Integrationen & Workflows

Wir möchten einen Workflow erstellen, der getriggert wird, sobald eine Person eine neue Führungskraft erhält (unabhängig vom Team) und somit erstmalig als Führungskraft tätig wird. Gibt es hier einen sinnvollen Workflow? In die Rolle “Führungskraft” kommen die MA durch Zuordnung von Mitarbeitern automatisch. Wir möchten kein neues Attribut (welches dann auch gepflegt werden müsste) anlegen. 

Hallo zusammen,ich habe gerade für unser Unternehmen die Genehmigungen umgestellt. Weg von Genehmigung bei Arbeitszeiten, die ein paar Minuten die Soll-Zeit überschreiten. Nun hin zu Genehmigung bei > 10 h Arbeitszeit und bei keiner/zu wenig Pause.Nun überlegte ich noch, ob man auch Genehmigung auslösen kann, wenn ein Eintrag Samstag oder Sonntag hinterlegt wird - ggf. auch Feiertag?Ich wüsste nicht, welche Bedingung hier passt. Falls es das nicht gibt, ist angedacht das zu programmieren?Besten Dank und viele GrüßeMarcel

Hallo,wir haben den Onboarding Prozess über Personio angestellt. Leider kamen jetzt vermehrt negative Rückmeldungen.Folgende Fragen haben sich daraus bislang ergeben:Wie stelle ich den Mitarbeitern (die ein Onboarding To-Do haben) die Information zur Verfügung, in welcher Abteilung, Gesellschaft und Position jemand angestellt wird?→ In den Mitarbeiterrollen habe ich eine neue Kategorie angelegt, in der ich angegeben habe, dass die Mitarbeiter einen Einblick auf das öffentliche Profil erhalten. Dadurch dachte ich das ich das Schnellprofil für die Mitarbeiter mit To-Do zugänglich mache. Leider hat das nicht funktioniert. Gibt es die Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter mit To-Do durch das Anlegen eines Textfeldes eine Rückfrage an die Personalabteilung einreichen kann? Wo erscheint die Eingabe in ein Textfeld im Onboarding? Vielen Dank vorab!

Hallo liebe Community,wir nutzen seit dem 01.01.2026 MOCO. Über Personio werden die Abwesenheiten gebucht und über MOCO die Arbeits- und Projektzeit. Leider synchronisiert unsere Abwesenheitsart “Ausgleich Überstunden” nicht richtig. Die Abwesenheitsart “Ausgleich Überstunden” dient dazu Überstunden abzubauen. Das heißt es ist eine rein informative Abwesenheitsart, der Tag bleibt ein Arbeitstag und wenn keine Stunden eingetragen werden, sind es Minusstunden.Bisher war die Einstellung dazu so: Diese Einstellung führt in MOCO aber nicht dazu, dass Überstunden abgebaut werden. Wie muss ich die Einstellung vornehmen, dass Überstunden abgebaut werden?Wir nutzen Personio Core PRO Plan.Vielen Dank für eure Hilfe und viele Grüße

Hallo zusammen,wir haben 2 getrennte Personio-Accounts, die 1 Slack-Workspace nutzen wollen. Gerade sind wir dabei für beide Accounts zwei seperate Verbindungen zu Slack aufzubauen. Wichtig ist uns hier vorallem, dass Abwesenheitsnotizen im Slack zu sehen sind. Bei meiner Recherche habe ich rausgefunden das es nur immer Verbindung zwischen Personio und Slack geben kann. Also eine 1-zu-1 Verbindung. Gibt es hier eine andere Möglichkeit, wie man es umsetzen kann? Wäre auch eine Schnittstelle über Zapier möglich? Kann man z.B. auch nur einen Account über die Schnittstelle laufen lassen?Vielen Dank euch.LG Eli

Hallo zusammen, wir haben seit 3 Tagen das Problem, dass neue User (im Status ‘aktiv’) sich nicht anmelden können und wir für diese vorher das Login aktivieren müssen. Bis vor ein paar Tagen konnten die User sich über SSO direkt anmelden, so wie in den FAQ für SSO beschrieben ist: “When you enable SSO, employees can still log in without an invitation if they have the address of their Personio account and their employee status in Personio is Active. After they log in, they start receiving notification emails.”.  Kann jemand helfen? Vielen DankOle

