicht so gut. Daher stelle ich unsere Stellen auch manuell bei Indeed ein. Hierüber kommen dann auch viele Bewerbungen - mit dem Nachteil, dass ich die Bewerbungen dann manuell in Personio einpflegen muss. Nun bietet indeed über den Integration Hub die Anbindung an Personio an. Dadurch sollen sowohl die Stellen von Personio auf indeed gespielt werden und gleichzeitig die Bewerbungen von indeed in Personio eingespielt werden. Hat jemand von euch schon Erfahrung damit gemacht? Ich würde mich über einen Austausch freuen 🙂

Hallo zusammen,ich wollte einmal in die Runde fragen, ob es mittlerweile in Personio eine Möglichkeit für Reboarding-Prozesse gibt. Also z. B. nach Mutterschutz, Elternzeit oder längerer Krankheit.Bisher habe ich nur die Optionen fürs On- und Offboarding gefunden, aber kein Pendant fürs Reboarding.Außerdem interessiert mich, ob es eine Möglichkeit gibt, einen Ablaufplan (Checkliste) für Abteilungswechsel zu hinterlegen. Also einen wiederkehrenden Prozess, den man wie beim On- und Offboarding einfach abhaken kann.Gibt es dazu vielleicht schon ein Update oder Workarounds, die ihr nutzt?Daaaanke schon einmal an euch :) Liebe GrüßeDenise

Hallo zusammen,wir möchten aktuell unser Orgchart in Personio aufräumen und die Positions- bzw. Stellenbezeichnungen vereinheitlichen. Aktuell sind für sehr ähnliche Rollen viele unterschiedliche Titel im System hinterlegt, was das Organigramm ziemlich unübersichtlich macht.Bevor wir starten, stellt sich uns vor allem eine praktische Frage:Kann man Positions- oder Rollenbezeichnungen in Personio gesammelt/zentral ändern, oder müssen diese tatsächlich bei jeder einzelnen Person manuell angepasst werden, um eine einheitliche Struktur zu schaffen?

Hallo Community,wir haben verschiedene Gesellschaften (auch länderübergreifend) und es gibt Mitarbeitende, die aufgrund unserer Konstellationen mehr Auswahlmöglichkeiten bräuchten, um Abwesenheiten aus Personio via ICal Abo in ihren Google Kalender zu laden. Es wäre z.B. auch notwendig bestimmte Personen auszuwählen oder mehrere Gesellschaften und Abteilungen.Wie macht ihr das, wenn Mitarbeitende mehrere Attribute auswählen müssten in der iCal-Abo-Funktion?Oder habt ihr sonst noch Ideen wie man Abwesenheiten aus Personio in den Kalender synchronisieren könnte? 🙏🏻

Hallo liebe Community,wenn jemand in unserem Unternehmen über die Personio-App (Telefon) die Pausentaste drückt, dann beginnt die Zeit, die zu sehen ist, bei 59 Minuten und 50 Sekunden. Beendet man die Pause, wird im System die tatsächliche Pausenzeit angezeigt, also entsteht bisher nur eine “visuelle” Verwirrung. Am PC tritt dieser “Fehler” jedoch nicht auf und zeigt direkt die tatsächliche Pausenzeit an. Meine Frage: Weiß jemand, woran das liegen kann?  Ich bedanke mich im Voraus.Liebe Grüße Eric 

Hallo zusammen,wir beschäftigen uns aktuell mit dem Performance-Modul in Personio und möchten Ziele mit einem Zielbonus verknüpfen.Dabei stellen sich uns vor allem Fragen zum End-to-End-Prozess zwischen Führungskraft, Performance-Bewertung und Payroll – insbesondere zum Ende eines Zielzeitraums.Konkret interessieren uns eure Erfahrungen zu folgenden Punkten: Erhält die Führungskraft zum Ende des Zielzeitraums automatisch eine Erinnerung, den Ziel-Fortschritt zu prüfen bzw. final zu aktualisieren? Wie stellt ihr sicher, dass die Zielbewertung final abgeschlossen ist (z. B. Status, Freigabe, Abschlusslogik)? Wie bekommt bei euch die Payroll-Abteilung die Information, welcher Zielbonus ausgezahlt werden soll – und wer stellt sicher, dass in der Gehaltsübersicht der Mitarbeitenden ausschließlich der freigegebene Betrag steht? Wie kann Payroll nachvollziehen, dass es sich um den final genehmigten Betrag handelt und nicht um einen Zwischenstand? Uns interessieren besonders praxisnahe S

