Integrationen & Workflows

Teilt in diesem Bereich alle Eure Fragen, Diskussionen und Best Practices zu Integrationen & Workflows, wie z.B. On-/und Offboarding, den eSignaturen, APIs, Personio Conversations, oder Tools aus dem Marketplace.

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509 Themen

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LK96Visitor
gepostet in Integrationen & Workflows

BEM-Prozess als Workflow abbilden

Hallo Community,Wir sind aktuell dabei, einen rechtssicheren Prozess zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) im Unternehmen aufzusetzen. Dabei kommt natürlich auch die Frage auf, wie wir diesen bestmöglich soweit wie möglich mit den Workflows automatisieren. Da der Prozess allerdings etwas komplexer ist, mit verschiedenen Genehmigungsschritten/Pfaden, frage ich mich ob ihr da best-practices aus euren Unternehmen habt, wie ihr die Systemseitigen Möglichkeiten nutzt?  Alternativ an dieser Stelle auch die Frage an das Personio-Team, ob eine BEM-Standard Workflow Vorlage aktuell in Planung ist? Meist ist der Grundprozess (z.B. Info’s an FK, Genehmigungen bei Annahme/Absage der Einladung, Aufgabe zur Terminplanung, etc.) ja doch eher standardisiert. Vielen Dank und beste Grüße aus Hamburg,Lukas

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vor 1 Tag
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Jannik.feistVisitor
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Workflow - Einreichung von lohnrelevanten Unterlagen

Hallo zusammen,Ich bin meist ein stiller Mitleser und freue mich über die Möglichkeiten und Ideen, die ihr mitbringt.Wir möchten uns weiter optimieren und würden gerne die Workflows in unsere Lohnvorbereitung einbinden, um den Arbeitsaufwand in der Administration zu verringern.Derzeit erhalten wir alle lohnrelevanten Unterlagen per E-Mail von einer zentralen Stelle an unseren Standorten. HR verarbeitet dann die Daten und erledigt den Upload sowie die Datenvorbereitung. Zukünftig möchten wir erreichen, dass alle Mitarbeiter den Upload von Dokumenten, wie Fahrkarten, selbst erledigen und wir nur die Freigabe erteilen müssen. Durch den generierten Dokumenten-Workflow werden wir jedoch lediglich informiert, und das Dokument landet dennoch in der Personalakte, auch wenn es abgelehnt wurde. Zudem wird in der Übersicht der Aufgaben nur angezeigt, dass ein Dokument vorliegt, aber nicht, welchem Mitarbeiter es zugeordnet ist. Habt ihr hierzu eine Idee bzw. wie setzt ihr dies um?  Vielen Dank im

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vor 1 Tag
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Flex1234Visitor
gefragt in Integrationen & Workflows

Workflow Ablehnung Einstellungszustimmung durch GF

Hallo, zusammen, wir wollen einen Workflow für den Onboardingprozess erstellen. Im Rahmen dieses Prozesses soll der Geschäftsführer mit einer elektronischen Signatur unterschreiben, nach dem wir das Dokument als Personalabteilung erstellt haben und dann beim GF automatisch eingeht. Der GF hat auch dann die Möglichkeit dieses Dokument abzulehnen und einen Kommentar einzugeben. Wird der Ablehnungskommentar der Personalabteilung angezeigt, falls der GF nicht zustimmt und falls ja, wo kann ich diesen sehen. Vielen Dank vorab für die Hilfe.

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vor 4 Tagen
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schaumamoiFollower
gefragt in Integrationen & Workflows

Keine Namen bei der App

Werte Community, bei manchen unserer Mitarbeiter:innen zeigt es bei der Mobileapp keine Namen sondern nur zwei Punkte an. Hat jemand eine zündende Idee, wie sich das beheben lässt? Danke im Voraus,schaumamoi 

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S
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vor 4 Tagen
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Lisa SennhennVisitor
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Platzhalter Attribute automatisierter Workflow

Hallo zusammen, bisher habe ich eine Mail immer manuell abgesendet und nur den Onbarding-Schritt im Workflow mit einer vorformulierten Mail inkl. der Platzhalter gehabt. Nun möchte ich die Mail gern automatisiert übermitteln. Nimmt er da dann auch die Attribute rein, wenn in der vorbereiteten Mail die Platzhalter sind? Danke für eure Unterstützung.

