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Liebe Alle,mein Fallbeispiel:MA arbeitet in Teilzeit 12h pro Woche verteilt auf 3 Tage. Macht 4 Stunden pro Tag. Die konkreten Wochenarbeitstage sind flexibel. Zeiterfassung soll mit Arbeitszeitkonto erfolgen (also Plus-und Minusstunden fortlaufend erfasst und kumuliert).Lösungsansatz Personio: teile die Wochenarbeitszeit auf alle theoretisch möglichen Tage. Dieser Ansatz geht bei der reinen Zeiterfassung auf, mit Umständen evtl. auch bei Urlaub (kein um die tatsächlichen Arbeitstage gekürzter U-Anspruch im System, der MA bucht alle Tage U, die er in einer Woche nicht da ist), nicht aber bei der Erfassung von Fehlzeiten. Ein Kranktag würde die zu leistende Arbeitszeit um 2,4h reduzieren, tatsächlich sind es aber 4h für einen ausgefallenen Tag. Ergebnis: die Arbeitszeitkonten stimmen nicht, das System ist also nicht nutzbar. Alternativer Lösungsansatz: Man definiert von Montag beginnend Referenztage für das System. Bei 3 AT pro Woche sind das dann

Bei uns gibt es 30 Tage Urlaub zzgl. je ½ Tag für Weihnachten und Sylvester.Wie kann man also 24.12. und 31.12. als halben Arbeitstag hinterlegen, so dass die MA dort ggf. für komplett frei auch nur ½ Tag Urlaub nehmen müssen?Und wie hinterlegen wir die 2 halben Tage im Urlaubsanspruch?Denn diese kommen ja nur zustande, wenn diese 2 Tage überhaupt Arbeitstage sind.

Hallo zusammen,  wir haben folgendes Problem bei der Interviewplanung über das Recruiting Modul: Wir bekommen nicht mit, ob der Bewerber einen Termin angenommen hat. Wenn wir mit unser Outlook Kalenderintegration einen Termin suchen, erlaubt Personio es nur, diese erste Terminplanung nur an die Interviewer zu schicken. Danach kann man noch explizit den Bewerber einladen: Der Bewerber bekommt dann eine Mail, mit einem Kalendereintrag und kann sich diesen in den Kalender setzen. Dadurch bekommen wir aber kein Bescheid, ob der Bewerber den Termin angenommen hat. In dem Termin auf unserer Seite sind nur die Interviewer angezeigt und nicht der Bewerber. Auch umgekehrt kann

Hallo zusammen,ist es möglich den Import von einmaligen Vergütungen rückgängig zu machen?Folgendes Problem, ich habe gestern eine Excel Datei mit 175 einmaligen Vergütungen hochgeladen. Mir ist beim Upload bereits aufgefallen, dass bei ca. 135 Importierten Datensätzen nichts mehr voran geht. Auch wenn im Upload Fenster steht, dass dieses geschlossen werden kann und der Upload im Hintergrund weiterläuft, hatte ich da schon ein schlechtes Gefühl. Das Ergebnis ist nun, dass einige Vergütungen bei Mitarbeitern nicht hochgeladen wurden und bei anderen dafür doppelt... Das bedeutet, dass ich nun 175 Mitarbeiter nachträglich kontrollieren darf, was ein absolutes No-Go ist! Kenn hier jemand eine Möglichkeit, wie man importierte Daten effektiv rückwirkend bereinigen kann? Danke und VGMario

Hallo zusammen,wir nutzen in Personio ein Working-Abroad-Abwesenheitskontingent.Wenn Mitarbeitende diese Abwesenheit beantragen, sollen sie im Kommentar angeben, aus welchem Land sie arbeiten.Leider passiert es regelmäßig, dass der Kommentar vergessen wird. Aktuell bleibt uns dann nur die Möglichkeit, den Antrag abzulehnen, damit er neu gestellt werden kann – was für beide Seiten umständlich ist.Daher meine Fragen an euch: Gibt es eine Möglichkeit, einen Abwesenheitsantrag mit Kommentar zurückzuweisen, sodass der Mitarbeitende den Antrag korrigieren und erneut einreichen kann, ohne ihn komplett neu anzulegen? Alternativ: Kann man das Kommentarfeld bei Abwesenheitsanträgen als Pflichtfeld definieren (z. B. nur für bestimmte Abwesenheitsarten)? Vielleicht hat jemand von euch hierfür bereits eine Lösung oder einen Workaround g

