Mitarbeiterdaten & Dokumente

Hallo, ich habe eine PowerPoint für die jährliche Unterweisung. Früher habe ich diese per Rundmail verschickt. Geht es mit personio einfacher? wenn ja, wie? Mein erster Gedanke war, die Personalliste dafür zu benutzen. Beste GrüßeRené 

Hallo liebe Community,wir gehören leider in eine Branche, die nicht davon profitiert, Arbeitsverträge und ähnliche Dokumente digital unterschrieben lassen zu dürfen, sondern müssen immer noch den Papierweg gehen. Das hat zur Folge, dass bei uns viele Dokumente gedruckt und nach Unterschrift wieder eingescannt werden müssen. Unser Drucker/Scanner schickt die gescannten Dokumente direkt an den PC des jeweiligen Nutzers. Von dort wird es dann in Personio hochgeladen. Gibt es die Möglichkeit, dass wir uns diesen Zwischenschritt sparen und Dokumente direkt vom Scanner an Personio gespielt werden können? Hat da jemand Erfahrungen?Das i-Tüpfelchen wäre dann noch, wenn es eine intelligente Texterkennung in Personio integriert gäbe, die anhand gewisser Key-Words wie Dokumentenname und Mitarbeitername, die Dokumente automatisch in die richtige Kategorie in der digitalen Personalakte bzw. zumindest dem richtigen Mitarbeitenden zuordnet. @Personio: Gibt es hierzu bereits ko

Hallo zusammen,ich stehe aktuell vor einer Herausforderung bezüglich der Transparenz von Zugriffsrechten in den digitalen Personalakten.Als Bearbeiter habe ich Zugriff auf alle Ordner. Wenn ich jedoch mit Mitarbeitenden kommuniziere, weiß ich oft nicht auswendig, ob die Person für einen spezifischen Ordner eine Ansichtsberechtigung hat oder ob dieser nur für Führungskräfte, HR und das Backoffice freigeschaltet ist.Es ist für den Workflow ungünstig, jemanden auf ein Dokument hinzuweisen, das für die Person technisch gar nicht sichtbar ist. Da ich die Rollenkonfigurationen nicht einsehen kann, fehlt mir die Sicherheit in der Kommunikation mit den Kollegen.Gibt es für uns Bearbeiter eine Möglichkeit oder einen „Indikator“ in der Akte, an dem man erkennt, wer welche Zugriffsrechte auf einen Ordner hat? Wie macht ihr das in der Praxis?Ich freue mich auf eure Tipps!Viele GrüßeLisa

Hallo, wir sind gerade dabei, die Payroll zu implementieren. Leider kann ich die Lohnabrechnungen per PDF etc. nicht hochladen. Es funktioniert einfach nicht. Hat jemand eine Lösung hierzu? 

Hallo zusammen, im Rahmen unseres Compliance Setups kam die Frage auf, ob und wenn ja wann, die Daten von nicht mehr in der Firma beschäftigten Kolleg:innen anonymisiert werden müssen.Auch finde ich hierzu keine Infos oder Einstellungsmöglichkeiten in Personio; nur zu Anonymisierung der Bewerbungen. Danke für euren Input!VGF

Hallo zusammen, Die "mobile optimierte Version" bei Dokumenten für die Vertragsunterzeichnung bei DocuSign funktioniert nicht. Wenn man die mobile optimierte Version aktiviert, wird das Dokument fehlerhaft angezeigt. Kann das bitte gelöst werden?

