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Hallo Zusammen, wir haben seit geraumer Zeit die Integration zwischen Personio und DATEV im Paket.Aktuell können wir noch keinen rechten Nutzen aus dieser Integration ziehen. Wir sind drauf gekommen, dass es eventuell daran liegt, dass wir die Lohnabrechnung bei uns intern über DATEV machen und nicht extern an einen Steuerberater geben. Gibt es in der Community Kollegen/Kolleginnen, die die Lohnabrechnung ebenfalls inhouse machen und die die Schnittstelle zu DATEV Lohn & Gehalt nutzen und diese ihnen einen Mehrwert bietet ? Dann würde ich mich über einen Austausch sehr freuen! Liebe GrüßeSara

Hallo zusammen,wir hatten möglicherweise einen Spam-Bot-Angriff über eine von uns ausgeschriebene Stelle auf der Karriereseite. Dabei sind offenbar Bewerbungen bzw. Anfragen eingegangen, die den Eindruck erwecken, automatisiert erstellt worden zu sein.Wir prüfen aktuell, welche Maßnahmen wir ergreifen können, um solche Vorfälle künftig zu vermeiden.Daher meine Fragen an euch:Hattet ihr bereits ähnliche Erfahrungen mit Spam- oder Bot-Bewerbungen über Personio? Gibt es in Personio die Möglichkeit, eine CAPTCHA-Abfrage in das Bewerbungsformular zu integrieren? Gibt es eventuell andere empfehlenswerte Maßnahmen oder Einstellungen, mit denen sich solche automatisierten Bewerbungen reduzieren oder verhindern lassen?Ich freue mich sehr über eure Erfahrungen und Tipps. Vielleicht betrifft das Problem ja auch andere Unternehmen.Vielen Dank euch vorab! 😊

Hallo liebe Community,für den Abschluss des Geschäftsjahres müssen wir aus der Payroll der Buchhaltung die Summe der Urlaubsrückstellung mitteilen. Bis letztes Jahr haben wir den Prozess manuell über Excel durchgeführt.Wie macht ihr das? Welcher Report zieht ihr euch aus Personio, um die Werte schneller zu berechnen? Vielen lieben Dank! :)Liebe Grüße aus KölnKathrin & Júlia

Hallo zusammen,  wir haben zum 01.07.2024 Personio eingeführt und es klappt auch einiges gut. Jetzt kam von fast allen MA die Frage auf, wie man sehen kann, welche Kollegen “eingeloggt” (also aktiv am arbeiten oder in der Pause sind). Gibt es eine Möglichkeit, eine Live Präsenzanzeige abzubilden, sodass alle MA sehen können, wer aktuell arbeitet/in der Pause ist? Wir sind das von unserem vorherigen Programm gewöhnt und nun scheint diese Funktion nicht mehr zu existieren. Ich freue mich über Rückmeldungen. Viele liebe GrüßeDenine

Hallo zusammen,wir beschäftigen überwiegend gewerbliche Mitarbeitende im Stundenlohn und stehen bei der Zeiterfassung vor folgender Herausforderung:Tariflich ist bei uns ein Arbeitszeitkonto mit bis zu 150 Stunden vorgeschrieben. Überstunden werden erst ausgezahlt, wenn das Arbeitszeitkonto 150 Stunden übersteigt. Das Guthaben wird in Freizeit ausgeglichen an Schlechtwettertagen.In Personio werden in der vorbereitenden Lohnbuchaltung immer die tatsächlich geleisteten Stunden des Monats übernommen. Mein aktueller Workaround ist komplett manuell:Bei jedem Mitarbeitenden prüfen, wie viele Überstunden im Monat angefallen sind Die abzurechnende Stundenzahl entsprechend reduzieren Die Differenz als Guthaben in eine selbst angelegte Abwesenheitsart „Arbeitszeitkonto" einbuchen, die dann für den Abbau genutzt werden kannDa bei uns praktisch alle Mitarbeitenden regelmäßig Überstunden leisten, ist das jeden Monat ein erheblicher Aufwand.Meine Fragen an die Community:Gibt es eine Möglichkeit, Übe

