Integrationen & Workflows

Hallo zusammen,wir haben bei uns einige Workflows, z. B. für Fortbildungsanträge, die bei Dokumentenupload eine Genehmigungsanfrage auslösen, diese sehen wie folgt aus: Nun wollte ich einen neuen Workflow anlegen, der ebenfalls eine Genehmigung für ein Dokument beinhalten soll. Diese Option steht mir aber nicht mehr zur Auswahl:Ich kann jetzt nur E-Mails und Benachrichtigungen senden oder Aufgaben zuweisen. Bei den Aufgaben habe ich aber nicht die Möglichkeit, die Aufgabe als “genehmigen oder ablehnen” zu generieren.  Wo ist diese Funktion hin?Villeicht könnt ihr mir auf die Sprünge helfen. Danke! LGMarina

Hallo zusammen, ich bin gerade dabei einen neuen Workflow zu bauen und stoße dabei ein wenig an meine Grenzen - daher hier meine Nachfrage bei euch als Schwarmintelligenz. Wir würden gerne folgenden Workflow bauen: Mitarbeiter beantragt Änderung Führungskraft muss genehmigen bei Ablehnung: Info darüber an MA bei Freigabe: Personalbereich soll prüfen und genehmigen bei Ablehnung: Info darüber an MA bei Freigabe: Info darüber an MA Bei dem Punkt Genehmigende hinzufügen steht folgender Hinweis:Das klingt für mich so, dass entweder die Führungskraft ODER der Personalbereich genehmigen kann. Gibt es hier eine Möglichkeit den Prozess wie oben beschrieben aufzubauen? Vielen Dank im Voraus für eure Unterstützung. Viele GrüßeHeike 

Hallo zusammen, ich wollte gerade den ersten individuellen Workflow erstellen.Die Idee war, Mitarbeiter*innen, die eine Elterneigenschaft angeben (über ein Attribut “Elterneigenschaft ja/nein” oder über das Attribut “Kinderfreibetrag”) dann automatisch eine Aufforderung bekommen, die Elterneigenschaft mit den entsprechenden Dokumenten nachzuweisen (für die Pflegeversicherung). Soweit die Idee.Jetzt kann ich aber als auslösendes Ereignis “Der Workflow beginnt, wenn ein Mitarbeitendenattribut geändert wird” nur vereinzelte Attribute auswählen. Die um die Kinder stehen da nicht bei.Frage: Warum kann man nicht jedes Attribut anwählen, wie in anderen Bereichen auch? Ist geplant, dass diese Liste noch erweitert wird?Wir waren auf den ersten Blick ganz angetan von dem neuen Bereich, schade dass er direkt an seine Grenzen stößt ;) Oder wird das noch etwas ausgebaut?  Viele GrüßeDaniela

Hallo zusammen,wir sind auf der Suche nach einer Möglichkeit bei einem internen Tool, die in Personio hinterlegte Urlaubsvertretung anzuzeigen.In der API Dokumentation konnte ich weder in v2 noch v1 etwas dazu finden. Ich habe leider keinen vollen Zugriff auf unser Personio, deswegen bin ich mir auch nicht sicher,  wie es mit Workflows aussieht, ob man damit eventuell ein benutzerdefiniertes Feld automatisch beim Abwesenheit Anlegen ausfüllen könnte.Falls jemand von Euch eventuell eine Lösung dafür hätte, wäre ich sehr dankbar.Viele GrüßeRobin

Hi, ich nutzen die Personio API um die Daten in Microsoft PowerBi zu importieren.Unsere Entwickler melden zurück, dass die Daten, die über die API zur Verfügung gestellt werden teilweise unvollständig sind und dadurch auch kaum verwertbar.Man bekommt zwar die Anzahl der aktiven Mitarbeiter, Anwesenheiten und Abwesenheiten. Aber keine Feiertage oder Arbeitszeitmodelle. Sprich man kann sich so nicht die genauen Arbeitszeiten errechnen.Haben wir hier Profis, die das auch Nutzen und mit Hilfestellung geben könnten, ob die Daten wirklich fehlen oder ob wir etwas falsch auslesen? Danke, Michi

