Mitarbeiterdaten & Dokumente

Hallo zusammen,habt ihr Best Practices oder bestehende Lösungen, um Mitarbeitenden als Employee Self Service  über Personio heraus PDF-Bescheinigungen aus Vorlagen bereitstellen zu können?Gemeint sind einfache Dokumente (z. B. Arbeits- oder Tätigkeitsbescheinigungen), die: auf Vorlagen mit Platzhaltern basieren, automatisch auf Stammdaten zugreifen und im Ergebnis eine nicht bearbeitbare PDF-Datei erzeugen. Meine Fragen: Gibt es eine native Möglichkeit, solche Self-Service-Dokumente in Personio umzusetzen? Falls nein: Welche Workarounds, Integrationen oder API-Lösungen setzt ihr ein? Worauf sollte man achten (Erfahrungen, Stolperfallen)? Vielen Dank für eure Hinweise! :)

Hallo zusammen,weiß jemand von euch, ob beim neue Unterschriften Tool mit DocuSign weiterhin die Platzhalter erforderlich sind, wenn 2 Personen unterschreiben müssen?Im Helpcenter gibt es nur einen Artikel zum “alten” Tool: https://support.personio.de/hc/de/articles/360012752497-Dokumentvorlage-mit-Platzhaltern-f%C3%BCr-Unterschriften-erstellenViele GrüßeSarah

Hallo Comunity,gibt es die Möglichkeit, eine automatische Meldung nach insgesamt 30 Tagen Krankheit zu erstellen?Das wäre hilfreich, die Einladung zum Informationsgespräch zum BEM besser im Blick zu haben. Vielen DankAngelo

Hallo in die Runde,ich möchte mich bei euch erkundigen ob es eine Möglichkeit gibt, dass eine Meldung vor dem Upload von Dokumenten gibt, welche bereits in einem Mitarbeitendenprofil vorhanden sind. Z. B. wenn HR-Admin bei der Profilerstellung eines neuen Mitarbeitenden den AV hochlädt, und im Onboarding-Schritt es noch einmal gemacht wird. Gibt es da eine technische Möglichkeit wie z. B. bei Windows/Microsoft mit “Dokument ersetzen” oder “beide Dokumente beibehalten”?Ich bin gespannt auf eure Rückmeldungen!Viele GrüßeAnnett

Hallo zusammen, wir nutzen Personio u.a. auch für die Abfrage von Informationen vom Mitarbeiter. Dadurch sind manche Texte länger als nur “Abteilung” o.ä.  Jetzt ist mir aufgefallen, dass man den zu langen Teil nicht mehr lesen kann. In der Vergangenheit hat sich dieser eingeblendet, wenn man mit der Maus über dem Textfeld blieb. BeispielabfrageKann man das irgendwie anpassen, ich als Admin oder der Mitarbeiter selbst oder kann Personio das zurück ändern?  Wie folgt hat es früher funktioniert, das geht jetzt aber nur noch bei Auswahloptionen:  Danke und Grüße,Susen 

Hallo zusammen, wir haben das Anstelldatum eine Zeit lang auf das aktuellste Vertragsdatum angepasst. Mittlerweile machen wir das nicht mehr so und würden das gerne rückwirkend ändern. Jedoch kann ich dazu nur die Aussage von Personio finden “wir raten Ihnen davon ab”. Hier in der Community wurde gesagt “ist doch kein problem”. Was denn nun? Worauf müsste man achten? Welche Daten würden ebenfalls beeinflusst? Was passiert mit der Historie? Vielen Dank im Voraus VG Emilia 

Hallo Community,hat jemand bereits eine Automatisierung entwickelt, wie ich eine Sammelbenachrichtigung über die Erstellung eines Dokuments mit Signaturanforderung generiere? alternativ ein Massenupload aus dem die Mitarbeitenden über die Dokumentenablage mit Signaturanforderung benachrichtigt werden.konkretes Anliegen: Benachrichtigung aller Mitarbeiter über die Zahl der noch nicht genommenen Urlaubstage aus dem laufenden Jahreskontingent; Hinweis auf die verfallenden Urlaubstage zum 31.03. des Folgejahres. Rechtssicheres Dokumentieren dieser Benachrichtigung über Signaturanforderung.Idee 1: Generieren einer Dokumentenvorlage mit allen Variablen/Platzhaltern des Mitarbeiters; Problem: das Attribut/die Variable des Resturlaubsanspruches gibt es nichtIdee2: Bericht erstellen, daraus excel/csv generieren, Massenupload in Personio; Problem Dokumentenerstellung funktioniert nicht als Vorlage = fehlende Signaturanforderung

Hallo,wir haben für einen Bewerber eine Angebot mit e-Sign erstellt, jetzt soll der Vertrag per Hand unterschrieben werden. Kann ich das Angebot umstellen auf manuelle Unterschrift bzw. die Platzhalter für e-sign rausnehmen?

Hallo liebe Community,ich bräuchte mal wieder Schwarmwissen.Gibt es inzwischen die Möglichkeit über alle Mitarbeiter hinweg nach Dokumenten zu suchen? Z.b. zeige mir alle Mitarbeiter an, bei denen ein Dokument mit “Staplerschein” hinterlegt ist? Vielen Dank vorab. 