Hallo Zusammen,ich habe leider kein Post zu diesem Thema gefunden.Was die Stundenzettel angeht bin ich geradezu schockiert. Sie sind unübersichtlich und verschwenderisch was Papier angeht.Nutzt irgendjemand diese “Stundenzettel” die man sich hier aus dem Personio exportieren kann?Oder gibt es irgendwo die Möglichkeit sich das Format ein wenig an die eigenen Bedürfnisse anzupassen?Vielleicht hab ich es ja nur übersehen.Grüße

Hallo zusammen, ich brauche für folgendes Problem eine Hilfestellung bzw. einen funktionierenden Workaround: Mitarbeiter erkrankt - meldet Abwesenheitszeitraum über Personio - gibt Vertreter an - Genehmigung durch Vertreter - Genehmigung durch HR - Genehmigung durch Vorgesetzen - AU wird automatisch abgefragt - passt!Nun bietet Personio jedoch die Möglichkeit, dass der Vertreter die Wahl hat, die Vertretung  anzunehmen oder abzulehnen. Wir hatten nun mehrfach den Fall, dass Vertreter die Vertretung abgelehnt haben. Ergo: die gesamte Abwesenheitsanfrage verschwindet irgendwo in Personio. Keiner kann mehr nachvollziehen, dass hier überhaupt eine Anfrage gestellt wurde bzw. kommt diese auch nicht bei der HR an. Fatal, denn der Mitarbeiter fehlt so unentschuldigt.Wie handhabt ihr dies denn bei euch? Hapert es bei meinen Einstellung oder läuft es wirklich wie bei abgelehnten Urlaubsanfragen, dass der Antrag einfach gelöscht wird (was ich übrigens auch mehr als bedenklich finde)?  Vielen Dan

Liebe Community,  wir suchen best practices für den neuen Genehmigungsprozess, der nun unter Automation / Workflow gezogen wurde. Vielleicht übersehen wir hier einiges. Denn wir hatten gehofft, nun auch alle Abwesenheitsanfragen mit einem Klick an eine Vertretung weiterleiten zu können, wenn sich ein Mitarbeitender in Elternzeit oder im Sabbatical (gerne auch Urlaub) befindet. Leider scheint dies weiterhin nicht möglich zu sein, sodass die manuellen Einstellungen nach wie vor für jede einzelne Anfrageart separat vorgenommen werden müssen.Die allgemeine Funktion, nach der Anfragen unternehmensweit automatisch eine Hierarchieebene nach oben eskalieren, wenn eine Führungskraft abwesend ist, wird von der Geschäftsführung nicht gewünscht. Wir lassen uns hier positiv überraschen von euren Best Practices :-). Schöne Grüße

Guten Morgen zusammen,hat noch jemand Performance Problem mit Personio?Wir könne uns zwar anmelden, aber die Inhalte laden nicht. Auch die Support Funktion geht nicht…Heeelp!Viele Grüße und happy MondaySarah  

Hallo zusammen,wir arbeiten regelmäßig mit Freelancern, die in Personio als Externe angelegt werden (wegen Vertrag & Dokumentenverwaltung, Onboarding Schritte).Wichtig: Sie haben keinen Login-Zugang zu Personio.Nun die Frage:Wie löst ihr in Personio am besten das Thema Zeiterfassung und Kontingentverwaltung für Freelancer? Bisheriger Ansatz: Freelancer liefern eigene Timesheets (Excel, PDF etc.). Diese legen wir im Profil unter Dokumente ab. Aber: Ich muss im System ein Arbeitszeitmodell auswählen, auch wenn keine echte Erfassung gewünscht ist. ❓ Konkret suche ich nach einem Best Practice: Welches Arbeitszeitmodell legt ihr für Freelancer an? Habt ihr vielleicht sogar eine elegante Lösung gefunden, das sauber in Personio abzubilden, ohne dass es nach „Scheinselbstständigkeit“ aussieht? Vielen Dank vorab für euer Feedback & eure Erfahrungen 🙌Liebe GrüßePia

Hallo Community,Wir sind aktuell dabei, einen rechtssicheren Prozess zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) im Unternehmen aufzusetzen. Dabei kommt natürlich auch die Frage auf, wie wir diesen bestmöglich soweit wie möglich mit den Workflows automatisieren. Da der Prozess allerdings etwas komplexer ist, mit verschiedenen Genehmigungsschritten/Pfaden, frage ich mich ob ihr da best-practices aus euren Unternehmen habt, wie ihr die Systemseitigen Möglichkeiten nutzt?  Alternativ an dieser Stelle auch die Frage an das Personio-Team, ob eine BEM-Standard Workflow Vorlage aktuell in Planung ist? Meist ist der Grundprozess (z.B. Info’s an FK, Genehmigungen bei Annahme/Absage der Einladung, Aufgabe zur Terminplanung, etc.) ja doch eher standardisiert. Vielen Dank und beste Grüße aus Hamburg,Lukas