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Sichtbarkeit von Dokumenten während des Unterschriften-Workflows

AM_HR
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Hallo zusammen,

ich würde gerne einmal Eure Erfahrungen mit den Dokumenten abgreifen, die über Personio digital unterzeichnet werden. 

Aktuell werden bei uns die Dokumente bei dem/r Mitarbeiter/in angelegt und dann über den Unterschriften-Workflow unterzeichnet. Die Dokumente erscheinen aber direkt unter der Kategorie, die wir der Vorlage zugewiesen haben. 

Gerade bei Bonuszahlungen, etc. kann der/die Mitarbeiter/in das Schreiben bereits vorher einsehen, auch wenn noch nicht alle Beteiligten unterschrieben haben. 

Ein Workaround in einer anderen Kategorie, in der der/die Mitarbeiter/in keinen Zugriff hat, wäre denkbar, allerdings müsste man nachträglich jedes erstellte Dokument nochmals anpacken und die Kategorie ändern, damit es in der digitalen Akte an der richtigen Stelle abgelegt wird. 

Teilt gerne mal Eure Erfahrungen mit mir zu diesem Prozess. Schön wäre es allerdings, wenn das Dokument für den/die Mitarbeiter/in erst in der Akte sichtbar wird, wenn der Unterschriften-Workflow abgeschlossen wurde, oder wir die Sichtbarkeit freigeben. So hätte die Führungskraft die Chance den erfreulichen Inhalt persönlich zu überbringen, ohne dass der/die Mitarbeiter/in bereits Bescheid weiß. 

Viele Grüße

Jan

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Beste Antwort von Lena 13 December 2022, 14:48

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2 Antworten

Lena
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Hi @AM_HR,

tausche Dich gerne mit @EMH und @MBRE aus, wie der Workflow für sie ist.
Ich habe mich mit ihnen dazu ausgetauscht: 


Unser Produkt Manager Conor hat sie auch geziehlt angesprochen, bei diesem Prototypen-Test mitzumachen. 
Du kannst Dich auch super gerne 5-10 durch den Test klicken und Feedback geben, wie es für Dich und Deine Anwendung ist. Dann kann unser Produkt-Team das in ihren Schritte und in der Entwicklung direkt berücksichtigen. :) 

Liebe Grüße
Lena

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Hallo @AM_HR, wir hatten vor Einführung des Nachweisgesetztes für uns folgende Lösung gefunden. Wir haben z.B. eine Kategorie “Arbeitsverträge” und eine Kategorie “Arbeitsverträge Draft” angelegt. Über die Sichtrechter der Rollen haben wir dann nur den Vorgesetzten für die Kategorie “Arbeitsvertrag Draft” freigeschaltet. Den fertigen Arbeitsvertragsentwurf haben wir dann der Kategorie Draft zugeordnet. Der Vorgesetzte/GF hat ihn dann dort geprüft und unterzeichnet. Nach der Unterzeichnung haben wir dann den Arbeitsvertrag von der Kategorie “Draft Arbeitsvertrag” in die Kategorie “Arbeitsvertrag” verschoben und das bereits vom Vorgesetzten/GF freigegebene und unterzeichnete Dokument an der Stelle vom/von der  Mitarbeiter/in unterzeichnen lassen. So hat der/die Mitarbeiter/in das Dokument quasi erst gesehen und unterzeichnet, wenn es freigegeben und vom Vorgesetzten/GF unterzeichnet war.  Ich hoffe der Prozess ist einigermaßen nachvollziehbar erklärt. Liebe Grüße

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