Mitarbeiterdaten & Dokumente

Hallo zusammen, wir würden gerne anhand der Erstellung einer Dokumentenvorlage gewissen Personengruppen entsprechende Aufgaben zuteilen, besteht diese Möglichkeit?DankeVGDaniel 

Hallo zusammen,wir werden diesen Monat unsere Gehälter erhöhen. Hierfür bekommt jeder Mitarbeiter ein Schreiben.Wenn ich die Word als Vorlage hochlade, dann bekommen wir in der generierten Personio-Datei nicht unsere Corporate Identity Schrift (DINCE-Medium), sondern irgendeine andere Schrift, welche nicht annähernd unserer Corporate-Schrift ähnelt.Habt Ihr einen Tipp für mich, wie wir das bestmöglich lösen können?Besten DankMax

Hallo zusammen,ich hoffe, die Community kann mir mit meinem Problem weiterhelfen.Es gab ja bereits Workaround-Empfehlungen rund um das Thema Dokumente erst nach Unterschrift für MA sichtbar machen.Diesen Workaround musste ich nun auch für uns nutzen. D.h. ich habe via Dokumentenupload in eine für die MA nicht sichtbare Kategorie Dokumente hochgeladen, die dann zur Unterschrift an die Führungskräfte geschickt wurden.Nun muss ich diese Dokumente bzgl. ihres Status überwachen und nach Unterschrift manuell in eine Dokumentenkategorie verschieben, die für die MA sichtbar ist.Ich hatte gehofft, dass ich die MA über diese Verschiebung mittels eines Workflows (MA wird informiert, wenn ein Dokument in eine bestimmte Kategorie geladen wird) informiere

Hallo zusammen,gibt es in Personio die Möglichkeit eine Erinnerung gekoppelt an das Alter einzustellen? Die HR Abteilung möchte gerne eine Erinnerung bekommen, wenn ein Mitarbeiter das 62. Lebensjahr erreicht hat, um rechtzeitig reagieren zu können, wenn die Mitarbeitenden kurz vor möglichen Renteneintritt sind.  Vorab vielen Dank und viele GrüßeAnnett

Hallo,momentan beschäftige ich mich mit dem Ausbau der Dokumentenvorlage mit Hilfe von Attributen und freien Platzhaltern. Hier verwende ich zum Beispiel [[wöchentliche Arbeitszeit: [10: 10] [20:20] [30:30] [40:40] [wöchentliche Arbeitszeit: {{wöchentliche Arbeitszeit}}] ]] Leider ist hierbei die Darstellung bei dem Freitext sehr unübersichtlich.Da in einem Block die freien Platzhalter dargestellt werden und in einem anderen Block die Attribute und freien Texte. Siehe Beispiel: 1 Block: 2 Block:Dies führt dazu, dass die Bearbeitung irreführend ist und man ständig hin und her scrollen muss um zu erkennen auf was sich bezogen wird. Gibt es eine Mögli

Hallo Personio Community 👋mich würde interessieren, wie ihr die Vertragserstellung/-verwaltung und E-Signaturen mit Personio handhabt.Wir haben die Personio-Vertragsvorlagen getestet, aber die Bearbeitungsmöglichkeiten wirken ziemlich eingeschränkt. Außerdem beinhaltet unser Plan nur eine begrenzte Anzahl an E-Signaturen, sodass wir in manchen Fällen weiterhin auf externe Tools (z. B. Word-/PDF-Workflows) zurückgreifen müssen, um Verträge effizient zu versenden.Wie macht ihr das in eurem Setup?Verwaltet ihr Verträge vollständig in Personio (Vorlagen + Signatur)?Oder nutzt ihr ein separates Tool für Vertragsmanagement und/oder E-Signaturen?Falls ihr ein separates Tool verwendet: Für welchen Anbieter habt ihr euch entschieden (Vertragstool und/oder E-Signatur)? Wie gestaltet ihr in der Praxis die Integration mit Personio (native Integration, Zapier/Make, API, manuelle Schritte)? Gibt es Learni

Hallo zusammen,heute ist uns folgende Problematik über den Weg gelaufen.Der Mitarbeiter ist in einer anderen Gesellschaft angestellt, als die Führungskraft. Trotzdessen, dass der Mitarbeiter der Führungskraft direkt unterstellt ist, ist es der Führungskraft nicht möglich den Mitarbeiter in Personio in seiner Personalliste zu sehen. Wie ist es möglich den Mitarbeiter für die Führungskraft sichtbar zu machen? Gibt es eine Möglichkeit ohne die Gesellschaften jeweils anzupassen?Vielen Dank vorab für eure Tipps und Tricks!