Hallo,um unser HR Reporting zu erweitern & zu verbessern, wollen wir von einem Excel Dashboard in Power BI wechseln.Die Personio-Analysen per se reichen leider nicht aus bzw. sind nicht verlässlich (zeigen teilweisefalsche Werte an).Hat jemand aus der Community hier Erfahrungswerte mit einer Personio - Power BI API und könnte sich hierzu austauschen? In alten Beiträgen habe dazu nicht viel gefunden bzw. war es bereits veraltet.In meiner allgemeinen Recherche fand ich diese Beiträge relativ hilfreich: https://reload-hr.com/2024/02/13/personio-x-power-bi-erstellen-automatisierter-hr-dashboards-teil-1/ & https://reload-hr.com/2025/02/25/personio-x-power-bi-erstellen-automatisierter-hr-dashboards-teil-2/Ich freue mich auf Rückmeldungen & Austausch! :)Viele GrüßeKathrin

Moin zusammen,wir möchten für geplante Positionswechsel gerne einen automatisierten Vorbereitungsprozess abbilden, zum Beispiel mit Aufgaben bzw. Informationen an IT, Führungskraft und weitere beteiligte Personen.Die Herausforderung: Den Positionswechsel planen wir häufig bereits im Vorfeld in Personio ein, wirksam wird er aber erst zum tatsächlichen Startdatum. Der Workflow soll jedoch schon einige Tage oder Wochen vorher starten, damit beispielsweise Berechtigungen, Hardware, Kommunikation und organisatorische Themen rechtzeitig vorbereitet werden können.Über den Trigger „Positionswechsel“ scheint der Workflow erst zum Wirksamkeitsdatum der Änderung zu starten.Gibt es eine Möglichkeit, einen Workflow bereits beim Planen eines zukünftigen Positionswechsels oder relativ zum geplanten Wirksamkeitsdatum auszulösen?Wie löst ihr das bei euch?Danke und LGDenise

Hallo Community,  seit einigen Monaten haben wir die Datev-Payroll Integration und können die eAU über Personio abrufen. Davor sind wir über das SV Portal gegangen. Bei gesetzlichen Mitarbeitern sehen wir jetzt jedoch nicht mehr, ob es Erst- oder Folgebescheinigungen sind - was relevant wird ab dem 43. Kalendertag krank für die Entgeltfortzahlung. Wie habt Ihr das gelöst? Auch gibt es jetzt die neue Absence- Policy Regelung, hier könnten wir hinterlegen, dass ab 43. Kalendertag die Entgeltfortzahlung ausgesetzt wird - da wir dies vorab jedoch prüfen müssen, haben wir dies nicht gemacht. Habt Ihr hier Erfahrungswerte? Danke für Euer Feedback! Beste Grüße

Hallo zusammen,wir sind gerade dabei das Onboarding in Personio zu hinterlegen. Dabei gibt es immer wieder einige Punkte, bei denen mehrere Abteilungen beteiligt sind. So entscheidet z. B. die Führungskraft darüber, in welche Verteiler / Postfächer etc. der neue Mitarbeitende aufgenommen wird. Dann wird das von der IT-Abteilung durchgeführt und die müssten dann das ok geben, dass es erledigt ist. Dafür müsste ich jetzt zwei Schritte anlegen. Einmal für die Führungskraft zur Auswahl der Verteiler und dann einmal für die IT mit dem Punkt “Verteiler + Postfächer erledigt”. Oder gibt es irgendwie die Möglichkeit die Verantwortlichkeit auf beide aufzuteilen? Wenn ich eine Gruppe erstelle mit FK + IT, dann müsste ich die FK jedes Mal manuell anpassen, was auch nicht zielführend ist, zumal es ja mehrere Onboardings gleichzeitig geben kann, bei denen FKs Mitarbeitern zugeteilt werden, die sie gar nicht betreuen.Also, falls es da etwas gibt, was ich übersehen habe, wäre ich sehr dankbar für Inp