Hallo zusammen,seit einigen Wochen bekomme ich in Outlook keine Geburtstagserinnerungen mehr, obwohl diese eingerichtet sind. Im Dashboard sind die Geburtstage weiterhin sichtbar, aber die Benachrichtigungen erscheinen nicht.Hat jemand das gleiche Problem oder eine Lösung?

Hallo zusammen, gibt es die Möglichkeit einen Plausibilitätscheck bei der Eingabe der Bankverbindungen zu machen? Vielen Dank. :)

Hallo zusammen,unter Dokumente in den Einstellungen finden wir eine schöne Übersicht mit den Inhalten der einzelnen Kategorien (Anzahl der Dokumente). Leider gibt es nicht die Möglichkeit auf diese Inhalte zuzugreifen. Zumindest nicht aus dieser Ansicht. Haben wir die Möglichkeit uns die Inhalte anzeigen zu lassen? VGJan 

Liebe Personio Community,gibt es eine Möglichkeit den Vorgang eine angeforderte Unterschrift abzubrechen? Oder muss man warten, bis die Ablauffrist abgelaufen ist? Ich freue mich über eure Rückmeldungen.Viele GrüßeNina 

Hallo zusammen, seit ein paar Tagen wird in der Dashboard-Begrüßung nur noch der Nachname statt der Vorname angezeigt. In den Einstellungen der Startseite kann ich das leider nicht finden bzw. keine Änderung vornehmen. Und “Guten Morgen, Koelen” ist jetzt nicht so ansprechend :-)Ist das gerade ein generelles Problem oder weiß jemand in der Community, wie ich das selbst ändern kann?LG, Stefanie  

Hallo zusammen,ich bräuchte mal eine Übersicht über die in Personio möglichen Schriftschnitte und Fonts. Wir möchten unser Corporate Design umstellen. Daher wäre es wichtig zu wissen, ob die neuen Schriftschnitte und Fonts auch in unserem HR-Tool machbar sind.Vielen Dank.Viele Grüße

Hallo Community, ich bin mir nicht sicher, ob an diesem Thema schon gearbeitet wird, ich suche nach der Option, einen individuellen Brief mit diversen Urlaubs-Attributen zu streuen um über den Resturlaub und die entsprechenden Regelungen zu informieren. Hat hier schon jemand Erfahrung, außer wie vom Support vorgeschlagenen Workaround, das manuell anzustoßen und zu befüllen.Finde den Ansatz sehr lachhaft, denn das sollte meiner Meinung nach ein Basic sein. Danke, viele GrüßeDaniel 

 Hallo,ich möchte gerne eine Dokumentvorlage mit Optionsfelder und Platzhalter erstellen. Die Attribute für die Platzhalter sind angelegt. Kann mir jemand einen Tipp geben, warum das Beispiel unten, nicht funktioniert?Danke und viele Grüße [[BEFRISTUNG]] {{Option A}} Das Arbeitsverhältnis wird unbefristet fortgesetzt. {{Option B}} Das Arbeitsverhältnis wird nach § 14 Abs. 1 TzBfG mit dem Sachgrund einer befristeten Aufenthaltserlaubnis des Arbeitnehmers verlängert. Das Arbeitsverhältnis endet mit Ablauf des {{Vertragsende}}, ohne dass es einer Kündigung bedarf. {{Option C}} Das Arbeitsverhältnis wird nach § 14 Abs. 2 TzBfG verlängert. Das Arbeitsverhältnis endet mit Ablauf des {{Vertragsende}}, ohne dass es einer Kündigung bedarf. [[/BEFRISTUNG

Hallo zusammen, uns kam schon häufiger nun der Gedanke, dass es sehr praktisch wäre, wenn man Importe zu einem bestimmten Datum einspielen könnte. Wir bauen beispielsweise die Mitarbeiterinformationen ständig aus und importieren dann entsprechend die Inhalte. Hier kommt es dann natürlich auch gerne mal dazu, dass Informationen eingespielt werden, deren “Start” in der Vergangenheit liegt. Das führt dazu, dass Auswertung so ggf. nicht brauchbar werden, weil eine Information beispielsweise bereits ab 01.03.2023 zählt, aber in der Auswertung erst ab dem Zeitpunkt des Imports auftaucht. Natürlich können wir in der Historie beim Mitarbeiter das Datum manuell ändern - aber das macht die nette Funktion des Imports dann doch eher obsolet. Ein einfaches Feld mit “Importdaten gültig ab” würde hier Abhilfe schaffen. Wie seht ihr das? Geht es euch ähnlich? Habt ihr dafür ggf. bereits einen Work-around? Viele GrüßeHeike

Kann man eigentlich die Anzeige der PID im Organigramm irgendwie verändern? Dass die Stelle mit PID-100001 im Organigramm angezeigt wird halte ich zumindest für “unschön”. Wäre gut, wenn man sie in irgendeiner Form anders benennen könnte. Und wann aus dem PID nur “Planstelle” oder was auch immer werden würde.  

