Integrationen & Workflows

Hallo,laut einiger älter Posts scheint es grundsätzlich möglich zu sein, Abwesenheiten aus Personio mit Exchange Online abzugleichen bzw. aus Sicht von Personio dort hinein zu schreiben.Ich (IT) beschäftige mich aktuell mit einer Machbarkeitsprüfung zur Einführung der Zeiterfassung. Eine Anforderung in diesem Zusammenhang ist genau das: in Personio genehmigter Urlaub muss in das Postfach des Antragstellers eingetragen werden.Soweit kann ich da wohl ein Haken daran machen - was ich aber auch gelesen habe: die Termine werden als “privat” markiert. Außerdem glaube ich gelesen zu haben, dass die Verfügbarkeit nicht als “Abwesend” angezeigt wird.Sind meine Annahmen korrekt oder bin ich da gedanklich falsch abgebogen? Hat sich da in der Zwischenzeit ggfs. etwas verändert?Viele GrüßeChris

Ich möchte bestimmten Mitarbeitern eine Aufgabe zuweisen, deren Erledigung diese Mitarbeiter aktiv bestätigen müssen, zum Beispiel, indem sie ein Häkchen in einer Checkbox setzen. Ziel ist, dokumentiert zu haben, daß diese Mitarbeiter die Aufgabe erledigt haben. Gibt es hierfür in Personio eine Möglichkeit? Bei einem Workflow brauche ich ja erstmal einen Trigger, den wir hier aber nicht haben.Der letzte Post, den ich hierzu gefunden habe, ist etwa ein Jahr alt und ich hoffe, daß sich da inzwischen was getan hat?!

Liebe Personio-User,in letzter Zeit haben uns ein paar Mitarbeiter verlassen, welche noch super viel Resturlaub hatten. Heißt, der letzte Arbeitstag war z.T. 4 Wochen vor dem eigentlichen Austrittsdatum. Natürlich haben wir einen super tollen Offboardingprozess in Personio hinterlegt. Nur leider wird dort als “Stichtag” das Austrittsdatum berücksichtigt und nicht der tatsächliche letzte Arbeitstag. Ergebnis: viele To Dos wurden den Führungskräften, HR aber auch dem Mitarbeiter selbst nicht angezeigt und damit vergessen bzw. waren erst auf dem Dashboard sichtbar, als der Mitarbeiter schon in seinem Urlaub und damit weg war. Wie löst ihr das denn am besten mit Personio?Bin total gespannt auf eure Best Practices! Danke euch & LG Juliane

Moin zusammen,wir möchten für geplante Positionswechsel gerne einen automatisierten Vorbereitungsprozess abbilden, zum Beispiel mit Aufgaben bzw. Informationen an IT, Führungskraft und weitere beteiligte Personen.Die Herausforderung: Den Positionswechsel planen wir häufig bereits im Vorfeld in Personio ein, wirksam wird er aber erst zum tatsächlichen Startdatum. Der Workflow soll jedoch schon einige Tage oder Wochen vorher starten, damit beispielsweise Berechtigungen, Hardware, Kommunikation und organisatorische Themen rechtzeitig vorbereitet werden können.Über den Trigger „Positionswechsel“ scheint der Workflow erst zum Wirksamkeitsdatum der Änderung zu starten.Gibt es eine Möglichkeit, einen Workflow bereits beim Planen eines zukünftigen Positionswechsels oder relativ zum geplanten Wirksamkeitsdatum auszulösen?Wie löst ihr das bei euch?Danke und LGDenise

Hallo zusammen,ich habe eine Frage zum Automatisierungs-/Onboarding-Dashboard in Personio.Als Admin kann ich im Dashboard alle On- und Offboarding-Prozesse sehen und erkenne dort auch, wenn Aufgaben überfällig (overdue) sind. Allerdings liegen einige dieser Aufgaben nicht bei HR, sondern bei anderen Mitarbeitenden bzw. Führungskräften, die keine Admin-Rechte haben.Soweit ich weiß, können diese Personen das Dashboard selbst nicht einsehen und erhalten lediglich eine Benachrichtigung in ihrer Inbox, wenn ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird.Nun ist mir aufgefallen, dass einige Aufgaben als überfällig angezeigt werden. Gleichzeitig scheinen diese Aufgaben bei den verantwortlichen Personen nicht mehr in der Inbox sichtbar zu sein. Daher frage ich mich: Wie sollen die Verantwortlichen erkennen, dass noch offene Aufgaben bestehen?Wie handhabt ihr diesen Prozess in euren Unternehmen? Gibt es eine Möglichkeit für Nicht-Admins, offene bzw. überfällige Aufgaben einzusehen, oder setzt ihr auf Erinn