Hallo zusammen, wir erhalten nun bereits seit Beginn des Jahres vehement E-Mails von Personio, dass es eine Änderung bei Single Sign-On geben wird. Wir haben diese bereits zügig umgesetzt, da es damals hieß die Änderung soll zum 15.02. in Kraft treten. Jetzt bekommen wir seit ein paar Tagen wieder In-App-Benachrichtigungen darüber und heute nun auch wieder eine Mail. In der Mail steht ganz charmant und unverbindlich folgender Satz:   Unten gibt es dann noch die Möglichkeit zu bestätigen, dass man es umgesetzt hat. Habe ich angeklickt, aber von Personio nun keine Reaktion. Ich habe mittlerweile den Support kontaktiert, weil wir natürlich wiederum eine Bestätigung zurück brauchen, ob es auch wirklich funktioniert hat. Ich will nicht an dem Tag arbeiten an dem die Änderung (auch noch in einem längeren Zeitraum) umgesetzt wird und es auf einmal doch nicht funktioniert. Von anderen Anbietern kennen wir es so, dass es bspw. eine Testseite gibt, in der man seine Einstellungen überprüfen kann.

Hallo zusammen,ich habe den Thread gerade gesehen und wollte fragen, ob es nun möglich ist via API, Attribute auf ein bestimmtes Valid_from Datum zu setzen. Heißt, das Gültigkeitsdatum zu verändern. Ich würde mich über eine Antwort freuen. Liebe Grüße 

Liebe Personio-User,in letzter Zeit haben uns ein paar Mitarbeiter verlassen, welche noch super viel Resturlaub hatten. Heißt, der letzte Arbeitstag war z.T. 4 Wochen vor dem eigentlichen Austrittsdatum. Natürlich haben wir einen super tollen Offboardingprozess in Personio hinterlegt. Nur leider wird dort als “Stichtag” das Austrittsdatum berücksichtigt und nicht der tatsächliche letzte Arbeitstag. Ergebnis: viele To Dos wurden den Führungskräften, HR aber auch dem Mitarbeiter selbst nicht angezeigt und damit vergessen bzw. waren erst auf dem Dashboard sichtbar, als der Mitarbeiter schon in seinem Urlaub und damit weg war. Wie löst ihr das denn am besten mit Personio?Bin total gespannt auf eure Best Practices! Danke euch & LG Juliane

Hi,ist es nach wie vor korrekt, dass die API keine Salden für Überstunden / Gleitzeitkonten übertragen kann (How can we get the overtime-values from the Personio API?)Der einzige Workaround damals war API Schnittstelle Zeiterfassung Salden von Urlaub und Gleitzeit | Personio Community: Teile Deine Fragen & Ideen!Ist das noch immer der aktuelle Stand und gilt das auch für (Rest-) Urlaub? Frage zwei: kann man per API die reinen Stempelzeiten (Kommen / Gehen / Pause Start / Pause Ende) abfragen oder nur als “Anwesenheitszeitraum” (Get an attendance period.) Danke im Voraus!Chris

Hi zusammen,hat jemand von euch bereits Erfahrung mit der API-Schnittstelle zu Freshservice?Wir sind gerade dabei, diese einzurichten, stoßen aber beim Onboarding-Prozess auf ein Problem: Das entsprechende Recipe wird uns in Freshservice nicht angezeigt – obwohl wir den Pro-Plan haben.Falls jemand die Integration schon erfolgreich umgesetzt hat oder eine Idee hat, woran das liegen könnte, freue ich mich sehr über eure Unterstützung.Vielen Dank vorab!Liebe Grüße Lisa

Hallo,laut einiger älter Posts scheint es grundsätzlich möglich zu sein, Abwesenheiten aus Personio mit Exchange Online abzugleichen bzw. aus Sicht von Personio dort hinein zu schreiben.Ich (IT) beschäftige mich aktuell mit einer Machbarkeitsprüfung zur Einführung der Zeiterfassung. Eine Anforderung in diesem Zusammenhang ist genau das: in Personio genehmigter Urlaub muss in das Postfach des Antragstellers eingetragen werden.Soweit kann ich da wohl ein Haken daran machen - was ich aber auch gelesen habe: die Termine werden als “privat” markiert. Außerdem glaube ich gelesen zu haben, dass die Verfügbarkeit nicht als “Abwesend” angezeigt wird.Sind meine Annahmen korrekt oder bin ich da gedanklich falsch abgebogen? Hat sich da in der Zwischenzeit ggfs. etwas verändert?Viele GrüßeChris

