Mitarbeiterdaten & Dokumente

Hallo, ist es möglich ein Dokument mit einer Kategorie hochzuladen und mit somit ein Attribut anzusteuern?Folgendes Beispiel: In den Profilen unsere Kollegen ist das Attribut “letztes Mitarbeitergespräch” hinterlegt, bei welchem man immer das jeweilige Datum einträgt.Bei diesen Gesprächen wird ein Protokoll erstellt und bei den Dokumenten mit der Kategorie “Mitarbeitergespräch” abgelegt. Ist es möglich, dass wenn das Dokument hochgeladen wird, sich gleichzeitig das Attribut mit anpasst und man sich  einen Schritt spart?

Wir haben ein Dokument erstellt, in welchem 2 Personen unterschreiben müssen (was funktioniert). Anschließend soll das Dokument durch eine dritte Person gegengezeichnet werden - mit Datum und einer Begründung.Die regulären Platzhalter @@signer@@ verwenden, erscheint beim Fertigstellen des Dokumentes auf der linken Seite nicht die vollständige Toolbox.Bei Dokumenten ohne den Signerplatzhalter funktioniert die Auswahl der Toolbox. Hier ein Beispiel: Mit freundlichen Grüßen@@signer1@@                     @@signer2@@                    {{Unterschrift links}}                i. V. {{Unterschrift rechts}} Stellungnahme: zugestimmt:    @@signer3@@                     Datum:                                              {{Unterschrift}} abgelehnt:        @@signer3@@                    Datum:                                                {{Unterschrift BR}}

Ich suche nach einer praktischen Lösung, dass Mitarbeiter ein Dokument digital Unterzeichnen können. Es muss allerdings eine Auswahl getroffen werden (Einwilligung Variante A, Variante B oder Variante C).Alles was ich recherchierte habe ist zu kompliziert und für die Mitarbeiter nicht Anwenderfreundlich. Ich möchte keine extra Auswahl im Mitarbeiterprofil anlegen. Hier muss der MA erst das Dokument öffnen, danach m Profil die Angaben machen und danach das Dokument erneut öffnen, um es zu unterzeichnen.Gibt es eine andere Lösung, die ich bisher nicht gefunden habe?Vielen Dank

Liebe Community, wir schreiben allen Kollegen immer einen Brief wenn wenn wir einen Bonus ausbezahlen. Das möchten wir natürlich jetzt über Personio machen (wir sind neu;)). Leider bekomm ich es nicht hin, dass sich das System den Betrag selbst zieht, sondern nur ein Feld zum eintragen, was natürlich deutlich mehr Aufwand und auch fehleranfälliger ist. Weiß jemand ob das möglich ist?Lieben Dank und viele GrüßeMelanie

Moin, folgender Fall: Attribute werden teilweise ausgelassen, weil das Angefragt nicht vorhanden ist. z.B. “Führerschein vorhanden” ( Ja oder Nein als Dropdown) wird freigelassen, weil er nicht vorhanden ist. Es wird in diesem Fall nicht “Nein” ausgewählt und das Feld bleibt frei.Sobald sich nun ein Dokument darauf bezieht, bleibt das Feld leer und dem Sachbearbeiter ist nicht ganz klar, ob es ein “Nein” ist oder ob es vergessen wurde einzutragen und es findet eine Rücksprache statt, welche Zeit kostet.Gibt es die Möglichkeit, Attribute die leer sind bzw. nicht ausgefüllt werden mit einem Platzhalter auszufüllen. 

Letzte Woche hat eins der Webinare den § 8 des BVV behandelt, bei dem es um die digitale Dokumentation ging. Dort heißt es, dass ab 2027 digitale Dokumente, welche digital unterschrieben wurden, nur mit der “Qualifizierte elektronische Signatur” (QES) gültig seien. Die einfache und fortgeschrittene (digitale) Signatur sind nicht gültig.Ich bin der Meinung, dass Personio noch keine Möglichkeit für die QES besitzt sondern nur für die in Zukunft ungültigen. Ist bekannt, ob Personio die QES einführt?

ich habe aus Versehen einen Vertrag gelöscht - wie kann ich es wiedererstellen? 

wo finde ich gelöschte Dokumenten?

