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Best Practice Zeitmodell Werkstudenten

  • February 19, 2026
  • 8 Antworten
  • 93 Aufrufe

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Hallo Zusammen,

wir möchten nun die Zeiterfassung vorerst bei Werkstudenten und Mitarbeitenden auf Stundenlohnbasis in Personio einführen.

Auch wenn wir einiges zu den Arbeitszeitmodellen und der Zeiterfassung bei Personio gelesen haben, bitten wir um Eure Mithilfe/Info, wie wir das Arbeitszeitmodell von Werkstudenten am besten einrichten. 

Wenn wir ein flexibles Arbeitszeitmodell einrichten, wie läuft es dann in der Praxis genau ab und wie sehen die Arbeitszeitmodelleinstellungen in diesem Falle am besten aus? 

Muss der Werkstudent dann auf jeden Fall zu Beginn ein Zeitmodell einreichen oder kann es auch ohne laufen und bei der Zeiterfassung orientiert sich Personio dann an den Wochenstunden in den Personalinformationen?

Und wie verfährt Personio, wenn das Zeitmodell mal nicht der Zeiterfassung des Mitarbeitenden entspricht, weil er z. B. an einem anderen Tag arbeitet und es nicht eingereicht hat (Kontrolle Genehmigungsworkflow, Ausgleich über Überstundenkonto, etc.)?

Und unsere letzte Frage:
Gibt es auch eine Alternative mit einem festen Arbeitszeitmodell, wenn der Werkstudent in der Regel immer z. B. Die und Do arbeitet und wie läuft dann die Zeiterfassung bzw. Stundenaufstellung, wenn der Werkstudent mal anstatt Dienstag am Mittwoch arbeitet?

Besten Dank für Eure Rückmeldung.

Viele Grüße,

Susanne

 

8 Antworten

Franzi_GP
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  • February 23, 2026

Hallo ​@GuC Susanne , 
Wir haben unser Arbeitszeitmodell eingestellt mit 5 Tage mit je 4 Std. (20 pro Woche) und lesen dann für die Auszahlung die getrackten Stunden in der Anwesenheitsübersicht ab. 

Wir rechnen die Stunden für Abwesenheiten (Krankheit und Urlaub) somit mit 4 Std. pro Tag.  

 


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  • February 23, 2026

Vielen Dank für die Info.


SabbuSchreiber
Community Superstar
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Hi ​@GuC Susanne,

Wir haben keine Mitarbeiter auf Stundenlohnbasis, jedoch haben wir externe Mitarbeiter, die ihre tatsächlichen Stunden mit uns abrechnen.

Du kannst in den Anwesenheits-Einstellungen ziemlich viel schon einstellen, bei unseren Freelancern hab ich z.B. das hier:

Durch das, dass ich keine zusätzlichen Einstellungen für maximale Arbeitsstunden, Beschränkungen, Über- & Minusstunden konfiguriert habe werden jeweils einfach die tatsächlichen Arbeitsstunden aufgezeichnet. Unabhängig davon, ob sie die Stunden des vorgegebenen Zeitmodells erreichen oder nicht. 

Ich hoffe das hilft? ☺️

 


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  • February 25, 2026

Ja, das hilft mir für die praktische Umsetzung weiter. Vielen Dank für Dein Feedback und die Infos.

VG, Susanne 


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  • March 26, 2026

Hallo ​@GuC Susanne , 
Wir haben unser Arbeitszeitmodell eingestellt mit 5 Tage mit je 4 Std. (20 pro Woche) und lesen dann für die Auszahlung die getrackten Stunden in der Anwesenheitsübersicht ab. 

Wir rechnen die Stunden für Abwesenheiten (Krankheit und Urlaub) somit mit 4 Std. pro Tag.  

 

Wie macht ihr das dann wenn Werkstudenten in den Semesterferien mehr als 20h arbeiten? 


SabbuSchreiber
Community Superstar
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Hi ​@nmaass_,

meines Wissens sollte dies keine Rolle spielen, wenn sie mehr Stunden tracken, werden diese schlussendlich auch abgerechnet. :-)


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  • March 26, 2026

Hallo Zusammen,

vielen Dank. Das war auch unser Gedanke - zumindest erstmal in der Theorie :-). Wir haben das flexible Arbeitszeitmodell angelegt mit der Anzahl an Tagen pro Woche, die sie während der Vorlesungszeit grundsätzlich im Büro sind (i. d. R. aktuell 2 oder 3 Werktage/Woche). Hier können sie aber je nach Vorlesungszeit oder Änderung im nächsten Semester die 2 oder 3 festgelegten Bürotage flexibel beantragen. Wenn sie dann während der Semesterferien mehr bzw. an mehr Tagen arbeiten sollten, werden diese Stunden einfach zusätzlich abgerechnet (Überstunden/Minusstunden haben wir deaktiviert). 

Danke und beste Grüße,

Susanne Hof


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  • March 26, 2026

Hallo Zusammen,

vielen Dank. Das war auch unser Gedanke - zumindest erstmal in der Theorie :-). Wir haben das flexible Arbeitszeitmodell angelegt mit der Anzahl an Tagen pro Woche, die sie während der Vorlesungszeit grundsätzlich im Büro sind (i. d. R. aktuell 2 oder 3 Werktage/Woche). Hier können sie aber je nach Vorlesungszeit oder Änderung im nächsten Semester die 2 oder 3 festgelegten Bürotage flexibel beantragen. Wenn sie dann während der Semesterferien mehr bzw. an mehr Tagen arbeiten sollten, werden diese Stunden einfach zusätzlich abgerechnet (Überstunden/Minusstunden haben wir deaktiviert). 

Danke und beste Grüße,

Susanne Hof

Danke dir ! Und wie handhabt ihr das dann, wenn ein Werkstudent in den Semesterferien mehr arbeitet und in der Zeit Urlaub nehmen will? Bezieht ihr euch dann auf die festgelegten Tage der Vorlesungszeit also bei 3 Werktagen = 18 Urlaubstage im Jahr? Und berechnet dann das Urlaubsentgelt nach dem Durchschnitt der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn?