Wiedereinstellung einer Person über Recruiting (Verknüpfung zu altem Profil möglich?)

Wir haben dasselbe Problem und freuen uns über Lösungsvorschläge.

Wir stellen viele Personen, die bereits schon mal bei uns gearbeitet haben, nach Recruitingprozessen für neue Projekte wieder an. In Personio Recruiting bleiben all diese Prozesse stets offen, weil die Personen ja bereits ein Profil von vorheriger Anstellung besitzen. 

Lg 

Wir haben dasselbe Problem und wundern uns über die fehlende Verknüpfungsmöglichkeit von Bewerbungen zu vormals angelegten Personen. 

Viele Grüße

Wir haben als Forschungsinstitut dasselbe Problem. Bei uns werden z.B. studentische Hilfskräfte regelmäßig in ein reguläres Beschäftigungsverhältnis übernommen, teilweise auch mit einer Pause zwischen den einzelnen Beschäftigungsverhältnissen. Das gleiche Problem besteht auch bei Projekten.

Den Vorgang im Recruiting-Tool müssen wir offiziell abschließen. Auch aus Sicht des Personalrats wäre es vermutlich nicht in Ordnung, wenn dieser Prozess nicht beendet werden würde. Gleichzeitig möchten wir vermeiden, dass alle Informationen erneut angelegt werden, da dies für das HR-Management-Team doppelte Arbeit bedeuten würde.

Aus unserer Sicht wäre es daher wichtig, dass die bestehenden Profile inklusive der jeweiligen Verträge über das Recruiting-Tool miteinander verknüpft werden können.

Die betroffene Person behält in der Regel auch dieselbe E-Mail-Adresse. Aus unserer Sicht gibt es keinen Grund, diese zu ändern, da es sich um eine Institutsadresse handelt, die fest mit der Person und ihrem Account verknüpft ist.

Wir wären daher sehr dankbar für eine Lösung (vielleicht gibt es eine), damit der Prozess Recruiting ins Personio HR-Management System sauber abgebildet ist.

Hallo ​@MichiS,

was hat es denn für Auswirkungen, wenn wir den Recruiting-Prozess sauber abschließen, d.h. die Person auf “Einstellen” setzten und im Anschluss das neu erstelle Profil löschen und dann im zweiten Schritt die Person über “Person erneut anstellen” anlegen?

Danke und viele Grüße

Hi ​@Katja Steffgen,

grundsätzlich empfehlen wir immer die Daten in Personio zu belassen - keine Löschung. Diese Aktion ist immer unwiderruflich. Weder durch Dich noch durch uns im Support.

Du verlierst die Verknüpfung zwischen Recruiting und dem neuen Profil & müsstest alle Dokumente, die automatisch vom Bewerbendenprofil in das Mitarbeitendenprofil umgezogen wurden manuell in das erneut angestellte Profil übertragen. Das gelöschte Profil ist auch nirgends in den Berichten mehr zu finden. Die Recruitingberichte wären dann allerdings korrekt, weil das Anstellungsverhältnis ordnungsgemäß begonnen wurde.

Liebe Grüße

Hi ​@MichiS ,

vielen Dank für die Rückmeldung.

Am Ende des Tages scheint es hier vor allem eine Interessen- bzw. Prozessabwägung zu sein und die Frage, wie wichtig eine saubere Abbildung in den Reports ist.

Wenn ich Deine Ausführungen richtig verstehe, besteht der wesentliche Nachteil des von mir beschriebenen Vorgehens hauptsächlich darin, dass das zwischenzeitlich erstellte Profil unwiderruflich gelöscht werden müsste und die Dokumente aus dem Bewerbungsprozess manuell in das über „Person erneut anstellen“ erzeugte Mitarbeiterprofil übertragen werden müssten.

Einen wirklichen Mehrwert sehe ich aktuell allerdings nicht darin, das über das Recruiting-Modul erzeugte Profil anschließend mit allen relevanten Daten aus dem bestehenden (inaktiven) Profil zu pflegen. Aus meiner Sicht verursacht dieser Weg sogar den größeren manuellen Aufwand. Bei einer Wiedereinstellung über „Person erneut anstellen“ sind bereits viele relevante Mitarbeiterdaten vorhanden, während bei einem neu erstellten Profil zahlreiche Informationen erneut angelegt und geprüft werden müssen.

Deshalb stellt sich für mich die Frage, welcher Aufwand in der Praxis tatsächlich geringer ist:

• die Daten und Dokumente aus dem Bewerbendenprofil in ein über „Person erneut anstellen“ erzeugtes Profil zu übertragen,

oder

• ein komplett neues Mitarbeitendenprofil mit allen relevanten Informationen aufzubauen, bei dem zwar die Daten aus dem Bewerbendenprofil bereits vorhanden sind, die historischen Mitarbeiterdaten aber erneut gepflegt werden müssen.

Meiner Einschätzung nach befinden sich im Bewerbendenprofil in der Regel deutlich weniger Informationen als in einer gepflegten Personalakte.

Vor diesem Hintergrund erscheint mir der beschriebene Weg aktuell sogar als die sauberere Lösung, da der Recruiting-Prozess ordnungsgemäß abgeschlossen wird, die Recruiting-Auswertungen korrekt bleiben und gleichzeitig die Mitarbeitendenprofile über die Funktion „Andere Verträge“ sauber miteinander verknüpft sind.

Den angesprochenen Punkt hinsichtlich des Verlusts der Verknüpfung zwischen Recruiting und dem neu erstellten Profil sehe ich ebenfalls etwas differenziert. Aus meiner Sicht besteht diese Verknüpfung letztlich auch nicht, wenn der Recruiting-Prozess gar nicht über den Einstellungsprozess abgeschlossen wird und stattdessen direkt die Funktion „Person erneut anstellen“ genutzt wird.

In beiden Szenarien hätte man am Ende entweder eine saubere Verknüpfung zwischen Recruiting und einem neu angelegten Profil oder eine saubere Verknüpfung der Beschäftigungsverhältnisse über „Andere Verträge“. Genau diese beiden Vorteile lassen sich aktuell scheinbar nicht miteinander kombinieren.

Vielleicht übersehe ich hierbei auch einen wesentlichen Aspekt. Daher würde ich mich über eine kurze Rückmeldung freuen, falls es aus Eurer Sicht noch einen wichtigen Nachteil oder eine Auswirkung gibt, die ich in meiner Betrachtung bisher nicht berücksichtigt habe.

Viele Grüße

Hi ​@Katja Steffgen 

Du hast das super gut zusammengefasst und keine Punkte ausgelassen: Am Ende kommt es für alle Kund*innen darauf an, was für deren Anwendungsfall die passende Herangehensweise darstellt.

Hier gibt es von unserer Seite kein richtig und kein falsch, solange die Konsequenzen klar sind :)