Recruiting

Liebe Community, wir haben aktuell ein paar Stellenausschreibungen für Freelancer, die aktuell nicht über das Recruiting-Tool laufen, da diese im Anschluss kein Profil in Personio brauchen und bekommen sollen. Für den Beurteilungs-Prozess und die Übersicht wäre es jedoch super, wenn wir den Bewerbungsablauf trotzdem über Personio laufen lassen könnten. Funktioniert es einfach so wie gewohnt, aber ohne den letzten Schritt der Anstellung oder hat jemand Tipps wie man es sonst machen könnte? Danke und viele Grüße,Sabrina

Hallo,wir möchten im Recruitment Modul unseren brandneuen internen Workflow hinterlegen: Wir wir Stellen ausschreiben, wo wir dies tun, welche Schritte intern notwendig sind, kurz: unseren Prozess beschreiben. Auf dem Dashboard gibt es das “Announcement”-Banner, das wir individuell anpassen können. Gibt es das auch für das Recruiment-Modul? Es sollen nur die Leute sehen, die im Recruitment tätig sind. Vielen lieben Dank vorab für euren Input. Viele GrüßeSimone    

Hallo,wir möchten auf unserer Recruiting Karriereseite gerne die Möglichkeit anbieten, dass potentielle Bewerber:innen sich für einen Job Newsletter anmelden können (gefiltert nach Stadt und Kategorie).Sobald eine neue Stelle veröffentlich wird, bekommt der Interessierte eine Benachrichtigung. Hat da schonmal jemand drüber nachgedacht und einen Workflow etabliert? Bietet Personio so etwas als Funktion an? Über Ideen, Anregungen oder Input würde ich mich sehr freuen.

Bin ich die einzige, die mit der erneuerten Darstellung der Bewerbungsunterlagen nicht gut klarkommt? Die “mal eben schnell groß anzeigen”- Funktion um die Dokumente einzusehen fehlt mir und dass ich erst das Dropdown Menü aufklappen soll um zu sehen, welche Daokumente da sein, finde ich auch nicht hilfreich. Das war bei der vorigen Version besser gelöst. Und ganz lästig: Wenn details nicht automatisch erkannt wurden, kann ich die auf der Bewerberübersicht zwar hinzufügen - aber anscheinend muss ich jedes Mal erst auswählen welche Kategorie, dann einfügen und speichern. Und das ist bei uns, wo z.B. schon relevant ist wo sich der Bewerber aktuell befindet (=Wohnort) einfach verschlechtert zu vorher. Eine “zeige dauerhaft das Feld Wohnort, auch wenn es noch leer ist” Funktion finde ich nicht. Oder wie handhabt ihr das?

Moin, gibt es eine Möglichkeit, wie man E-Mail Domains (z.B. @gmail.com) automatisch ins Screening hinzuzufügen, sodass sie sofort aussortiert und abgelehnt werden?

Hallo,wir sind neu bei Personio und möchten wie bei unserem alten Tool bisher gerne unsere Stellen auch bei der Bundesagentur für Arbeit promoten. Bisher haben wir das über eine HR-BA-XML-Schnittstelle gemacht, eine solche Funktion konnte ich aber nicht finden. Soweit ich verstanden habe, läuft die Veröffentlichung dann über GoHiring, ich konnte aber auch dafür die für mich relevanten Infos leider noch nicht finden. Kann mir bitte jemand kurz helfen, wie wir das einrichten müssen? Vielen Dank und viele Grüße!

Hi zusammen,es hat sich mal wieder die Ansicht beim erstellen von Jobs/Stellenanzeigen verändert. Was mir aufgefallen ist: der Preview-Button ist verschwunden. Das war in der Vergangenheit doch sehr hiflreich, da nicht jede Änderung wie Absätze nicht so dargestellt werden, wie in der Bearbeitungsansicht. Da sind dann plötzlich Umbrüche, die man reingemacht hat, plötzlich wieder weg und verschwunden, was sicher auch ein Fehler im Texteditor ist, da es auch bei Mails so ist.Kommt der Preview Button wieder oder ist dieser an anderer Stelle?GrüßeOliver

Hallo zusammen,gibt es derzeit bekannte Probleme mit DocuSign?Es kam bisher immer wieder mal vor, dass im Recruiting-Tool keine Unterschriften angefordert werden konnten, obwohl das zuvor immer problemlos ging. Seit heute ist es gar nicht mehr möglich. Es wurde nichts an den Dokumentenvorlagen verändert.Ich erhalte unmittelbar nach Absenden Mails mit dem Betreff: Signaturanfrage: CanceledWeiß jemand ob da gerade was im Busch ist? Hat jemand dasselbe Problem? Gibt es evtl. Lösungsansätze zur Selbsthilfe?Vielen Dank!Liebe GrüßeSven