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tonideer
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vor 4 Tagen
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Jana P.Visitor
gefragt in Integrationen & Workflows

Führungskraft kann Dokumente für Mitarbeiter uploaden

Hallo, ich möchte gerne unsere Führungskräfte über Personio “auffordern” zum Abschluss der jährlichen Mitarbeitergespräche die unterschriebenen Mitarbeitergespräch in Personio in das jeweilige Mitarbeiterprofil upzuloaden. Ich habe mich bereits an einem Work-Flow probiert und dafür ein Atrribut Ende Mitarbeitergespräch angelegt. Ich weiß jedoch nicht, wie ich den Workflow so gestalten kann, dass die direkte Führungskraft auch nur für ihre direkten Mitarbeiter aufgefordert wird, die Mitarbeitergespräche hochzuladen. Könnt ihr mir hier helfen?  Danke und viele Grüße Jana

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vor 4 Tagen
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Communicator
Silke K.Communicator
gefragt in Integrationen & Workflows

Benachrichtigung bei Lohnabrechnungen

Ist es denn jetzt mittlerweile möglich, einzustellen, dass die Mitarbeiter benachrichtigt werden, wenn die Gehaltsabrechnungen und weitere Dokumente aus Datev zur Verfügung stehen und hochgeladen wurden? Wenn ich das richtig sehe, kann man den Prozess noch nicht über die Automatisierung abbilden, oder?

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BineFu
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vor 5 Tagen
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MaKubbutatFollower
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Übertragung/Aktualisierung Attribut durch Vordatierung (Wirkungsdatum festlegen)

Hallo liebe Community, wir stellen uns gerade die Frage, zu welchen Zeitpunkt die Aktualisierung/Änderung durch “Vordatierung” bei bestimmten Attributen passieren.Hintergrund ist: Wir haben ein Partner-Produkt von Personio namens Rydoo, dass unsere Finanzabteilung zur Abrechnung der Reisenkosten nutzt. Hierbei werden verschiedene Attribute wie etwa die E-Mail-Adresse oder auch das Aktivierungs-Attribut benötigt, aus denen dann via API ein Account in Rydoo erstellt wird. Nun gab es schon des Öfteren Probleme, dass die Accounts in Rydoo zu spät aktiviert wurden. Wir haben einen Zeittrigger erstellt, der uns dabei helfen soll, den Prozess richtig zu tracken. Als Beispiel: ein Mitarbeiter fängt zum 01.07.2024 bei uns an. Das bedeutet: die IT gibt die E-Mail-Adresse spätestens am 28.06.2024 in Personio ein. Wir erstellen dann das “Wirkungsdatum” mit Änderung zum 01.07.2024 ein. Was passiert: die aktuelle E-Mail-Adresse ist dann am 01.07.2024 in Personio, allerdings wird der Push (so vermute

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vor 8 Tagen
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Vanessa1008Visitor
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Tickets aus Conversations weiterleiten

Hallo,  wir haben das Problem, dass beispielsweise Rechnung in Conversations landen, da diese von uns freigegeben werden müssen. Zur weiteren Bearbeitung würde wir diese gerne aus Conversations heraus, an unsere Finance-Abteilung weiterleiten (sie sind nicht als Team in Conversations hinterlegt und sollen dies auch nicht). Leider scheint dies aktuell nicht möglich zu sein. Hat jemand ein ähnliches Problem oder vielleicht sogar eine Lösung? Viele Grüße 

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S
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vor 9 Tagen
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Sabine_HoppeVisitor
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Abwesenheitsart - Popup/Info Fenster hinterlegen

Hi, ich möchte bei der Abwesenheitsart Dienstreise ein Erinnerungs/Info/Popup-Fenster hinterlegen. Eine Info für die Mitarbeitenden bei Reisen ins EU Ausland. Ich habe jedoch noch keine Möglichkeit gefunden, ein Infofenster, dass bei Anlage einer Abwesenheit “aufpoppt” anzulegen. Weiss jemand ob das überhaupt geht? Vielen Dank

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vor 9 Tagen
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TrinfagVisitor
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Welcher Workflow zählt?

