Mitarbeiterdaten & Dokumente

Hallo, ich habe eine Frage zum Upload von eigenen Dokumenten durch die Mitarbeiter selbst. Wenn man ein Dokument hochlädt wird ja das Datum abgefragt. Manche Mitarbeiter schreiben hier das Datum des Dokuments, andere das Tagesdatum des Uploads. Ich habe für mich eine Prüfung, dass ich schaue, ob die Dokumente in der richtigen Kategorie hochgeladen wurden, damit ich diese ggf. berichtigen kann. Nun ist es so, dass wenn Dokumente nicht zum Tagesdatum hochgeladen wurden sondern mit dem Datum des Dokuments sehe ich nicht, um welches Dokument es sich hier handelt. Hat jemand eine Idee, wie ich als Admin das so steuern kann, dass immer das Tagesdatum erfasst werden muss oder dass ich das neu hochgeladene Dokument direkt angezeigt bekomme? Danke für Eure Unterstützung. Liebe GrüßeSabine 

Hallo zusammen, gibt es in die Möglichkeit die reinen Planungsdaten vor Genehmigung zu exportieren? Wir bräuchten das für unser Controlling, bei den Metriken werden nur die geplanten Stellen (vorne im Reiter) eingeben die schon geprüft und genehmigt sind. Vielen Dank und viele Grüße Tina 

Würdet Ihr auch eine Sperrung für einzelene Dokumente benötigen, damit diese nicht heruntergeladen werden können und nur über Personio angeschaut werden kann?

Hallo liebe Community, folgendes Szenario:ich habe die Dokumentenvorlage Zeugnis erstellt. Im Bereich der Auflistung der Hauptaufgaben / Tätigkeiten habe ich insgesamt 15 Aufgaben aufgelistet.Das Problem ist, es gibt Mitarbeitende, bei denen ich mehr, oder auch weniger Aufgaben ausfüllen muss. Die 15 Hauptaufgaben / Tätigkeiten sind jetzt aber so erstellt.Welche möglichkeiten des individualisieren gibt es evtl.? VgIbbi

Hallo zusammen,wir kommen nach wie vor mit der Dokumentenbearbeitung in Personio nicht klar, sodass wir gerade Feedbackbögen und Zielfestlegungen in Word erstellen im File-Verzeichnis ablegen und danach in Personio hochladen.Das ist natürlich dermaßen umständlich und im Alltag bei 100 MA nicht praktikabel. Ich dachte eigentlich mit Personio könnten wir irgendwann auf das File-Verzeichnis verzichten, aber davon sind wir noch weit entfernt.Verträge können wir zwar mittlerweile damit erstellen, aber Bögen, auf denen viel Freitext zu schreiben sind, sind in Personio nicht abbildbar.Wie handhabt ihr das? Danke Janina 

Hallo zusammen,ich hab zu oben genanntem Thema nur einen älteren Beitrag gefunden. Gibt es mittlerweile eine Möglichkeit die hinterlegten Adressen in den Dokumenten zu nutzen? 

Hey ihr Lieben, Unser Datenschutzbeauftragte hat uns auf die Löschfristen von zB Gehaltsabrechnungen hingewiesen. Soweit ich weiß hat Personio keine automatisierte Lösung, Dokumente zu löschen. Jetzt habe ich aber auch gesehen, dass man Dokumente nicht über die API lesen oder löschen kann. Eigen gebaute Lösungen sind also auch nicht an der Tagesordnung.  Ich sehe das nicht, wie irgendjemand bei uns jeden Monat die Gehaltsabrechnungen von allen >100 Mitarbeitern von vor einem Jahr händisch löschen soll. Habt ihr da eine bessere Idee? Irgendwas, das ich übersehe? (Ich hole hier übrigens eine alte Frage aufgrund der Relevanz nochmal hervor, hier das “Original”:LgPauline

