Mitarbeiterdaten & Dokumente

In dem Upload von Mitarbeiterdokumenten wurden die Uploadregeln angepasst.Dies hat für uns elementare Nachteile und Auswirkungen Ursache: Alle unsere MItarbeiterdokumente wurden und werden mit der folgenden Codierung erstellt:Nachname, Vorname_Datum_Inhalt Nach der Änderung in Personio ist somit die Zuordnung beim Massenimport nicht mehr möglichDa wir jeden Monat über den Massenimport die Lohnscheine etc importieren müssen sind wir zwingend darauf angewiesen, dass dies auch mit der gewohnten Codierung erfolgen kann. Gibt es hierzu Lösungsansätze bzw. Behebung durch Persiono durch ein erneutes Update?

Hallo zusammen,wir werden diesen Monat unsere Gehälter erhöhen. Hierfür bekommt jeder Mitarbeiter ein Schreiben.Wenn ich die Word als Vorlage hochlade, dann bekommen wir in der generierten Personio-Datei nicht unsere Corporate Identity Schrift (DINCE-Medium), sondern irgendeine andere Schrift, welche nicht annähernd unserer Corporate-Schrift ähnelt.Habt Ihr einen Tipp für mich, wie wir das bestmöglich lösen können?Besten DankMax

Moin zusammen,mir ist aufgefallen, dass Schulungen bei Mitarbeitenden, die sich aktuell in Elternzeit befinden, nicht in der digitalen Akte angezeigt werden.Ist euch das auch bekannt oder ist es eventuell eine Einstellungssache? Wir würden gerne sicherstellen, dass auch während der Elternzeit absolvierte Schulungen vollständig in der Akte sichtbar sind.Könnt ihr mir sagen, woran das liegen könnte oder ob es hierfür eine bestimmte Einstellung in Personio gibt?Vielen Dank vorab für eure Hilfe!Viele GrüßeZaibu

Hallo zusammen,seit Januar werden die Mitarbeitendendokumente aus DATEV beim Upload nicht mehr automatisch zugeordnet. Kommunikation mit dem Chat-Bot hat nichts ergeben. Wir haben nichts geändert.Ich habe jetzt auch versucht, nochmal die Dateien aus Dezember hochzuladen. Selbst diese funktionieren nicht mehr.Beim Upload steht auch nur noch das Attribut Personalnummer zur Auswahl. Selbst wenn ich die Personalnummer in Personio auf die Datev Bezeichnung ändere - also “Beraternummer_Personalnummer” klappt es nicht.Hat jemand Tipps?Es kann ja nicht sein, dass ich plötzlich Dokumente von 70 Mitarbeitenden manuell zuordnen muss.Vielen Dank!

Hallo zusammen, weiß jemand von euch was es für funktionierenden Platzhalter für Unterschriften in DocuSign gibt? Wir stehen im Moment auf dem Schlauch, denn z.B. @@Vorstand@@ und @@Führungskraft@@ funktioniert bei uns nicht. Wir haben es allerdings so verstanden, dass wir beliebige Benennungen auswählen können, was anscheinend doch nicht der Fall ist? Wir brauchen halt mind. 3 Platzhalter unter diesen Namen. Vielleicht hat einer von euch ja einen Tipp:)  Liebe Grüße Stella

Hallo zusammen, wir Importieren immer die Gehaltsabrechnungen, die wir erhalten in Personio herein. Das hat bis 12/25 super funktioniert, die MA wurden anhand der Personalnummer und dem Namen fehlerfrei zugeordnet. Seit diesem Monat ist alles anders. Bisher ging es mit Lohnabrechnung_2026_Januar_<Personalnummer>_<Nachname>_<Vorname>.Jetzt muss die Benennung anders aufgebaut sein (okay, das bekomme ich vielleicht noch gelöst), ABER:die Zuordnung erfolgt nur noch nach der Personalnummer - Haken an der Sache: Wir haben in Personio 2 Gesellschaften und die Personalnummern sind daher auch “doppelt”. Damit werden die Dokumente falschen MA zugeordnet.Gibt es dazu eine Lösung? So kann man nicht importieren und manuell wollen wir gerade nicht, um Fehler bei 80 Uploads zu vermeiden ... 