Hallo,bislang haben wir mit Personio so gearbeitet, dass die E-Mail Benachrichtigungsfunktion ausgeschaltet war.Um nun mit dem Onboarding und Offboarding über Personio arbeiten zu können, möchten wir die E-Mail Benachrichtigungsfunktion aktivieren. Damit möchten wir erreichen, dass die Mitarbeiter in Ihrem Outlook Postfach eine E-Mail von Personio erhalten, die sie darüber informiert, dass eine Aufgabe in der Inbox eingestellt wurde. Erscheint in der Email eine Popup Benachrichtigung mit Link zur Inbox?Nun ist uns aufgefallen, dass das aktivieren der Benachrichtigungsfunktion auch dazu führen kann, dass Mitarbeiter aus dem Recruting Team benachrichtigt werden, wenn Ihnen eine neue Bewerbung zugeordnet wurde. Ist das der Fall? Wie werden Benachrichtigungen gesteuert? Wie verhindert man eine E-Mail Flut wenn viele Bewerbungen eingehen?

Hallo zusammen, wir stehen aktuell vor einem kleinen Problem. Bei uns sind für die Mitarbeiter immer zwei Führungskräfte hinterlegt. Im Onboarding würden wir gerne diesen beiden eine Mail zuschicken. Allerdings gibt es in dem Onboardingschritt nur folgende vordefinierte Empfänger zur Auswahl: Kann man hier auf irgendwie die Person ergänzen, die als zusätzliche Führungskraft hinterlegt ist? Viele GrüßeHeike

Hallo =) wie kann ich in Personio richtig Zeiten erfassen und stempeln ohne das es eine freie Eingabe ist?Wir würden gern mit Personio die Zeit erfassen, ALLERDINGS nicht, indem Mitarbeiter ihre Zeit frei eingeben können. Vielmehr brauchen wir einen “Kommen” und einen “Gehen”-Knopf// “Anmelden” und “Abmelden”, damit die Zeit fix erfasst ist und keine Manipulation stattfinden kann. WIE geht das mit Personio? 

Hallo zusammen, wir haben uns für die Zeiterfassung mit Atoss entschieden, da wir sehr verschiedene Betriebe mit unterschiedlichsten Anforderungen an die Zeiterfassung haben.Nun ist allerdings die Frage, wie wir die Abwesenheiten, die wir bisher in Personio abbilden, vor allem weil dort die eAU-Abfrage über DATEV stattfindet, in die ATC (Atoss) übergeben?Idealerweise sollten einfach alle Abwesenheiten, die wir in Personio haben, in Atoss landen. Das ist aber angeblich nicht möglich, weil die Schnittstelle eigentlich in der anderen Richtung funktionieren soll. Also Abwesenheiten werden in Atoss gebucht und an Personio übergeben.Ich freue mich über zahlreiche Rückmeldungen und best practice Berichte.

Hi liebe Community,ich brauche mal eure Hilfe! IT-Equipment für das Homeoffice wird direkt zu den Mitarbeitenden geschickt und diese sollen dann in ihrem Profil im Abschnitt “IT-Equipment” die Seriennummer der Geräte eintragen. Es gibt jeweils 2 Attribute, z.B. “Monitor Typ” und “Monitor Seriennummer”. Den Typ trage ich ein, die Seriennummer der MA.Damit ich nicht manuell erinnern muss, will ich einen Workflow einrichten: bei einer Änderungen des Typ-Attributs wird eine Aufgabe erstellt. Der Trigger sieht so aus:Dann kommt als Aufgabe, die Aufforderung die Seriennummern einzutragen. Soweit die Theorie - in der Praxis funktioniert das aber nicht 🤨 zum Test habe ich ein leeres “Typ Feld” ausgefüllt, aber nichts passiert.Jemand eine Idee, woran das liegt oder wie ich den Flow umbauen muss? 

Hallo zusammen, wir haben bei uns einen Workflow für Fortbildungen eingerichtet, der bis heute funktioniert hat. Es wurden keine Änderungen vorgenommen. Meine Rolle erhält eine Benachrichtung, wenn ein Fortbildungsantrag genehmigt wurde. Dabei wird der Name der/des Antragstellende:n angezeit sowie das Dokument des Fortbildungsantrages verlinkt.Seit heute werden diese Variablen aber nicht mehr gefüllt:Das ist heute drei Mal passiert. Wie kann ich jetzt nachvollziehen, um welche Anträge welcher Personen es sich hierbei handelt?Leider ist der Personio Support absolut katastophal geworden. Ich komme an dem blöden KI-Assistenten nicht vorbei, der keine brauchbare Antwort liefert, um ein richtiges Support Ticket erstellen zu können 😡😡😡