Hallo zusammen,ich möchte in Personio eine Dokumentvorlage erstellen, in der Mitarbeitende selbst die Daten ihrer Kinder eintragen können, z.B. Vorname, Nachname und Geburtsdatum.Ich habe dafür Platzhalter mit eckigen Klammern verwendet, z.B.: das Feld heißt “First name/Last name” und der Platzhalter: [[Firstname/LastnameChild1]] (Im Formular sollen 5 Kinder aufgelistet werden können).Leider kann der Mitarbeitende die Felder im Dokument anschließend nicht ausfüllen bzw. die Platzhalter sind nicht als Eingabefelder verfügbar.Meine Frage: Gibt es in Personio eine Möglichkeit, in einer Dokumentvorlage Felder zu hinterlegen, die vom Mitarbeitenden selbst ausgefüllt und anschließend nur von diesem unterschrieben werden können?Falls ja, wie müssen diese Felder bzw. Platzhalter angelegt werden?Vielen Dank!VG Claudia

Hey zusammen,  eine MA bekommt auf ihrem Dashboard die Erinnerungen für ein Vertragsende. Könnt ihr mir sagen, woran genau die gekoppelt ist?Ich vermute an Rechte auf das Vertragsende Feld? Sie hat nämlich eine sehr überschaubare Anzahl an Rollen und in keiner ist eine Erinnerung konfiguriert. Sie soll aber das Feld eigentlich nur sehen und muss nicht tätig werden. Kann ich das irgendwie einstellen, dass sie die Aufgabe nicht erhält? LG

Hallo, ein Teil unserer Mitarbeitenden erhält für alle Kinder, die unter 25 und in Ausbildung sind, monatlich eine Kinderzulage. Habt ihr eine elegante Lösung, wie ich im System einerseits die jährliche Erinnerung anlegen kann, dass ein Nachweis über den Stand der Ausbildung erforderlich ist, andererseits aber auch die Erinnerung daran, wenn der Nachweis das erste Mal benötigt wird (wenn ein Kind nicht mehr schulpflichtig ist) und dann noch eine Erinnerung, wenn ein Kind mit Beendigung des 25. Lebensjahres sowieso rausfliegt?Die Kinder sind mit Geburtsdaten vermerkt und ich habe schon ein Attribut zur Erinnerung des jährlichen Nachweises angelegt. Muss ich nochmal zwei weitere Attribute anlegen oder habt ihr vielleicht eine andere Idee?Liebste Grüße!

Moin, wenn ich Dokumente erstelle, welche digital Unterzeichnet werden, bekomme ich danach keine Benachrichtigung, dass es vollständig, von allen Parteien unterschrieben wurde. Gibt es da eine Einstellung, welche man treffen kann?Bei mehreren Dokumenten, verliert man schnell die Übersicht. Ich nutze aktuell einen Workaround und packe meine Unterschrift an die letzte Stelle, sodass ich daran errinnert werde, dennoch frage ich mich, ob es dort einen offizielleren Weg gibt.

Hallo,ich habe Workflows erstellt, bei dem MItarbeitende gezielt eine Info bekommen, wenn ein Dokument in den von mir erstellten Dokumentenkategorien “Stundenzettel” oder “Arbeitsanweisungen” hochgelaqden wurde. Das funktioniert.Jetzt möchte ich den gleichen Prozess mit der Dokumentenkategorie “Lohnbuchhaltung” erstellen (ich meine dies war eine von Personio vorgegebene Kategorie) und einzig diese kann ich in den Bedingungen unter Kategorie nicht auswählen, bzw. wird diese nicht angezeigt.Seht ihr diese? Ist diese systemseitig gesperrt? Kann diese freigeschaltet werden?Zugriff haben die Mitarbeitenden auf diese.Gruß & DankSzefan

