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Antwort

Rollen bei Urlaubsvertretung

  • September 1, 2025
  • 4 Antworten
  • 43 Aufrufe
J
Communicator
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Hallo zusammen,

wie kann man die Rollen während der Abwesenheit auf einen anderen Personaler automatisch umswitchen? Wir wollen die Rolen nicht immer manuell anpassen, sondern sobald ein Personaler im Urlaub oder anderweitig abwesend ist, die Rolle auf den/die Vertreter:in übergeht. Im KI Helpcenter wird angezeigt, dass dies wie folgt möglich ist, aber diese Funktion finden wir nicht 

  1. "Einstellungen" > "Berechtigungen" > "Vertretungsregeln".
  2. Hier können Sie neue Vertretungsregeln anlegen, indem Sie auf "Neue Vertretungsregel" klicken.
  3. Geben Sie einen Namen für die Vertretungsregel an und wählen Sie den Mitarbeiter aus, der vertreten werden soll.

Hat jemand eine funktionierende Lösung dafür?

Danke und liebe Grüße

Beste Antwort von AM_HR

Hallo ​@JuSi,

aktuell ist es noch nicht möglich eine feste Vertretungsregelung für bestimmte Mitarbeiter oder Rollen im Falle einer Abwesenheit einzurichten, die automatisch greift. 

Es gibt die beschriebene Möglichkeit, dass an den Vorgesetzten delegiert wird - diese Möglichkeit wird aber in der Praxis eher nicht genutzt. Zumindest meiner Erfahrung nach. 

Es gibt die Möglichkeit unter Genehmigungen und Sondergenehmigung Einzelpersonen als Genehmiger einzurichten. Allerdings bekommen diese dann auch immer alle Anträge angezeigt. Ist leider der einzige Workaround, der nutzbar ist, ohne dass man händisch immer wieder die Vertretungen eintragen muss. 

VG, Jan

4 Antworten

Jennifer Rebb
Communicator
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  • Jennifer RebbCommunicator
  • Communicator
  • September 1, 2025

Hallo ​@JuSi,

der Punkt bei 1 heißt “Genehmigungen” nicht Berechtigungen. Und dann könnt ihr unter jeder Abwesenheitsart folgenden Punkt aktivieren

Wichtig ist hierbei, dass ihr das bei jeder Abwesenheitsart auswählen müsst. Also Urlaub, Krankheit, Überstunden etc.

Advaita
Lucie B
J
Communicator
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  • JuSiCommunicator
  • Autor*in
  • Communicator
  • September 2, 2025

Hallo ​@JuSi,

der Punkt bei 1 heißt “Genehmigungen” nicht Berechtigungen. Und dann könnt ihr unter jeder Abwesenheitsart folgenden Punkt aktivieren

Wichtig ist hierbei, dass ihr das bei jeder Abwesenheitsart auswählen müsst. Also Urlaub, Krankheit, Überstunden etc.

Danke für die Rückmeldung. In diesem Fall würde aber an den Vorgesetzten delegiert werden. Das benötigen wir nicht.

 

Wir haben pro Personaler eine Rolle angelegt, da die Personaler Teams zugeordnet sind. D.h. Personaler A in Team XY hat Zugriff und erhält alle Erinnerungen, Abwesenheiten etc. für sein Team. Wenn Personaler A aber im Urlaub oder anderweitig abwesend ist, wollen wir seine Rolle automatisch an Personaler B überschreiben, der ihn vertritt.

AM_HR
Community Superstar
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  • AM_HRCommunity Superstar
  • Community Superstar
  • Antwort
  • September 3, 2025

Hallo ​@JuSi,

aktuell ist es noch nicht möglich eine feste Vertretungsregelung für bestimmte Mitarbeiter oder Rollen im Falle einer Abwesenheit einzurichten, die automatisch greift. 

Es gibt die beschriebene Möglichkeit, dass an den Vorgesetzten delegiert wird - diese Möglichkeit wird aber in der Praxis eher nicht genutzt. Zumindest meiner Erfahrung nach. 

Es gibt die Möglichkeit unter Genehmigungen und Sondergenehmigung Einzelpersonen als Genehmiger einzurichten. Allerdings bekommen diese dann auch immer alle Anträge angezeigt. Ist leider der einzige Workaround, der nutzbar ist, ohne dass man händisch immer wieder die Vertretungen eintragen muss. 

VG, Jan

Advaita
M
Community Moderator
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  • Michael H.Community Moderator
  • Community Moderator
  • September 10, 2025

Hallo an euch :)

Was ​@AM_HR geschrieben hat ist in der Tat der aktuelle Stand, zumindest für die Abwesenheitsgenehmigungen. Da wir gerade im Prozess sind, die Genehmigungen grundlegend in die Workflows integrieren zu wollen, öffnet uns das weiteres Potenzial. Zum Beispiel auch das “Delegieren” von Genehmigungsanfragen an bestimmte Rollen. Für Anwesenheitsgenehmigungen und Mitarbeitendendatengenehmigungen ist das ggf. schon für euch freigeschaltet, an den Genehmigungen für Abwesenheiten müssen wir noch etwas arbeiten. Wann wo wie in welcher Form genau wir euch hier welche exakten Lösungen anbieten können ist etwas, was wir Stand jetzt noch nicht zentral aussagen können. Wir hoffen aber, bis Ende des Jahres die Migration mit neuen Funktionen durchgeführt zu haben.

 

In der Zwischenzeit freut sich unser Produkt-Team immer über euer Feedback und eure Wünsche! Packt gern alles, was ihr für Genehmigungsvertretungen hättet, in den Feedback-Bereich im Produkt. Das ist der beste Kanal für eure Produktwünsche. :)

 

Liebe Grüße

Michael

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