Hallo @MarinaSt,
ich verstehe, dass diese Einstellungsmöglichkeiten nun verwirrend sein können und helfe Dir gern weiter: in einer früheren Entwicklungs-/Beta-Phase des Workflow Builders war die Aktion „Genehmigungsanfrage stellen“ auch für dokumentenbasierte Trigger verfügbar und konnte frei in Workflows eingebaut werden, das ist allerdings seit einiger Zeit nicht mehr möglich.
Im aktuellen Workflow-Builder steht für den Auslöser „Ein Dokument wird hochgeladen“ aktuell keine klassische Entscheidungsfunktion mit „Genehmigen“ und „Ablehnen“ zur Verfügung. Bei dokumentenbasierten Automatisierungen kannst Du derzeit ausschließlich E-Mails, Benachrichtigungen oder Aufgaben anlegen lassen. Systemische Genehmigungsschleifen mit separaten Freigabe- und Ablehnungs-Buttons sind in Personio derzeit auf Abwesenheiten, Anwesenheiten sowie Änderungen von Mitarbeiterdaten beschränkt, die Du unter Einstellungen > Workflows > Genehmigungen findest.
Um Deinen Prozess dennoch bestmöglich abzubilden, kannst Du als Aktion eine Aufgabe mit einem entsprechenden Prüfhinweis zuweisen. Die zuständige Person erhält dann ein To-Do in der Inbox, kann das hochgeladene Dokument direkt im Profil einsehen und die Aufgabe nach erfolgreicher Prüfung als erledigt abhaken. Sollte das Dokument nicht passen, kann die zuständige Person direkt Kontakt mit dem Mitarbeitenden aufnehmen.
Falls Du hingegen eine verbindliche Freigabe oder Bestätigung benötigst, bietet sich alternativ eine Signaturanfrage über unsere E-Signaturen an, bei der Dokumente vor der Unterschrift geprüft oder auch formal abgelehnt werden können.
Liebe Grüße
Jenni