Hallo zusammen,wir haben – wie wahrscheinlich viele von euch – verschiedene Vertragsvarianten mit unterschiedlichen Kombinationen, z. B. mit oder ohne Bonus, mit oder ohne Dienstwagen etc.Grundsätzlich nutzen wir die Dokumentenerstellung in Personio sehr gerne. Bei unseren Arbeitsverträgen stoßen wir allerdings immer wieder auf dasselbe Problem:Wenn wir über eine Ja-/Nein-Auswahl bestimmte Vertragsbestandteile ausblenden, entstehen entweder größere Lücken im Dokument oder die Nummerierung der Paragraphen passt sich nicht automatisch an.Ein Beispiel: Wird der Paragraph zum Dienstwagen nicht benötigt und über die Auswahl „Nein“ ausgeblendet, entfällt dieser zwar korrekt – die Nummerierung der nachfolgenden Paragraphen bleibt jedoch unverändert.Dadurch ist die Vertragserstellung für uns aktuell leider noch recht umständlich.Hat jemand von euch ein ähnliches Setup bzw. dieselbe Herausforderung? Und falls ja: Wie habt ihr das in Personio gelöst?Danke euch schon mal! 😊

Hallo zusammen,  ich habe eine Frage zu DocuSign von Mitarbeitendenansicht: Eine Kollegin hatte ihre Signatur und ihre Initialen bei DocuSign hochgeladen, um sie zukünftig bereits hinterlegt zu haben. Da sie einen falschen Hintergrund gewählt hatte wollte sie die hochgeladene ausgeschriebene Signatur jetzt noch einmal austauschen. In meiner Ansicht geht das über denselben Weg wie man die Signatur erstmalig einstellt. Dort kann man die Signatur dann ersetzen. Bei der Mitarbeiterin sieht die Signaturoberfläche leider sehr vereinfacht aus. In der Voyager Anleitung sieht man die Ansicht, die ich auch habe (das hilft uns also nicht weiter). Sie kann lediglich die Initialen ersetzen (so, wie es bei mir auch aussieht).  Bei der Signatur selber hat sie diese Möglichkeit nicht.  Weiß jemand, woran das liegen könnte? Liegt das an einer Einstellung die ich aus dem Adminbereich ändern kann?  Danke und viele GrüßeAnastasia 

Hallo zusammen,ich würde gerne einmal Eure Erfahrungen mit den Dokumenten abgreifen, die über Personio digital unterzeichnet werden. Aktuell werden bei uns die Dokumente bei dem/r Mitarbeiter/in angelegt und dann über den Unterschriften-Workflow unterzeichnet. Die Dokumente erscheinen aber direkt unter der Kategorie, die wir der Vorlage zugewiesen haben. Gerade bei Bonuszahlungen, etc. kann der/die Mitarbeiter/in das Schreiben bereits vorher einsehen, auch wenn noch nicht alle Beteiligten unterschrieben haben. Ein Workaround in einer anderen Kategorie, in der der/die Mitarbeiter/in keinen Zugriff hat, wäre denkbar, allerdings müsste man nachträglich jedes erstellte Dokument nochmals anpacken und die Kategorie ändern, damit es in der digitalen Akte an der richtigen Stelle abgelegt wird. Teilt gerne mal Eure Erfahrungen mit mir zu diesem Prozess. Schön wäre es allerdings, wenn das Dokument für den/die Mitarbeiter/in erst in der Akte sichtbar wird, wenn der Unterschriften-Workflow abgesch

Hallo zusammen,ich möchte in Personio eine Dokumentvorlage erstellen, in der Mitarbeitende selbst die Daten ihrer Kinder eintragen können, z.B. Vorname, Nachname und Geburtsdatum.Ich habe dafür Platzhalter mit eckigen Klammern verwendet, z.B.: das Feld heißt “First name/Last name” und der Platzhalter: [[Firstname/LastnameChild1]] (Im Formular sollen 5 Kinder aufgelistet werden können).Leider kann der Mitarbeitende die Felder im Dokument anschließend nicht ausfüllen bzw. die Platzhalter sind nicht als Eingabefelder verfügbar.Meine Frage: Gibt es in Personio eine Möglichkeit, in einer Dokumentvorlage Felder zu hinterlegen, die vom Mitarbeitenden selbst ausgefüllt und anschließend nur von diesem unterschrieben werden können?Falls ja, wie müssen diese Felder bzw. Platzhalter angelegt werden?Vielen Dank!VG Claudia