Bin ich die einzige, die mit der erneuerten Darstellung der Bewerbungsunterlagen nicht gut klarkommt? Die “mal eben schnell groß anzeigen”- Funktion um die Dokumente einzusehen fehlt mir und dass ich erst das Dropdown Menü aufklappen soll um zu sehen, welche Daokumente da sein, finde ich auch nicht hilfreich. Das war bei der vorigen Version besser gelöst. Und ganz lästig: Wenn details nicht automatisch erkannt wurden, kann ich die auf der Bewerberübersicht zwar hinzufügen - aber anscheinend muss ich jedes Mal erst auswählen welche Kategorie, dann einfügen und speichern. Und das ist bei uns, wo z.B. schon relevant ist wo sich der Bewerber aktuell befindet (=Wohnort) einfach verschlechtert zu vorher. Eine “zeige dauerhaft das Feld Wohnort, auch wenn es noch leer ist” Funktion finde ich nicht. Oder wie handhabt ihr das?

Hallo zusammen,wir haben – wie wahrscheinlich viele von euch – verschiedene Vertragsvarianten mit unterschiedlichen Kombinationen, z. B. mit oder ohne Bonus, mit oder ohne Dienstwagen etc.Grundsätzlich nutzen wir die Dokumentenerstellung in Personio sehr gerne. Bei unseren Arbeitsverträgen stoßen wir allerdings immer wieder auf dasselbe Problem:Wenn wir über eine Ja-/Nein-Auswahl bestimmte Vertragsbestandteile ausblenden, entstehen entweder größere Lücken im Dokument oder die Nummerierung der Paragraphen passt sich nicht automatisch an.Ein Beispiel: Wird der Paragraph zum Dienstwagen nicht benötigt und über die Auswahl „Nein“ ausgeblendet, entfällt dieser zwar korrekt – die Nummerierung der nachfolgenden Paragraphen bleibt jedoch unverändert.Dadurch ist die Vertragserstellung für uns aktuell leider noch recht umständlich.Hat jemand von euch ein ähnliches Setup bzw. dieselbe Herausforderung? Und falls ja: Wie habt ihr das in Personio gelöst?Danke euch schon mal! 😊

Hallo!Wir konfigurieren gerade mit unserer externen Lohnbuchhaltung unsere DATEV-LODAS-Schnittstelle. Wir verwenden die wiederkehrende Vergütung "Fahrtkostenzuschuss". Diese kann ich in Personio nur verknüpfen, wenn ich - wie bei allen anderen wiederkehrenden Vergütungen - auch eine Festbezugs-ID eingebe. Da Fahrtkostenzuschuss aber in DATEV-LODAS nicht als Festbezug geführt wird (wegen der steuerlich abweichenden Behanldung, erklärte mir unsere LoBu), sondern in einem separaten Abschnitt, gibt es keine Festbezugs-ID.Wie kann ich hier vorgehen? Viele GrüßeKlaus 

Hallo liebe Personio-Community,aktuell beschäftigen wir uns mit der Einführung eines neuen Vergütungskonzepts für unsere SAP-Beratung. Geplant ist ein Modell aus einem festen Grundgehalt und einer variablen Zulage, die an bestimmte Leistungskennzahlen gekoppelt ist. Bei uns ist insbesondere die Fakturierungsquote relevant.Das Modell könnte beispielsweise so aussehen, dass ab einer bestimmten Fakturierungsquote eine monatliche Zulage gezahlt wird, die sich bei höheren Quoten entsprechend erhöht.Daher würden uns vor allem eure Erfahrungen interessieren:Habt ihr in eurem Unternehmen bereits ein Vergütungsmodell mit Grundgehalt und variablen Zulagen? Welche Kennzahlen nutzt ihr für die Berechnung der Zulage? (z. B. Fakturierungsquote, Umsatz, Auslastung etc.) Wie hoch sind die Zulagen bzw. die möglichen variablen Vergütungsbestandteile? Arbeitet ihr mit festen Stufen (z. B. ab 70 % = X €, ab 80 % = Y €) oder mit einer prozentualen Berechnung? Gibt es bei euch eine Obergrenze für die variab