Hallo in die Runde, Ist es eigentlich direkt in Personio möglich, sowas wie neue working Policies, die in einem Dokument oder einer Seite verfasst worden sind, über Personio abzubilden, dass diese gelesen worden sind? Vermutlich bin ich mit solch einer zwar allgemein, aber trotzdem immer wieder vorkommenden Anforderungen nicht alleine daher die Frage an die Community. Wie löst ihr so etwas? Ein Weg über eine MS Forms Abfrage finde ich persönlich unschön gelöst.  Viele Grüße 

Hallo Community, ich bin Facharzt für Arbeitsmedizin und sehe bei vielen meiner Kunden das gleiche Problem: Die Durchführung der Vorsorgekartei -  also Vorsorge- / Eignungsuntersuchungen und Vorsorgefristen -wird zur Dauerbaustelle.Meine Fragen an euch:1) Wie organisiert ihr das aktuell - In Personio integriert? - Parallel in Excel/Word? - Externes Tool (welches)? 2) Was läuft dabei NICHT gut? (z.B. Fristen werden vergessen, Doppelpflege, unklare Zuständigkeiten, Audit-Unsicherheit...)3) Was würde euch wirklich helfen? Automatische Erinnerungen? Bessere Übersicht? Integration mit dem Betriebsarzt? Audit-fertige Reports?Ich bin neugierig, wie ihr das gelöst habt – vor allem mit Blick auf Audits durch die Gewerbeaufsicht.Danke!Beste GrüßeAndrei 

Hallo,wir haben eine Dokumentenvorlage für einen Arbeitsvertrag erstellt. Wie ist es für die Mitarbeitenden möglich das Datum neben der Unterschrift selbst einzutragen, also das Datum, an dem sie unterschreiben? Danke und liebe Grüße!

Hallo zusammen,ich hab zu oben genanntem Thema nur einen älteren Beitrag gefunden. Gibt es mittlerweile eine Möglichkeit die hinterlegten Adressen in den Dokumenten zu nutzen? 

Hallo zusammen, trotz das alle Einstellung auf Deutsch gestellt sind, werden in der App manche Punkte auf Englisch angezeigt:  Wir haben zudem jeglichen Zugriff auf Abwesenheiten bei unseren Mitarbeitern entzogen, dennoch gibt es in der App den Button “Abwesenheit beantragen”. Dort gibt es zwar dann keine Auswahl, aber schön ist das nicht so ganz. Gibt es einen Workaround, dass dieser Button den Mitarbeitern nicht angezeigt wird? Viele GrüßeHeike

Ich bekomme nun seit 20 Minuten massenhaft Infomails, dass Signaturen abgelaufen sind. Mittlerweile sind es über 200. Eigentlich ist keine, max. eine Signaturanfrage abgelaufen. Hat noch jemand dieses Phänomen?

Hallo liebe Community, muss man immer noch (als Windowos-Nutzer) ein separates entzippungs-Programm haben, um sich alle Dokumente runterladen zu können. Wir haben Mitarbeiter, die gerne diese Funktion nutzen wollen aber einen leeren ZIP-Ordner bekommen. Lieben Dank.Sarah

Hallo zusammen, uns kam schon häufiger nun der Gedanke, dass es sehr praktisch wäre, wenn man Importe zu einem bestimmten Datum einspielen könnte. Wir bauen beispielsweise die Mitarbeiterinformationen ständig aus und importieren dann entsprechend die Inhalte. Hier kommt es dann natürlich auch gerne mal dazu, dass Informationen eingespielt werden, deren “Start” in der Vergangenheit liegt. Das führt dazu, dass Auswertung so ggf. nicht brauchbar werden, weil eine Information beispielsweise bereits ab 01.03.2023 zählt, aber in der Auswertung erst ab dem Zeitpunkt des Imports auftaucht. Natürlich können wir in der Historie beim Mitarbeiter das Datum manuell ändern - aber das macht die nette Funktion des Imports dann doch eher obsolet. Ein einfaches Feld mit “Importdaten gültig ab” würde hier Abhilfe schaffen. Wie seht ihr das? Geht es euch ähnlich? Habt ihr dafür ggf. bereits einen Work-around? Viele GrüßeHeike

