Mitarbeiterdaten & Dokumente

Hallo zusammen, ich wollte hier mal einen Gedanken teilen und euch dazu nach eurer Meinung fragen.Bei den verschiedenen Attribut-Arten fehlt uns irgendwie eine Art Listeintrag. Also beispielsweise um in einer Liste besuchte Seminare, Lehrgänge und Weiterbildungen einzutragen. Ähnlich wie bei dem vordefinierten Attribut Kinder. Hier mal eine kleine Visualisierung: Der Punkt Weiterbildungen ist nur ein Bereich, in dem eine Art Listeintrag für uns hilfreich wäre - es gibt noch viele weitere. Was sagt ihr dazu? Wäre das für euch auch hilfreich? Habt ihr Workarounds?Freue mich auf eure Meinungen 😊Viele Grüße Heike

Hallo,wir sind neu bei Personio und versuche gerade den ersten Datenimport.Ich importiere 380 Datensätze, kann mir jemand sagen wie lande das dauert?Der Import läuft seit ca 3 Stunden…Danke im Voraus für eure UnterstützungLiebe Grüße Ginger

Hallo,einer unserer Mitarbeiter ist bis zum Austrittsdatum freigestellt. An die gesamte Belegschaft ist der Kollege als Austritt kommuniziert.Einerseits benötigen wir den Mitarbeiter in Personio weiterhin als aktiven Mitarbeiter. In der Mitarbeiterliste und im Orgchart (bei uns für alle einsehbar) soll er jedoch nicht mehr geführt werden.Gibt es hierfür eine Lösung?Viele GrüßeTorsten

Hallo,wenn ich ein Dokument via Personio unterzeichnen lasse und eine Person diese Unterschrift ablehnt, kann diese Person einen Grund fürs Ablehnen der Unterschrift angeben. Leider kann ich diesen Kommentar nirgendwo finden oder einsehen (weder im entspr. Dokument im Profil der Person noch in “offene Unterschriften” unter Workflows”). Kann mir jemand erklären, wie ich diesen Kommentar finden kann? Es kann ja nicht sein, dass man einen Grund für die Ablehnung angibt, den man dann nirgends einsehen kann, und die Person erst wieder kontaktieren muss - das wäre für den Workflow nicht besonders hilfreich. Vielen Dank.

Heii, folgendes Anliegen: Wie Ihr wisst, verfallen nicht genommene Resturlaubstage zum Ende eines jeden Kalenderjahres nach der Rechtsprechung des EuGH (Urteilen vom 6.11.2018, Aktenzeichen C-619/16 und C-684/16) nur dann, wenn der Mitarbeiter "konkret" zur Urlaubsnahme aufgefordert sowie auf den drohenden Verfall hingewiesen wird. Deshalb möchten wir turnusmäßig Schreiben an unsere Mitarbeiter zum Thema Urlaubsverfall versenden. Problem: Um dem Kriterium "konkret" ausreichend gerecht zu werden, sollten die von einem möglichen Verfall betroffenen Mitarbeiter möglichst (1) persönlich angesprochen werden - und zwar unter (2) Benennung der diesem Mitarbeiter noch zustehenden Resturlaubstage, die zum Jahresende bei Nichtinanspruchnahme verfallen!       Beispiel: "Liebe Frau Mustermann, wir machen Sie darauf aufmerksam, dass Ihnen für das Jahr 2024 noch ein Urlaubsanspruch in Höhe von 12 Arbeitstagen zusteht. Dieser Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr, d. h. bis zum 31.12. dieses Jahres zu

Wir haben ein Dokument erstellt, in welchem 2 Personen unterschreiben müssen (was funktioniert). Anschließend soll das Dokument durch eine dritte Person gegengezeichnet werden - mit Datum und einer Begründung.Die regulären Platzhalter @@signer@@ verwenden, erscheint beim Fertigstellen des Dokumentes auf der linken Seite nicht die vollständige Toolbox.Bei Dokumenten ohne den Signerplatzhalter funktioniert die Auswahl der Toolbox. Hier ein Beispiel: Mit freundlichen Grüßen@@signer1@@                     @@signer2@@                    {{Unterschrift links}}                i. V. {{Unterschrift rechts}} Stellungnahme: zugestimmt:    @@signer3@@                     Datum:                                              {{Unterschrift}} abgelehnt:        @@signer3@@                    Datum:                                                {{Unterschrift BR}}