Hi everyone,We’re currently using the Personio Marketplace integration for Okta (Personio → Okta) and noticed something unusual.The attribute “Last Day of Work” is not being pushed to Okta, even though: The field is populated in Personio The value is returned correctly via the Personio API (GET employee endpoint) The attribute is available and selectable in the Okta attribute mapping configuration All other mapped attributes are syncing without issues From what we can see in Okta logs, the attribute does not appear in the update payload at all.It almost looks like the attribute is exposed in the schema but not actually included in the outbound payload.Has anyone else experienced this?Specifically wondering: Is “Last Day of Work” officially supported in the Okta Marketplace Update payload? Is this a known limitation

Hallo Zusammen,wir arbeiten bei uns im Unternehmen für Terminplanungen etc. viel mit Microsoft und Outlook. Nun ist die Schnittstelle von Personio in Bezug auf Abwesenheiten schnell eingerichtet und funktioniert super. Unsere Kollegen arbeiten allerdings auch mit Places, um zu wissen, wer im Büro ist und wer nicht. Dies sieht man, wie die von euch die es kennen wissen, ebenfalls im Outlook Kalender. Wisst ihr ob es also auch eine Schnittstelle zu Microsoft Places gibt, damit Home Office Tage, die man im Personio einträgt direkt in den Kalender übernommen wird? Oder kennt jemand von euch vielleicht eine andere pragmatische Lösung für dieses Thema?Vielen Dank schon mal für die Hilfe!!!

Hallo zusammen,wir haben im Onboarding für neue Mitarbeiter ganz oben eine eigene E-Mail-Vorlage für die Einladungsmail erstellt. Allerdings passiert Folgendes: Wenn wir einen neuen Mitarbeiter anlegen und auf „Einladen“ klicken, wird nicht unsere Vorlage, sondern die Standardvorlage von Personio verschickt. Wenn wir nicht auf „Einladen“ klicken, wird überhaupt keine Mail ausgelöst Warum greift unsere erstellte Vorlage nicht? Gibt es eine Einstellung, die wir übersehen, damit unsere Vorlage verwendet wird? Vielen Dank für eure Tipps!Liebe Grüße Alicia   

Hallo, zusammen,einen Onboardingprozess für neue Mitarbeiter und neue Azubis haben wir schon eingerichtet. Die Idee ist jetzt einen zusätzlichen Personalveränderungsprozess bei der Übernahme von Azubis einzurichten. Dieser Prozess müssste wohl ebenfalls über den Onboardingprozess laufen. Dies würde ja grundsätzlich funktionieren. Nur wenn das Onboarding bei Einstellung der Azubis ebenfalls über den Onboardingprozess abgelaufen ist, wie kann sichergestellt werden, dass der erstmalige Onboardingprozess nicht verloren geht? Habt ihr hier vielleicht Ideen und Anregungen? Vielen Dank vorab.

Hi Personio Community,durch die Abschaffung von Personio Conversations benötigen wir ein neues HR Ticketsystem.Steht jemand gerade vor demselben Thema und hat schon Ideen, welche alternativen Lösungen sich eignen?Oder hat jemand vielleicht schon ein anderes HR Ticketsystem, welches er / sie empfehlen kann, im Einsatz? Lieben Dank und viele Grüße :)

Hallo zusammen 👋Gibt es in Personio die Möglichkeit, HR-Mitarbeitende bei bestimmten Events durch alle relevanten Felder zu führen, die angepasst werden müssen?Beispiel: Bei einer Arbeitszeitänderung startet HR einen Workflow, der Schritt für Schritt durch die notwendigen Felder führt, z. B. Wochenarbeitsstunden, Gehalt und Arbeitszeitmodell. So wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Anpassungen vorgenommen werden und nichts vergessen wird.Ziel ist es, Fehler zu vermeiden und HR-Prozesse bei wiederkehrenden Events strukturierter und sicherer abzubilden.Gibt es hierfür bereits eine Lösung, Best Practices oder geplante Funktionen in Personio?Vielen Dank! 🙏