Hi,vielleicht ist es nur ein kleiner HIck Up im System.Mir ist heute morgen aufgefallen, dass wir bei Bewerbungen von Kandidat:innen, die sich erneut bewerben, beim “neuen Applicationsdatum ein Datum steht, dass weder mit der ersten Bewerbung noch mit der aktuellen Bewerbung übereinstimmt.Als Beispiel wird mir aktuell bei vielen erneuten Bewerbungen in der Übersicht “New Application” der 07.09. oder 08.09. angezeigt. Wenn ich dann in die neue Bewerbung direkt gehe, zeigt mir als Bewerbungsdatum im Profil “2 Days/3Days ago” an. Wenn ich dann auf die vorherige Bewerbungen gehe, wird dort wiederum ein komplett anderes Datum, angezeigt.Woher kommt das? Wie kommt das zustande und wie kann ich es beheben?Und: im neuen Profil der Bewerbung ist auch kein CV mehr drin.GrüßeOli 

Hallo zusammen,wir hatten möglicherweise einen Spam-Bot-Angriff über eine von uns ausgeschriebene Stelle auf der Karriereseite. Dabei sind offenbar Bewerbungen bzw. Anfragen eingegangen, die den Eindruck erwecken, automatisiert erstellt worden zu sein.Wir prüfen aktuell, welche Maßnahmen wir ergreifen können, um solche Vorfälle künftig zu vermeiden.Daher meine Fragen an euch:Hattet ihr bereits ähnliche Erfahrungen mit Spam- oder Bot-Bewerbungen über Personio? Gibt es in Personio die Möglichkeit, eine CAPTCHA-Abfrage in das Bewerbungsformular zu integrieren? Gibt es eventuell andere empfehlenswerte Maßnahmen oder Einstellungen, mit denen sich solche automatisierten Bewerbungen reduzieren oder verhindern lassen?Ich freue mich sehr über eure Erfahrungen und Tipps. Vielleicht betrifft das Problem ja auch andere Unternehmen.Vielen Dank euch vorab! 😊

Hallo zusammen,neuerdings können unsere Mitarbeiter, die Zugriff auf Recruiting haben, die Bewerbungen zu allen Stellenanzeigen sehen. Auch wenn diese nicht im Recruiting-Team zu einer Stellenanzeige sind. Was hat sich hier geändert bzw. wo kann ich das entsprechend einstellen.Hat jemand das gleiche Problem und eine Lösung für michVielen Dank vorab.

Mir ist gestern wieder ein Problem aufgefallen, das bestimmt nicht nur mich betrifft – vielleicht habt ihr ja auch Ideen dazu:Es wäre unglaublich hilfreich, wenn man innerhalb aller Bewerbungen gezielt nach einzelnen Telefonnummern suchen könnte.Gestern haben mich viele Bewerber zurückgerufen und mir auf die Mailbox gesprochen – leider waren einige Namen akustisch schwer zu verstehen. Jetzt stehe ich vor dem Problem:Ich muss erstmal alle zurückrufen, nur um herauszufinden, wer genau sich gemeldet hat.Das kostet Zeit und ist ehrlich gesagt ziemlich umständlich.Wie geht ihr mit solchen Situationen um?Gibt es vielleicht schon Workarounds? Oder wäre so eine Suchfunktion auch für euch sinnvoll?Bin gespannt auf eure Erfahrungen und Ideen! 😊

Hallo zusammen,ich nutze Personio inzwischen seit rund sechs Jahren intensiv im Recruiting und habe in dieser Zeit viele Weiterentwicklungen und neue Funktionen gesehen, die unsere tägliche Arbeit deutlich erleichtert haben. Vielen Dank dafür!Ein Bereich, bei dem ich allerdings nach wie vor großes Verbesserungspotenzial sehe, ist die Berechnung und Aussagekraft der Recruiting-KPIs. Aus meiner Sicht basiert die aktuelle Logik auf manuellen Statusänderungen und ist dadurch leider sehr fehleranfällig und nicht verlässlich. Das führt dazu, dass Recruiting Kennzahlen in Personio wie Time-to-Hire, Time-to-Interview oder Offer-Acceptance-Ratio für uns nicht verwendet werden können.Das grundsätzliche ProblemAktuell werden für verschiedene Recruiting-KPIs Zeitstempel verwendet, die entstehen, wenn ein Bewerber manuell in einen bestimmten Status verschoben wird.Das bringt aus meiner Sicht mehrere Probleme mit sich:Manuelle Arbeitsschritte können vergessen werden Wird ein Kandidat nicht oder vers

I would like to promote all of our positions through automatic posting except the few jobs that I have also posted through a LinkedIn Jobslot.Is that possible?  