Hallo zusammen,vielleicht kann uns jemand weiterhelfen.Gibt es eine Möglichkeit bei einem Attribut wie z.B. GdB das zugehörige Dokument auch direkt zu diesem Punkt mit hochzuladen?Sodass eben alles benötigte direkt Verfügbar ist.vielen Dank für die Hilfe :)viele Grüße Marco   

Hallo zusammen,   wie geht ihr in Personio damit um, wenn jemand mehrere Staatsangehörigkeiten hat? Man kann ja grundsätzlich nur eine Erfassen und aufgrund diverser Bestimmungen, Regelungen, Gesetze, kann es ja schon wichtig sein, welche beiden das sind. Wir würden uns daher ungern für eine von beiden entscheiden ;-)   Liebe Grüße aus Bochum

Hallo zusammen,wir möchten aktuell eine Dokument-Vorlage erstellen, bei der Teilnehmer einer Veranstaltung ankreuzen können, ob sie teilnehmen oder nicht, und das Dokument anschließend digital unterschreiben.Bei normalen Dokumenten ist es ja möglich, bei der Signaturanfrage zusätzlich ein Kontrollkästchen auf dem Dokument zu platzieren.Wenn wir allerdings über eine erstellte Vorlage arbeiten, scheint es so zu sein, dass die Empfänger nur signieren können, aber keine zusätzlichen Felder wie ein Kontrollkästchen verfügbar sind.Unsere Idee wäre also: Teilnehmer setzt ein Häkchen bei „Ich nehme teil“ oder „Ich nehme nicht teil“ danach digitale Signatur Leider finden wir aktuell keine Möglichkeit, das mit einer Vorlage umzusetzen.Hat jemand eine Idee oder einen Workaround, wie man in einer Vorlage ebenfalls Checkboxen/Kontrollkästchen für den Empfänger einbauen kann?Vielen Dank schon mal!

Hallo,ich verstehe nicht, was bei Personio mit dem Anstelldatum gemeint ist bzw. inwiefern es sich vom (Erst-)Eintrittsdatum unterscheiden soll. Ich würde es vom Begriff her so interpretieren, dass damit das Datum der Vertragsschließung (also eben der Tag, an dem man die Anstellung unterschrieben hat) gemeint ist. Ich vermute allerdings, dass damit der Vertragsbeginn gemeint ist. Aber inwieweit würde es sich dann vom Ersteintrittsdatum unterscheiden? Was passiert, wenn ein Mitarbeiter die Position wechselt und einen neuen Arbeitsvertrag bekommt. Ändert sich dann auch das Anstelldatum, das Ersteintrittsdatum bleibt aber gleich?Insgesamt finde ich den Begriff etwas unglücklich gewählt. Kann jemand helfen?

Hallo,da wir mittlerweile so viele Dokumente wie möglich über Personio ablegen, Platzt die Dokumentenablage bei den einzelnen Mitarbeitern aus allen Nähten.Bei manchen Mitarbeitern sind 120-150 Dokumente abgelegt. Durch diese Menge bugged die Darstellung der Dokumente sehr häufig. Um das zu umgehen, ist es nötig, die Dokumente Namentlich aufzurufen - dies schränkt natürlich die allgemeine Übersicht ein. Gibt es die Möglichkeit einen zweiten Reiter in der Dokumentenablage einzurichten und anschließend zu programmieren, dass bestimmte Dokumente in dem zweiten Reiter abgelegt werden sollen? Oder ist diese Anpassung in Arbeit? Ich kann mir nicht vorstellen, dass wir die einzigen sind, die diese Problematik haben…Vielen Dank vorab

Hallo zusammen, seit neustem funktionieren unsere Dokumentenvorlagen nicht mehr richtig.Bei Auswahlfeldern wird immer ein I. über dem eigentlichen Baustein eingefügt.Wir nutzen diese Vorlagen schon länger. Daher verstehe ich nicht woran es liegt. Vielen Dank für eure Hilfe.

