Hallo zusammen,
ich suche einen sinnvollen Weg, Urlaubs- und Überstundenkonten in Personio zu führen, ohne dieselben Informationen in mehreren Systemen doppelt pflegen zu müssen. Vielleicht hat jemand von euch ein ähnliches Setup.
Unser Setup:
- Personio: Stamm- und Bewegungsdaten der festen Mitarbeiter, Übertragung an DATEV zum Steuerbüro. Krankmeldungen stellen die MA selbst als Abwesenheitsantrag, die eAU wird über Personio abgerufen.
- Planday: Dienstplan für feste MA und Aushilfen. Alle stempeln über die Planday-Stempeluhr, die Schichten werden von der Verwaltung genehmigt. Planday berechnet auch die Wochenendzuschläge, das Journal geht als PDF ans Steuerbüro.
- Excel: Monatsübersicht aller festen MA (gearbeitet, krank, Urlaub, WE-Arbeit, Ausgleichstag). Aktuell ist das unser „Masterplan“.
Die Besonderheit:
Die vertragliche Arbeitszeit ist Mo–Fr (40 h). Viele MA arbeiten aber auch am Wochenende. WE-Arbeit gilt als Überstunden und wird durch Freizeitausgleich unter der Woche abgebaut. Wer am WE arbeitet und keinen Ausgleichstag nimmt, baut ein Guthaben auf. Dieses Guthaben sollen die MA in Personio sehen können, genauso wie ihren Resturlaub.
Das Problem:
Jede Abwesenheit landet heute in drei Systemen: Personio, Planday und Excel. Eine Schnittstelle, die Anwesenheiten von Planday nach Personio überträgt, können wir nicht bauen. Die Zeiterfassung in Personio nutzen wir nicht, deshalb zeigt Personio z. B. „0 von 160 h“ an.
Mein aktueller Lösungsansatz:
- Personio wird führend für alle Abwesenheiten (Urlaub, Krank, Freizeitausgleich), Excel fällt weg.
- Neben dem Urlaubskonto lege ich eine eigene Abwesenheitsart „Freizeitausgleich WE“ mit eigenem Konto an, ohne automatischen Anspruch.
- Einmal im Monat werte ich die genehmigten WE-Schichten aus Planday aus und buche sie als Gutschrift per Kontokorrektur auf das FZA-Konto.
- Ausgleichstage beantragen die MA in Personio, wodurch das Konto sinkt.
- Die Zeiterfassung und Überstundenberechnung in Personio schalte ich ab, das Arbeitszeitmodell Mo–Fr bleibt für die Abwesenheitsberechnung bestehen.
- Abwesenheiten werden zusätzlich im Planday-Dienstplan eingetragen, entweder manuell oder über die Personio→Planday-Integration.
Meine Fragen an euch:
- Hat jemand ein ähnliches Setup (Personio + Planday oder ein anderes Schichtplanungstool) und wie löst ihr die Überstunden aus WE-Arbeit?
- Wie geht ihr damit um, wenn ein MA z. B. freitags frei hat und dafür samstags arbeitet (Tagestausch)?
- Welche Erfahrungen habt ihr mit der Personio–Planday-Integration gemacht, vor allem bei kurzfristigen oder nachträglich eingetragenen Krankmeldungen?
Danke euch schon mal für eure Ideen!