Wir sind per Gesetz verpflichtet, verschiedene Dokumente für bestimmte Zeiten unveränderlich und unlöschbar aufzubewahren.Personio biete dafür leider bisher keine Unterstützung, alle Dokumente in Personalakten können jederzeit gelöscht werden. Die neuen Aufbewahrungsregeln schlagen nur das Löschen abgelaufener Dokumente vor, verhindern aber nicht das vorherige Löschen.Somit darf es kein Dokument geben, welches ausschließlich in Personio existiert und einer solchen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht untersteht.Dies bedeutet, dass man solche Dokumente peinlich genau aus Personio heraus an einen geschützten, revisionssicheren zusätzlichen Ablageort kopieren muss, wofür Personio aber leider keine sinnvolle Automation oder API anbietet.Mich interessiert:Welche Lösungen für die nicht durch Personio abgebildeten Compliance-Anforderungen für Dokumente der Personalakte nutzen andere Unternehmen und wie sind diese technisch angebunden?Hier unser Anschreiben an den Support und die Antwort darauf z

Hallo, ist es möglich, die Kinder der Mitarbeiter*innen per Datenimport ins System einzuspielen? Wie müsste dann das Attribut heißen? Lediglich “Kinder” funktioniert nicht, da ja auch Name und Geburtsdatum hinterlegt werden müssen.  

Hallo zusammen, ich hatte es bereits zum zweiten Mal, dass Gehaltsabrechnungen, die über Personio an die Mitarbeitenden verteilt worden sind, zu einem späteren vom System entfernt werden. Wir nutzen keine Payroll. Beim ersten mal dachte ich noch, dass ich das Problem bin. (Ihr wisst schon: eigene Dummheit) Nun die Info der KI. Wenn ein relevantes Attribut geändert worden ist, dann entfernt Personio die bereits abgewickelte Abrechnung aus den Dokumenten bei den Mitarbeitenden. Die HR oder der Admin bekommt keine automatische Information darüber. Kein Hinweis: hier hat sich ein Attribut verändert, ich nehme die Abrechnung runter, du musst sie neu verteilen oder ähnliches. Die Attributsänderung kann auch über Datev erfolgt sein, was ich gar nicht sehe, weil dies der Part der Steuerberaterin ist. Wem ist das auch schon so gegangen? Warum bekommt man bei so etwas essentiellen keine Nachricht?LG Andrea

Hallo zusammen,jedes mal wenn ich einen neuen Mitarbeitenden anlege stehe ich vor der gleichen nervigen Aufgabe: Alle Unternehmensrichtlinien, Mitarbeiterinformationen und Dienstanweisungen einzeln hochladen. Gibt es irgendeine Möglichkeit Dokumente zum automatischen Upload zu hinterlegen, damit diese automatisch bei jeder Neuanlage eines Mitarbeitenden im jeweilen Profil sind?(So ein bisschen wie die automatische Zuweisung von Abwesenheitsrichtlinien.)  Ich freue mich auf eure Ideen und das Schwarmwissen. :)

Hallo Zusammen.  wir würden gerne den kompletten Vertrags- und Angebotsprozess über Personio steuern und alles digital abbilden.Dazu sollen die zukünftigen Mitarbeiter auch einen Personalfragebogen ausfüllen und digital signieren. Wenn ich das richtig verstehe, müssen die Dokumente, die ich dem Bewerber über Personio schicke, zwingend in einem Textverarbeitungsformat sein. Kann Personio mit den Text-Steuerelementen aus den Entwicklertools in Word etwas anfangen, damit der Bewerber alles ausfüllen und digital signieren kann? Falls nicht, freue ich mich über Vorschläge und best practices. Vielen Dank :)  Liebe Grüße Sarah 

Hallo zusammen, ich habe eine Frage zur Dokumentenablage in Personio: Gibt es eine Möglichkeit, die Farben der Kategorien individuell anzupassen? Wir würden die Übersicht gern visuell besser strukturieren und würden uns daher über eine entsprechende Einstellung oder Lösung freuen. Vielen Dank im Voraus!