Hallo zusammen,wir haben 2 getrennte Personio-Accounts, die 1 Slack-Workspace nutzen wollen. Gerade sind wir dabei für beide Accounts zwei seperate Verbindungen zu Slack aufzubauen. Wichtig ist uns hier vorallem, dass Abwesenheitsnotizen im Slack zu sehen sind. Bei meiner Recherche habe ich rausgefunden das es nur immer Verbindung zwischen Personio und Slack geben kann. Also eine 1-zu-1 Verbindung. Gibt es hier eine andere Möglichkeit, wie man es umsetzen kann? Wäre auch eine Schnittstelle über Zapier möglich? Kann man z.B. auch nur einen Account über die Schnittstelle laufen lassen?Vielen Dank euch.LG Eli

Hallo zusammen,wir nutzen aktuell Personio für die Personalverwaltung, Urlaubs- und Abwesenheitskonten sowie Planday für Dienstplanung und Zeiterfassung.Aktuell stehen wir vor der Frage, wie wir die beiden Systeme künftig möglichst effizient nutzen können, ohne Daten doppelt pflegen zu müssen.Unsere Situation: Arbeitszeiten werden ausschließlich in Planday erfasst und gestempelt. Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten werden in Personio verwaltet. Mitarbeitende sollen ihren Urlaubsstand jederzeit selbst in Personio einsehen können. Urlaubsanträge sollen ausschließlich digital über Personio beantragt und genehmigt werden. Dabei stellen sich für uns einige Herausforderungen: Nutzt ihr bei einer Kombination aus Personio und Planday die Anwesenheitserfassung in Personio überhaupt oder ausschließlich die Zeiterfassung in Planday? Werden genehmigte Arbeitszeiten bzw. Stempelzeiten aus Planday automatisch als Anwesenheiten nach Personio übertragen oder pflegt ihr diese Daten gar

Wir möchten einen Workflow erstellen, der getriggert wird, sobald eine Person eine neue Führungskraft erhält (unabhängig vom Team) und somit erstmalig als Führungskraft tätig wird. Gibt es hier einen sinnvollen Workflow? In die Rolle “Führungskraft” kommen die MA durch Zuordnung von Mitarbeitern automatisch. Wir möchten kein neues Attribut (welches dann auch gepflegt werden müsste) anlegen. 

Hallöchen,vielleicht weiß jemand weiter:ich möchte einen workflow erstellen, dass die jeweilige Führungskraft eine Benachrichtigung erhält, sobald wir den Titel bei einem ihrer ma ändern. Ich habe dazu einen erstellt, aber nun bekommen alle Teamleads die Benachrichtigung und nicht nur der Vorgesetzte der Person. Hat jemand eine Idee? Danke und liebe GrüßeAnnkatrin

Hallo zusammen, meine Recherche findet Beiträge von vor zwei, einem und einem halben Jahr, sodass es scheinbar nicht nur uns umtreibt. Ob es inzwischen eine Lösung gibt, weiß ich nicht genau, gerne frage ich deswegen noch einmal in die Runde: Gibt’s eine Möglichkeit in Workflows Mails mit externen Mail-Adressen zu versehen, alle Felder eines Profils über Variablen einzufügen und Emoticons (am wenigsten dringend, aber irgendwie in 2026 doch Standard) zu nutzen? Quasi die Feautures, die es bei On- und Offboarding-Mails bereits gibt (bis auf die Emoticons), zu nutzen? Und als Bitte an Personio: Trigger und wahrscheinlich das ganze Tool noch einmal auf Konsistenz prüfen. Ein Beispiel → beim Workflow für den letzten Arbeitstag gibt’s diesen Trigger:Das letzte Arbeitsdatum ist aber keine Feld, was man pflegt, sodass man raten / ausprobieren muss, welches Feld damit gemeint ist. Ich danke für Unterstützung und freue mich - für den Fall, dass es keine Lösung gibt - wenn das Thema noch einmal e