Hallo zusammen,wir beschäftigen uns derzeit mit der Einführung einer Lernplattform als digitales Schulungstool. Dabei ist uns der Marketplace elearnio aufgefallen.Gibt es unter euch jemanden, der bereits Erfahrungen mit der Plattform gesammelt hat und uns einen kurzen Erfahrungsbericht geben kann?Unser Ziel ist es, unsere Mitarbeitenden künftig regelmäßig und möglichst effizient über eine zentrale Online-Plattform zu schulen. Dabei haben insbesondere die Themen Arbeitssicherheit, Arbeitsschutz sowie gesetzlich vorgeschriebene Unterweisungen für uns eine hohe Priorität.Wir freuen uns über euer Feedback, eure Erfahrungen sowie Tipps oder Hinweise, die wir bei unserer Entscheidung berücksichtigen sollten.Vielen Dank im Voraus!Viele Grüße

Hallo zusammen,wir nutzen aktuell Personio für die Personalverwaltung, Urlaubs- und Abwesenheitskonten sowie Planday für Dienstplanung und Zeiterfassung.Aktuell stehen wir vor der Frage, wie wir die beiden Systeme künftig möglichst effizient nutzen können, ohne Daten doppelt pflegen zu müssen.Unsere Situation: Arbeitszeiten werden ausschließlich in Planday erfasst und gestempelt. Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten werden in Personio verwaltet. Mitarbeitende sollen ihren Urlaubsstand jederzeit selbst in Personio einsehen können. Urlaubsanträge sollen ausschließlich digital über Personio beantragt und genehmigt werden. Dabei stellen sich für uns einige Herausforderungen: Nutzt ihr bei einer Kombination aus Personio und Planday die Anwesenheitserfassung in Personio überhaupt oder ausschließlich die Zeiterfassung in Planday? Werden genehmigte Arbeitszeiten bzw. Stempelzeiten aus Planday automatisch als Anwesenheiten nach Personio übertragen oder pflegt ihr diese Daten gar

Ich möchte bestimmten Mitarbeitern eine Aufgabe zuweisen, deren Erledigung diese Mitarbeiter aktiv bestätigen müssen, zum Beispiel, indem sie ein Häkchen in einer Checkbox setzen. Ziel ist, dokumentiert zu haben, daß diese Mitarbeiter die Aufgabe erledigt haben. Gibt es hierfür in Personio eine Möglichkeit? Bei einem Workflow brauche ich ja erstmal einen Trigger, den wir hier aber nicht haben.Der letzte Post, den ich hierzu gefunden habe, ist etwa ein Jahr alt und ich hoffe, daß sich da inzwischen was getan hat?!

Hallo zusammen,ich habe eine Frage zum Automatisierungs-/Onboarding-Dashboard in Personio.Als Admin kann ich im Dashboard alle On- und Offboarding-Prozesse sehen und erkenne dort auch, wenn Aufgaben überfällig (overdue) sind. Allerdings liegen einige dieser Aufgaben nicht bei HR, sondern bei anderen Mitarbeitenden bzw. Führungskräften, die keine Admin-Rechte haben.Soweit ich weiß, können diese Personen das Dashboard selbst nicht einsehen und erhalten lediglich eine Benachrichtigung in ihrer Inbox, wenn ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird.Nun ist mir aufgefallen, dass einige Aufgaben als überfällig angezeigt werden. Gleichzeitig scheinen diese Aufgaben bei den verantwortlichen Personen nicht mehr in der Inbox sichtbar zu sein. Daher frage ich mich: Wie sollen die Verantwortlichen erkennen, dass noch offene Aufgaben bestehen?Wie handhabt ihr diesen Prozess in euren Unternehmen? Gibt es eine Möglichkeit für Nicht-Admins, offene bzw. überfällige Aufgaben einzusehen, oder setzt ihr auf Erinn

