Integrationen & Workflows

Hallo zusammen, meine Recherche findet Beiträge von vor zwei, einem und einem halben Jahr, sodass es scheinbar nicht nur uns umtreibt. Ob es inzwischen eine Lösung gibt, weiß ich nicht genau, gerne frage ich deswegen noch einmal in die Runde: Gibt’s eine Möglichkeit in Workflows Mails mit externen Mail-Adressen zu versehen, alle Felder eines Profils über Variablen einzufügen und Emoticons (am wenigsten dringend, aber irgendwie in 2026 doch Standard) zu nutzen? Quasi die Feautures, die es bei On- und Offboarding-Mails bereits gibt (bis auf die Emoticons), zu nutzen? Und als Bitte an Personio: Trigger und wahrscheinlich das ganze Tool noch einmal auf Konsistenz prüfen. Ein Beispiel → beim Workflow für den letzten Arbeitstag gibt’s diesen Trigger:Das letzte Arbeitsdatum ist aber keine Feld, was man pf

Hallo liebe Community,zurzeit versuche ich mich an den Workflows bei Personio und muss leider sagen, dass ich nicht allzu begeistert bin. Simple Funktionen wie das triggern zu einem bestimmten Zeitpunkt/Datum ist nicht möglich! Stattdessen ist nur die Möglichkeit “vormittags” oder “nachmittags” gegeben. Wird dies in Zukunft noch geändert oder bleibt es bei solch einer schwammigen Angabe? Interessant wäre auch ein einmaliger Workflow, den man mit einem genauen Datum anlegen könnte, stattdessen muss immer eine Häufigkeit angelegt werden oder Tageszählungen ab z.B. “Anstellung des Mitarbeiters”. Des weiteren fehlt unbedingt eine Testfunktion der Workflows! Zum Beispiel einfach eine Funktion: “Testmail an XY senden”, damit ich mir auch mal anschauen kann, wie diese Mail oder Aufgabe aussieht, bevor ich sie 100%ig festlege.Ich habe dazu einen fiktiven MA angelegt, um einen Workflow zu testen. Im Workflow steht “getriggert” (es soll eine Mail verschickt werden)

Ist es denn jetzt mittlerweile möglich, einzustellen, dass die Mitarbeiter benachrichtigt werden, wenn die Gehaltsabrechnungen und weitere Dokumente aus Datev zur Verfügung stehen und hochgeladen wurden? Wenn ich das richtig sehe, kann man den Prozess noch nicht über die Automatisierung abbilden, oder?

Hi, I am interested to hear from others who have Slack integrated with Personio, to have reminders/requests going to Personal slack channel are you using Zapier to enable this? if so does it work well? Integration with Jira so the onboarding & Offboarding requests for IT can be automated, again are you using Zapier for this and how well does it work?Many thanksLisa  

Hey, wie löst ihr den Prozess des Mitbestimmungsrecht bzw. Freigabe durch den Betriebsrat bei Neueinstellungen. Aktuell nutzen wir hier den Workaround mit Ausfüllen eines dafür erstellen Evaluationsbogen (wobei der hierfür, gerade am Ende ja nicht gedacht ist), der durch uns vorab ausgefüllt werden muss. Hier wird dann mittels “Feedback anfragen” der Betriebsrat mit an Board geholt und erteilt über das Kommentarfeld die Freigabe/Ablehnung.  Aber so ganz zufrieden bin ich hiermit nicht. Ist hier noch mal was anderes geplant oder wie machen das andere Unternehmen? Viele Grüße,Katharina

Hallöchen,vielleicht weiß jemand weiter:ich möchte einen workflow erstellen, dass die jeweilige Führungskraft eine Benachrichtigung erhält, sobald wir den Titel bei einem ihrer ma ändern. Ich habe dazu einen erstellt, aber nun bekommen alle Teamleads die Benachrichtigung und nicht nur der Vorgesetzte der Person. Hat jemand eine Idee? Danke und liebe GrüßeAnnkatrin

Hi zusammen, ich brauche einen Workflow, der eine E-Mail auslöst, sobald ein Mitarbeiter einen abweichenden Kontoinhaber angibt. Was muss ich eingeben, damit es funktioniert? “leer” habe ich manuell eingegeben, aber das ist ja keine Funktion und wird vermutlich nichts auslösen.DAnke 

Kann man den Feiertagskalender mit einem Outlook Kalender verbinden oder aber per API ansteuern?