Hallo, ist es möglich ein Dokument mit einer Kategorie hochzuladen und mit somit ein Attribut anzusteuern?Folgendes Beispiel: In den Profilen unsere Kollegen ist das Attribut “letztes Mitarbeitergespräch” hinterlegt, bei welchem man immer das jeweilige Datum einträgt.Bei diesen Gesprächen wird ein Protokoll erstellt und bei den Dokumenten mit der Kategorie “Mitarbeitergespräch” abgelegt. Ist es möglich, dass wenn das Dokument hochgeladen wird, sich gleichzeitig das Attribut mit anpasst und man sich  einen Schritt spart?

Ich suche nach einer praktischen Lösung, dass Mitarbeiter ein Dokument digital Unterzeichnen können. Es muss allerdings eine Auswahl getroffen werden (Einwilligung Variante A, Variante B oder Variante C).Alles was ich recherchierte habe ist zu kompliziert und für die Mitarbeiter nicht Anwenderfreundlich. Ich möchte keine extra Auswahl im Mitarbeiterprofil anlegen. Hier muss der MA erst das Dokument öffnen, danach m Profil die Angaben machen und danach das Dokument erneut öffnen, um es zu unterzeichnen.Gibt es eine andere Lösung, die ich bisher nicht gefunden habe?Vielen Dank

Liebe Community, wir schreiben allen Kollegen immer einen Brief wenn wenn wir einen Bonus ausbezahlen. Das möchten wir natürlich jetzt über Personio machen (wir sind neu;)). Leider bekomm ich es nicht hin, dass sich das System den Betrag selbst zieht, sondern nur ein Feld zum eintragen, was natürlich deutlich mehr Aufwand und auch fehleranfälliger ist. Weiß jemand ob das möglich ist?Lieben Dank und viele GrüßeMelanie

Moin, folgender Fall: Attribute werden teilweise ausgelassen, weil das Angefragt nicht vorhanden ist. z.B. “Führerschein vorhanden” ( Ja oder Nein als Dropdown) wird freigelassen, weil er nicht vorhanden ist. Es wird in diesem Fall nicht “Nein” ausgewählt und das Feld bleibt frei.Sobald sich nun ein Dokument darauf bezieht, bleibt das Feld leer und dem Sachbearbeiter ist nicht ganz klar, ob es ein “Nein” ist oder ob es vergessen wurde einzutragen und es findet eine Rücksprache statt, welche Zeit kostet.Gibt es die Möglichkeit, Attribute die leer sind bzw. nicht ausgefüllt werden mit einem Platzhalter auszufüllen. 

Letzte Woche hat eins der Webinare den § 8 des BVV behandelt, bei dem es um die digitale Dokumentation ging. Dort heißt es, dass ab 2027 digitale Dokumente, welche digital unterschrieben wurden, nur mit der “Qualifizierte elektronische Signatur” (QES) gültig seien. Die einfache und fortgeschrittene (digitale) Signatur sind nicht gültig.Ich bin der Meinung, dass Personio noch keine Möglichkeit für die QES besitzt sondern nur für die in Zukunft ungültigen. Ist bekannt, ob Personio die QES einführt?

ich habe aus Versehen einen Vertrag gelöscht - wie kann ich es wiedererstellen? 

wo finde ich gelöschte Dokumenten?