Hallo zusammen,wir haben 2 getrennte Personio-Accounts, die 1 Slack-Workspace nutzen wollen. Gerade sind wir dabei für beide Accounts zwei seperate Verbindungen zu Slack aufzubauen. Wichtig ist uns hier vorallem, dass Abwesenheitsnotizen im Slack zu sehen sind. Bei meiner Recherche habe ich rausgefunden das es nur immer Verbindung zwischen Personio und Slack geben kann. Also eine 1-zu-1 Verbindung. Gibt es hier eine andere Möglichkeit, wie man es umsetzen kann? Wäre auch eine Schnittstelle über Zapier möglich? Kann man z.B. auch nur einen Account über die Schnittstelle laufen lassen?Vielen Dank euch.LG Eli

Wir möchten einen Workflow erstellen, der getriggert wird, sobald eine Person eine neue Führungskraft erhält (unabhängig vom Team) und somit erstmalig als Führungskraft tätig wird. Gibt es hier einen sinnvollen Workflow? In die Rolle “Führungskraft” kommen die MA durch Zuordnung von Mitarbeitern automatisch. Wir möchten kein neues Attribut (welches dann auch gepflegt werden müsste) anlegen. 

Hallöchen,vielleicht weiß jemand weiter:ich möchte einen workflow erstellen, dass die jeweilige Führungskraft eine Benachrichtigung erhält, sobald wir den Titel bei einem ihrer ma ändern. Ich habe dazu einen erstellt, aber nun bekommen alle Teamleads die Benachrichtigung und nicht nur der Vorgesetzte der Person. Hat jemand eine Idee? Danke und liebe GrüßeAnnkatrin

Hallo zusammen, meine Recherche findet Beiträge von vor zwei, einem und einem halben Jahr, sodass es scheinbar nicht nur uns umtreibt. Ob es inzwischen eine Lösung gibt, weiß ich nicht genau, gerne frage ich deswegen noch einmal in die Runde: Gibt’s eine Möglichkeit in Workflows Mails mit externen Mail-Adressen zu versehen, alle Felder eines Profils über Variablen einzufügen und Emoticons (am wenigsten dringend, aber irgendwie in 2026 doch Standard) zu nutzen? Quasi die Feautures, die es bei On- und Offboarding-Mails bereits gibt (bis auf die Emoticons), zu nutzen? Und als Bitte an Personio: Trigger und wahrscheinlich das ganze Tool noch einmal auf Konsistenz prüfen. Ein Beispiel → beim Workflow für den letzten Arbeitstag gibt’s diesen Trigger:Das letzte Arbeitsdatum ist aber keine Feld, was man pflegt, sodass man raten / ausprobieren muss, welches Feld damit gemeint ist. Ich danke für Unterstützung und freue mich - für den Fall, dass es keine Lösung gibt - wenn das Thema noch einmal e

Hallo liebe Community,zurzeit versuche ich mich an den Workflows bei Personio und muss leider sagen, dass ich nicht allzu begeistert bin. Simple Funktionen wie das triggern zu einem bestimmten Zeitpunkt/Datum ist nicht möglich! Stattdessen ist nur die Möglichkeit “vormittags” oder “nachmittags” gegeben. Wird dies in Zukunft noch geändert oder bleibt es bei solch einer schwammigen Angabe? Interessant wäre auch ein einmaliger Workflow, den man mit einem genauen Datum anlegen könnte, stattdessen muss immer eine Häufigkeit angelegt werden oder Tageszählungen ab z.B. “Anstellung des Mitarbeiters”. Des weiteren fehlt unbedingt eine Testfunktion der Workflows! Zum Beispiel einfach eine Funktion: “Testmail an XY senden”, damit ich mir auch mal anschauen kann, wie diese Mail oder Aufgabe aussieht, bevor ich sie 100%ig festlege.Ich habe dazu einen fiktiven MA angelegt, um einen Workflow zu testen. Im Workflow steht “getriggert” (es soll eine Mail verschickt werden), aber leider hat diese fiktive

Ist es denn jetzt mittlerweile möglich, einzustellen, dass die Mitarbeiter benachrichtigt werden, wenn die Gehaltsabrechnungen und weitere Dokumente aus Datev zur Verfügung stehen und hochgeladen wurden? Wenn ich das richtig sehe, kann man den Prozess noch nicht über die Automatisierung abbilden, oder?