Liebe Community,  wir hatten gehofft, dass die neuen Workflow-Genehmigungsregeln unsere Probleme und manuellen Bearbeitungen beheben, dem ist leider nicht so. Vielleicht wisst Ihr Möglichkeiten, die uns weiterhelfen.Eine Führungskraft geht z.B. in Parental Leave und wir möchten diverse Abwesenheitsanfragen gerne an einen Substitute weiterleiten. Unser Unternehmen möchte leider nicht, dass diese Anfragen dann automatisch an die Führungskraft der Führungskraft geht, da dann auch die oberste Führungsebene mit diesen Anfragen “belästigt wird”.Daher ist unser aktueller Prozess, dass wir bei allen Abwesenheitsarten manuell eine individuelle Vertretungsregelung hinterlegen. Das können dann bis zu 10-12 manuelle Genehmigungsvorgänge sein, die an dem Tag der Abwesenheit der Führungskraft hinterlegt werden muss - keine Möglichkeit, dies zeitlich zu terminieren - genauso müssen wir dann am Tag der Rückkehr alle A

Guten Morgen Zusammen!Wenn wir in der Onboarding-Vorlage den Schritt Email-Versand anlegen, würden wir dies gern nutzen, um automatisiert eine Willkommensemail an den/die Newbie zu schicken.Allerdings stoßen wir dann auf folgendes Problem: Wenn man beim Empfänger den Mitarbeiter angibt, wird es an die angegebene Firmenmailadresse geschickt, die im öffentlichen Profil steht. Viel sinnvoller wäre es aber, wenn hier die private Mailadresse aus den persönlichen Daten gezogen wird. Da die/der Mitarbeiter:in ja erst mit dem ersten Arbeitstag Zugriff auf die Firmenmailadresse erhält.Dies kann man leider weder beim manuellem oder automatischem Versand einstellen.Gibt es hier eine Lösung für oder eine Einstellungsmöglichkeit im Backend, die unsere Admin vornehmen könnte? Oder die Möglichkeit, dass man im jeweiligen Onboardingschritt erst die Mailadresse eingibt, an die etwas verschickt werden soll? Wäre ein nicht so schöner Workaround, würde allerdings zumindest kur

Hallo zusammen,unsere Führungkräfte sollen zukünftig in den Jahresgesprächen mit ihren Mitarbeitenden den Fortbildungsbedarf abfagen und die Ergebnisse an die Personalabteilung melden. Bei uns werden die Fortbildungswünsche gesammelt und wir schauen, ob es den Bedarf einer Inhouse-Schulung zu einem bestimmten Thema für mehrere Mitarbeitende gibt oder ob sich der MA alleine zur gewünschten Veranstaltung anmelden soll.Natürlich wollen wir diese Meldung am besten irgendwie über Personio abbilden.Hat jemand sowas schon gemacht und mag verraten, wie?Danke!LGMarina 

Hallo zusammen,wir möchten unsere Meta-Leads mit Zapier x Personio einpflegen.New Lead → Create New Applicant.Wir schaffen es nicht, einen Testlead zu generieren.Was mir auffällt (weil ich ja durch recruitee weiß wie die Verbindung normal geht) → Personio lässt keine Jobauswahl vor.Die anderen Felder Vorname, Zuname und E-Mail sollten soweit passen, die kann ich aus vorauswählen.Und ja, ich habe auch schon die JobID manuell gepflegt usw. → funktioniert alles nicht.Zapier gibt folgenden Fehlermeldung:Und folgenden “Hilfehinweis”What this error means:The error indicates that the Zap is unable to create an applicant in Perso

Hallo,ich möchte per API oder Custom Report die Soll- und Ist-Stunden eines Mitarbeiters auslesen.Normalerweise haben wir keinerlei Überstundenkonto. Spezielle Mitarbeiter können aber manchmal Überstunden bewilligt bekommen. Diese werden grundsätzlich im Folgemonat ausbezahlt.Für unser internes Reporting benötige ich nun einen Report, der mir für alle Mitarbeiter die aktuellen Ist + Sollstunden für den aktuellen Monat bzw. den letzten Monat anzeigt.Leider habe ich unter Custom Reports keine Option gefunden entsprechende Felder / Werte zu ermitteln. Kann mir jemand helfen und mir die Feldnamen nennen, bzw. wie ich diese dann in einem Report als Tabelle abfragen kann.Danke 

Hallo,gibt es die Möglichkeit solche E-Mail-Infos nur an die Kollegen zu versenden, welche davon betroffen sind? LG René 

Hallo liebe Community,nutzt jemand von euch die Integration Quinyx zur Zeiterfassung?Seid ihr zufrieden? Gibt es bestimmte Schwachstellen?Wir sind auf der Suche nach einem Zeiterfassungssystem, das sich in Personio integrieren lässt.Jedoch haben wir aufgrund unserer Vielzahl von Anforderungen keine große Auswahl. Nun würden mich eure Erfahrungen sehr interessieren. Viele GrüßeLara