Hallo zusammen,wir haben – wie wahrscheinlich viele von euch – verschiedene Vertragsvarianten mit unterschiedlichen Kombinationen, z. B. mit oder ohne Bonus, mit oder ohne Dienstwagen etc.Grundsätzlich nutzen wir die Dokumentenerstellung in Personio sehr gerne. Bei unseren Arbeitsverträgen stoßen wir allerdings immer wieder auf dasselbe Problem:Wenn wir über eine Ja-/Nein-Auswahl bestimmte Vertragsbestandteile ausblenden, entstehen entweder größere Lücken im Dokument oder die Nummerierung der Paragraphen passt sich nicht automatisch an.Ein Beispiel: Wird der Paragraph zum Dienstwagen nicht benötigt und über die Auswahl „Nein“ ausgeblendet, entfällt dieser zwar korrekt – die Nummerierung der nachfolgenden Paragraphen bleibt jedoch unverändert.Dadurch ist die Vertragserstellung für uns aktuell leider noch recht umständlich.Hat jemand von euch ein ähnliches Setup bzw. dieselbe Herausforderung? Und falls ja: Wie habt ihr das in Personio gelöst?Danke euch schon mal! 😊

Hallo zusammen,  ich habe eine Frage zu DocuSign von Mitarbeitendenansicht: Eine Kollegin hatte ihre Signatur und ihre Initialen bei DocuSign hochgeladen, um sie zukünftig bereits hinterlegt zu haben. Da sie einen falschen Hintergrund gewählt hatte wollte sie die hochgeladene ausgeschriebene Signatur jetzt noch einmal austauschen. In meiner Ansicht geht das über denselben Weg wie man die Signatur erstmalig einstellt. Dort kann man die Signatur dann ersetzen. Bei der Mitarbeiterin sieht die Signaturoberfläche leider sehr vereinfacht aus. In der Voyager Anleitung sieht man die Ansicht, die ich auch habe (das hilft uns also nicht weiter). Sie kann lediglich die Initialen ersetzen (so, wie es bei mir auch aussieht).  Bei der Signatur selber hat sie diese Möglichkeit nicht.  Weiß jemand, woran das liegen könnte? Liegt das an einer Einstellung die ich aus dem Adminbereich ändern kann?  Danke und viele GrüßeAnastasia 

Hallo zusammen,ich würde gerne einmal Eure Erfahrungen mit den Dokumenten abgreifen, die über Personio digital unterzeichnet werden. Aktuell werden bei uns die Dokumente bei dem/r Mitarbeiter/in angelegt und dann über den Unterschriften-Workflow unterzeichnet. Die Dokumente erscheinen aber direkt unter der Kategorie, die wir der Vorlage zugewiesen haben. Gerade bei Bonuszahlungen, etc. kann der/die Mitarbeiter/in das Schreiben bereits vorher einsehen, auch wenn noch nicht alle Beteiligten unterschrieben haben. Ein Workaround in einer anderen Kategorie, in der der/die Mitarbeiter/in keinen Zugriff hat, wäre denkbar, allerdings müsste man nachträglich jedes erstellte Dokument nochmals anpacken und die Kategorie ändern, damit es in der digitalen Akte an der richtigen Stelle abgelegt wird. Teilt gerne mal Eure Erfahrungen mit mir zu diesem Prozess. Schön wäre es allerdings, wenn das Dokument für den/die Mitarbeiter/in erst in der Akte sichtbar wird, wenn der Unterschriften-Workflow abgesch

Hallo zusammen,ich möchte in Personio eine Dokumentvorlage erstellen, in der Mitarbeitende selbst die Daten ihrer Kinder eintragen können, z.B. Vorname, Nachname und Geburtsdatum.Ich habe dafür Platzhalter mit eckigen Klammern verwendet, z.B.: das Feld heißt “First name/Last name” und der Platzhalter: [[Firstname/LastnameChild1]] (Im Formular sollen 5 Kinder aufgelistet werden können).Leider kann der Mitarbeitende die Felder im Dokument anschließend nicht ausfüllen bzw. die Platzhalter sind nicht als Eingabefelder verfügbar.Meine Frage: Gibt es in Personio eine Möglichkeit, in einer Dokumentvorlage Felder zu hinterlegen, die vom Mitarbeitenden selbst ausgefüllt und anschließend nur von diesem unterschrieben werden können?Falls ja, wie müssen diese Felder bzw. Platzhalter angelegt werden?Vielen Dank!VG Claudia

Hallo in die Runde!Wir haben im August unsere Wochenstunden Vollzeit von 40 auf 39 gesenkt. Soweit so gut, hat alles geklappt. Nun stehe ich vor der Herausforderung, dass ich keinen Weg finde, das vordefinierte Attribut “Vollzeitstunden” in den Einstellungen zu ändern. Lege ich neue Mitarbeitende an, kommt weiterhin 40 Std als Vollzeit, anstelle von 39 Std.Kann jemand helfen?Viele GrüßeNicole  

