Integrationen & Workflows

Hallo zusammen, da ich bisher nur 2 Jahre alte Beiträge gefunden habe, möchte ich das Thema nochmal aufmachen: Wir möchten gern die eSignatur nutzen und wollen gern das Dokument (welches nicht immer mit Vorlage aus Personio erstellt wird) erst vom Vorgesetzten und dann vom MA unterzeichnen lassen.Kann man dies als Workflow abbilden oder wo muss man das einstellen? Ich freue mich über Hilfe. Liebe GrüßeDenine aus Köln

Hallo,um unser HR Reporting zu erweitern & zu verbessern, wollen wir von einem Excel Dashboard in Power BI wechseln.Die Personio-Analysen per se reichen leider nicht aus bzw. sind nicht verlässlich (zeigen teilweisefalsche Werte an).Hat jemand aus der Community hier Erfahrungswerte mit einer Personio - Power BI API und könnte sich hierzu austauschen? In alten Beiträgen habe dazu nicht viel gefunden bzw. war es bereits veraltet.In meiner allgemeinen Recherche fand ich diese Beiträge relativ hilfreich: https://reload-hr.com/2024/02/13/personio-x-power-bi-erstellen-automatisierter-hr-dashboards-teil-1/ & https://reload-hr.com/2025/02/25/personio-x-power-bi-erstellen-automatisierter-hr-dashboards-teil-2/Ich freue mich auf Rückmeldungen & Austausch! :)Viele GrüßeKathrin

Hallo,ich möchte per API oder Custom Report die Soll- und Ist-Stunden eines Mitarbeiters auslesen.Normalerweise haben wir keinerlei Überstundenkonto. Spezielle Mitarbeiter können aber manchmal Überstunden bewilligt bekommen. Diese werden grundsätzlich im Folgemonat ausbezahlt.Für unser internes Reporting benötige ich nun einen Report, der mir für alle Mitarbeiter die aktuellen Ist + Sollstunden für den aktuellen Monat bzw. den letzten Monat anzeigt.Leider habe ich unter Custom Reports keine Option gefunden entsprechende Felder / Werte zu ermitteln. Kann mir jemand helfen und mir die Feldnamen nennen, bzw. wie ich diese dann in einem Report als Tabelle abfragen kann.Danke 

Da Personio keine Optionen bietet, Überstunden individuell neu zu berechnen, möchten wir unsere eigene Logik über die API implementieren.Gibt es eine Möglichkeit, am Ende eines Zeitraums (bei uns der Monat) eine Art „Korrekturbuchung“ zu erstellen, um eine spezifische Berechnung basierend auf unserer internen Überstundenregelung anzuwenden? Zum Beispiel so:Ein Monat hat eine Soll-Arbeitszeit von 176 Stunden (22 Tage) Ein Mitarbeiter hat in diesem Zeitraum 200 Stunden erfasst Zunächst sind das 24 Überstunden, aber… ...da unsere Überstundenvereinbarung vorsieht, dass z. B. 10 % der Soll-Arbeitszeit nicht als Überstunden anerkannt werden (in diesem Beispiel 17,6 Stunden), ergeben sich zusammenfassend für diesen Zeitraum 24 - 17,6 = 6,4 Überstunden.Ich möchte also zum Monatswechsel eine Korrekturbuchung von „-17,6“ Stunden auf das Zeitkonto des Mitarbeiters buchen, sodass nur die 6,4 als Überstundensaldo verbleiben. Wie kann ich das über die API erreichen?Ist mein Anliegen verständlich? Rü