Hallo liebe Community,zurzeit versuche ich mich an den Workflows bei Personio und muss leider sagen, dass ich nicht allzu begeistert bin. Simple Funktionen wie das triggern zu einem bestimmten Zeitpunkt/Datum ist nicht möglich! Stattdessen ist nur die Möglichkeit “vormittags” oder “nachmittags” gegeben. Wird dies in Zukunft noch geändert oder bleibt es bei solch einer schwammigen Angabe? Interessant wäre auch ein einmaliger Workflow, den man mit einem genauen Datum anlegen könnte, stattdessen muss immer eine Häufigkeit angelegt werden oder Tageszählungen ab z.B. “Anstellung des Mitarbeiters”. Des weiteren fehlt unbedingt eine Testfunktion der Workflows! Zum Beispiel einfach eine Funktion: “Testmail an XY senden”, damit ich mir auch mal anschauen kann, wie diese Mail oder Aufgabe aussieht, bevor ich sie 100%ig festlege.Ich habe dazu einen fiktiven MA angelegt, um einen Workflow zu testen. Im Workflow steht “getriggert” (es soll eine Mail verschickt werden), aber leider hat diese fiktive

Ist es denn jetzt mittlerweile möglich, einzustellen, dass die Mitarbeiter benachrichtigt werden, wenn die Gehaltsabrechnungen und weitere Dokumente aus Datev zur Verfügung stehen und hochgeladen wurden? Wenn ich das richtig sehe, kann man den Prozess noch nicht über die Automatisierung abbilden, oder?

Hi, I am interested to hear from others who have Slack integrated with Personio, to have reminders/requests going to Personal slack channel are you using Zapier to enable this? if so does it work well? Integration with Jira so the onboarding & Offboarding requests for IT can be automated, again are you using Zapier for this and how well does it work?Many thanksLisa  

Hey, wie löst ihr den Prozess des Mitbestimmungsrecht bzw. Freigabe durch den Betriebsrat bei Neueinstellungen. Aktuell nutzen wir hier den Workaround mit Ausfüllen eines dafür erstellen Evaluationsbogen (wobei der hierfür, gerade am Ende ja nicht gedacht ist), der durch uns vorab ausgefüllt werden muss. Hier wird dann mittels “Feedback anfragen” der Betriebsrat mit an Board geholt und erteilt über das Kommentarfeld die Freigabe/Ablehnung.  Aber so ganz zufrieden bin ich hiermit nicht. Ist hier noch mal was anderes geplant oder wie machen das andere Unternehmen? Viele Grüße,Katharina

Hi zusammen, ich brauche einen Workflow, der eine E-Mail auslöst, sobald ein Mitarbeiter einen abweichenden Kontoinhaber angibt. Was muss ich eingeben, damit es funktioniert? “leer” habe ich manuell eingegeben, aber das ist ja keine Funktion und wird vermutlich nichts auslösen.DAnke 

Kann man den Feiertagskalender mit einem Outlook Kalender verbinden oder aber per API ansteuern?

Liebe Community,bisher läuft der eAU-Abruf von Personio über Datev sehr gut. Aktuell habe ich aber ein Problem.Ich erhielt von Peronio die Rückmeldung “eAU bestätigt”, allerdings wartet Datev noch auf Rückmeldung der Krankenkasse. Nach Rücksprache bei der KK gibt es für diesen Fehltag (23.03.) keine AU, warum bestätigt das dann Personio, auch der Mitarbeiter bekommt ja die “falsche” Rückmeldung.Hattet ihr das auch schon und was habt ihr dann gemacht?Vielen Dank und GrüßeFr_Baumann

Hallo zusammen,wir beschäftigen uns aktuell mit den Delegierungs- und Genehmigungslogiken in Personio seit dem Umstieg auf die neuen Workflows und suchen hierzu Best-Practice-Beispiele aus der Praxis.Ausgangslage bei uns:Wir haben drei Geschäftsführer:innen, die organisatorisch auf gleicher Ebene stehen. Diese genehmigen üblicherweise die Anwesenheiten und Abwesenheiten bei den ihnen direkt zugewiesenen Personen. Die Herausforderung entsteht insbesondere dann, wenn eine oder mehrere dieser Personen selbst (länger, geplant/ungeplant) abwesend sind und Genehmigungen trotzdem verlässlich, transparent und praktikabel weiterlaufen sollen.Uns interessiert daher, wie andere Organisationen mit einer vergleichbaren Konstellation umgehen. Die alten Wege klappen durch Umstellung auf Workflows nicht mehr.Unsere Fragen an euch:Wie bildet ihr Delegierungen für Genehmigungen von Anwesenheiten und Abwesenheiten in Personio Workflows ab? Wie geht ihr damit um, wenn mehrere Geschäftsführer:innen auf der

Hallo zusammen, hat jemand Erfahrung mit der Integration von Hello ID (von Tools4ever)? Primäre geht es uns um die Automatisierung bei Prozessen wie On- & Offboarding, allgemeine Personalveränderungen etc., ob dies reibungslos funktioniert? Was sind eure Erfahrungen? 

