Mitarbeiterrollen & Genehmigungen

Hallo liebe Community,wir befinden uns aktuell in den letzten Schritten unserer Personio-Implementierung.In unserem bisherigen Tool haben wir die Möglichkeit, bei der Beantragung bestimmter Abwesenheiten Pflichtfelder abzufragen. So müssen unsere Mitarbeitenden beispielsweise bei einem Business Trip angeben, ob sie eine CoC- oder A1-Bescheinigung benötigen, sowie den Zweck und den Ort der Reise eintragen.In Personio habe ich bisher lediglich das Kommentarfeld gefunden, dieses ist jedoch optional und lässt sich meines Wissens nach nicht als Pflichtfeld konfigurieren.Gerne würden wir diese oder eine ähnliche Funktion auch in Personio abbilden. Habt ihr hierfür eventuell Ideen oder Best Practices?Vielen Dank vorab!

Hallo zusammen, wir möchten gerne verhindern, dass Mitarbeitende im Status Onboarding bereits vor ihrem ersten Arbeitstag andere Mitarbeitende sehen können. Ich habe hier im Forum schon einen ähnlichen Beitrag gefunden. Dort wurde empfohlen, eine eigene Rolle für Onboarding-Mitarbeitende anzulegen und den Zugriff auf die eigenen Daten zu beschränken. Leider funktioniert das bei uns nicht, da im Öffentlichen Profil systemseitig bereits „Alle“ hinterlegt ist. Dadurch können die Mitarbeitenden trotzdem alle anderen Personen sehen. Hat jemand eine Idee, wie man das umgehen kann oder eine andere Lösung dafür gefunden? Vielen Dank! 😊

Hallo,um die Mitarbeiterrollen richtig zu zu ordnen würde ich bei einem Mitarbeiter gerne zwei Führungskräfte hinterlegen, damit ich bei der Rollenverteilung die folgende Bedingung verwenden kann: Führungskraft ist xxx.Gibt es eine Möglichkeit das Attribut zu verändern? Da das Attribut auch in Dokumenten verknüpft ist würde ich es gerne beibehalten um nicht jedes Dokument anpassen zu müssen.Oder fällt jemandem eine andere Möglichkeit ein, wie man die Mitarbeiterrolle entsprechend anlegen kann?Vielen Dank vorab

Hallo,zum 1.1.23 planen wir die Anwesenheiten in Personio zu nutzen.Wir haben getestet und für die Mitarbeiter sieht es gut aus.Der Mitarbeiter trägt seine Zeiten/Pausen ein und der Vorgesetzte genehmigt diese dann.Unser Problem:Die Buchungen von uns als Admins erscheinen nicht bei unserem Vorgesetzten. Wir haben eine extra Rolle erstellt, damit wir mit ein paar Kollegen testen konnten und wir Admins sind auch darin. In der Community habe ich nichts gefunden.Wo fehlt die Info fürs System? Bei Urlaub geht es 😃.Ich freue mich auf Eure Antwort.Danke und GrußGaby

Hallo zusammen,wie kann man die Rollen während der Abwesenheit auf einen anderen Personaler automatisch umswitchen? Wir wollen die Rolen nicht immer manuell anpassen, sondern sobald ein Personaler im Urlaub oder anderweitig abwesend ist, die Rolle auf den/die Vertreter:in übergeht. Im KI Helpcenter wird angezeigt, dass dies wie folgt möglich ist, aber diese Funktion finden wir nicht "Einstellungen" > "Berechtigungen" > "Vertretungsregeln". Hier können Sie neue Vertretungsregeln anlegen, indem Sie auf "Neue Vertretungsregel" klicken. Geben Sie einen Namen für die Vertretungsregel an und wählen Sie den Mitarbeiter aus, der vertreten werden soll.Hat jemand eine funktionierende Lösung dafür?Danke und liebe Grüße