Hallo zusammen,wir wollen Personaldaten über die Personio API in ein eigenes Dashboard (Google Sheets/Looker Studio) ziehen, weil das Standard-Dashboard in Personio bei größeren Datenmengen aggregiert/gruppiert und für unsere Analysen nicht ausreichend granular ist.Die API-Anbindung funktioniert grundsätzlich: Standardattribute wie first_name, department, hire_date, weekly_working_hours kommen korrekt. Bei unseren Custom-Attributen bekommen wir jedoch keine Werte zurück – obwohl:wir die dynamischen Keys (z. B. dynamic_...) verwenden, nicht die UI-Bezeichnungen die Custom-Attribute im Employees-Endpoint der API-Credentials explizit auf der Whitelist stehen die Felder bei Mitarbeitenden gepflegt sindFragen an die Community:Hat jemand verlässlich Custom-Attribute über den Employees-Endpoint auslesen können, wenn die dynamischen Keys whitelisted sind? Gibt es bekannte Einschränkungen (Rechte/Sichtbarkeit/Subcompany/Rollen/Datentypen), die zu „leeren“ Werten führen? Ist euch ein aktueller B

Hallo zusammen,ich habe eine Frage zum Wiedereinstieg von Personen und der Verknüpfung von Personio und Microsoft. Wenn eine Person ihr Arbeitsverhältnis beendet, wird das alte Profil auf inaktiv gesetzt. Mit der Inaktiv-Setzung wird auch der Microsoft-Account gesperrt. Wenn die Person dann wieder eingestellt wird, wird ein neues Profil angelegt. Im neuen Profil gebe ich die alte Mailadresse an und im alten Profil wird eine Pseudo-Adresse hinterlegt. Trotzdem sperrt Personio weiterhin das Microsoft-Konto des neuen Profils, obwohl dieses ja aktiv ist. Ich denke, dass es ggf. an der hinterlegten Mitarbeiter-ID liegt und diese noch im alten Personio-Profil mit dem Microsoft-Konto verbunden ist und daher das Konto immer wieder sperrt.Ist es möglich in Personio diese ID anzupassen?Oder gibt es ein anderes Work-Around?Liebe GrüßeJana 

Moin ihr Lieben, ab und an haben wir, wie ihr wahrscheinlich auch :D, recht kurzfristige Neueinstellungen.Wir starten dann die Onboarding Vorlage und viele To Do’s für meine Stakeholder waren dann bereits VOR einigen Tage fällig, weil wir die Fristen in den Onboarding-Vorlagen bereits definiert haben. Die Stakeholder erhalten dann keine Erinnerungsmail mehr von Personio. Gibt es hier eine Möglichkeit, diese Erinnerungsmail dennoch auszulösen? Ja, man kann das neue To Do natürlich beim Einloggen in Personio sehen, aber es geht mir explizit um diese E-Mail. Danke euch und liebe GrüßeDenise 

Hallo zusammen,ich arbeite gerade an der Optimierung unseres On- und Offboardings in Personio und frage mich, ob es möglich ist, Aufgaben voneinander abhängig zu machen.Konkret: Ich würde gern einstellen, dass ein nachfolgender Stakeholder erst dann eine Benachrichtigung erhält, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen wurde.Nach meinem aktuellen Stand scheint das in Personio nicht umsetzbar zu sein. Oder habe ich vielleicht eine entsprechende Funktion übersehen?Mich würde interessieren, ob jemand von euch dafür schon eine Lösung oder einen Workaround gefunden hat, oder ob diese Funktion eventuell auf der Roadmap steht. Vielen Dank schon mal für eure Erfahrungen und Tipps! 🙏Liebe GrüßeDenise

Hallo liebe Community,wir hatten nun mehrfach den Fall, dass Geburtstage und Jubiläen in Teams gepostet wurden, obwohl die entsprechenden Felder in Personio dazu nicht befüllt waren. Hat jemand eine Idee, wieso das passieren kann?Liebe Grüße