Hallo in die Runde!Wir haben im August unsere Wochenstunden Vollzeit von 40 auf 39 gesenkt. Soweit so gut, hat alles geklappt. Nun stehe ich vor der Herausforderung, dass ich keinen Weg finde, das vordefinierte Attribut “Vollzeitstunden” in den Einstellungen zu ändern. Lege ich neue Mitarbeitende an, kommt weiterhin 40 Std als Vollzeit, anstelle von 39 Std.Kann jemand helfen?Viele GrüßeNicole  

Hallo,die Support-KI verneint es, ich will aber sichergehen, dass hier nichts übersehen wird oder jemand hier einen guten Trick hat.Mich stört schon länger, dass ich innerhalb das Mitarbeiterprofil - also bei den persönlichen Informationen z.B. - nicht sehen kann, welche Zeitrichtlinien aktuell zugeordnet sind. Ich muss das bisher immer total umständlich über filter herausfinden. Mir ist bewusst, dass das kein klassiches Attribut ist, aber es wäre so hilfreich, wenn ich einfach einen Mitarbeiter öffnen kann und alle Einstellungen sehen könnte.Der Reiter “Rollen” wäre dafür doch super, als Erweiterung. “Rollen und Richtlinien” oder so… (ja, hab ich schon als Feedback gesendet).Habt ihr einen “Trick” wie ihr bei einem Mitarbeiter schnell rausfindet, welche Zeiterfassungsrichtlinien zB gerade bei ihm zugeordnet ist?Danke für eure Hilfe!LG Jenny 

Hallo zusammen,  ich habe einen alten Beitrag zu diesem Thema gefunden und wollte nachfragen, ob es hier schon eine Lösung gibt. Derzeit werden nur die Systemkategorien auf Englisch übersetzt, die selbst erstellen leider nicht.  Danke und liebe GrüßeSophia

Hallo, ich habe eine Frage zum Upload von eigenen Dokumenten durch die Mitarbeiter selbst. Wenn man ein Dokument hochlädt wird ja das Datum abgefragt. Manche Mitarbeiter schreiben hier das Datum des Dokuments, andere das Tagesdatum des Uploads. Ich habe für mich eine Prüfung, dass ich schaue, ob die Dokumente in der richtigen Kategorie hochgeladen wurden, damit ich diese ggf. berichtigen kann. Nun ist es so, dass wenn Dokumente nicht zum Tagesdatum hochgeladen wurden sondern mit dem Datum des Dokuments sehe ich nicht, um welches Dokument es sich hier handelt. Hat jemand eine Idee, wie ich als Admin das so steuern kann, dass immer das Tagesdatum erfasst werden muss oder dass ich das neu hochgeladene Dokument direkt angezeigt bekomme? Danke für Eure Unterstützung. Liebe GrüßeSabine 

Würdet Ihr auch eine Sperrung für einzelene Dokumente benötigen, damit diese nicht heruntergeladen werden können und nur über Personio angeschaut werden kann?

Hallo zusammen, ich wollte gerade eine Dokumentenvorlage für Urlaubsbescheinigungen erstellen. Ich habe mich dabei an der Beispielvorlage von Demo Daten gehalten, hier wurden unter anderem folgende Platzhalter verwendet, die bei uns nicht funktioniert haben:  {{Kalenderjahr}} {{Anzahl Urlaubstage}} {{Genommene Tage}}Gibt dafür noch Alternativen, damit sich die Zahlen/Angaben automatisch füllen oder muss das manuell gesetzt werden? Vielen Dank! Viele Grüße Vanessa