Hallo!Wenn zusätzlich zu dem normalen Genehmigungsworkflow für Urlaubstage ein Workflow über die Automatisierungen eingerichtet wird, in welcher Reihenfolge/Kombination greifen diese dann? Vielen Dank!

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vor 9 Tagen
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KEBVisitor
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Onboarding Vorlage an mehrere Mitarbeiter gleichzeitig

Hallo Communitiy,ich habe eine Onboarding-Vorlage erstellt, die ich allen Mitarbeitern zuteilen möchte … “Erste Schritte mit Personio”. Gibt es eine Möglichkeit, dies z. B. über die Personalliste zu tun? Ähnlich wie Attribute anpassen?Danke für eure Hilfe!

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vor 10 Tagen
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MiMoVisitor
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YouTube-Video nur auf Englisch?

In der Vorbereitung zur Kommunikation an unsere Mitarbeiter ist mir aufgefallen, dass es bei den “Ersten Schritten” das Erklärvideo auf YouTube nur in englischer Sprache gibt. Kann das sein? Unsere MA sind eher technisch denn sprachlich begabt - ich brauche hier also unbedingt etwas in deutscher Sprache! 

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vor 11 Tagen
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ClbeBLNFollower
gepostet in Integrationen & Workflows

Prozess Mapping Tool in Personio

Hallo Community, ich bin auf der Suche nach einem guten Prozess-Mapping-Tool (vom Neukunden-Prozess bishin zum sauberen Arbeitsplatz, etc.), bestenfalls integrierbar mit Personio und - wenn ich träumen darf - mit DocuSign o.ä. zur Kenntnisnahme der Mitarbeitenden. Freue mich auf Feedback, ob dies schon längst existiert und/oder Ihr vielleicht einen ähnlichen Bedarf habt? Viele Grüße,Claudia  

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vor 11 Tagen
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lauradueckersFollower
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Schnittstelle zur Buchhaltung - Ma Stammdatenübertragung

Hallo liebe Community, wir beschäftigen uns gerade mit einer vollumfänglichen Systemumstellung, im HR Bereich haben wir seit 2 Jahren Personio im Einsatz, jetzt soll für die Finanzbuchhaltung ein neues Tool her und eine neue Agentursoftware (ERP System) eingeführt werden. Im November steigen wir auch auf Personio Payroll um. Gibt es hier jemanden unter unsder / die Erfahrung mit Anbietern (DateV o.Ä.) für sämtliche Prozesse in der Finanzbuchhaltung (Kreditoren / Debitoren / Controlling) - idealerweise mit Schnittstelle zu Personio - hat,  Erfahrung mit Moco, Poool oder anderen ERP (Agentursoftware) Tools hat,  Eine ähnliche Infrastruktur im Unternehmen (einge-)führt? Ich bin für jede Impulse dankbar - danke euch! 

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vor 11 Tagen
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miri_amCommunicator
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Kompetenzmanagement Skill-Management Kompetenzen Personalentwicklung

Hallo liebe Community,könnt ihr mir aus Erfahrung sagen welche Software (möglichst für Klein-/Mittelständische UN) sich am besten eignet um Skills zu dokumentieren und vor allem Auswertungen zu fahren um schauen zu können, was fehlt noch im Unternehmen bzw. was kann man bereits abbilden intern?Ich kann keine Excel Tabellen mehr sehen… ;)Bin um jeden Tipp dankbar :)

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Toastfrosch
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vor 11 Tagen
SThiem
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SThiemCommunicator
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Automatisierungen (individuelle Workflows)

Hallo zusammen, grundsätzlich freuen wir uns sehr über den neuen Bereich Automatisierungen. Allerdings stoßen wir bereits beim Anlegen der ersten Workflows an die Grenzen. Oder habt ihr vielleicht Ideen dazu, wie wir das lösen können:Wir möchten gerne einen Workflow anlegen, der alle Aufgaben beinhaltet, die aufkommen, wenn ein/e Mitarbeiter*in zur Führungskraft ernannt wird.Als Event-Trigger wollten wir eine Attributsänderung wählen. Allerdings sollte nicht schon die Position geändert werden, da diese dann auch gleich öffentlich sichtbar ist. Vorher gibt es aber noch viele ToDos und genau diese wollten wir ja in dem Workflow abbilden.Kein anderes vorgeschlagenes Attribut passt zu unserem Bedarf. Hat jemand eine Idee, wie wir das lösen können?Schade, dass es nicht die Möglichkeit gibt, den Trigger individuell festzulegen.  

