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Diskrepanz letzter Arbeitstag - Austrittsdatum beim Offboardingprozess

Juliane
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Liebe Personio-User,

in letzter Zeit haben uns ein paar Mitarbeiter verlassen, welche noch super viel Resturlaub hatten. Heißt, der letzte Arbeitstag war z.T. 4 Wochen vor dem eigentlichen Austrittsdatum. Natürlich haben wir einen super tollen Offboardingprozess in Personio hinterlegt. Nur leider wird dort als “Stichtag” das Austrittsdatum berücksichtigt und nicht der tatsächliche letzte Arbeitstag. Ergebnis: viele To Dos wurden den Führungskräften, HR aber auch dem Mitarbeiter selbst nicht angezeigt und damit vergessen bzw. waren erst auf dem Dashboard sichtbar, als der Mitarbeiter schon in seinem Urlaub und damit weg war. 

Wie löst ihr das denn am besten mit Personio?

Bin total gespannt auf eure Best Practices! :relaxed:

Danke euch & LG Juliane

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Beste Antwort von Elena 9 July 2021, 11:02

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14 Antworten

KarolinDasch
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Hallo @Juliane,

vielen Dank für Deine Nachricht.

Sobald Du im Offboarding nicht nur das Austrittsdatum sondern den letzten Arbeitstag eines Mitarbeiters hinterlegst, wird der letzte Arbeitstag zur Berechnung des Fälligkeitsdatums der Offboardingschritte genommen. Dies siehst Du auch bei der Erstellung der Offboardingvorlage unter dem Punkt Fällig am (s. Screenshot). Somit sollte dann auch die Berechnung stimmen, wenn ein Mitarbeiter noch seinen Resturlaub nimmt.

 

Viele Grüße,
Karo

Juliane
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Hallo @KarolinDasch,

vielen Dank für deine super schnelle Antwort! Stimmt, das hatte ich nicht mehr auf dem Schirm. Jetzt muss ich nur noch unsere Mitarbeiter dazu bewegen, ihren Resturlaub nicht erst 14 Tage vorher einzutragen :smile:

 

Viele Grüße

Juliane

Elena
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Hallo @Juliane,

vielleicht noch als Hilfestellung von mir: 

Ich fand das auch immer super blöd, dass man als HR doch recht kurzfristig weiß, wann der Mitarbeitende den letzten Arbeitstag hat. Sowas geht ja auch mal an einem vorbei, wenn der Urlaub nur mit der Führungskraft abgestimmt wird.

Wir haben deshalb noch zwei Schritte ins Offboarding eingebaut und haben eine Aufgabe dem Mitarbeitenden zugewiesen, wo man selbst den letzten Arbeitstag eingeben kann. Dies haben wir mit einer sehr frühen Fälligkeit (orientiert an unseren Kündigungsfristen + 1 Monat vorher) terminiert. Dadurch sieht der Mitarbeitende die Aufgabe sobald die Offboarding-Vorlage zugewiesen wird. 

Ich selbst erhalte dann ein paar Tage später die Erinnerung das Austrittsdatum einmal zu überprüfen, damit ich selber weiß wann der letzte Tag ist und sehe ob Urlaub/Gleitzeit schon erfasst wurde. Die Führungskraft sieht das dann auch nochmal in ihrem Prozessschritt, damit auf jeden Fall klar ist, dass alles abgeklärt wurde. 

Melde dich gerne, falls du noch Fragen dazu hast. 

VG, Elena

Juliane
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Hey @Elena,

 

vielen Dank für deine Hilfestellung. Das ist echt super und schaue ich mir in unserem Prozess noch einmal genauer an!

Wir haben so einen ähnlichen Prozessschritt bereits integriert. Aber ich muss ehrlich sagen, der Großteil der Mitarbeiter ignoriert (leider) die To Dos bei Personio bzw. hat diese gar nicht auf dem Schirm. Deswegen wollen wir auch schauen, ob wir irgendwie eine Schnittstelle zu Jira hinbekommen. Denn auf Tickets hören alle ;)

 

Hab ein wundervolles Wochenende :sunny:

VG Juliane

Susen
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Hallo zusammen, Hallo @KarolinDasch ,

ich habe zu diesem Thema gerade auch Schwierigkeiten. Bei einem Mitarbeiter ist als letzter Arbeitstag der 18.02.22 hinterlegt.

 

Das Offboading orientiert sich aber am Vertragsende 28.02.2022.

Scheinbar tut es das, weil ich beim Melden des Austritts den 28.2. als letzten Tag angeben habe, weil ich das ja tun muss, lange bevor ich den letzten Tag wirklich weiß. jetzt kann ich das nicht mehr ändern, ohne alle Offboarding-Schritte auch neu zu starten.

 

 

Was nun? 