Hallo zusammen,bei uns kommt es häufig vor, dass Mitarbeitende Krankmeldungen tagweise separat eintragen, anstatt eine bestehende Krankheit zu verlängern.Beispiel:Montag krank (ein Eintrag) Dienstag krank (neuer Eintrag) ab Mittwoch Arztbesuch und krank bis Freitag (wieder neuer Eintrag).Im Reporting erscheinen das dann als mehrere Krankheitsfälle, obwohl es faktisch ein zusammenhängender Krankheitsfall ist.Das verzerrt bei uns insbesondere die jährliche Krankheitsstatistik.Mich würde interessieren: Wie geht ihr damit um? Gibt es dafür eine technische oder prozessuale Lösung in Personio? Vielen Dank für euren Austausch 🙌Franzi

Liebe Community,ich habe folgendes Problem mit dem Vergütungszyklus - vielleicht kann mir euer Schwarmwissen hier helfen:Der Zyklus ist aktiviert und die Führungskräfte haben eine Einladung dazu erhalten. Bei uns können die Führungskräfte im Arbeitsblatt dann Vorschläge zu Gehalt und als einmalige Vergütung einen Vorschlag für einen “Individuellen Bonus” machen.Die Eingabe des Gehaltsvorschlages funktioniert noch, aber sobald die Führungskraft in das Feld für den Bonusvorschlag geht, erscheint sofort wie Warnung “Zugriff gesperrt - Wenden Sie sich an den Admin” und die Führungskraft kann nicht mehr auf diesen Zyklus zugreifen.Das ist in unserem laufenden Vergütungsprozess äußerst ungünstig, wenn eine Führungskraft keinen Vorschlag machen kann und sogar gesperrt wird! Bei meinen vorangegangen Tests ist dieses Problem nie aufgetaucht. Nach der Fehlermeldung scheint es sich um ein Zugriffs/Rollenproblem zu handeln. Bisher ist mein Stand dass “Führungs

Moin zusammen,mir ist aufgefallen, dass Schulungen bei Mitarbeitenden, die sich aktuell in Elternzeit befinden, nicht in der digitalen Akte angezeigt werden.Ist euch das auch bekannt oder ist es eventuell eine Einstellungssache? Wir würden gerne sicherstellen, dass auch während der Elternzeit absolvierte Schulungen vollständig in der Akte sichtbar sind.Könnt ihr mir sagen, woran das liegen könnte oder ob es hierfür eine bestimmte Einstellung in Personio gibt?Vielen Dank vorab für eure Hilfe!Viele GrüßeZaibu

Liebe Community, ich möchte eine Dokumentenvorlage erstellen, in dem ein Platzhalter für einen Eurobetrag erscheint. Hierfür habe ich ein Attribut mit Attributstyp “Zahl mit 2 Dezimalstellen” nach dem Komma angelegt. Leider wird bei den erzeugten Dokumenten jetzt nur bei Beträgen mit “echter” Nachkommastelle dieser Betrag auch vollständig angezeigt. Also z.B. bei einem 50,00 EUR-Betrag erscheint in dem Dokument nur “50” und nicht “50,00”. Nur bei z.B. 50,90 EUR wird korrekt 50,90 angezeigt. Hat jemand eine Idee, wie man die Zahlenformate/Platzhalter so einstellen kann, dass immer die 2 Dezimalstellen nach dem Komma angezeigt werden, unabhängig davon, ob der Nachkommabetrag glatt oder ein “krummer” Betrag ist.Danke für eure Hilfe!Stefanie

Hallo habt Ihr best practise Ideen wie man einen Talentpool unter Berücksichtigung derDSGVO mit Einwilligung zur Speicherung der Daten für 6 Monate inklusive automatisierten Workflow erstellen kann?