Hallo,die Support-KI verneint es, ich will aber sichergehen, dass hier nichts übersehen wird oder jemand hier einen guten Trick hat.Mich stört schon länger, dass ich innerhalb das Mitarbeiterprofil - also bei den persönlichen Informationen z.B. - nicht sehen kann, welche Zeitrichtlinien aktuell zugeordnet sind. Ich muss das bisher immer total umständlich über filter herausfinden. Mir ist bewusst, dass das kein klassiches Attribut ist, aber es wäre so hilfreich, wenn ich einfach einen Mitarbeiter öffnen kann und alle Einstellungen sehen könnte.Der Reiter “Rollen” wäre dafür doch super, als Erweiterung. “Rollen und Richtlinien” oder so… (ja, hab ich schon als Feedback gesendet).Habt ihr einen “Trick” wie ihr bei einem Mitarbeiter schnell rausfindet, welche Zeiterfassungsrichtlinien zB gerade bei ihm zugeordnet ist?Danke für eure Hilfe!LG Jenny 

Hallo zusammen,  ich habe einen alten Beitrag zu diesem Thema gefunden und wollte nachfragen, ob es hier schon eine Lösung gibt. Derzeit werden nur die Systemkategorien auf Englisch übersetzt, die selbst erstellen leider nicht.  Danke und liebe GrüßeSophia

Hallo, ich habe eine Frage zum Upload von eigenen Dokumenten durch die Mitarbeiter selbst. Wenn man ein Dokument hochlädt wird ja das Datum abgefragt. Manche Mitarbeiter schreiben hier das Datum des Dokuments, andere das Tagesdatum des Uploads. Ich habe für mich eine Prüfung, dass ich schaue, ob die Dokumente in der richtigen Kategorie hochgeladen wurden, damit ich diese ggf. berichtigen kann. Nun ist es so, dass wenn Dokumente nicht zum Tagesdatum hochgeladen wurden sondern mit dem Datum des Dokuments sehe ich nicht, um welches Dokument es sich hier handelt. Hat jemand eine Idee, wie ich als Admin das so steuern kann, dass immer das Tagesdatum erfasst werden muss oder dass ich das neu hochgeladene Dokument direkt angezeigt bekomme? Danke für Eure Unterstützung. Liebe GrüßeSabine 

Würdet Ihr auch eine Sperrung für einzelene Dokumente benötigen, damit diese nicht heruntergeladen werden können und nur über Personio angeschaut werden kann?

Hallo zusammen, ich wollte gerade eine Dokumentenvorlage für Urlaubsbescheinigungen erstellen. Ich habe mich dabei an der Beispielvorlage von Demo Daten gehalten, hier wurden unter anderem folgende Platzhalter verwendet, die bei uns nicht funktioniert haben:  {{Kalenderjahr}} {{Anzahl Urlaubstage}} {{Genommene Tage}}Gibt dafür noch Alternativen, damit sich die Zahlen/Angaben automatisch füllen oder muss das manuell gesetzt werden? Vielen Dank! Viele Grüße Vanessa

Hallo zusammen, gibt es in die Möglichkeit die reinen Planungsdaten vor Genehmigung zu exportieren? Wir bräuchten das für unser Controlling, bei den Metriken werden nur die geplanten Stellen (vorne im Reiter) eingeben die schon geprüft und genehmigt sind. Vielen Dank und viele Grüße Tina 

Hallo liebe Community, folgendes Szenario:ich habe die Dokumentenvorlage Zeugnis erstellt. Im Bereich der Auflistung der Hauptaufgaben / Tätigkeiten habe ich insgesamt 15 Aufgaben aufgelistet.Das Problem ist, es gibt Mitarbeitende, bei denen ich mehr, oder auch weniger Aufgaben ausfüllen muss. Die 15 Hauptaufgaben / Tätigkeiten sind jetzt aber so erstellt.Welche möglichkeiten des individualisieren gibt es evtl.? VgIbbi