Hallo zusammen, gibt es in die Möglichkeit die reinen Planungsdaten vor Genehmigung zu exportieren? Wir bräuchten das für unser Controlling, bei den Metriken werden nur die geplanten Stellen (vorne im Reiter) eingeben die schon geprüft und genehmigt sind. Vielen Dank und viele Grüße Tina 

Hallo liebe Community, folgendes Szenario:ich habe die Dokumentenvorlage Zeugnis erstellt. Im Bereich der Auflistung der Hauptaufgaben / Tätigkeiten habe ich insgesamt 15 Aufgaben aufgelistet.Das Problem ist, es gibt Mitarbeitende, bei denen ich mehr, oder auch weniger Aufgaben ausfüllen muss. Die 15 Hauptaufgaben / Tätigkeiten sind jetzt aber so erstellt.Welche möglichkeiten des individualisieren gibt es evtl.? VgIbbi

Hallo zusammen,wir kommen nach wie vor mit der Dokumentenbearbeitung in Personio nicht klar, sodass wir gerade Feedbackbögen und Zielfestlegungen in Word erstellen im File-Verzeichnis ablegen und danach in Personio hochladen.Das ist natürlich dermaßen umständlich und im Alltag bei 100 MA nicht praktikabel. Ich dachte eigentlich mit Personio könnten wir irgendwann auf das File-Verzeichnis verzichten, aber davon sind wir noch weit entfernt.Verträge können wir zwar mittlerweile damit erstellen, aber Bögen, auf denen viel Freitext zu schreiben sind, sind in Personio nicht abbildbar.Wie handhabt ihr das? Danke Janina 

Hallo zusammen,ich hab zu oben genanntem Thema nur einen älteren Beitrag gefunden. Gibt es mittlerweile eine Möglichkeit die hinterlegten Adressen in den Dokumenten zu nutzen? 

Hey ihr Lieben, Unser Datenschutzbeauftragte hat uns auf die Löschfristen von zB Gehaltsabrechnungen hingewiesen. Soweit ich weiß hat Personio keine automatisierte Lösung, Dokumente zu löschen. Jetzt habe ich aber auch gesehen, dass man Dokumente nicht über die API lesen oder löschen kann. Eigen gebaute Lösungen sind also auch nicht an der Tagesordnung.  Ich sehe das nicht, wie irgendjemand bei uns jeden Monat die Gehaltsabrechnungen von allen >100 Mitarbeitern von vor einem Jahr händisch löschen soll. Habt ihr da eine bessere Idee? Irgendwas, das ich übersehe? (Ich hole hier übrigens eine alte Frage aufgrund der Relevanz nochmal hervor, hier das “Original”:LgPauline

Hey zusammen,  eine MA bekommt auf ihrem Dashboard die Erinnerungen für ein Vertragsende. Könnt ihr mir sagen, woran genau die gekoppelt ist?Ich vermute an Rechte auf das Vertragsende Feld? Sie hat nämlich eine sehr überschaubare Anzahl an Rollen und in keiner ist eine Erinnerung konfiguriert. Sie soll aber das Feld eigentlich nur sehen und muss nicht tätig werden. Kann ich das irgendwie einstellen, dass sie die Aufgabe nicht erhält? LG

Hallo, ein Teil unserer Mitarbeitenden erhält für alle Kinder, die unter 25 und in Ausbildung sind, monatlich eine Kinderzulage. Habt ihr eine elegante Lösung, wie ich im System einerseits die jährliche Erinnerung anlegen kann, dass ein Nachweis über den Stand der Ausbildung erforderlich ist, andererseits aber auch die Erinnerung daran, wenn der Nachweis das erste Mal benötigt wird (wenn ein Kind nicht mehr schulpflichtig ist) und dann noch eine Erinnerung, wenn ein Kind mit Beendigung des 25. Lebensjahres sowieso rausfliegt?Die Kinder sind mit Geburtsdaten vermerkt und ich habe schon ein Attribut zur Erinnerung des jährlichen Nachweises angelegt. Muss ich nochmal zwei weitere Attribute anlegen oder habt ihr vielleicht eine andere Idee?Liebste Grüße!