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vor 15 Tagen
Lea Pyschik
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Lea PyschikVisitor
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Spam Nachrichten in Conversations

Hallo zusammen, eine unserer Event E-Mail Adressen erhält leider sehr viele Spam Nachrichten.Im Recruiting Bereich ist es in den zuzuweisenden Nachrichten möglich, Nachrichten als Spam zu markieren und diese sozusagen für die Zukunft auf eine “Spam-Liste” zu setzen. Gibt es in Conversations auch eine Möglichkeit, Nachrichten als Spam zu markieren, sodass diese künftig auch schon vorher als Spam erkannt und rausgefiltert werden.Unser Quarantäne System für E-Mails erkennt diese E-Mails komischerweise vorab leider nicht als Spam, sodass diese schon vorher rausfallen... LGLea

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vor 16 Tagen
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TrinfagVisitor
gepostet in Integrationen & Workflows

Dokumenten-API

Hallo,die Schnittstelle https://api.personio.de/v1/company/documents funktioniert leider nicht korrekt. Bei einigen Dokumenten bekommen wir folgende Fehlermeldung:{"success":false,"error":{"message":"The file must be a file of type: pdf, docx, doc, jpg, zip, png, txt, jpeg, odt, xlsx, rtf, htm, xls, p7s, pptx, pages, rar, ppt, gif, tif, html, msg, eml, asc, tiff, wps, bmp, 7z, csv, ics, vcf, dotx, numbers, eps, gz, ods, otf, odp, odg, rtfd, txz, webarchive, xml, xps, md, fax, asice.","code":0,"error_data":{"file":["The file must be a file of type: pdf, docx, doc, jpg, zip, png, txt, jpeg, odt, xlsx, rtf, htm, xls, p7s, pptx, pages, rar, ppt, gif, tif, html, msg, eml, asc, tiff, wps, bmp, 7z, csv, ics, vcf, dotx, numbers, eps, gz, ods, otf, odp, odg, rtfd, txz, webarchive, xml, xps, md, fax, asice."]}}}Hier der Request-Body (ohne Dateiinhalt):--d623c3cc-9429-4ff7-8b58-f3dd9eca3fddContent-Type: text/plain; charset=utf-8Content-Disposition: form-data; name=titleTest--d623c3cc-9429-4ff7-8b

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vor 18 Tagen
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Anne HeckerFollower
gepostet in Integrationen & Workflows

MEP24 aktuelle Erfahrungen mit der Schnittstelle

Hallo zusammen, wir überlegen MEP 24 einzuführen, da wir wissen, dass es eine Schnittstelle zu Personio gibt. Könnt ihr eure ganz aktuellen Erfahrungen teilen? Das wäre eine große Hilfe, vG und danke Anne

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Dash
Community Superstar
vor 18 Tagen
Andreas Groicher
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Andreas GroicherExplorer
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Schnittstelle mit Atoss?

Hallo zusammen, wir haben uns für die Zeiterfassung mit Atoss entschieden, da wir sehr verschiedene Betriebe mit unterschiedlichsten Anforderungen an die Zeiterfassung haben.Nun ist allerdings die Frage, wie wir die Abwesenheiten, die wir bisher in Personio abbilden, vor allem weil dort die eAU-Abfrage über DATEV stattfindet, in die ATC (Atoss) übergeben?Idealerweise sollten einfach alle Abwesenheiten, die wir in Personio haben, in Atoss landen. Das ist aber angeblich nicht möglich, weil die Schnittstelle eigentlich in der anderen Richtung funktionieren soll. Also Abwesenheiten werden in Atoss gebucht und an Personio übergeben.Ich freue mich über zahlreiche Rückmeldungen und best practice Berichte.