Hallo,ich hänge leider schon seit Wochen (eigentlich sogar Monaten) am Import der YTD-Tabelle. Inzwischen habe ich die meisten Daten beisammen, aber bei den Mitarbeitenden mit hohen Sparbeiträgen in der betrieblichen Altersvorsorge konnte mir bisher niemand sagen, wie ich die Summen in den Tabellen (also auch im Calculator für die Verhältnisrechnung) korrekt eintrage. Dementsprechend stimmt bei diesen Mitarbeitenden die Lohnabrechnung nicht. Ein paar Mitarbeitende haben schon vor unserem Wechsel zu Personio die Freibeträge überstiegen, daher weiß ich konkret, wie hoch (bzw. niedrig) der Auszahlungsbetrag sein dürfte. Wäre wirklich super, wenn mir hier jemand helfen könnte. 

Liebe Community, liebes Personio Team, die Tage habe ich gemerkt, dass der systemische Chinesische Feiertagskalender nicht alle offiziellen chinesisches Tage abdeckt bzw. falsch, daher habe ich einen individuellen firmeneigenen China Kalender erstellt, den ich heute auf den Standort zuweisen wollte. Jedoch sind dann alle Feiertage von 2025 und früher aus der Kalenderansicht des jeweiligen Mitarbeiters verschwunden. Wir kann ich dieses Problem schnellstens lösen, da ich heute die Kommunikation herumschicken wollte? Besten Dank und schöne Grüße

Unsere Mitarbeiter erfassen Ihre kompletten Arbeitszeiten in einem anderen System, da Sie unabdingbar den zahllosen verschieden Aufträgen zuzurechnen sind und dort als Abrechnungsgrundlage und für die Fakturierung benötigt werden. Daher ist die Nutzung der Anwesenheit in Personio für uns nicht umsetzbar.Gern würden wir aber die Überstunden in Personio eintragen lassen, damit sie sinnvoll verwaltet, ausgewertet und in die Gehaltsabrechnung übernommen werden. Hat hier jemand eine gute Lösung?Auch für unsere nach Stunden bezahlten Werkstudenten könnte uns die Erfassung hier helfen. Andreas

Hallo Zusammen,ist es möglich sich die “genommenen” Krankheitstage der einzelnen Mittarbeiter in einer Liste darzustellen?In der Mittarbeiterliste kann ich nur “Krankheit Kontostand” und “Krankheit geplante Tage” einfügen aber nicht die tatsächlichen Krankheitstage. Sonnige Grüße, Gustrav  

Hallo Zusammen,wir haben hier in Köln mit Weiberfastnacht (0,5 Tage) und Rosenmontag (1 Tag) bekanntlich 2 “Feiertage”, die wir für die kommenden Jahre bereits in den Feiertagskalender für jedes Jahr manuell eingefügt haben.Für die Eintragung in die darauffolgenden Jahre wollte ich Euch auf diesem Wege sicherheitshalber fragen, ob ich diese - immer einmalig an einem bestimmten Datum - festzulegenden Tage weiterhin nur über “Einstellungen → An-/Abwesenheiten → Feiertage” eintragen kann oder ob Feiertage zwischenzeitlich auch über eine Liste importiert werden können?Dementsprechend würden wir uns dann eine Erinnerung für die nächsten Eintragungen machen.Vielen Dank und Euch allen schöne Weihnachten und einen guten Start ins Neue Jahr.Beste Grüße, Susanne

Wie der Titel schon sagt geht es um die Freigabe von Urlaub durch die Führungskraft. Seitdem die Workflows aktiv sind kriegt unser Admin Urlaubsanfragen, weil das wohl so ist, wenn Mitarbeiter keine Führungskraft hat.Wie kann man die alte Funktionalität nachbauen, dass der Urlaub von Mitarbeitern immer durch die Führungskraft freigegeben wird, wenn jedoch ein Mitarbeiter keine Führungskraft hat, dann soll der Urlaub automatisch genehmigt werden.