Hallo zusammen, ich wollte gerade den ersten individuellen Workflow erstellen.Die Idee war, Mitarbeiter*innen, die eine Elterneigenschaft angeben (über ein Attribut “Elterneigenschaft ja/nein” oder über das Attribut “Kinderfreibetrag”) dann automatisch eine Aufforderung bekommen, die Elterneigenschaft mit den entsprechenden Dokumenten nachzuweisen (für die Pflegeversicherung). Soweit die Idee.Jetzt kann ich aber als auslösendes Ereignis “Der Workflow beginnt, wenn ein Mitarbeitendenattribut geändert wird” nur vereinzelte Attribute auswählen. Die um die Kinder stehen da nicht bei.Frage: Warum kann man nicht jedes Attribut anwählen, wie in anderen Bereichen auch? Ist geplant, dass diese Liste noch erweitert wird?Wir waren auf den ersten Blick ganz angetan von dem neuen Bereich, schade dass er direkt an seine Grenzen stößt ;) Oder wird das noch etwas ausgebaut?  Viele GrüßeDaniela

Hallo zusammen,wir rechnen seit Jahren mit DATEV Lohn und Gehalt ab und erstellen auch dort unseren Abruf für A1 Bescheinigungen. Es ist kein Problem nach erfolgtem Monatsabschluss die Lohndokumente abzurufen und an die Mitarbeiter zu verteilen. Leider klappt das mit den A1 Bescheinigungen nur bedingt. Wenn ich beispielsweise im April eine A1 Bescheinigung für einen Zeitraum im Mai beantrage, kriege ich die Bescheinigungen in Personio erst nach dem nächsten Monatsabschluss im Mai zusammen mit den Lohndokumenten übertragen obwohl sie im Rechenzentrum bereits zur Verfügung stehen und in DATEV Lohn und Gehalt abgerufen und vorhanden sind.DATEV hat mit mir zusammen alle Einstellungen geprüft und alles gecheckt und konnte keinen Fehler finden und sagt, ich soll mich an Personio wenden.Auf meine Nachfrage bei Personio heißt es, alle im Rechenzentrum verfügbaren Dokumente können abgerufen und verteilt werden. Geht aber nicht. Auch dann nicht, wenn ich in der Lohnbuchhaltung in den Monat Mai w

Hallo, wir haben aktuell große Probleme mit den Neuerungen in Performance. Meine Kollegin würde gerne (wie letztes Jahr auch) bestimmten Kollegen eine Beurteilungsanfrage zukommen lassen, über einen bestimmten Azubi, der bei ihm in der Abteilung war. Jetzt gibt es aber neuerdings das Feld: Prüfende, das man ausfüllen muss. Nun ist es so, dass unsere Führungskräfte mehr als genug zutun haben und nicht auch noch damit behelligt werden sollen, unseren Job zu machen. Ich habe alle Szenarien durchgespielt, egal was ich auswähle, es macht irgendwem zusätzliche Arbeit, obwohl ich sie bzw. meine Kollegin sie machen soll. Folgendes Beispiel: Azubi AA sitzt bei Kollegin BB in der Abteilung für 3 Wochen. Nun soll die Kollegin BB den Azubi bewerten bzw. uns über ein Formular Fragen zum Verhalten/Lernerfolg usw. mitteilen. Meine Kollegin erstellt also einen Beurteilungszyklus und möchte es der Kollegin BB zuweisen, so dass sie die Beurteilung bekommt. Aber da wir eine Prüfende Person auswählen müss

Liebe Community, ich möchte einer Mitarbeiterin durch ein geändertes Arbeitszeitmodell auch eine neue Überstundenrichtlinie zuweisen. Wie mache ich das? Das Arbeitszeitmodell kann ich ja direkt im Mitarbeiterprofil unter “Anwesenheiten” ändern. Die Überstundenrichtlinie mit den zugeordneten Personen finde ich nur unter den Einstellungen. Bin ratlos… Danke vorab für eure Hilfe. Liebe GrüßeBenita