Hallo,wir würden gerne in Personio, für die Bestellung von Arbeitskleidung,  eine eigene PDF Vorlage zum runterladen bereitstellen. Ist dies möglich? Liebe Grüße Sandra 

Hallo, ich suche nach einer eleganten Lösung, die Erstellung des Personalfragebogens (Stammdaten) samt Unterschrift zu erstellen.Gibt es da eine Vorlage oder eine Exportfunktion? Das betrifft ja sicherlich fast alle Unternehmen in Deutschland.Wonach ich konkret suche:Variante 1 - es gibt eine Vorlage, die mir jemand zur Verfügung stellen könnte, die ich einfach in Personio hochladen kann. Diese wird dann dem Onboarding zugeordnet. Die MA*in füllt sie aus und unterschreibt sie via eSignanture, indem sie die Unterschrift von sich selbst anfordert. Variante 2 - die MA*in füllt alle Attribute in Personio aus, kann alle relevanten Daten auf Knopfdruck in ein Word-/pdf-Dokument exportieren (voreingestellt) und dreht dann wieder die Schleife über eSignature für die Unterschrift. Ich hab auf den Hilfeseiten und in der Community gesucht und nichts 100% hilfreiches gefunden. Danke für Euren Support! Fra

Hallo zusammen, wir würden gerne anhand der Erstellung einer Dokumentenvorlage gewissen Personengruppen entsprechende Aufgaben zuteilen, besteht diese Möglichkeit?DankeVGDaniel 

Hallo zusammen, ein Mitarbeiter ist Ende Februar aus unserem Unternehmen ausgeschieden. Über die Offboarding Vorlage hatte er die Aufgabe seine persönlichen Dokumente zu downloaden. Er schrieb mir jetzt, dass nicht alle Lohnabrechnungen vorhanden sind. Habe ich die Möglichkeit aus der Kategorie die Unterlagen gesammelt zu exportieren oder muss ich dies einzeln machen? Der Mitarbeiter ist bereits inaktiv. Muss ich ihn erst wieder aktiv setzen?

Hallo liebe Community, da unsere Mitarbeiter teilweise zum 01.04.2026 eine Gehaltserhöhung bekommen, würde ich gerne die zugehörigen Briefe über eine Sammelerstellung mittels Variablen gestalten. Leider greift {{fixed salary}} nur auf das Gehalt zum heutigen Tage zurück, da ich heute die Briefe erstelle. Gibt es eine Möglichkeit, mit einer Variablen ein bereits in Personio für die Zukunft hinterlegtes Fixgehalt (hier Änderung geplant zum 01.04.26) abzugreifen?  Freue mich über euren Input :) Viele GrüßeDominik

Hallo zusammen,wir werden diesen Monat unsere Gehälter erhöhen. Hierfür bekommt jeder Mitarbeiter ein Schreiben.Wenn ich die Word als Vorlage hochlade, dann bekommen wir in der generierten Personio-Datei nicht unsere Corporate Identity Schrift (DINCE-Medium), sondern irgendeine andere Schrift, welche nicht annähernd unserer Corporate-Schrift ähnelt.Habt Ihr einen Tipp für mich, wie wir das bestmöglich lösen können?Besten DankMax

Hallo zusammen,ich hoffe, die Community kann mir mit meinem Problem weiterhelfen.Es gab ja bereits Workaround-Empfehlungen rund um das Thema Dokumente erst nach Unterschrift für MA sichtbar machen.Diesen Workaround musste ich nun auch für uns nutzen. D.h. ich habe via Dokumentenupload in eine für die MA nicht sichtbare Kategorie Dokumente hochgeladen, die dann zur Unterschrift an die Führungskräfte geschickt wurden.Nun muss ich diese Dokumente bzgl. ihres Status überwachen und nach Unterschrift manuell in eine Dokumentenkategorie verschieben, die für die MA sichtbar ist.Ich hatte gehofft, dass ich die MA über diese Verschiebung mittels eines Workflows (MA wird informiert, wenn ein Dokument in eine bestimmte Kategorie geladen wird) informiere

Hallo zusammen,gibt es in Personio die Möglichkeit eine Erinnerung gekoppelt an das Alter einzustellen? Die HR Abteilung möchte gerne eine Erinnerung bekommen, wenn ein Mitarbeiter das 62. Lebensjahr erreicht hat, um rechtzeitig reagieren zu können, wenn die Mitarbeitenden kurz vor möglichen Renteneintritt sind.  Vorab vielen Dank und viele GrüßeAnnett