Hallo zusammen, wie handhabt ihr aktuell die AAG Erstattungsanträge im Controlling?Wir sind kürzlich zu Personio Payroll gewechselt und vermissen nun für den jeweils abgeschlossenen Monat der Payroll eine personengenaue Übersicht der eingereichten AAG Erstattungsanträge. Bisher kam das in Datev als Liste, sodass wir eine gute Übersicht hatten, welche Überweisungen wir erwarten. Wir konnte diese dann genau in den Banküberweisungen abgleichen. Jetzt haben wir leider nur einzelne Meldungen im Meldewesen, die wir zwar durchgehen könnten, aber es macht die Arbeit für unsere Buchhaltung sehr aufwendig. Hat jemand einen Tipp, wie man es sich leichter machen kann, als mit dieser Auflistung?Danke vorab und viele Grüße

Hi,wir haben festgestellt, das in den letzten Tagen die Speicherung der Notes in unseren Evaluationsbögen nicht gespeichert wird. Den Bug gab es dieses Jahr schonmal. Jetzt ist die Frage: ist das nur bei uns so oder auch bei anderen?Das ist sehr suboptijmal, da wir ja das Gespräch darin festhalten, um uns danach nicht mehr erinnern zu müssen ;) Und jetzt ist alles weg und kein Back Up da. Und wenn wir rausgehen, gehen wir über den “Save” Button raus!Wie wo was kann man da machen und woran liegt das?GrüßeOli

Ich stehe von folgendem Problem, bezogen auf den Nachweis der Unterschriften über DokuSign.Wenn ich ein unterschriebenes Dokument in der Personalakte öffne, dann sehe ich auf diesem nur die Envelope ID, aber ansonsten nichts relevantes für den Nachweis der Unterschrift (bis auf eigens vergebene Daten, Erstelldatum). Es gibt keinen Link zum Audit Trail, was ich bemängel.Nun kann ich umständlich über Automatisierungen / Aktive Unterschriften - Alle Unterschrifen anzeigen zu den DocuSign Audit Trails kommen. In dieser Liste kann ich jedoch weder nach Namen suchen, noch schnell an das gewünschte Dokumet kommen. Ich habe nun eine Liste von 12 Seiten und muss händisch suchen, weil (und hier ist irgendein Systemfehler) ich zwar nach Kategrorieren sortieren kann, aber dies sich immer nur auf die angezeigten Datensätze einer Seite bezieht. Das heißt: Ich kann alle EInträge auf Seite 1 nach Namen sortieren, das funktioniert. Wenn der gleiche Name aber auf Seite 2, 3, etc. auch z

Wir nutzen das flexible Arbeitszeitmodell, so dass der Dienstplan über die Vorschlagswerte regelmäßig angepasst werden kann.Zum 01.01.2026 reduzieren wir die Wochenstundenzeit. Hierbei ist aufgefallen, dass eine Eingabe mit den neuen Dienstplänen anhand der geringeren Wochenstundenzeit derzeit nicht möglich ist, weil sich das System bei der heutigen Eingabe auch die heutigen Wochenstunden zieht und eine reduzierte Wochenstundenzahl nicht zulässt.Hat jemand damit Erfahrung und eine Lösung?Aktuell würde mir nur einfallen bis zum 01.01.2026 zu warten und die Erfassung dann vorzunehmen.Dies auf den ersten Arbeitstag im Jahr 2026 zu verschieben birgt aber einige Gefahren, da die Erfassung der Sollarbeitszeiten nie rückwirkend erfolgen kann.