***Update 2026: PDFs wurden entfernt, da nicht mehr Up-To-Date***.Für aktuelle Infos bitte im angepinnten Kommentar anschauen. Liebe Community, uns hat an mehreren Stellen Euer Wunsch nach einem Leitfaden für Eure Mitarbeiter*innen zur Einführung von Personio erreicht.Aus diesem Grund hat unser Customer Success Team eigens für Euch eine Präsentation vorbereitet, die Ihr für das Personio Onboarding Eurer Mitarbeiter verwenden könnt. Was ist das Customer Success Team? Unser Customer Success Team ist für die erfolgreiche Einführung und das Wachstum von Personios größten Kunden Accounts zuständig. Unsere Customer Success Kollegen übernehmen dabei die Rolle eines Coaches und strategischen Planers für ihre Kund*innen und begleiten unsere Großkunden durch den gesamten KundenLebenszyklus.Von der ersten Anforderungsanalyse und die Implementierung über die strategische Zusammenarbeit in Form von Meilenstein-Planung und Roadmap Updates bis hin zur langfristigen Verbesserung der HR- & Recruiti

Hallo liebe Community,wir möchten die Dienstwagen in den Gehaltsreiter im Mitarbeiterprofil einbinden. Sehe ich es richtig, dass dies nach wie vor nur als wiederkehrende Vergütung abbildbar ist? Ich habe nur den inzwischen einige Jahre alten Beitrag unten gefunden, aber wie dort schon richtig diskutiert wurde, verfälscht diese Vorgehensweise die Reportings. 

Hallo zusammen,  ich habe eine Frage zu DocuSign von Mitarbeitendenansicht: Eine Kollegin hatte ihre Signatur und ihre Initialen bei DocuSign hochgeladen, um sie zukünftig bereits hinterlegt zu haben. Da sie einen falschen Hintergrund gewählt hatte wollte sie die hochgeladene ausgeschriebene Signatur jetzt noch einmal austauschen. In meiner Ansicht geht das über denselben Weg wie man die Signatur erstmalig einstellt. Dort kann man die Signatur dann ersetzen. Bei der Mitarbeiterin sieht die Signaturoberfläche leider sehr vereinfacht aus. In der Voyager Anleitung sieht man die Ansicht, die ich auch habe (das hilft uns also nicht weiter). Sie kann lediglich die Initialen ersetzen (so, wie es bei mir auch aussieht).  Bei der Signatur selber hat sie diese Möglichkeit nicht.  Weiß jemand, woran das liegen könnte? Liegt das an einer Einstellung die ich aus dem Adminbereich ändern kann?  Danke und viele GrüßeAnastasia 

Ich habe die Richtlinie der Elternzeit geändert, so dass der bezahlte Urlaub angepasst wird. Mein Fall: werdender Vater beantragt Elternzeit ab Geburt. ET 23.10. Elternzeit soll 2 Monate ab Geburt sein. Somit (falls Wurm pünktlich) vom 23.10. - 22.12. Da es 1 voller Monat ist, wird auch nur anteilig gekürzt. Bei 30 Tagen Anspruch, sind das 2,5 Tage. Nun meine Frage: Wenn ich die Kürzung runde, sind es 3 Tage, die gekürzt werden und somit ein gesamter Anspruch von 27 Tagen. Wenn ich das Ergebnis, nach der Kürzung runde, sind es (30-2,5=27,5) 28 Tage. Ich lese im Helpdesk leider immer in den Beispielen immer nur glatte Zahlen. Was ist denn richtig? Da der Vater ab Geburt beantrag und Kinder sich selten an Pläne halten, wird sich der Start der Elternzeit noch verschieben. Wenn das Kind am 1.11. kommt, sind es 2 volle Monate und 5 Tage weniger Urlaub. Oder? Da sich das Jahr mit großen Schritten dem Ende nähert, wie geht ihr praktisch damit um? Ich muss doch davon ausgehen, dass der Mitarbe

Hallo zusammen,neuerdings können unsere Mitarbeiter, die Zugriff auf Recruiting haben, die Bewerbungen zu allen Stellenanzeigen sehen. Auch wenn diese nicht im Recruiting-Team zu einer Stellenanzeige sind. Was hat sich hier geändert bzw. wo kann ich das entsprechend einstellen.Hat jemand das gleiche Problem und eine Lösung für michVielen Dank vorab.