Hallo zusammen, ich wollte gerade eine Dokumentenvorlage für Urlaubsbescheinigungen erstellen. Ich habe mich dabei an der Beispielvorlage von Demo Daten gehalten, hier wurden unter anderem folgende Platzhalter verwendet, die bei uns nicht funktioniert haben:  {{Kalenderjahr}} {{Anzahl Urlaubstage}} {{Genommene Tage}}Gibt dafür noch Alternativen, damit sich die Zahlen/Angaben automatisch füllen oder muss das manuell gesetzt werden? Vielen Dank! Viele Grüße Vanessa

Heii, folgendes Anliegen: Wie Ihr wisst, verfallen nicht genommene Resturlaubstage zum Ende eines jeden Kalenderjahres nach der Rechtsprechung des EuGH (Urteilen vom 6.11.2018, Aktenzeichen C-619/16 und C-684/16) nur dann, wenn der Mitarbeiter "konkret" zur Urlaubsnahme aufgefordert sowie auf den drohenden Verfall hingewiesen wird. Deshalb möchten wir turnusmäßig Schreiben an unsere Mitarbeiter zum Thema Urlaubsverfall versenden. Problem: Um dem Kriterium "konkret" ausreichend gerecht zu werden, sollten die von einem möglichen Verfall betroffenen Mitarbeiter möglichst (1) persönlich angesprochen werden - und zwar unter (2) Benennung der diesem Mitarbeiter noch zustehenden Resturlaubstage, die zum Jahresende bei Nichtinanspruchnahme verfallen!       Beispiel: "Liebe Frau Mustermann, wir machen Sie darauf aufmerksam, dass Ihnen für das Jahr 2024 noch ein Urlaubsanspruch in Höhe von 12 Arbeitstagen zusteht. Dieser Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr, d. h. bis zum 31.12. dieses Jahres zu

Hallo Community,wir haben MA, die Informationen von verschiednen Gesellschaften in ihren Kalendern benötigen, z.B. Geburtstage. Sie brauchen diese Info via ICal-Link in ihre Kalender.Gerade bei den Geburtstagen scheint es nicht zu klappen, es ist nur die eigene Gesellschaft auswählbar. Hat jemand eine Idee?   

Hallo zusammen, gibt es eine Möglichkeit Bewerbern die eingestellt wurden, vorab Zugang zu Personio zu geben, über die private Emailadresse? Wir haben eigentlich nur SSO und ich habe noch keinen Weg gefunden, wie ich Bewerbern die Möglichkeit geben, vorab Dokumente hochzuladen bzw. Felder selbst zu pflegen. Am ersten Arbeitstag würde ich dann auf die offizielle Firmenmailadresse umstellen.  VGSebastian 

Hi Community,viele Mitarbeitende müssen ein Dokument unterschreiben, das anschließend auch von der Geschäftsführung unterzeichnet werden soll.Gibt es in Personio eine Möglichkeit, dass die Geschäftsführung das Dokument nur einmal für alle Mitarbeitenden unterschreibt, anstatt jede einzelne Version separat?Wie würdet ihr diesen Prozess umsetzen?Danke euch!! 

Ich suche nach einer praktischen Lösung, dass Mitarbeiter ein Dokument digital Unterzeichnen können. Es muss allerdings eine Auswahl getroffen werden (Einwilligung Variante A, Variante B oder Variante C).Alles was ich recherchierte habe ist zu kompliziert und für die Mitarbeiter nicht Anwenderfreundlich. Ich möchte keine extra Auswahl im Mitarbeiterprofil anlegen. Hier muss der MA erst das Dokument öffnen, danach m Profil die Angaben machen und danach das Dokument erneut öffnen, um es zu unterzeichnen.Gibt es eine andere Lösung, die ich bisher nicht gefunden habe?Vielen Dank

Guten Tag :)Wenn man sich bspw. krankmeldet oder Sonderurlaub einträgt und dabei ein Dokument mit hochlädt, so wird dieses im Profil immer als Kategorie “Atteste” gelabled. Ist es möglich, dies zu verändern?  Liebe Grüße