Hi liebe Community,ich brauche mal eure Hilfe! IT-Equipment für das Homeoffice wird direkt zu den Mitarbeitenden geschickt und diese sollen dann in ihrem Profil im Abschnitt “IT-Equipment” die Seriennummer der Geräte eintragen. Es gibt jeweils 2 Attribute, z.B. “Monitor Typ” und “Monitor Seriennummer”. Den Typ trage ich ein, die Seriennummer der MA.Damit ich nicht manuell erinnern muss, will ich einen Workflow einrichten: bei einer Änderungen des Typ-Attributs wird eine Aufgabe erstellt. Der Trigger sieht so aus:Dann kommt als Aufgabe, die Aufforderung die Seriennummern einzutragen. Soweit die Theorie - in der Praxis funktioniert das aber nicht 🤨 zum Test habe ich ein leeres “Typ Feld” ausgefüllt, aber nichts passiert.Jemand eine Idee, woran das liegt oder wie ich den Flow umbauen muss? Grüüüße und happy Friday.  ____ Edit: wie viele Tippfehler kann man in einer Überschrift machen? 😫

Hi,ich möchte einige Onboarding und Offbaording Schritte in unseren aktuell genutzten Vorlagen ändern. Bei manchen sind es nur kleinere Textänderungen, bei anderen wiederum umfangreichere Anpassungen.Wenn ich nun Änderungen vornehme, welche Auswirkungen hat das konkret auf die On-/Offboarding Workflowas bei Mitarbeitenden, denen die Templates bereits zugewiesen wurden?Ich habe versucht mich an diesen Erklärungen zu orientieren, allerdings finde ich es nicht ganz eindeutig und habe auch das Gefühl, dass die beschriebenen Auswirkungen nicht stimmen, als ich es teilweise mal mit kleineren Anpassungen getestet hab.Z.B. die Beschreibung beim Mitarbeitenden im Status Onboarding: Sie bearbeiten oder fügen einen Schritt hinzu, und die zuständige Person hat den Schritt bereits als „Erledigt“ markiert → Folge: Die zuständige Person sieht den neuen oder bearbeiteten Schritt in ihrer Aufgabenliste, kann ihn aber nicht bearbeiten. Der Status des Schritts wird wieder auf „Ausstehend“ gesetzt.Wie sol

Wir arbeiten neu mit Personio und ich habe Beiträge vor nem Jahr gefunden. Hat sich inzwischen etwas getan z. B. bei Austrittsdatum wurde erfasst als Variable die Abteilung/Standort oder z. B. Austrittsdatum einzufügen?  

Hallo zusammen,wir haben im Onboarding für neue Mitarbeiter ganz oben eine eigene E-Mail-Vorlage für die Einladungsmail erstellt. Allerdings passiert Folgendes: Wenn wir einen neuen Mitarbeiter anlegen und auf „Einladen“ klicken, wird nicht unsere Vorlage, sondern die Standardvorlage von Personio verschickt. Wenn wir nicht auf „Einladen“ klicken, wird überhaupt keine Mail ausgelöst Warum greift unsere erstellte Vorlage nicht? Gibt es eine Einstellung, die wir übersehen, damit unsere Vorlage verwendet wird? Vielen Dank für eure Tipps!Liebe Grüße Alicia   

Hallo liebe Community, hallo liebes Personio Team,ich habe mich sehr gefreut zu sehen, dass die neuen Workflows u.a. die Möglichkeit bieten eine Mail oder Benachrichtigung bei einer Langzeiterkrankung automatisch zu generieren. Und das sogar in Form einer Vorwarnung nach z.B. >35 Tagen oder dem Hinweis, dass aus der Lohnfortzahlung nach 6 Wochen gefallen wird.Ich habe gleich ein paar Tests gemacht und nun eine Frage. Aber zuerst was mir aufgefallen ist dabei: Die Benachrichtigung kommt sogar, wenn die Anmeldung der Abwesenheit noch gar nicht erfolgt ist die Abwesenheit nicht in einem Schritt getätigt wurde, was ja bei einer langen Erkrankung selten der Fall ist ein paar Tage zwischen den einzelnen Abwesenheitsperioden liegt (nicht nur Wochenende, sondern auch noch bei zwei Werktagen und mehr)Das ist sehr gut gelöst.Gefragt habe ich mich nun, ob grundsätzlich die Krankentage addiert werden oder wie jemand zwischenzeitlich arbeiten “müsste” damit die Krankheit nicht zusammen gerechnet

Guten Tag zusammen, wir haben Hydra 8 von MPDV im Einsatz und steuern darüber alle An/Abwesenheiten und Abläufe im Rahmen von BDE in unserer Produktion. Aktuell führen wir Personio ein und planen einen Austausch zwischen beiden Programmen mittels einer Schnittstelle. Hat jemand damit Erfahrung und weiß wo die Möglichkeiten und Hürden liegen und kann uns mit diesen Erfahrungswerten weiterhelfen? Falls ja, würden wir uns sehr freuen, wenn Sie sich melden und wir uns austauschen können.  Vielen Dank! 