Hallo zusammen,wir wollen dieses Jahr die digitale Personalakte sowie die E-Signatur mit DocuSign einführen.Ich habe gerade mit der ersten und einfachsten Dokumentenvorlage angefangen und bin schon am verzweifeln.Folgende Probleme treten bisher auf:Ich habe im Adressfeld die Platzhalter {{PLZ}} {{Ort}} gesetzt. Jedoch wird bei Erstellung des Dokumentes aus der Vorlage keine PLZ gezogen, obwohl diese in den Personaldaten erfasst ist. Ort funktioniert. Für das Feld, welches in Personio “Vertragsende” heißt, habe ich den Platzhalter {{contract_end_date}} gewählt, aber auch hier wird beim Erzeugen des Dokumentes nichts eingesetzt, obwohl ein Vertragsende erfasst ist. Die Formatierung hat sich geändert. Auf einmal ist in einem Feld, welches keine Variablen in der Nähe hat, anders eingerückt, als in der Vorlage: 

Hallo Zusammen,seit der Umstellung von SignatureIT auf DocuSign in Personio haben wir das Problem, dass in den fertig unterschriebenen PDFs im Adobe Acrobat Reader zwar die digitale Signatur als gültig angezeigt wird, aber die handschriftliche Unterschrift und Ort/Datum nicht dargestellt werden: Wenn ich das PDF im Browser oder mit einem anderen Tool öffne, ist die Unterschrift zu sehen: Ist das bei euch auch so? Manchmal müssen wir unterschriebene Dokumente per Mail verschicken und bekommen dann vom Empfänger die Rückmeldung, dass das ja nicht richtig unterschrieben sei. Leider ist Acrobat der übliche PDF-Reader, und jedes Mal dazuschreiben, dass man es in einem anderen Progr

Hallo zusammen, wir haben ein kleines Problem beim Login. Ein Mitarbeiter hat eigentlich Zugriff per Single Sign-On hat allerdings über den gewöhnlichen Login dreimal versucht sich anzumelden. Daraufhin ist im Konto des Mitarbeiters diese Meldung erschienen: Es gibt hier allerdings keine Möglichkeit den Login zurückzusetzen und das Passwort ist ja das unserer Datenbank. Wie kann ich also nun den Login zurücksetzen?Habt ihr hier Lösungsvorschläge?Viele GrüßeHeike

Liebe Community, ich möchte eine Dokumentenvorlage erstellen, in dem ein Platzhalter für einen Eurobetrag erscheint. Hierfür habe ich ein Attribut mit Attributstyp “Zahl mit 2 Dezimalstellen” nach dem Komma angelegt. Leider wird bei den erzeugten Dokumenten jetzt nur bei Beträgen mit “echter” Nachkommastelle dieser Betrag auch vollständig angezeigt. Also z.B. bei einem 50,00 EUR-Betrag erscheint in dem Dokument nur “50” und nicht “50,00”. Nur bei z.B. 50,90 EUR wird korrekt 50,90 angezeigt. Hat jemand eine Idee, wie man die Zahlenformate/Platzhalter so einstellen kann, dass immer die 2 Dezimalstellen nach dem Komma angezeigt werden, unabhängig davon, ob der Nachkommabetrag glatt oder ein “krummer” Betrag ist.Danke für eure Hilfe!Stefanie

Ich stehe von folgendem Problem, bezogen auf den Nachweis der Unterschriften über DokuSign.Wenn ich ein unterschriebenes Dokument in der Personalakte öffne, dann sehe ich auf diesem nur die Envelope ID, aber ansonsten nichts relevantes für den Nachweis der Unterschrift (bis auf eigens vergebene Daten, Erstelldatum). Es gibt keinen Link zum Audit Trail, was ich bemängel.Nun kann ich umständlich über Automatisierungen / Aktive Unterschriften - Alle Unterschrifen anzeigen zu den DocuSign Audit Trails kommen. In dieser Liste kann ich jedoch weder nach Namen suchen, noch schnell an das gewünschte Dokumet kommen. Ich habe nun eine Liste von 12 Seiten und muss händisch suchen, weil (und hier ist irgendein Systemfehler) ich zwar nach Kategrorieren sortieren kann, aber dies sich immer nur auf die angezeigten Datensätze einer Seite bezieht. Das heißt: Ich kann alle EInträge auf Seite 1 nach Namen sortieren, das funktioniert. Wenn der gleiche Name aber auf Seite 2, 3, etc. auch z