Moin, ich bin mir nicht sicher, ob ich Verbesserungsvorschläge hier richtig platziere, falls jemand mit mitteilen kann, ob es da einen offiziellen Punkt gibt, wäre ich dankbar für eine Verlinkung. 😁Nun zum eigentlichen Thema: Bewerbungen die in “Zuzuweisende Nachrichten” landen, werden nicht automatisch gescreent. Auch nachdem ich die Stellen zugewiesen haben, muss ich manuell eine Absage erteilen, da die Bewerbungen in dem Fall nicht als “Neuzugang” gilt. Deshalb greifen die eingestellten Filter nicht.Ich glaube es wäre besser, wenn man entweder direkt bei den zuzuweisenden Nachrichten einen Screening-Filter einstellen könnte oder auch zugewiesen Nachrichten noch gescreent werden, so spart man sich Arbeitsschritte. 

Wir haben in unserem Recruiting-Tool eine eigene Stelle für Praktikanten angelegt. Hier stellt sich die Frage, welche Phase im Bewerbungsprozess hierfür am sinnvollsten ist. Aktuell haben wir die Phase anstelle von „Eingestellt“ als „Praktikum“ benannt, sodass direkt ersichtlich ist, dass der Bewerber ein Praktikum bei uns absolviert.Fraglich ist jedoch, wie mit den Bewerbern nach Abschluss des Praktikums weiter verfahren werden soll. Der Status „Eingestellt“ passt nicht immer, insbesondere wenn das Praktikum im Rahmen eines Studiums absolviert wird und eine Übernahme zunächst nicht vorgesehen ist, da das Studium noch mehrere Jahre andauert. Gleichzeitig wäre eine „Absage“ oder „Absage nach Einstellung“ ebenfalls nicht korrekt, da die Person das Praktikum erfolgreich bei uns absolviert hat.Sinnvoll wäre daher eine eigene Abschlussphase, beispielsweise „Praktikum abgeschlossen“ oder „Praktikum beendet“. Allerdings kann eine solche Phase in Personio nicht in gleicher Weise wie die Standa

Moin, wie handhabt ihr es in eurem Unternehmen, wenn ihr Bewerbungen bekommt, welche sich automatisch disqualifizieren, weil sie z.B. einen Wohnsitz außerhalb der EU haben.Ich will die Bewerbungen nicht löschen und ordne sie ihren zugehörigen Stellen zu. Dadurch sind die Kennzahlen verfälscht, da es quasi “ungültige” Bewerbungen sind.Habt ihr da einen Workaround? Ich habe überlegt, ob man eine fiktive Stelle erstellt, zu welcher die ganzen Bewerbungen sortiert werden.Ihr könnt gerne eure Erfahrungen teilen. :) 

Hallo zusammen,ich suche hier eine Lösung / Best Practise.In unserem Unternehmen haben 3 Personen einen Admin-Zugang. Der Geschäftsführer, seine Assistenz und ich als HR-Verantwortliche. Es gibt also bisher nur mich, die sich um alle HR-Themen kümmert.Die Assistentin macht jedoch meine Urlaubsvertretung (geht v.a. um Bewerber, damit diese nicht zu lange liegen bleiben). Ich finde es allgemein wichtig, dass noch eine zweite Person neben mir alles sehen kann, einfach falls ich spontan ausfalle etc.Dadurch, dass sie also Admin ist + in allen Stellen auch als Fachverantwortliche mit drin steht, damit sie eben auch alle Bewerber sehen kann, erhält sie (so wie ich) alle Aktualisierungen. Im Arbeitsalltag ignoriert sie diese einfach und würde nur aktiv werden, wenn ich sie konkret markiere.Aber wenn sie jetzt im Urlaub übernimmt, sieht es auf ihrer Startseite so aus:Und naja, das sind alle alte Kommentare, die nicht relevant für sie sind. Dass sie diese immer “anklicken” muss, damit es auf 0