Hallo zusammen, in unseren alten Worklflows haben wir viel mit diesen Genehmigungsanfragen gearbeitet. Diese Option ist jedoch mittlerweile nicht mehr vorhanden. Wurde diese Möglichkeit bewusst rausgenommen oder ist es nur ein Bug? Hat jemand von euch auch das gleiche Problem? In der Community habe ich keinen Beitrag dazu gefunden?Danke und GrußJaqueline 

Ist es denn jetzt mittlerweile möglich, einzustellen, dass die Mitarbeiter benachrichtigt werden, wenn die Gehaltsabrechnungen und weitere Dokumente aus Datev zur Verfügung stehen und hochgeladen wurden? Wenn ich das richtig sehe, kann man den Prozess noch nicht über die Automatisierung abbilden, oder?

Hallo zusammen,wir haben aktuell ein Problem im Onboardingprozess und hoffen auf eure Erfahrungen oder Tipps:Unsere IT-Abteilung kann neue Mitarbeiter im Onboardingprozess nicht über die Personalliste finden.Die IT-Mitarbeiter erhalten zwar ihre Onboarding-To-Dos, können diese erledigen und gelangen dabei auch über das To-Do auf das jeweilige Profil. Sobald das To-Do jedoch abgeschlossen ist, verschwindet der Zugriff auf das Mitarbeiterprofil.Das ist für uns kritisch, da die IT die IT-Checkliste direkt von der Führungskraft ausgefüllt bekommt, in Personio hochlädt und später ggf. noch einmal aufrufen muss, um z. B. den Hardwarebedarf nachzusehen.Ich habe gelesen, dass man in der Mitarbeiterrolle unter Personalinformationen → individuell den Status: Onboarding auf Anzeigen setzen kann. Das möchten wir aber vermeiden, da die IT dadurch auch sensible Daten (z. B. Probezeit, Vertragsende, etc.) sehen könnte.Ich habe alternativ versucht, im Bereich Öffentliches Profil → individuell den Stat

Ich habe sowohl gesten Abend (23:10 Uhr) als auch heute morgen (08:22 Uhr) massenhaft, jeweils ca. 30, Workflow Nachrichten bekommen. Diese bezogen sich auf hochgeladene Dokumente. DIes wäre grundsätzlich auch ok, jedoch handelt es sich hierbe um Benachrichtigungen für Dokumente vom 08.10.2025 und der Workflow hat keine Verzögerung.Hatte jemand ähnliche Themen in den letzten Tagen?

Hi liebe Community!Habt ihr eine smarte Lösung, die Mailfunktion in den Personio Workflows zu nutzen, z.B. für firmenweite Erinnerungen zum Resturlaub oder zum Updaten der Payroll-Daten? Wir haben einen Workflow angelegt, der vor den jeweiligen Deadlines Erinnerungen rausschickt. Allerdings erhalten wir sehr oft Rückfragen, weil mehrere Empfänger in der E-Mail sind. An sich würden gerne alle Empfänger in den BCC setzen, das lässt Personio aber nicht zu, da der Empfänger dann “leer” wäre.Vielleicht gibt es ja hier schon bessere Lösungen :)