Danke und viele Grüße,

Susen 

Susen
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Nachtrag: Ich habe das gleiche Problem bei einem Mitarbeiter, bei dem der letzter Arbeitstag im Profil ausgefüllt ist und das Feld “letzter Arbeitstag” beim “Arbeitsverhältnis beenden” leer ist. Alle Offboarding ToDos laufen gegen das Vertragsende… 

Marc
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Hallo @Susen,

leider gibt es hier nicht die Möglichkeit, die bereits erledigten Offboarding-Aufgaben automatisch zu übernehmen. 

Was Du jedoch machen kannst, ist die bereits erledigten Aufgaben zu notieren und dann beim erneuten Zuweisen des Offboardings diese To-dos als Erledigt zu markieren. Die geht, indem Du auf den aktuellen Status eines Offboarding-Schritts klickst.

Mehr Details dazu findest Du im Helpcenter-Artikel Offboarding-Vorlagen zuweisen und verwalten.

Liebe Grüße
Marc

Du hast noch eine Frage? Dann erwähne @Lena in Deinem Kommentar.
Elena
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Hallo zusammen, Hallo @KarolinDasch ,

ich habe zu diesem Thema gerade auch Schwierigkeiten. Bei einem Mitarbeiter ist als letzter Arbeitstag der 18.02.22 hinterlegt.

 

Das Offboading orientiert sich aber am Vertragsende 28.02.2022.

 

Hallo @Susen, 

ich versuche gerade deine Problematik ein bisschen nachzuvollziehen. Das Attribut auf deinem Screenshot “letzter Arbeitstag” ist aber ja kein systemseitiges Attribut von Personio oder? 

Das systemseitige Attribut “Letzter Arbeitstag” an dem sich das Offboarding orientiert aus Personio sieht bei mir in der Übersicht wie folgt aus: 

und das kann ich auch nachträglich noch anpassen und dann verschiebt sich auch das Offboarding nach vorne. 

Das müsste doch bei dir theoretisch auch gehen? 

Genauso wie bei dem von dir genannten Nachtrag kann ich das auch noch befüllen, wenn ich es vorher leer gelassen habe (so machen wir es ja auch, wie in meinem oberen Kommentar geschildert) 

Ich freue mich über kurzes Feedback, evtl. bekommen wir deine Thematik ja doch noch ohne workaround gelöst. 

LG, Elena 

Susen
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Hallo @Elena ,

Danke für Deine Antwort. Der obere Screenshot ist aus dem Mitarbeiterprofil unter Informationen: 

Ich habe das Feld nicht selbst angelegt, das kommt von Personio. Ob es mit einer Funktion verknüpft ist, kann ich nicht sagen bzw. versuche ich herauszufinden. 

 

Auf den zweiten Eintrag komme ich über das Mitarbeiterprofil - 3 Punkte oben rechts - Arbeitsverhältnis beenden. Dies kann ich nach einmaligem Ausfüllen nicht mehr editieren. 

 

Woher genau stammt Dein Screenshot? Er sieht ja etwas anders aus als bei mir. 

Danke und viele Grüße,

Susen 

 

 

Marc
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Hallo @Elena und @Susen,

danke @Elena für das darauf Hinweisen, den Punkt hatte ich tatsächlich selbst übersehen.

@Susen, sobald Du das Arbeitsverhältnis aussetzt, wird der letzte Arbeitstag auch im Mitarbeiterprofil in die Sektion Personalinformationen eingetragen. Sobald Du in den Mitarbeiterinformationen auf Editieren klickst (als würdest Du ein Attribut anpassen wollen),  werden diese Details in der Sektion Personalinformationen angezeigt:

Du kannst dann wie @Elena es beschreibt, über das Stiftsymbol den letzten Arbeitstag anpassen und das Offboarding orientiert sich an diesem neuen Datum.

Liebe Grüße
Marc

Du hast noch eine Frage? Dann erwähne @Lena in Deinem Kommentar.
Susen
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Hallo @Marc und @Elena, 

danke, ich hatte heute einen Call mit dem Kundenservice und habe mir den genauen Ort zeigen lassen. Hat funktioniert! 

Viele Grüße,

Susen 

 

TinaB
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Hallo @Marc ,

ich habe das gleiche Problem.

In meinen Personalinformationen taucht das Attribut letzter Arbeitstag gar nicht auf.

Ich habe das Datum selbst angelegt. Es hat aber dadurch wohl keinen Relevanz für die Berechnung der Offboarding workflows.

Muss ich da nun auch den Support anrufen?

Viele Grüße

Christina

Susen
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Hallo @TinaB ,

sorry, ich habe nicht alles oben gelesen und hoffe, meine Antwort passt zu Deiner Frage. Das Feld, auf das die Offboading ToDos reagieren, erscheint, wenn man den Mitarbeiter oben recht abmeldet:

Arbeitsverhältnis beenden → letzter Arbeitstag (mittig)

 

Viele Grüße,

Susen

TinaB
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Hallo @Susen ,

super klasse. Herzlichen Dank. Da hätte ich nie gesucht.

Ich hatte die Mitarbeiterin schon abgemeldet, kannte da aber noch nicht den letzten Arbeitstag. 

Wieder was gelernt. 😄

Viele Grüße

Christina

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