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vor 19 Tagen
Steve
Detective
SteveDetective
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Elternzeit On- und Offboarding Prozess über Workflow

Liebe Community, wir sind gerade dabei die Workflows intensiv zu testen und sind dabei evtl. auf eine Möglichkeit gestoßen wie man einen einfachen Offboarding oder Onboarding Prozess abbilden könnte. Damit könnten wir den Workarount über Onboarding Prozesse ersetzen, welcher alles andere als ideal ist. Allerdings hängt das ganze noch ein einer Stelle und vielleicht könnt ihr uns helfen. Was haben wir gemacht:Letzlich haben wir nur einen Datumsabhängigen Workflow erstellt und das Datumsattribut auf Start der Abwesenheit gestellt (für ein Offboarding). Für ein Onboarding nach der Probezeit wäre dann natürlich das Enddatum der Abwesenheit der Trigger. Anschließend könnte man Aufgaben und Benachrichtigungen automatisch erstellen lassen.Was uns an der Stelle fehlt:Können wir irgendwie auswählen, dass dieser Workflow nur für die Abwesenheitsart Elternzeit bzw. Mutterschutz gibt? Ich hoffe jemand weiß hier wie man den Trigger nutzen kann. Viele GrüßeSteve

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Steve
Detective
vor 19 Tagen
JeLingen
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JeLingenVisitor
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(fachliche) Schulungen ziehen Onboarding in die Länge

Hallo zusammen, wir bilden im dem Workflow Onboarding ein breites Spektrum an Themen ab. Die Vorbereitung Unternehmensseitig auf den Start, die to-dos der neuen Kolleg:innen in den ersten Wochen, die Bestätigung der Kenntnisnahme von richtlinien, die Termine zu den Feedbackgesprächen in der Zeit. Soweit - so üblich. Nun haben wir, wie die meisten, “Pflicht- bzw. Organisatorische Schulungen” (IT,  Reisekosten, Arbeitssicherheit...). Wir haben aber auch einen langen Katalog an fachlichen Schulungen, die innerhalb der ersten 12 Monate absolviert werden müssen. Die decken wir bislang auch in der Onboarding-Vorlage ab. Dementsprechend sind Menschen ewig in dem Status Onboarding und wir verlieren den Überblick welche Pflichtthemen noch offen sind, weil es sehr viele Personen sind. Gerne würde ich die “Pflicht” von der “Kür” trennen. Wie macht ihr das bei euch? Freue mich über Tipps/Ideen. Danke & viele Grüße Jessica 

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vor 19 Tagen
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Philipp-Visitor
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Dropdown in Onboarding-Prozess

Hallo zusammen, ich bin gerade dabei unseren Onboardingprozess zu updaten und würde im Workflow unter anderem gerne einen Schritt erstellen, in dem die Teamleads die Hardware für ihre neuen Mitarbeitenden auswählen können. Am liebsten würde ich das über ein Auswahl via Dropdown-Menü abbilden, habe dafür bisher jedoch keine Möglichkeit gefunden. Gibt es da bereits ein Lösung oder Workaround für?Ich freue mich über Tipps und Ideen! Danke und viele GrüßePhilipp

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Community Moderator
vor 22 Tagen
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Ekrem61Explorer
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Zugriff auf das Onboarding wenn To-Do noch nicht fällig

Hallo zusammen, wir haben leider ein Problem mit dem Onboarding.Wir würden gerne einstellen, dass man bereits Zugriff auf seine Onboarding Aufgaben hat, auch wenn das To-Do noch nicht fällig ist.Das funktioniert jedoch nicht, weil der Mitarbeiter den Status “Onboarding” hat. An unserem Onboarding-Prozess sind Mitarbeiter beteiligt, die möglichst keinen Zugriff auf den Reiter “Personalinformationen” bekommen sollten. Deswegen können die Onboarding-Beteiligten das Profil des neuen Mitarbeiters erst sehen, wenn dessen Status auf “aktiv” ist.Das bedeutet aber gleichzeitig auch, dass sie ihre Onboarding To-Dos erst sehen können, wenn sie fällig sind. Gibt es einen Weg, um den Onboarding-Beteiligten schon vor Fälligkeit Zugriff auf ihre Aufgaben zu geben?Es bringt leider auch nichts, wenn man ihnen ein Ansichtsrecht bei der Automatisierungsübersicht gibt, weil dort dann nichts angezeigt wird. Das Fälligkeitsdatum vorzuverlegen ist leider auch nicht zielführend, weil sonst ständig Erinnerunge

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vor 23 Tagen
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