Hallo in die Runde,  habe eben die smarte Interviewplanung mit Cronofy eingerichtet. Hierbei ist mir aufgefallen, dass die Kalendereinladung an den Bewerbenden nicht von mir als Organisatorin geschickt wird, sondern von der beim Interview teilnehmenden Person (in meinem Fall Rolle Hiring Manager). Woran erkenne ich das? Die Signatur in der Termineinladung ist die von der Person mit Rolle Hiring Manager und nicht von mir mit Rolle Organisatorin. Da ich alles im Recruitingprozess koordiniere, was die Termine angeht, möchte ich dort meine Signatur haben und keine Verwirrung auslösen. Kann dies abgeändert/ausgewählt werden? Freue mich über eure Antworten und Ideen! :)  Liebe GrüßeFranzi 

Hi liebe Community,leider habe ich im Archiv nicht die ganz passende Antwort gefunden, daher jetzt direkt meine Frage: Ich würde gerne unsere Kanäle mehr in die Tiefe auswerten, wir nutzen das Multiposting und teils extern angeschlossene Jobportale. Aktuell ist es aber so, dass mir die derzeitige Auswertung, wer sich über welchen Kanal beworben hat, etwas komisch vorkommt, da so gut wie alles in dem Kanal “Personio Karriereseite” fließt. Momentan kann ich also nicht sehen bzw. auswerten, welche tatsächliche Quellen dahinter liegen. Externe Portale sind über einen Tracking-Link verknüpft, kann mir aber nicht vorstellen, dass über diese so gar keine Bewerbungen eintrudeln. Bei über 16k Kunden von Personio kann es ja eigentlich nicht sein, dass wir mit diesem Thema allein darstehen. Wer hat die gleiche Erfahrung oder wer kann Tipps geben? Besten Dank!

Liebe Community,wir haben eine kurze Frage zum Recruiting.Bei einer aktuellen Stelle hat sich eine Person beworben, die bereits einmal bei uns angestellt war. Jetzt haben wir uns gefragt, wie das beste Vorgehen ist. Normalerweise, vor der Nutzung des Recruiting-Tools, haben wir in solchen Fällen über das alte, inaktive Profil die Option "Diese Person erneut anstellen" ausgewählt, wodurch ein neues Profil erstellt wurde, das aber verknüpft mit dem alten bleibt und die meisten Infos einfach übernimmt. Jetzt über Recruiting erstellt sich ja ein neues Profil, sobald man die Bewerberin akzeptiert/einstellt. Ist dieses dann auch verknüpft mit dem alten Profil aufgrund desselben Namens oder würde es sich verknüpfen, wenn man die gleiche Mail aus der Bewerbung in dem alten/inaktiven Profil hinterlegt? Wir würden gerne den Prozess im Recruiting-Tool offiziell abschließen und nicht offen lassen, wollen allerdings auch nicht alle Informationen neu anlegen müssen und wollen auch, dass die beiden P

Hi zusammen,gibt es mittlerweile die Option, das ich bei ausgehenden Mails (ohne Vorlage) ich festlegen kann, welche Schriftart, -farbe und -größe automatisch einstellen kann? Oder muss ich wie bisher auch das bei jeder neuen Mail manuell einstellen?GrüßeOliver

Moin, ich wollte mal fragen, ob es eine Möglichkeit gibt, eine Stellenausschreibung gezielt für Interne zu schalten/erstellen?Ich möchte nicht, dass diese direkt online hochgeladen werden.Bei der Suche bin ich auf einen Workaround gestoßen (Interne Stellenausschreibungen? Gibt es mittlerweile schon eine Möglichkeit? | Personio Community: Teile Deine Fragen & Ideen!).Dennoch interessiert es mich, ob es bereits eine konkretere Lösung gibt.

Ist das möglich? VGSebastian

Hi Community,ich muss mal wieder etwas ranten. Auf der Statuspage sagt es, dass Recruiting funktioniert. Das stimmt aber nicht. Einmal haben Kolleg:innen keinen Zugriff auf Profile und sehen nichts mehr. Sie sind aber auf die Kandidaten und für Interviews freigegeben. Das gleiche war vor 2 Wochen oder so schonmal so. Ist hier im Hintergrund irgendwas passiert?Ebenso gibt es im Kandidatenprofil selbst auch ein neues Design und ich kann seit dem auf keine Nachricht von Kandidaten antworten, sondern nur “assign” oder “delete” auswählen!Was ist da los? Seit längerer Zeit baut Personio hier ab und es kommen immer wieder und wieder Hick Ups, Anpassungen/Änderungen ohne Ankündigung. GrüßeOli