Liebe Community,bisher läuft der eAU-Abruf von Personio über Datev sehr gut. Aktuell habe ich aber ein Problem.Ich erhielt von Peronio die Rückmeldung “eAU bestätigt”, allerdings wartet Datev noch auf Rückmeldung der Krankenkasse. Nach Rücksprache bei der KK gibt es für diesen Fehltag (23.03.) keine AU, warum bestätigt das dann Personio, auch der Mitarbeiter bekommt ja die “falsche” Rückmeldung.Hattet ihr das auch schon und was habt ihr dann gemacht?Vielen Dank und GrüßeFr_Baumann

Hallo zusammen,wir beschäftigen uns aktuell mit den Delegierungs- und Genehmigungslogiken in Personio seit dem Umstieg auf die neuen Workflows und suchen hierzu Best-Practice-Beispiele aus der Praxis.Ausgangslage bei uns:Wir haben drei Geschäftsführer:innen, die organisatorisch auf gleicher Ebene stehen. Diese genehmigen üblicherweise die Anwesenheiten und Abwesenheiten bei den ihnen direkt zugewiesenen Personen. Die Herausforderung entsteht insbesondere dann, wenn eine oder mehrere dieser Personen selbst (länger, geplant/ungeplant) abwesend sind und Genehmigungen trotzdem verlässlich, transparent und praktikabel weiterlaufen sollen.Uns interessiert daher, wie andere Organisationen mit einer vergleichbaren Konstellation umgehen. Die alten Wege klappen durch Umstellung auf Workflows nicht mehr.Unsere Fragen an euch:Wie bildet ihr Delegierungen für Genehmigungen von Anwesenheiten und Abwesenheiten

Hallo zusammen, hat jemand Erfahrung mit der Integration von Hello ID (von Tools4ever)? Primäre geht es uns um die Automatisierung bei Prozessen wie On- & Offboarding, allgemeine Personalveränderungen etc., ob dies reibungslos funktioniert? Was sind eure Erfahrungen? 

Hallo zusammen,wir haben 2 getrennte Personio-Accounts, die 1 Slack-Workspace nutzen wollen. Gerade sind wir dabei für beide Accounts zwei seperate Verbindungen zu Slack aufzubauen. Wichtig ist uns hier vorallem, dass Abwesenheitsnotizen im Slack zu sehen sind. Bei meiner Recherche habe ich rausgefunden das es nur immer Verbindung zwischen Personio und Slack geben kann. Also eine 1-zu-1 Verbindung. Gibt es hier eine andere Möglichkeit, wie man es umsetzen kann? Wäre auch eine Schnittstelle über Zapier möglich? Kann man z.B. auch nur einen Account über die Schnittstelle laufen lassen?Vielen Dank euch.LG Eli

Hallo zusammen, ein ical-Link, welchen ich über die Funktion “Abonnieren” unter “An- und Abwesenheit” erstellt habe führt vermutlich seit Donnerstag zum Fehler 404. Wenn ich den Token zurücksetze und einen neuen Link generieren lasse, führt dieser zum selben Fehler. Meine Annahme ist, dass die URL im Browser zum Download der ical-Datei führen sollte. Zeitlich passt es zum Incident vom ersten April - hier ist laut Statuspage aber alles gefixt. Kann ich auf meiner Seite noch etwas prüfen?Handelt es sich um ein bekanntes Problem, das auch andere betrifft?