Hallo,wir möchten ein aktives, internes Profil nur für eine bestimmte Personengruppe bzw. für bestimmte Rollen sichtbar machen. Wie können wir dies am besten umsetzen?Evtl. ist für die Antwort noch die Info wichtig, dass wir bei der Rolle "alle Mitarbeitenden" unter "Personalinformationen -> Öffentliches Profil -> anzeigen" bereits einen individuellen Zugriff definiert haben. Hier hatten wir dann auch das eine Profil ausgeschlossen. Dieser individuelle Zugriff bei der Rolle "Alle MA" kann jedoch unter dem Reiter "anzeigen" bei anderen Rollen nicht mehr bearbeitet/erweitert werden. Wir benötigen daher bitte eine Möglichkeit, den Zugriff für andere Rollen (GL, FKs, HR) in der Art zu erweitern, dass die MAs dieser Rollen die bei der Rolle "alle MA" ausgeschlossenen MA sehen können.Kurz: Wie können wir die Sichtbarkeit von bzw. den Zugriff auf Profile definieren?Besten Dank für Eure Antworten und viele Grüße,Susanne Hof

Hallo,wie ist es möglich in dem von Personio vorgegebenen Führungskraft Attributs des Mitarbeiters zwei Führungskräfte einzutragen?Dies würde es für uns wesentlich leichter machen die Mitarbeiterrollen zu vergeben.Ein zusätzliches Anlegen eines Führungskräfte Attributs halte ich für unsinnig, da das Attribut in mehreren Dokumentenvorlagen verkoppelt ist. Vielen Dank für eure Vorschläge.

Hallo zusammen, ich habe in Personio Teams eingerichtet und die Mitarbeiter der Teams haben unterschiedliche 2. Führungskräfte (Teamleiter). Jetzt möchte ich die Urlaubsanfragen der Mitarbeiter immer dem jeweiligen Teamleiter, also der 2. Führungskraft  des Teams zuordnen.  Ich habe die 2. Führungskraft jeweils im Profil der Mitarbeiter hinterlegt. Richtige ich den Genehmigungsprozess wie folgt ein, erhalten aber ALLE 2. Führungskräfte die Urlaubsanträge ALLER Mitarbeiter, bei denen eine 2. Führungskraft hinterlegt ist. Was muss ich ändern, damit die Hierarchie richtig erkannt wird?   Danke und viele Grüße,Susen 

Hallo zusammen, hat schon mal jemand einen “Dienstgang” angelegt  oder eine Idee, wie das umgesetzt werden kann?Gemeint ist, wenn die Kollegen für einen zeitlich begrenzten Termin (z. B. eine Besichtigung vor Ort) das Bürogebäude verlasen und im Anschluss wieder zurück ins Büro kommen.Uns geht es um die Ansicht im Teamkalender, das ein Kollege zeitlich befristet am Tag außer Haus ist. Danke bereits vorab für Ideen und Rückmeldungen und viele GrüßeDaniela

Liebe Community,ist es möglich einzustellen, dass Genehmigungsanfragen bezüglich der Zeiterfassung nur an direkte Vorgesetzte gehen, und nicht noch zusätzlich an die übergeordnete Führungskraft?Liebe Grüße!

Hallo zusammen!Wir sind ein mittelgroßes Unternehmen, dass gern sein Talentmanagement mehr über Personio laufen lassen würde. Zentral ist es dafür für uns, dass wir für unsere Mitarbeitenden Rollenprofile erstellen möchten, die diese jederzeit einsehen können. Anhand dieser sollen sie ihre Aufgaben nachlesen und sich daran orientieren könne. Gibt es eine Möglichkeit, so etwas in Personio zuzuweisen? 

Hallo! Wir möchten einen Workflow einführen, mit dem Mitarbeitende zu Beginn des Folgemonats (z. B. 2. Arbeitstag) ihre Zeiterfassung an ihre Führungskraft freigeben (damit die Richtigkeit bestätigen) und die Führungskraft in einem zweiten Genehmigungsschritt (z. B. 5. Arbeitstag) ebenfalls bestätigt. Leider finde ich bis dato keine Hinweise, wie sich das abbilden lässt. Wenn dies so nicht möglich ist, was wäre ein alternativer Workflow? Versand einer Vorlage nach dem Motto “ich bestätige die Richtigkeit meiner Zeiterfassung des Monats x” mit Unterschrift erst durch Mitarbeitenden und dann durch die Führungskraft? Das würde aber monatlichen Zusatzaufwand bedeuten. Danke für Feedback und Ideen!