Hallo zusammen,mir ist aufgefallen, dass nach einem der letzten Updates das Datumsformat im Mitarbeitendenprofil geändert wurde.Statt wie bisher 03.11.2025 wird das Datum jetzt als 3 Nov. 2025 angezeigt.Ich persönlich finde das neue Format ziemlich unübersichtlich – vor allem, weil ich häufig Daten (z. B. Eintritts- oder Geburtsdaten) aus Personio kopiere und in andere Dokumente einfüge. Dafür benötige ich das numerische Format (TT.MM.JJJJ). Momentan muss ich jedes Datum manuell anpassen, was den Arbeitsaufwand deutlich erhöht.Gibt es eine Möglichkeit, das Datumsformat wieder auf das alte Zahlenformat umzustellen oder zumindest individuell zu wählen?Vielen Dank vorab und liebe GrüßeLara

Hallo zusammen, weiß jemand von euch was es für funktionierenden Platzhalter für Unterschriften in DocuSign gibt? Wir stehen im Moment auf dem Schlauch, denn z.B. @@Vorstand@@ und @@Führungskraft@@ funktioniert bei uns nicht. Wir haben es allerdings so verstanden, dass wir beliebige Benennungen auswählen können, was anscheinend doch nicht der Fall ist? Wir brauchen halt mind. 3 Platzhalter unter diesen Namen. Vielleicht hat einer von euch ja einen Tipp:)  Liebe Grüße Stella

Hallo Community, ich bin noch recht neu hier und eher “Quereinsteiger” in Sachen Personalmanagement (bin für die Digitalisierung im Unternehmen zuständig und bei der IT aufgehangen). Ich hoffe daher, dass ihr mir mit meinem Problem aus HR-Sicht weiterhelfen könnt.Aktuell haben wir das Problem, dass es bei uns zu viele Positionsbezeichnungen (durch unterschiedliche Schreibweisen) in personio gibt. Allein für den Kundenservice First Level gibt es mind. 6 verschiedene Schreibweisen. Gern würde ich das Thema aus IT-Sicht (in Bezug auf Schnittstellen zu Active Directory, E-Mail-Signatur, MSTeams usw.) gerade ziehen, weiß aber aus personalrechtlicher Sicht nicht, ob das so ohne weiteres möglich ist. Aktuell gab mir die HR-Abteilung mit, dass dann alle Arbeitsverträge und Stellenbeschreibungen angepasst und neu unterschrieben werden müssten und das daher (derzeit) nicht machbar ist.Hattet ihr auch schon solche Probleme und wenn ja, wie

Hallo Zusammen,es gibt seit einiger Zeit das vordefinierte Attribut “Stellenbezeichnung” welches sich auf die Stellenarchitektur bezieht. Gerne würde ich dieses Attribut in unsere Dokumentenvorlagen einbinden. Leider finde ich hierzu keinen Platzhalter. Da dies ein vordefiniertes Attribut ist, gehe ich mal davon aus, das es auch einen vordefinierten Platzhalter gibt, da kein Wert gezogen wird, wenn ich als Dokumentenvariable {{Stellenbezeichnung}} nutze. DankeViele GrüßeKatja

Hallo liebe personio-Community,wir haben aktuell mal wieder den Fall, dass ein Kind einer Mitarbeiterin nicht am geplanten ET geboren ist, wie es natürlich fast immer der Fall ist.Wir probieren unseren administrativen Aufwand in Bezug auf Dokumente zur Elternzeit so schlank wie möglich zu halten, stellen uns aber dennoch aktuell die Frage, wie andere Unternehmen es hier wohl handhaben und ich bin gespannt auf euren wertvollen Schwarm-Input 😊Aktuell gibt es bei uns ein Dokument, in dem sowohl Mütter als auch Väter Elternzeit beantragen können und hier geht man eben immer vom errechneten Termin aus. Auf diesem Dokument selber bestätigen wir als Arbeitgeber auch gleichzeitig vorab die Elternzeit, damit die Mitarbeitende auch vor finalem Feststehen des tatsächlichen Geburtsdatums etwas in der Hand haben.Nach Geburt dient dann quasi die Geburtsurkunde des Kindes als finale Bestätigung und wir erstellen auf Basis dessen neue Dokumente und zwar folgende:

Hallo liebe Community,ich habe eine kurze Frage zur Vorlage für einen Arbeitsvertrag.In unserem AV werden standardmäßig die wichtigsten Aufgaben der entsprechenden Position mit aufgenommen. Aktuell habe ich diesen Bereich in der AV-Vorlage freigelassen, alle weiteren Daten digital in Personio ausgefüllt, als word gespeichert und heruntergeladen, dann die Aufgaben der jeweiligen Position ergänzt, die Datei wieder hochgeladen und zum Abschluss an den Bewerber versendet. Ihr seht, ganz schön kompliziert :D Wir gestaltet ihr das bei euch? Wichtig für uns, die Aufgaben sollen mit im AV stehen. Also einfach weglassen ist für uns keine Option. Bin gespannt auf eure Erfahrungen :) Danke & Liebe Grüße