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Answered

Benutzerdefinierte Platzhalter in Dokumentvorlage für Mitarbeiterangaben

  • August 13, 2026
  • 6 Antworten
  • 115 Aufrufe

CPPL33
Communicator
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Hallo zusammen,

ich möchte in Personio eine Dokumentvorlage erstellen, in der Mitarbeitende selbst die Daten ihrer Kinder eintragen können, z.B. Vorname, Nachname und Geburtsdatum.

Ich habe dafür Platzhalter mit eckigen Klammern verwendet, z.B.: das Feld heißt “First name/Last name” und der Platzhalter: [[Firstname/LastnameChild1]] (Im Formular sollen 5 Kinder aufgelistet werden können).

Leider kann der Mitarbeitende die Felder im Dokument anschließend nicht ausfüllen bzw. die Platzhalter sind nicht als Eingabefelder verfügbar.

Meine Frage: Gibt es in Personio eine Möglichkeit, in einer Dokumentvorlage Felder zu hinterlegen, die vom Mitarbeitenden selbst ausgefüllt und anschließend nur von diesem unterschrieben werden können?

Falls ja, wie müssen diese Felder bzw. Platzhalter angelegt werden?

Vielen Dank!

VG Claudia

Beste Antwort von SarahHen

Hi ​@CPPL33 

ich möchte, dass der Dokument von HR erstellt wird, an den MA geschickt wird und diese entsprechend die leeren benötigte Felder ausfüllen kann.

 

Anders ausgedrückt: das was du umsetzen möchtest, geht in Personio nicht, weil Platzhalter nur bei der Erstellung des Dokuments ausgefüllt werden können. Danach nicht mehr.

Viele Grüße

 

6 Antworten

SarahHen
Community Superstar
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  • Community Superstar
  • August 17, 2026

Hi ​@CPPL33,

Für individuelle Platzhalter werden bei Personio geschweifte Doppelklammern genutzt {{}} - wie bei den vordefinierten Platzhaltern auch.

Diese Platzhaltern können aber nur beim erstellen des Dokuments aus der Vorlage befüllt werden. Heißt für deinen Fall müsste die Mitarbeiterin selbst das Dokument erstellen.

Viele Grüße


Jenni Pietsch
Community Moderator
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  • Community Moderator
  • August 18, 2026

Hallo ​@CPPL33,
@SarahHen hat hier schon eine gute Antwort gegeben - danke Dir dafür, Sarah! 😊

Zusätzlich möchte ich Dir noch diesen Hilfeartikel zukommen lassen - hier findest Du eine Übersicht verfügbarer Platzhalter, deren Schreibweise und auch eine Anleitung für individuelle Platzhalter, falls ihr diese benötigt. 

Liebe Grüße

Jenni


CPPL33
Communicator
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  • Communicator
  • August 20, 2026

Hi ​@CPPL33,

Für individuelle Platzhalter werden bei Personio geschweifte Doppelklammern genutzt {{}} - wie bei den vordefinierten Platzhaltern auch.

Diese Platzhaltern können aber nur beim erstellen des Dokuments aus der Vorlage befüllt werden. Heißt für deinen Fall müsste die Mitarbeiterin selbst das Dokument erstellen.

Viele Grüße

Hi ​@SarahHen danke. Das ist allerdings nicht was ich brauche.

Ich erstelle das Dokument beim Onboarding und entsprechend soll es von den Mitarbeitern ausgefüllt werden. Es ist nicht erwartet, dass sie eigenständig das Dokument erstellen, denn es betrifft nicht alle MA. 


CPPL33
Communicator
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  • Communicator
  • August 20, 2026

Hallo ​@CPPL33,
@SarahHen hat hier schon eine gute Antwort gegeben - danke Dir dafür, Sarah! 😊

Zusätzlich möchte ich Dir noch diesen Hilfeartikel zukommen lassen - hier findest Du eine Übersicht verfügbarer Platzhalter, deren Schreibweise und auch eine Anleitung für individuelle Platzhalter, falls ihr diese benötigt.

Liebe Grüße

Jenni

Hi ​@Jenni Pietsch,

der Hilfeartikel hatte ich schon gelesen. Allerdings finde ich keine Antwort auf meiner Frage… ich möchte, dass der Dokument von HR erstellt wird, an den MA geschickt wird und diese entsprechend die leeren benötigte Felder ausfüllen kann.

Das Dokument soll nicht von den MA erstellt werden, denn es passiert während des Onboardingsprozesses.

Danke und LG

Claudia


SarahHen
Community Superstar
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  • Community Superstar
  • Antwort
  • September 2, 2026

Hi ​@CPPL33 

ich möchte, dass der Dokument von HR erstellt wird, an den MA geschickt wird und diese entsprechend die leeren benötigte Felder ausfüllen kann.

 

Anders ausgedrückt: das was du umsetzen möchtest, geht in Personio nicht, weil Platzhalter nur bei der Erstellung des Dokuments ausgefüllt werden können. Danach nicht mehr.

Viele Grüße

 


Jenni Pietsch
Community Moderator
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  • Community Moderator
  • September 8, 2026

Hallo ​@CPPL33,

danke für Deine Rückmeldung.

Wie ​@SarahHen schon korrekt erwähnt hat: die gewünschte Funktion können wir über Personio aktuell so nicht umsetzen. Du kannst einen Workflow oder eine Erinnerung darüber erstellen, dass z.B. die HR-Abteilung daran erinnert wird, das Dokument an die neuen Mitarbeitenden zu versenden. Diese können es dann herunterladen, ausfüllen und im eigenen Mitarbeitendenprofil wieder hochladen. Dazu könnt ihr wiederum einen Workflow zu Dokumenten-Uploads erstellen, damit ihr informiert werden, wenn jemand etwas in das eigenen Mitarbeitendenprofil hochlädt. Achtet auch darauf, den Personen entsprechend Berechtigungen für die jeweiligen Dokumentenkategorien zu geben. Das wäre ein Workaround für das gewünschte Szenario.

Ich hoffe, dass Dir diese Informationen weiterhelfen.

Liebe Grüße

Jenni