Hallo zusammen, wir nutzen aktuell vermehrt die Ankündigungen, und habe bemerkt, dass man leider die Platzhalter nicht verwenden kann. Es wäre schön, wenn man hier wenigstens den Platzhalter für Vor- oder Nachnamen verwenden könnte um es etwas persönlicher zu gestalten. Zudem wäre in Upload einer zentralen Datei super, so würden wir auch interne Hausmitteilungen oder Informationen verteilen können. So müssen wir das jedem per Upload in die Akte laden. Viele GrüßeDaniel 

Liebe Community, ein Thema, das uns schon sehr lange nervt und wir immer noch keine Lösung gefunden haben: Dokumentenansicht für Mitarbeiter*innen in Personio nach deren Austritt.Folgendes Problem: Wir wissen, dass die Accounts bei Personio nach dem letzten Arbeitstag inaktiv und damit gesperrt werden für die Person. Das bedeutet, dass sie je nachdem, wann die letzte Gehaltsabrechnung oder Lohnsteuerbescheinigung erstellt wird, darauf keinen Zugriff mehr haben. Auch Zeugnisse und andere Unterlagen können nicht mehr eigenständig heruntergeladen werden. Laut unserer Personalleitung gibt es normalerweise bei HR Systemen einen Zugang nur für Dokumente, der über den Arbeitsvertrag hinaus offen bleibt. Bei Personio gibt es aber nur Onboarding, Aktiv und Inaktiv. Es wäre super, wenn es einen Status wie "Offboarding" geben würde, bei dem die inaktiven Mitarbeitenden z.B. noch einen Monat Zugriff haben, aber nicht mehr in der Lohnbuchhaltung erscheinen.Wir hatten

Hallo, wir versuchen die Dokumentenvorlagen (soweit möglich) in Personio zu nutzen, es gibt hier einige vordefinierte Platzhalter. Im Falle des Platzhalters {{fix_salary}} haben wir das Problem, dass der Betrag angezeigt wird, die Darstellung ,00 aber nicht angezeigt wird. Beispiel: 3.000,50 wird korrekt dargestellt, 3.000,00 wird dargestellt als 3.000. Hat noch jemand dieses Problem? Hat der Vertragspartner noch weitere Bezüge sieht das sehr unprofessionell aus, wenn das Gehalt ohne Kommastellen dargestellt wird. Danke für Eure Hilfe.   

Hallo zusammen,habt ihr Best Practices oder bestehende Lösungen, um Mitarbeitenden als Employee Self Service  über Personio heraus PDF-Bescheinigungen aus Vorlagen bereitstellen zu können?Gemeint sind einfache Dokumente (z. B. Arbeits- oder Tätigkeitsbescheinigungen), die: auf Vorlagen mit Platzhaltern basieren, automatisch auf Stammdaten zugreifen und im Ergebnis eine nicht bearbeitbare PDF-Datei erzeugen. Meine Fragen: Gibt es eine native Möglichkeit, solche Self-Service-Dokumente in Personio umzusetzen? Falls nein: Welche Workarounds, Integrationen oder API-Lösungen setzt ihr ein? Worauf sollte man achten (Erfahrungen, Stolperfallen)? Vielen Dank für eure Hinweise! :)

Hallo liebe Community,ich bräuchte mal wieder Schwarmwissen.Gibt es inzwischen die Möglichkeit über alle Mitarbeiter hinweg nach Dokumenten zu suchen? Z.b. zeige mir alle Mitarbeiter an, bei denen ein Dokument mit “Staplerschein” hinterlegt ist? Vielen Dank vorab. 

Hallo Comunity,gibt es die Möglichkeit, eine automatische Meldung nach insgesamt 30 Tagen Krankheit zu erstellen?Das wäre hilfreich, die Einladung zum Informationsgespräch zum BEM besser im Blick zu haben. Vielen DankAngelo