Liebe Community, wir konnten die DATEV Personio integration erfolgreich implementieren. Allerdings bleibt noch ein manueller Schritt offen, den wir ebenfalls automatisieren wollen.Sobald eine eAU im System erfasst wurde und der Status von “ausstehend” auf “genehmigt” wechselt, soll eine automatische Freigabe erfogen. Optional bei Status “nicht verfügbar” soll eine Mail an den Mitarbeiter und Teamleiter ausgegeben werden, dass der Abruf nicht funktioniert hat.Hat jemand von euch einen solchen Workflow bereits erstellt?Wir freunen uns über jede Hilfe!

Hi Personio Community,durch die Abschaffung von Personio Conversations benötigen wir ein neues HR Ticketsystem.Steht jemand gerade vor demselben Thema und hat schon Ideen, welche alternativen Lösungen sich eignen?Oder hat jemand vielleicht schon ein anderes HR Ticketsystem, welches er / sie empfehlen kann, im Einsatz? Lieben Dank und viele Grüße :)

Guten Tag,wir sind noch neu im Feld…..und experimentieren mit den ersten komplexerern Workflows. Bei uns müssen alle Mitarbeiter ein Führungszeugnis abgeben, das alle 5 Jahre erneuert werden muss.Ich habe sowohl in den datumsbasierten Workflows als auch in den dokumentenbasierten Workflows herumgespielt, aber das richtige nicht gefunden.Insgesamt soll das so aussehen:Workflow IDas entsprechende Dokument hat ein Datum.Liegt dieses Datum 4 Jahre und 9 Monate zurück soll eine Nachricht an den betroffenen Mitarbeiter ausgelöst werden, dass er mit einem zur Verfügung gestellten Dokument (das ihn bei der Behörde berechtigt) ein neues Führungszeugnis beantragt.Dieses neue Dokument soll er selber in seinen Dokumentenbereich hochladen.Workflow IIHR soll

Hallo zusammen, wir stehen aktuell vor einem kleinen Problem. Bei uns sind für die Mitarbeiter immer zwei Führungskräfte hinterlegt. Im Onboarding würden wir gerne diesen beiden eine Mail zuschicken. Allerdings gibt es in dem Onboardingschritt nur folgende vordefinierte Empfänger zur Auswahl: Kann man hier auf irgendwie die Person ergänzen, die als zusätzliche Führungskraft hinterlegt ist? Viele GrüßeHeike

Hallo,bislang haben wir mit Personio so gearbeitet, dass die E-Mail Benachrichtigungsfunktion ausgeschaltet war.Um nun mit dem Onboarding und Offboarding über Personio arbeiten zu können, möchten wir die E-Mail Benachrichtigungsfunktion aktivieren. Damit möchten wir erreichen, dass die Mitarbeiter in Ihrem Outlook Postfach eine E-Mail von Personio erhalten, die sie darüber informiert, dass eine Aufgabe in der Inbox eingestellt wurde. Erscheint in der Email eine Popup Benachrichtigung mit Link zur Inbox?Nun ist uns aufgefallen, dass das aktivieren der Benachrichtigungsfunktion auch dazu führen kann, dass Mitarbeiter aus dem Recruting Team benachrichtigt werden, wenn Ihnen eine neue Bewerbung zugeordnet wurde. Ist das der Fall? Wie werden Benachrichtigungen gesteuert? Wie verhindert man eine E-Mail Flut wenn viele Bewerbungen eingehen?

Hi zusammen,hat jemand von euch bereits Erfahrung mit der API-Schnittstelle zu Freshservice?Wir sind gerade dabei, diese einzurichten, stoßen aber beim Onboarding-Prozess auf ein Problem: Das entsprechende Recipe wird uns in Freshservice nicht angezeigt – obwohl wir den Pro-Plan haben.Falls jemand die Integration schon erfolgreich umgesetzt hat oder eine Idee hat, woran das liegen könnte, freue ich mich sehr über eure Unterstützung.Vielen Dank vorab!Liebe Grüße Lisa