Hallo zusammen, ein ical-Link, welchen ich über die Funktion “Abonnieren” unter “An- und Abwesenheit” erstellt habe führt vermutlich seit Donnerstag zum Fehler 404. Wenn ich den Token zurücksetze und einen neuen Link generieren lasse, führt dieser zum selben Fehler. Meine Annahme ist, dass die URL im Browser zum Download der ical-Datei führen sollte. Zeitlich passt es zum Incident vom ersten April - hier ist laut Statuspage aber alles gefixt. Kann ich auf meiner Seite noch etwas prüfen?Handelt es sich um ein bekanntes Problem, das auch andere betrifft?

Liebe Community, wir konnten die DATEV Personio integration erfolgreich implementieren. Allerdings bleibt noch ein manueller Schritt offen, den wir ebenfalls automatisieren wollen.Sobald eine eAU im System erfasst wurde und der Status von “ausstehend” auf “genehmigt” wechselt, soll eine automatische Freigabe erfogen. Optional bei Status “nicht verfügbar” soll eine Mail an den Mitarbeiter und Teamleiter ausgegeben werden, dass der Abruf nicht funktioniert hat.Hat jemand von euch einen solchen Workflow bereits erstellt?Wir freunen uns über jede Hilfe!

Hi Personio Community,durch die Abschaffung von Personio Conversations benötigen wir ein neues HR Ticketsystem.Steht jemand gerade vor demselben Thema und hat schon Ideen, welche alternativen Lösungen sich eignen?Oder hat jemand vielleicht schon ein anderes HR Ticketsystem, welches er / sie empfehlen kann, im Einsatz? Lieben Dank und viele Grüße :)

Guten Tag,wir sind noch neu im Feld…..und experimentieren mit den ersten komplexerern Workflows. Bei uns müssen alle Mitarbeiter ein Führungszeugnis abgeben, das alle 5 Jahre erneuert werden muss.Ich habe sowohl in den datumsbasierten Workflows als auch in den dokumentenbasierten Workflows herumgespielt, aber das richtige nicht gefunden.Insgesamt soll das so aussehen:Workflow IDas entsprechende Dokument hat ein Datum.Liegt dieses Datum 4 Jahre und 9 Monate zurück soll eine Nachricht an den betroffenen Mitarbeiter ausgelöst werden, dass er mit einem zur Verfügung gestellten Dokument (das ihn bei der Behörde berechtigt) ein neues Führungszeugnis beantragt.Dieses neue Dokument soll er selber in seinen Dokumentenbereich hochladen.Workflow IIHR soll benachrichtigt werden, wenn das Dokument nicht 5 Jahre nach ursprünglichen Dokumentdatum im Profil des MA vorliegt.Workflow III (?)Workflow I soll wieder bei dem neuen Dokument greifen. Das ist mir noch völlig unklar, wir haben eine eigene Dokum

Hallo zusammen, wir stehen aktuell vor einem kleinen Problem. Bei uns sind für die Mitarbeiter immer zwei Führungskräfte hinterlegt. Im Onboarding würden wir gerne diesen beiden eine Mail zuschicken. Allerdings gibt es in dem Onboardingschritt nur folgende vordefinierte Empfänger zur Auswahl: Kann man hier auf irgendwie die Person ergänzen, die als zusätzliche Führungskraft hinterlegt ist? Viele GrüßeHeike

Hallo,bislang haben wir mit Personio so gearbeitet, dass die E-Mail Benachrichtigungsfunktion ausgeschaltet war.Um nun mit dem Onboarding und Offboarding über Personio arbeiten zu können, möchten wir die E-Mail Benachrichtigungsfunktion aktivieren. Damit möchten wir erreichen, dass die Mitarbeiter in Ihrem Outlook Postfach eine E-Mail von Personio erhalten, die sie darüber informiert, dass eine Aufgabe in der Inbox eingestellt wurde. Erscheint in der Email eine Popup Benachrichtigung mit Link zur Inbox?Nun ist uns aufgefallen, dass das aktivieren der Benachrichtigungsfunktion auch dazu führen kann, dass Mitarbeiter aus dem Recruting Team benachrichtigt werden, wenn Ihnen eine neue Bewerbung zugeordnet wurde. Ist das der Fall? Wie werden Benachrichtigungen gesteuert? Wie verhindert man eine E-Mail Flut wenn viele Bewerbungen eingehen?Welche weiteren Mitteilungen können zusätzlich freigeschaltet werden und sollten nochmal überprüft werden? Wie können wir uns hier bestmöglich vorbereiten,