Hallo zusammen, wie kann man in Personio die runden Geburtstage als Erinnerung abbilden? Wenn es über das Attribut Geburtstag angelegt werden soll, wird es laut meinem Verständnis nicht mit dem Geburtsjahr angelegt oder? Also dass eine solche Erinnerung nicht möglich wäre:Z.b. 18 Jahre sind 6570 Tage Also Erinnerung 8 Wochen vor dem 18 => Erinnerung: 6514 Tage nach dem GeburtstagHabt ihr da schon einen Weg gefunden oder verstehe ich es nur falsch und Geburtstag wird tatsächlich auf das ganze Datum bezogen z.b. 20.03.1997  Liebe Grüße und herzlichen Dank! 

Hallo zusammen, bei uns ist aktuell das Phänomen aufgetreten, dass die Führungskraft den Bereich Onboarding einsehen kann, obwohl sie gemäß der Rolle keine Berechtigung dazu hat: Ist das bei euch auch schonmal vorgekommen? Viele GrüßeHeike 

Hallo liebe Community,wir arbeiten aktuell mit Projekten und haben dafür einen Projektmanager angelegt. Leider kann dieser die Projekte nicht einsehen.Normalerweise sollte in der Anzeigespalte unter Anwesenheiten und Abwesenheiten auch der Punkt Projekte erscheinen – dieser fehlt jedoch bei ihm.Die Mitarbeiterrollen und Berechtigungen wurden bereits angepasst. Der Projektmanager kann zum Beispiel bei allen Mitarbeitenden die Arbeitszeiten einsehen, jedoch fehlt ihm die Projektansicht.Hat jemand von euch vielleicht eine Idee, woran das liegen könnte oder welche Einstellung wir noch prüfen sollten?Vielen Dank schon einmal für eure Hilfe!Liebe GrüßeKatharina 

Hallo und guten Tag, kann ein Mitarbeiter für seine Urlaubsvertretung auch 2 Kolleginnen vermerken?

Hallo! Ich würde gerne die Teamleiter = Leads einsetzen, um bestimmte Mitarbeiterattribute freizugeben. Das scheint aber nicht zu funktionieren, da sie nicht als Rolle hinterlegt sind:  Das heißt, ich muss ggf. jedem Mitarbeiter in einem Team einzeln eine zweite Führungskraft zuordnen, anstatt dass sich das durch wechseln des Teams von selbst ändert? Das wäre schade. Kann man den Workflow diesbezüglich noch erweitern oder verstehe ich noch etwas falsch? Danke und viele GrüßeSusen

Hallo liebes Personio-Team,hallo Communityich habe eine Frage zu Rollen & Berechtigungen und hoffe auf eure Unterstützung.Ausgangslage:Ich möchte, dass ein Mitarbeiter seine Anwesenheitsperioden selbst importieren kann.Dafür habe ich ihm eine neue Rolle eingerichtet und dieser Rolle die entsprechenden Berechtigungen vergeben (gemäß eurer Dokumentation).Problem:Der Mitarbeiter kann in seinem Profil die Einstellungen gar nicht sehen, über die laut Anleitung die Importfunktion aufgerufen werden soll.Entsprechend ist es ihm aktuell nicht möglich, den Import selbst durchzuführen.Frage: Woran kann es liegen, dass ein Mitarbeiter die Einstellungen im eigenen Profil nicht sieht, obwohl die Rolle die passenden Berechtigungen haben sollte? Gibt es zusätzliche Voraussetzungen oder eine Einstellung, die leicht übersehen wird? Vielen Dank vorab für eure Hilfe – ich freue mich über jeden Hinweis oder Erfahrungswert