Hallo,wir haben den Onboarding Prozess über Personio angestellt. Leider kamen jetzt vermehrt negative Rückmeldungen.Folgende Fragen haben sich daraus bislang ergeben:Wie stelle ich den Mitarbeitern (die ein Onboarding To-Do haben) die Information zur Verfügung, in welcher Abteilung, Gesellschaft und Position jemand angestellt wird?→ In den Mitarbeiterrollen habe ich eine neue Kategorie angelegt, in der ich angegeben habe, dass die Mitarbeiter einen Einblick auf das öffentliche Profil erhalten. Dadurch dachte ich das ich das Schnellprofil für die Mitarbeiter mit To-Do zugänglich mache. Leider hat das nicht funktioniert. Gibt es die Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter mit To-Do durch das Anlegen eines Textfeldes eine Rückfrage an die Personalabteilung einreichen kann? Wo erscheint die Eingabe in ein Textfeld im Onboarding? Vielen Dank vorab!

Hallo zusammen, da ich bisher nur 2 Jahre alte Beiträge gefunden habe, möchte ich das Thema nochmal aufmachen: Wir möchten gern die eSignatur nutzen und wollen gern das Dokument (welches nicht immer mit Vorlage aus Personio erstellt wird) erst vom Vorgesetzten und dann vom MA unterzeichnen lassen.Kann man dies als Workflow abbilden oder wo muss man das einstellen? Ich freue mich über Hilfe. Liebe GrüßeDenine aus Köln

Hallo,wir nutzen jetzt die Onboarding Funktion in Personio.Hier haben wir es so gemacht, dass wir pro Niederlassung eine Onboarding Liste festgelegt haben.Jetzt ist es zusätzlich so, dass manche Aufgaben wie zum Beispiel: Dienstwagen ausgeben nicht bei jeder Position anfallen. Gibt eine Möglichkeit dies als Option reinzuziehen oder ist es nötig, dass eine weitere Vorlage angelegt wird, die die Option mit Dienstwagen mit einbezieht?Falls da jemand einen Best-Practice-Trick kennt darf dieser gerne mit mir geteilt werden. 

Wir möchten einen Workflow erstellen, der getriggert wird, sobald eine Person eine neue Führungskraft erhält (unabhängig vom Team) und somit erstmalig als Führungskraft tätig wird. Gibt es hier einen sinnvollen Workflow? In die Rolle “Führungskraft” kommen die MA durch Zuordnung von Mitarbeitern automatisch. Wir möchten kein neues Attribut (welches dann auch gepflegt werden müsste) anlegen. 

Hallo zusammen,ich habe gerade für unser Unternehmen die Genehmigungen umgestellt. Weg von Genehmigung bei Arbeitszeiten, die ein paar Minuten die Soll-Zeit überschreiten. Nun hin zu Genehmigung bei > 10 h Arbeitszeit und bei keiner/zu wenig Pause.Nun überlegte ich noch, ob man auch Genehmigung auslösen kann, wenn ein Eintrag Samstag oder Sonntag hinterlegt wird - ggf. auch Feiertag?Ich wüsste nicht, welche Bedingung hier passt. Falls es das nicht gibt, ist angedacht das zu programmieren?Besten Dank und viele GrüßeMarcel

Hallo liebe Community,wir nutzen seit dem 01.01.2026 MOCO. Über Personio werden die Abwesenheiten gebucht und über MOCO die Arbeits- und Projektzeit. Leider synchronisiert unsere Abwesenheitsart “Ausgleich Überstunden” nicht richtig. Die Abwesenheitsart “Ausgleich Überstunden” dient dazu Überstunden abzubauen. Das heißt es ist eine rein informative Abwesenheitsart, der Tag bleibt ein Arbeitstag und wenn keine Stunden eingetragen werden, sind es Minusstunden.Bisher war die Einstellung dazu so: Diese Einstellung führt in MOCO aber nicht dazu, dass Überstunden abgebaut werden. Wie muss ich die Einstellung vornehmen, dass Überstunden abgebaut werden?Wir nutzen Personio Core PRO Plan.Vielen Dank für eure Hilfe und viele Grüße