Best Practices gesucht: Verträge & E-Signaturen in Personio

Hi, 

wir nutzen tatsächlich hauptsächlich die Vorlagenfunktion in Personio. Arbeitsverträge erstellen wir tatsächlich noch in Word und lassen das händisch unterschreiben, da wir erstmal noch alles klären wollten bzgl. Nachweisgesetz, bevor wir das in Personio anlegen. Ansonsten sind alle Dokumente (Arbeitszeiterhöhungen, Versetzungsschreiben, Tätigkeitsänderungen, Entgelterhöhungen, Tätigkeitsbestätigungen usw.), die so anfallen bei uns in Personio als Vorlage angelegt. Wir haben das unbegrenzte Paket an Signaturen, da wir ca. 800 Mitarbeiter bei uns beschäftigt sind, die ebenfalls Personio nutzen. Ansonsten würden wir das gar nicht stemmen können, die Dokumente rein in Personio zu gestalten. Wir nutzen kein separates Tool.

Ich hoffe dir hat meine Antwort weitergeholfen. 

Liebe Grüße.

Grundsätzlich versuche ich, mich an Personio zu halten, von der Vertragserstellung bis hin zu den eSignaturen. Allerdings müssen wir oft einige Dokumente individualisieren, sodass ich verschiedene Plattformen kombinieren muss.

Normalerweise erstelle ich das Dokument in Personio als Word-Dokument, lade es herunter und bearbeite es lokal in Word. Wenn dann nur der Mitarbeiter unterschreiben muss, lade ich es wieder als PDF in Personio hoch und lasse es unterschreiben. Da mehrere Unterschriften für ein hochgeladenes Dokument in Personio derzeit nicht möglich sind, verwende ich in diesen Fällen Docusign. 🙃

Wir können leider nicht mit den Vorlagen arbeiten, da sich unsere Dokumente aufgrund der begrenzten Optionen bzgl. der Schriftarten nicht korrekt darstellen lassen. 

Zwar kann man bei “Dokument hochladen” die Unterschriftsoption wählen, aber dann kann nur eine Person zeichnen. Daher warte ich darauf, dass man dort hoffentlich bald mehrere Personen zur Zeichnung auswählen kann, da wir auch viele Dokumente haben, für die es keine Word-Dokumentenvorlage gibt. 

Also rein theoretisch sind zwei Unterschriften möglich, es ist aber recht umständlich. Wir machen das z.b. bei unbefristeten Verträgen: Vorlage aus Personio erstellen und als Word runter laden. In Word alles richtig ziehen und die entsprechenden “Lückenfüller” für die Personio Signatur unten einfügen. Dann das Dokument als Vorlage unter Dokumente hochladen. Im entsprechenden Mitarbeiter die Vorlage verwenden, nun können zwei Leute unterschreiben. Man sollte die personalisierte Vorlage hinterher natürlich wieder löschen. Umständlich...aber möglich.

Wir versuchen so viel wie möglich über Personio und die E-Signatur abzuwickeln, der Zwischenschritt mit Word lässt sich aber grade bei Verträgen nicht vermeiden da diese einfach immer individuell sind.

Dafür eignet es sich super für Richtlinien oder Anpassungen wo nur eine Person unterschreiben muss.

Hi ​@Tamara K,

ja das stimmt, so hab ichs auch schon gemacht. Aber wie du sagst, das ist mir jeweils zu umständlich. 😅

Hallo ​@Tamara K und ​@SabbuSchreiber,

wir nutzen die Vorlagen in Personio sogar dafür, um mehrere Sachen und Unterschriften auf einmal abzufrühstücken. Und durch die Unterschriften-Platzhalter total unkompliziert. 

Wir haben bei unseren unbefristeten Arbeitsverträgen ein Anschreiben vorgeschaltet, welches durch den jeweiligen HRBP unterschrieben wird. Anschließend zwei Führungskräfte und zum Abschluss der Bewerber selbst, der gleichzeitig sogar noch eine Datenschutzvereinbarung mit unterzeichnet. Durch den Workflow total unkompliziert und nachvollziehbar, wo der Vertrag gerade “hängt” und wer noch unterzeichnen muss. Durch die Erinnerungsfunktion wird derjenige sogar alle paar Tage erinnert. Ansonsten kann die Erinnerung auch vom Admin selbst angestoßen werden. 

Daher kann ich eure Meinung dazu nicht teilen. Wir nutzen die Signatur-Möglichkeit in Personio fast ausschließlich (natürlich ohne befristete Verträge und Zeugnisse). 

LG, Jan

Hi Jan ​@AM_HR,

Das ist natürlich ein Traumszenario! 🤩 Bei uns sind wir leider (noch) nicht so weit da oftmals die Verträge noch individuell angepasst werden müssen und dann kann ich die Vorlage so nicht nutzen. Wäre jedoch das Ziel 🙃

Hallo ​@SabbuSchreiber,

ist bei uns oftmals nicht anders, allerdings versuchen wir die Szenarien zu beschränken. Wir haben daher ca. 15 unterschiedliche Vorlagen, die wir in Personio auswählen können. In den meisten Fällen passt das dann auch hinsichtlich der individuellen Ausgestaltung 😉 Und dann kann den Workflow super nutzen. LG, Jan

Hallo an euch alle,

danke für eure Beiträge!

Als kleines “Bonbon” kann ich hier vielleicht einstreuen, dass unser Produkt-Team die Erweiterungen der Unterschriftsprozesse und Dokumentvorlagen kräftig untersucht. Im Moment werden sich besonders mehrere Unterschriften pro “Hochlade”-Dokument angeschaut, was euch ggf. in manchen Szenarien helfen kann. Wenn alles gut läuft, können wir hier vielleicht schon dieses Halbjahr Erfolge feiern.

Ansonsten freuen wir uns auch weiter immer über Feedback dort, wo es besonders noch bei euch hackt. Packt daher immer gern eure konkreten “das blockt uns noch”-Fälle in unseren Feedback-Bereich.

Liebe Grüße
Michael