Hallo zusammen, wir haben gerade Personio für alle Mitarbeiter ausgerollt und geben ausschließlich über Personio die Gehaltsabrechnungen raus. Jetzt sind wir über den Gedanken gestolpert, dass ein Mitarbeiter, der uns verlässt, nicht mehr an seine Abrechnung etc. kommt. Wie habt ihr das gelöst? In den Rollen kann man ja leider inaktiven Mitarbeitern keinen Zugriff geben. Aus unserer Sicht wäre es wünschenswert, wenn inaktive Mitarbeiter noch für einen gewissen Zeitraum (ca. 2 Monate) Zugriff auf ihre Unterlagen hätten. Freue mich über eure Rückmeldungen. Viele GrüßeHeike

Hallo zusammen, wie habt ihr den oben genannten Fall gelöst? Wenn der Vorgesetzte abwesend ist, wie kann dann die fachliche Führungskompetenz stellvertretend die Abwesenheiten freigeben?  Ich freue mich auf euer Feedback oder Lösungsideen.  Liebe Grüße

Hallo Community,es geht um Folgendes:Wir haben einen Mitarbeiter aus einer befristeten Ausgangsposition (hier Ausbildung) in eine Festanstellung übernommen.   Der Wechsel erfolgte während des laufenden Monats.   Vorgehensweise: Mitarbeiter zunächst gekündigt (nicht wirklich, nur in Personio auf Arbeitsverhältnis beenden geklickt) Einen Tag später in seiner neuen Position wieder eingestellt (Wiedereinstellung alter Mitarbeiter)   Die Datenübernahme hat funktioniert: Das alte, inaktive Mitarbeiterprofil wurde mit dem neuen Profil verknüpft Als Admin kann ich das sehen, der Mitarbeiter leider nicht   Meine Frage: Gibt es eine Möglichkeit, dem Mitarbeiter selbst Zugriff auf sein altes Profil zu geben? Ziel: Er soll weiterhin die dort hinterlegten Daten und insbesondere die Dokumente einsehen können

Hallo zusammen,wenn ich als Verantwortlicher einen Urlaubsantrag ablehne, gibt es dann die Möglichkeit einen Kommentar zu übertragen? So könnte man dem Mitarbeiter direkt mitteilen, warum der Urlaub nicht genehmigt wird.Danke vorab und viele GrüßeTina

Hallo,wir wollen uns auf diesem Wege bei Euch erkundigen, ob Ihr schon Erfahrungen zur Einführung der neuen optimierten Methode zur Einrichtung von Abwesenheitsgenehmigungen in Personio habt, sofern Ihr schon auf die neue Oberfläche zugreifen könnt?Müssen wir vor der Einführung/Migration etwas beachten? Was geschieht z. B. mit den eingerichteten Mitarbeitendenfiltern für die Genehmigungsprozesse?Grund unserer Nachfrage ist, dass wir damals bei Einführung der Abwesenheitsrichtlinien in den ursprünglichen Abwesenheitsarten vor unserem Rollout noch Änderungen hätten vornehmen müssen (z. B. bzgl. der jeweiligen Vertretungsregelung). Doch leider hatten wir den Zeitpunkt verpasst und völlig übersehen, dass wir nach der Umstellung auf die Abwesenheitsrichtlinien und der automatischen Zuweisung diese Änderungen nicht mehr vornehmen können. Somit mussten wir vorm Rollout fast alle Abwesenheitsrichtlinien neu anlegen und zuweisen.Daher möchten wir mit unserer o. a. Nachfrage auf “Nummer sicher g

Hallo zusammen, seit gestern Nachmittag sind alle unsere Genehmigungsregeln für alle unsere Abwesenheiten verschwunden! Hat vielleicht noch jemand das Problem? Anfrage an Support habe ich bereits gestellt … Unsere Liste zu den beantragten Abwesenheiten sieht jetzt so aus:Es fehlen die Namen unter “Zugewiesene Person”, also derjenigen, die diese Abwesenheit zu genehmigen haben. Hat vielleicht jemand einen hilfreichen Tipp?Liebe Grüße, Wiebke

Hallo zusammen,ich würde gerne unseren Bereichsleiter*innen die Berechtigung geben, eigene Workflows zu erstellen. Leider kann ich bei den Berechtigungen aber nur auswählen, dass sie “alle” Workflows sehen und bearbeiten können. Gibt es eine Möglichkeit, diese Berechtigung einzuschränken?Liebe GrüßeJana