Hallo zusammen,wir beschäftigen uns aktuell mit der Abbildung von Mutterschutz und Elternzeit und würden gern wissen, wie ihr das handhabt.Aktuell nutzen wir die entsprechenden Felder für Mutterschutz und Elternzeit, z. B. für Daten wie Meldung der Schwangerschaft, voraussichtlicher Entbindungstermin, Beginn/Ende Mutterschutz, Elternzeit etc.Genau hier stellt sich uns die Frage:👉 Überschreibt ihr die Felder bei weiteren Kindern oder nutzt ihr eine andere Lösung?Uns ist wichtig, auch vergangene Elternzeiten nachvollziehen und im Blick behalten zu können (z. B. für Auswertungen oder die Personalhistorie).Wie bildet ihr mehrere Elternzeiten in Personio sauber ab?Arbeitet ihr mit zusätzlichen Attributen, Notizen, Dokumenten oder ggf. einem anderen Workaround?Vielen Dank für euren Austausch! 😊

Moin.Können dir Importe von Attributen anhand der Personio-ID und nicht E-Mail-Adresse erfolgen?Bei dem Dokumentenimport kann ich den Zuordnungsschlüssel wählen, bei allen anderen Importen nicht? Vielen Dank vorab. 

Hallo zusammen, Seit kurzem gibt es die neue hilfreiche Funktion mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig ein Dokument zu generieren. Hierfür wähle ich die Mitarbeitenden aus, gehe auf “Aktion” und kann dann mehrere Dokumente erstellen.Nun wollten wir diese Funktion auch weiteren Abteilungen freischalten. Leider erscheint die Funktion nur, wenn man in den Rollen alle Dokumenten Kategorien für diese Abteilung freischaltet. Wir würden dies aber gerne weiterhin differenzieren.Nachdem wir also alle Dokumenten Kategorien freigeschaltet haben, erscheint die Funktion “Dokumente erstellen”. Wird diese aber nun von “nicht Administratoren” ausgewählt, können keine Vorlagen ausgewählt werden. Als Admin funktioniert die Bulk-Dokumentenerstellung sehr gut. Bei anderen leider nicht.Hat jemand eine Idee, ob wir irgendwelche Rechte oder ähnliches beachten müssen? Vielen Dank und viele GrüßeClemens

Hallo,leider steht diese Funktion bei uns nur dem Admin zur Verfügung.Welche Einstellungen sind erforderlich, damit z. B. Führungskräfte dieses Feature nutzen können?Viele GrüßeMelanie 

Liebe Community, ein Thema, das uns schon sehr lange nervt und wir immer noch keine Lösung gefunden haben: Dokumentenansicht für Mitarbeiter*innen in Personio nach deren Austritt.Folgendes Problem: Wir wissen, dass die Accounts bei Personio nach dem letzten Arbeitstag inaktiv und damit gesperrt werden für die Person. Das bedeutet, dass sie je nachdem, wann die letzte Gehaltsabrechnung oder Lohnsteuerbescheinigung erstellt wird, darauf keinen Zugriff mehr haben. Auch Zeugnisse und andere Unterlagen können nicht mehr eigenständig heruntergeladen werden. Laut unserer Personalleitung gibt es normalerweise bei HR Systemen einen Zugang nur für Dokumente, der über den Arbeitsvertrag hinaus offen bleibt. Bei Personio gibt es aber nur Onboarding, Aktiv und Inaktiv. Es wäre super, wenn es einen Status wie "Offboarding" geben würde, bei dem die inaktiven Mitarbeitenden z.B. noch einen Monat Zugriff haben, aber nicht mehr in der Lohnbuchhaltung erscheinen.Wir hatten

Hallo Zusammen, ist es möglich, dass ein Dokument über die Vorlage erstellt wird und danach noch bearbeitet werden kann, damit es final zum Versand (Post oder E-Signatur) fertig ist? Beispiel: Vorlage Anschreiben allgemein. Wunsch: automatisches ziehen der Adresse, Anrede usw. (klappt super) und individuelles Befüllen des Anschreibens mit Inhalt.  Viele GrüßeAileen Schauffel

