Hallo zusammen,
ich nutze Personio inzwischen seit rund sechs Jahren intensiv im Recruiting und habe in dieser Zeit viele Weiterentwicklungen und neue Funktionen gesehen, die unsere tägliche Arbeit deutlich erleichtert haben. Vielen Dank dafür!
Ein Bereich, bei dem ich allerdings nach wie vor großes Verbesserungspotenzial sehe, ist die Berechnung und Aussagekraft der Recruiting-KPIs. Aus meiner Sicht basiert die aktuelle Logik auf manuellen Statusänderungen und ist dadurch leider sehr fehleranfällig und nicht verlässlich. Das führt dazu, dass Recruiting Kennzahlen in Personio wie Time-to-Hire, Time-to-Interview oder Offer-Acceptance-Ratio für uns nicht verwendet werden können.
Das grundsätzliche Problem
Aktuell werden für verschiedene Recruiting-KPIs Zeitstempel verwendet, die entstehen, wenn ein Bewerber manuell in einen bestimmten Status verschoben wird.
Das bringt aus meiner Sicht mehrere Probleme mit sich:
- Manuelle Arbeitsschritte können vergessen werden
Wird ein Kandidat nicht oder verspätet in den entsprechenden Status verschoben, sind die daraus berechneten Kennzahlen automatisch falsch. - Nachträgliche Statusänderungen verfälschen die Daten
Wird ein Kandidat beispielsweise erst einige Tage später in einen Status verschoben, berücksichtigt Personio diesen späteren Zeitpunkt – obwohl der tatsächliche Prozess bereits früher stattgefunden hat. - Status und tatsächliches Ereignis sind nicht dasselbe
Ein gutes Beispiel ist die „Time-to-Interview“: In der Praxis verschiebt ein Recruiter einen Kandidaten häufig bereits dann in den Status „Interview“, wenn ein Interview vereinbart wurde. Das tatsächliche Gespräch findet aber möglicherweise erst mehrere Tage später statt. Für die Berechnung wird aktuell der Zeitpunkt der Statusänderung verwendet – nicht der tatsächliche Interviewtermin. Damit misst die Kennzahl letztlich nicht das, was ihr Name verspricht. - Tests und Schulungen erzeugen ebenfalls Daten
Wenn HR beispielsweise einen Recruiting-Prozess testet oder einem neuen Mitarbeiter zeigt, wie Statusänderungen in Personio funktionieren, entstehen ebenfalls entsprechende Zeitstempel und damit Daten, die in die Auswertungen einfließen können.
Hinzu kommt ein grundsätzliches Problem: Die Statuszuordnung dient in erster Linie der Übersichtlichkeit innerhalb von Personio. Sie löst selbst keine konkrete Aktion im Recruiting-Prozess aus. Dadurch wird dieser Arbeitsschritt im Alltag verständlicherweise gerne einmal vergessen oder vernachlässigt – insbesondere wenn viele Kandidat gleichzeitig bearbeitet werden.
Mein Verbesserungsvorschlag
Aus meiner Sicht liegen in Personio bereits nahezu alle Informationen vor, die benötigt werden, um die Recruiting-KPIs wesentlich zuverlässiger und automatisierter zu berechnen – und zwar ohne zusätzliche manuelle Arbeitsschritte durch Recruiter. Die Arbeitsschritte für Recruiter könnten meiner Ansicht nach sogar noch reduziert werden!
1. Tatsächlich stattgefundene Interviews erfassen
Personio kennt die im System hinterlegten Interviewtermine. Daher wäre es sinnvoll, tatsächlich stattgefundene Interviews als Grundlage für die KPI-Berechnung zu verwenden – Das sollte UNBEDINGT mit einer Information darüber erfasst werden wer der/die verantwortliche Recruiter/in ist.
Dadurch könnten beispielsweise Kennzahlen wie „Anzahl Interviews pro Einstellung“ oder „Wie viele Interviews benötigt ein Recruiter durchschnittlich, um eine Position zu besetzen?“ zuverlässig ausgewertet werden.
Gerade diese Informationen sind für Recruiting- und HR-Leitungen bei der Analyse und Steuerung des Recruiting-Team äußerst relevant und fehlen derzeit komplett in Personio.
2. Interviewtermine für Time-to-Interview verwenden
Für die Berechnung der Time-to-Interview sollte aus meiner Sicht nicht der Zeitpunkt der manuellen Statusänderung verwendet werden, sondern der tatsächliche Termin des Interviews.
Personio verfügt bereits über diese Information. Dadurch ließe sich die Kennzahl deutlich näher am tatsächlichen Recruiting-Prozess berechnen.
3. Tatsächlichen Versand von Angeboten berücksichtigen
Auch bei Angeboten wäre der tatsächliche Zeitpunkt des Angebotsversands wesentlich aussagekräftiger als der Zeitpunkt, zu dem ein Kandidat manuell in einen entsprechenden Status verschoben wurde.
Personio weiß bereits, wann ein Angebot an eine Person verschickt wurde. Dieser Zeitpunkt könnte daher direkt für die Berechnung entsprechender KPIs verwendet werden.
4. Automatische Statusanpassung
Der derzeit manuelle Schritt den Status anzupassen, um mehr Übersichtlichkeit zu gewährleisten ist meiner Ansicht nach in Gänze automatisierbar. Personio kann den Status einer Bewerbung an den erfassten Aktivitäten (Gebuchte Interviews, Angebote, etc.) ganz einfach selbst ablesen und die Kandidaten selbst einem Status zuordnen. Damit wäre die Übersichtlichkeit gewahrt und es würde sogar ein manueller Arbeitsschritt für Recruiter entfallen.
Grundsätzliches Ziel
Aus meiner Sicht wäre es sinnvoll, die Recruiting-KPIs ausschließlich auf tatsächlich stattgefundene Ereignisse und nicht auf manuelle Statusänderungen zu stützen.
Statusänderungen sind für die operative Übersicht im Recruiting absolut sinnvoll. Sie sollten meiner Meinung nach aber nicht als Datenquelle für die KPI-Berechnung genutzt werden, wenn Personio bereits über wesentlich präzisere Informationen verfügt.
Es gibt noch einige weitere Beispiele, die zeigen, dass die manuelle Bearbeitung von Statusfeldern keine optimale Grundlage für Recruiting-KPIs ist.
Wenn Personio einen richtig großen Wurf landen und die Konkurrenz abhängen möchte, dann kann ich nur das Buch „Recruiting Analytics“ von Marcel Rütten und Tim Verhoeven empfehlen. Wenn ihr es schafft alle hier beschriebenen KPIs sauber im System zu implementieren, wird das Recruiting Tool profitauglich.
An das Personio-Team: Vielen Dank für eure Arbeit und die vielen Weiterentwicklungen den letzten Jahren!
Wie seht ihr das?
Viele Grüße
Steve