Liebe Community,wir erfassen unsere Anwesenheiten derzeit über askDANTE. Nun erwägen wir evtl. auf ZEP umzustellen, da wir Projektzeiten abbilden möchten.Am besten wäre in unserem Fall, wenn wir beide Integrationen parallel nutzen könnten, da wir die Erfassung von Projektzeiten nur für ausgewählte Mitarbeitende benötigen.Wie sind Eure Erfahrungen mit ZEP?Wäre es möglich, mir über einen screenshot zu zeigen, wie in personio diese Projektzeiten über ZEP ankommen?Vielen lieben Dank für Eure Hilfe! 😊Gabi Bosch

Da ich in den API “Discussions” nie Erfolg hatte, versuche ich es mal hier :<Wir haben einen Abwesenheitstyp für stundenweise Krankheit erstellt. Das Problem ist, dass die API keine Abwesenheit bis Mitternacht zulässt.Es erlaubt auch nicht, dass eine Abwesenheit genau um Mitternacht (00:00) endet.In der Attendance-API (Anwesenheit) funktioniert dies jedoch – dort können wir bis Mitternacht buchen.Beispielanforderung, die in Attendance funktioniert (Zeitlich gesehen), aber bei Absence fehlschlägt:{ "person": { "id": "..." }, "starts_from": { "date_time": "2025-08-19T23:00:00" }, "ends_at": { "date_time": "2025-08-20T00:00:00" }, "absence_type": { "id": "..." }, "comment": "Test"}Erwartetes Verhalten:Abwesenheitsbuchungen sollten sich konsistent zu Attendance-Buchungen verhalten. Es sollte möglich sein, stundenweise Krankheit bis Mitternacht zu buchen (23:00 → 00:00).Tatsächliches Verhalten:Die Anfrage schlägt fehl, wenn die Abwesenheit bis 00:00 gebucht wird.Der

Hey, wie löst ihr den Prozess des Mitbestimmungsrecht bzw. Freigabe durch den Betriebsrat bei Neueinstellungen. Aktuell nutzen wir hier den Workaround mit Ausfüllen eines dafür erstellen Evaluationsbogen (wobei der hierfür, gerade am Ende ja nicht gedacht ist), der durch uns vorab ausgefüllt werden muss. Hier wird dann mittels “Feedback anfragen” der Betriebsrat mit an Board geholt und erteilt über das Kommentarfeld die Freigabe/Ablehnung.  Aber so ganz zufrieden bin ich hiermit nicht. Ist hier noch mal was anderes geplant oder wie machen das andere Unternehmen? Viele Grüße,Katharina

Guten Morgen, seit der Störung vom 01.10.25 erhalten wir im gesamten Unternehmen keine Signaturanfragen mehr, wenn mehr als 1 Platzhalter für eine Signatur verwendet wird. Sobald das, von einer Vorlage erstellte, Dokument zwei Platzhalter enthält, wird an den ersten Mitarbeiter keine E-Mail zur Signaturanfrage gestellt, sodass der Workflow nicht startet und auch der zweite keine E-Mail erhält. Es macht dabei auch kein Unterschied, ob wir die “Einfache” oder “Fortgeschrittene” Signatur verwenden.Wir haben bereits die docusign.net in die Whitelist im Unternehmen aufnehmen lassen. Es ist aber ersichtlich das gar keine E-Mails ankommen, welche überhaupt durchgelassen werden müssten. Hat jemand seit der Störung ähnliche Erfahrungen gemacht? FG Nane 

Hallo zusammen, hat noch jemand Probleme bei Workflows? Wir haben ein Workflow eingestellt, dass die  Mitarbeiterin, die für die Lohnbuchhaltung zuständig ist, über den Upload von Dokumenten in bestimmten Dokumenten-Kategorien informiert wird. Das hat bisher auch immer gut funktioniert. Aber nun habe ich gesehen, dass die Mitarbeiterin seit gestern nur vereinzelt (nur über Uploads in der Kategorie Atteste) informiert wurde. Bei allen anderen Kategorien ist keine Benachrichtigung erfolgt.  An dem Workflow wurde nichts geändert. Da ich einige, für die Lohnabrechnung sehr wichtige Dokumente hochgeladen habe, stellt das nun ein Problem dar…