Hallo zusammen 👋Wir nutzen in Personio die Felder „Studienbescheinigung gültig bis“ bzw. „Arbeitserlaubnis gültig bis“.Gibt es die Möglichkeit, hierfür einen Erinnerungs-Workflow einzurichten, der Mitarbeitende (und ggf. HR) X Tage vor Ablauf automatisch erinnert?Ziel wäre es, rechtzeitig auf auslaufende Dokumente aufmerksam zu machen und manuelle Nachverfolgung zu vermeiden.Hat jemand hierfür eine Lösung, einen Workaround oder Best Practices in Personio?Vielen Dank! 🙏 

Hallo zusammen, wir beschäftigen einige wiederkehrende Saisonkräfte. Zum Vertragsende wird das Arbeitsverhältnis beendet und im Folgejahr erfolgt eine erneute Einstellung. Wenn ich in Personio das Arbeitsverhältnis beende und im Folgejahr den Mitarbeiter erneut anstelle, dann wird ein neuer User angelegt (alle Daten werden automatisch in das neue Profil kopiert). Ich habe dann in der Übersicht den Mitarbeiter mehrmals drin (einmal den aktiven User und die inaktiven aus früheren Beschäftigungen). Soweit okay, mich stört aber nur, dass der Mitarbeiter dann über die Personio-App keinen Zugriff mehr auf seine alten Gehaltsabrechnungen hat. Kann man die alten Dokumente irgendwie in das neue, aktive Benutzerprofil mit rüberkopieren?

Hallo zusammen,ich hoffe ihr habt den rettenden Tipp für mich. Bei uns ergeben sich einige todos sobald sich die Adresse des Mitarbeiters ändert. Jetzt wollten wir einen Workflow auf das Feld Straße legen, der eine Erinnerung/Aufgabe auslöst sobald sich diese ändert. z. B. HR: Denke bei Adressänderung an folgende Punkte….Jedoch können wir auf diese Feld keinen Workflow anlegen. Welche Lösung gibt es hier bzw. wie wird dies in anderen Firmen gehandhabt. Ich freue mich auf eure Antwort.  LG Melanie 

Hallo, wir würden gerne Mitarbeiterausweise anfertigen. Hierzu möchten wir das hinterlegte Foto unserer Mitarbeiter aus der jeweiligen digitalen Personio Akte nutzen. Kennt jemand die Bezeichnung des Attributs für das Foto welches wir nutzen müssen um die Bilder jeweils in die Dokumenten Vorlage zu ziehen? Ist dieser Vorgang überhaupt möglich?Vielen Dank vorab.

Hallo zusammen, uns kam schon häufiger nun der Gedanke, dass es sehr praktisch wäre, wenn man Importe zu einem bestimmten Datum einspielen könnte. Wir bauen beispielsweise die Mitarbeiterinformationen ständig aus und importieren dann entsprechend die Inhalte. Hier kommt es dann natürlich auch gerne mal dazu, dass Informationen eingespielt werden, deren “Start” in der Vergangenheit liegt. Das führt dazu, dass Auswertung so ggf. nicht brauchbar werden, weil eine Information beispielsweise bereits ab 01.03.2023 zählt, aber in der Auswertung erst ab dem Zeitpunkt des Imports auftaucht. Natürlich können wir in der Historie beim Mitarbeiter das Datum manuell ändern - aber das macht die nette Funktion des Imports dann doch eher obsolet. Ein einfaches Feld mit “Importdaten gültig ab” würde hier Abhilfe schaffen. Wie seht ihr das? Geht es euch ähnlich? Habt ihr dafür ggf. bereits einen Work-around? Viele GrüßeHeike

Moin zusammen,mir ist aufgefallen, dass Schulungen bei Mitarbeitenden, die sich aktuell in Elternzeit befinden, nicht in der digitalen Akte angezeigt werden.Ist euch das auch bekannt oder ist es eventuell eine Einstellungssache? Wir würden gerne sicherstellen, dass auch während der Elternzeit absolvierte Schulungen vollständig in der Akte sichtbar sind.Könnt ihr mir sagen, woran das liegen könnte oder ob es hierfür eine bestimmte Einstellung in Personio gibt?Vielen Dank vorab für eure Hilfe!Viele GrüßeZaibu