Hallo zusammen, wir nutzen aktuell vermehrt die Ankündigungen, und habe bemerkt, dass man leider die Platzhalter nicht verwenden kann. Es wäre schön, wenn man hier wenigstens den Platzhalter für Vor- oder Nachnamen verwenden könnte um es etwas persönlicher zu gestalten. Zudem wäre in Upload einer zentralen Datei super, so würden wir auch interne Hausmitteilungen oder Informationen verteilen können. So müssen wir das jedem per Upload in die Akte laden. Viele GrüßeDaniel 

Liebe Community, wir arbeiten gerade daran das Personalplanungstool zu befüllen und zu testen.Dabei wollten wir entsprechend eine Positions ans Recruiting-Team senden, damit diese bearbeitet werden kann. Leider tauchen in der Auswahlliste der Recruiter keine Personen auf.Ich habe lange gesucht ob es irgendwo eine Möglichkeit gibt festzulegen wer Recruiter ist, habe aber leider nichts gefunden. Habt ihr eine Idee wo ich diese Einstellung vornehmen kann? Viele GrüßeSteve 

Hallo zusammen,ich bin gerade mitten in der Implementierung der Compensation Management App.Eigentlich war unser Ziel, unseren Führungskräften über das ganze Jahr hinweg einen transparenten Überblick über Gehaltsentwicklungen und verfügbare Budgets an ihren Standorten zu geben, also quasi ein kontinuierliches Tracking.In der Praxis ist die App aber so aufgebaut, dass es nur einmal jährlich eine Gehaltsrunde zu einem festgelegten Stichtag gibt, an dem die Anpassungen erfolgen.Ehrlich gesagt: Das passt bei uns überhaupt nicht zur Realität.Mich würde interessieren: Nutzt jemand von euch das Compensation Management so, dass Gehaltsentwicklungen und Budgets tatsächlich fortlaufend abgebildet werden können?Mein einziger spontaner Ansatz wäre aktuell, monatliche Zeiträume anzulegen, in denen Führungskräfte ihre Gehaltsanpassungen beantragen könnten. Ob das wirklich praktikabel ist, wage ich zu bezweifeln.Hat jemand hier vielleicht eine funkt

Hallo zusammen,wir haben folgendes Problem, seit der Einführung der Arbeitszeiterfassung über Personio. Die Überstunden/Minusstunden entsprechen nicht den tatsächlichen Überstunden/Minusstunden laut der noch parallel geführten Excel-Tabelle. Auch werden teilweise die Sollstunden für den Monat falsch gezogen.Ich vermute, es hat insbesondere bei Teilzeitmitarbeitenden, damit zutun, dass diese nicht immer an festen Tagen arbeiten, sondern auch gerne ihre festen Tage tauschen. Die Wochenarbeitszeit sowie wieviele Tage pro Woche gearbeitet werden sollen, ist bei uns vertraglich fest geregelt.Wie würdet ihr das Arbeitszeitmodell anlegen? Habe ich nicht ein Problem mit der Urlaubsberechnung, wenn ich gleichmäßig auf 6 mögliche Tage die Stunden verteile, obwohl z.B. nur immer an 3 Tage die Woche gearbeitet wird? Auch das Thema Feiertage und Kranktage stelle ich mir dann schwierig umsetzbar vor.Wie sind die Einstellungen im letzten Reiter bzgl. M

Hallo, ich habe den Bericht über den Status eAU Abruf. Er zeigt mir, wann war wer krank, wie viele Tage und den eAU Status “nicht verfügbar”, Ausstehend”, “Bestätigt”.  Wir verlangen eine eAU ab Tag 4. Wenn jemand bei nur einem Tag krank zum Arzt geht, ist das auch OK. Bei dem automatischen Feld “Status Nachweis” steht immer “Nicht erforderlich”. Ich vermute, das stammt aus der Zeit der Papier AU, als man noch den Hinweis auf das Hochhladen des Attestes brauchte. Ich hatte dachte ursprünglich, dass hier die Einstellung greift, dass bei Tag 1-3 kein Nachweis gebraucht wird. Was mich nun irritiert ist, dass bei einigen Mitarbeitenden bei 4 Krankheitstagen weder Ausstehend noch nicht verfügbar oder bestätigt als Status kommt. Was ich noch schlimmer finde, die Führungskraft hat den Hinweis, dass hier ein Attest fehlt, aber ich nicht. Weder als HR noch als Admin. Ich habe jetzt die Info der Führungskraft bekommen, dass eine eAU aus