Hallo, wie kann ich in den Einstellungen sicherstellen, dass bestimmte Mitarbeiter abteilungsübergreifende Ankündigungen ertsellen können? R.Kroll

Liebe Community,unsere Geschäftsführung bei uns besitzt einen Firmenwagen. Hierfür nutzen wir die 1-Prozent-Regelung.Wie stellt ihr das in Personio dar? Wie lassen sich darüber hinaus steuerfreie Zuschüsse wie z. B. der KiTa-Zuschuss in Personio abbilden?Vielen Dank.Viele GrüßeFrauke

Mir ist gestern wieder ein Problem aufgefallen, das bestimmt nicht nur mich betrifft – vielleicht habt ihr ja auch Ideen dazu:Es wäre unglaublich hilfreich, wenn man innerhalb aller Bewerbungen gezielt nach einzelnen Telefonnummern suchen könnte.Gestern haben mich viele Bewerber zurückgerufen und mir auf die Mailbox gesprochen – leider waren einige Namen akustisch schwer zu verstehen. Jetzt stehe ich vor dem Problem:Ich muss erstmal alle zurückrufen, nur um herauszufinden, wer genau sich gemeldet hat.Das kostet Zeit und ist ehrlich gesagt ziemlich umständlich.Wie geht ihr mit solchen Situationen um?Gibt es vielleicht schon Workarounds? Oder wäre so eine Suchfunktion auch für euch sinnvoll?Bin gespannt auf eure Erfahrungen und Ideen! 😊

Wir sind nicht mehr bei Personio, daher möchte ich mein Profil löschen. Danke für Support

Hi all, Does anyone know if it is possible to copy an on/offboarding task? So often I think I need to recreate something but with minor tweaks, and it would be so much easier if i could copy a task and make the amends rather than starting from scratch. Thanks!Emily

Hallo zusammen,ich würde gerne einmal Eure Erfahrungen mit den Dokumenten abgreifen, die über Personio digital unterzeichnet werden. Aktuell werden bei uns die Dokumente bei dem/r Mitarbeiter/in angelegt und dann über den Unterschriften-Workflow unterzeichnet. Die Dokumente erscheinen aber direkt unter der Kategorie, die wir der Vorlage zugewiesen haben. Gerade bei Bonuszahlungen, etc. kann der/die Mitarbeiter/in das Schreiben bereits vorher einsehen, auch wenn noch nicht alle Beteiligten unterschrieben haben. Ein Workaround in einer anderen Kategorie, in der der/die Mitarbeiter/in keinen Zugriff hat, wäre denkbar, allerdings müsste man nachträglich jedes erstellte Dokument nochmals anpacken und die Kategorie ändern, damit es in der digitalen Akte an der richtigen Stelle abgelegt wird. Teilt gerne mal Eure Erfahrungen mit mir zu diesem Prozess. Schön wäre es allerdings, wenn das Dokument für den/die Mitarbeiter/in erst in der Akte sichtbar wird, wenn der Unterschriften-Workflow abgesch

Hallo zusammen,wir haben bei uns einige Workflows, z. B. für Fortbildungsanträge, die bei Dokumentenupload eine Genehmigungsanfrage auslösen, diese sehen wie folgt aus: Nun wollte ich einen neuen Workflow anlegen, der ebenfalls eine Genehmigung für ein Dokument beinhalten soll. Diese Option steht mir aber nicht mehr zur Auswahl:Ich kann jetzt nur E-Mails und Benachrichtigungen senden oder Aufgaben zuweisen. Bei den Aufgaben habe ich aber nicht die Möglichkeit, die Aufgabe als “genehmigen oder ablehnen” zu generieren.  Wo ist diese Funktion hin?Villeicht könnt ihr mir auf die Sprünge helfen. Danke! LGMarina