Hallo ihr Lieben,kann mir jemand sagen was mit der automatischen Zuordnung der Dokumente über Import passiert ist 🫥? Ich muss neuerdings jeden Namen einzeln auswählen und zuordnen. Ich habe mir jetzt mal den Spaß gemacht und bei einem Dokument die P-Nummer vorne reinzuschreiben und es funktioniert! DAS wiederum würde bedeuten das der Import nur noch mit Dateibezeichnung funktioniert die die P.-Nr. (oder Mail, ergibt aber überhaupt auch gar keinen Sinn die Dokumente mit Mail Adresse zu benennen) enthält? Ist das wirklich so?Ich glaube es nicht 🫥🙄. Die Dokumente werden nach Inhalt benannt, nicht aber nach P-Nr. OHHHHHHHHHHHHHHHH mein Gott. Was für ein Sch………..Liegt das an der DSGVO?Liebe GrüßeJana

In dem Upload von Mitarbeiterdokumenten wurden die Uploadregeln angepasst.Dies hat für uns elementare Nachteile und Auswirkungen Ursache: Alle unsere MItarbeiterdokumente wurden und werden mit der folgenden Codierung erstellt:Nachname, Vorname_Datum_Inhalt Nach der Änderung in Personio ist somit die Zuordnung beim Massenimport nicht mehr möglichDa wir jeden Monat über den Massenimport die Lohnscheine etc importieren müssen sind wir zwingend darauf angewiesen, dass dies auch mit der gewohnten Codierung erfolgen kann. Gibt es hierzu Lösungsansätze bzw. Behebung durch Persiono durch ein erneutes Update?

Hallo zusammen,seit Januar werden die Mitarbeitendendokumente aus DATEV beim Upload nicht mehr automatisch zugeordnet. Kommunikation mit dem Chat-Bot hat nichts ergeben. Wir haben nichts geändert.Ich habe jetzt auch versucht, nochmal die Dateien aus Dezember hochzuladen. Selbst diese funktionieren nicht mehr.Beim Upload steht auch nur noch das Attribut Personalnummer zur Auswahl. Selbst wenn ich die Personalnummer in Personio auf die Datev Bezeichnung ändere - also “Beraternummer_Personalnummer” klappt es nicht.Hat jemand Tipps?Es kann ja nicht sein, dass ich plötzlich Dokumente von 70 Mitarbeitenden manuell zuordnen muss.Vielen Dank!

Hallo zusammen,jedes Mal, wenn wir jemanden einstellen, und die Person vom Recruiting-Profil in ein Mitarbeitendenprofil überführen, werden die Daten nicht richtig übertragen. Infos wie Telefonnummer, Adresse usw., werden nicht direkt dem Attribut im Mitarbeitendenprofil zugeordnet. Dabei arbeitet ihr doch mit KI, gibt es für solche Fleißarbeit keine Lösung, die Arbeit spart und Daten aus dem CV einliest (z.B. Adresse)?Wie machen die anderen HRler das?Viele Grüße 

Hallo zusammen,uns ist eben aufgefallen, dass ein Attest unter dem Reiter Dokumente erhalten bleibt, selbst wenn die Abwesenheit gelöscht wird.Zudem bleibt das Attest auch erhalten, wenn ein anderes dafür hochgeladen wird.Beide Dateien sind dann unter den Dokumenten zu finden.Wir finden, dass sehr ungünstig, da es durchaus mal vorkommt, dass HR versehentlich eine falsche Datei hochlädt und dies dann über einen der oben genannten Wege korrigiert.Dann muss immer noch die manuelle Löschung unter dem Reiter Dokumente > Atteste vorgenommen werden. An die jedoch auch erstmal gedacht werden muss.Stellt sich dieses Verhalten für euch auch als problematisch dar? Ist euch das überhaupt schon aufgefallen?Lieben GrußAnke  

Hallo zusammen, vor langer Zeit hatte ich bereits bemängelt, dass man Mitarbeiter in einem Download zwar ihre persönlichen Dokumente runterladen können, jedoch nicht ihre Lohndokumente. Hat jemand eine Information, wie da der Entwicklungsstand ist? Es kann nicht sein, dass jedes Lohndokument einzeln herunter geladen werden muss.Liebe Grüße und vielen Dank für eure RückmeldungEmily