Hallo,momentan beschäftige ich mich mit dem Ausbau der Dokumentenvorlage mit Hilfe von Attributen und freien Platzhaltern. Hier verwende ich zum Beispiel [[wöchentliche Arbeitszeit: [10: 10] [20:20] [30:30] [40:40] [wöchentliche Arbeitszeit: {{wöchentliche Arbeitszeit}}] ]] Leider ist hierbei die Darstellung bei dem Freitext sehr unübersichtlich.Da in einem Block die freien Platzhalter dargestellt werden und in einem anderen Block die Attribute und freien Texte. Siehe Beispiel: 1 Block: 2 Block:Dies führt dazu, dass die Bearbeitung irreführend ist und man ständig hin und her scrollen muss um zu erkennen auf was sich bezogen wird. Gibt es eine Mögli

Hallo zusammen,heute ist uns folgende Problematik über den Weg gelaufen.Der Mitarbeiter ist in einer anderen Gesellschaft angestellt, als die Führungskraft. Trotzdessen, dass der Mitarbeiter der Führungskraft direkt unterstellt ist, ist es der Führungskraft nicht möglich den Mitarbeiter in Personio in seiner Personalliste zu sehen. Wie ist es möglich den Mitarbeiter für die Führungskraft sichtbar zu machen? Gibt es eine Möglichkeit ohne die Gesellschaften jeweils anzupassen?Vielen Dank vorab für eure Tipps und Tricks!

Hallo zusammen,wir beschäftigen uns aktuell mit der Abbildung von Mutterschutz und Elternzeit und würden gern wissen, wie ihr das handhabt.Aktuell nutzen wir die entsprechenden Felder für Mutterschutz und Elternzeit, z. B. für Daten wie Meldung der Schwangerschaft, voraussichtlicher Entbindungstermin, Beginn/Ende Mutterschutz, Elternzeit etc.Genau hier stellt sich uns die Frage:👉 Überschreibt ihr die Felder bei weiteren Kindern oder nutzt ihr eine andere Lösung?Uns ist wichtig, auch vergangene Elternzeiten nachvollziehen und im Blick behalten zu können (z. B. für Auswertungen oder die Personalhistorie).Wie bildet ihr mehrere Elternzeiten in Personio sauber ab?Arbeitet ihr mit zusätzlichen Attributen, Notizen, Dokumenten oder ggf. einem anderen Workaround?Vielen Dank für euren Austausch! 😊

Moin.Können dir Importe von Attributen anhand der Personio-ID und nicht E-Mail-Adresse erfolgen?Bei dem Dokumentenimport kann ich den Zuordnungsschlüssel wählen, bei allen anderen Importen nicht? Vielen Dank vorab. 

Hallo zusammen, Seit kurzem gibt es die neue hilfreiche Funktion mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig ein Dokument zu generieren. Hierfür wähle ich die Mitarbeitenden aus, gehe auf “Aktion” und kann dann mehrere Dokumente erstellen.Nun wollten wir diese Funktion auch weiteren Abteilungen freischalten. Leider erscheint die Funktion nur, wenn man in den Rollen alle Dokumenten Kategorien für diese Abteilung freischaltet. Wir würden dies aber gerne weiterhin differenzieren.Nachdem wir also alle Dokumenten Kategorien freigeschaltet haben, erscheint die Funktion “Dokumente erstellen”. Wird diese aber nun von “nicht Administratoren” ausgewählt, können keine Vorlagen ausgewählt werden. Als Admin funktioniert die Bulk-Dokumentenerstellung sehr gut. Bei anderen leider nicht.Hat jemand eine Idee, ob wir irgendwelche Rechte oder ähnliches beachten müssen? Vielen Dank und viele GrüßeClemens