Hallo,
bei uns sind bisher auch noch fast alle im Homeoffice. Da wo Leute da sind, gibt es eine Einzel-Büronutzung. In einem Büro wollen mehrere Personen das Büro nutzen, dort gibt es dann einen Kalender wo man den Raum vorbuchen kann, damit nur eine Person da ist.
Bad und Küche sind ebenfalls nur für eine Person zugelassen. Alle haben eine Unterweisung erhalten die sie gegenzeichnen mussten, zudem sind überall Hinweis-Schilder verteilt, damit auch ja keiner sagt er habe es nicht gewusst oder vergessen.
Wenn demnächst mehr Leute zurück ins Büro gehen, wird es dennoch viele geben die im Homeoffice bleiben. Wir werden dann auch die Büros so aufteilen, dass der Abstand eingehalten wird, maximal dürfen Büros mit der Hälfte der normalen Besatzung bestückt werden. Plätze nebeneinander halten bei uns zwar den Abstand ein, aber sobald einer hinter dem anderen vorbeigehen muss ist der Abstand nicht mehr eingehalten. Daher sind Plätze nebeneinander tabu. Wenn es nun viele Leute werden im Büro werden wir daher vielleicht ein Schichtsystem mit gerader/ungerader Woche einführen. Wer dann unbedingt noch kommen möchte muss schauen ob ein Meetingraum frei ist - und den vorher buchen. 
So garantieren wir eine feste Besatzung pro Raum und falls einer krank wird schicken wir alle die gleichzeitig im Raum gesessen haben ins Homeoffice, quasi in eine provisorische Quarantäne - auch wenn das keine offizielle Quarantäne vom Gesundheitsamt ist, da wir die Abstände ja durchgängig einhalten.
Plätze an der Tür werden generell gesperrt, die Leute müssen dann in Meetingräume gehen um vor Ort zu sein. Überhaupt werden die Meetingräume als Büroräume genutzt und jeder muss vorher und hinterher den Platz desinfizieren.
Sobald man sich durchs Haus bewegt muss jeder eine Mund-Nase-Abdeckung tragen - auch hier ist es zwar von manchen Arbeitsschutzleuten so angesehen dass die kurze Begegnung ok ist, aber was wenn einer genau in dem Moment niesen muss wenn der andere in der Nähe ist. Daher haben wir uns für diese Variante entschieden um Sicherheit zu haben. 

Auch Gemeinschaftsräume und ein großer Meetingraum dürfen maximal zu zweit mit entsprechendem Abstand genutzt werden.

So erstmal der Plan für mehr Plätze im Büro. 

Hallo zusammen,

auch wir sitzen noch an unserer Back-to-the-Office Strategie, daher ist noch nicht alles in Stein gemeißelt. 

Wir haben mit einer Umfrage unter unseren Mitarbeitern gestartet, um herauszufinden, was diese denn präferieren: Den schnellen Weg zurück ins Büro, oder lieber noch etwas Zeit im Homeoffice zu verbringen. Das Ergebnis: Knapp 70% unseres Teams möchten zumindest zeitweise zurück ins Office.

Daher haben wir uns dazu entschieden, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, aus dem Büro zu arbeiten, dies bleibt jedoch komplett auf freiwilliger Basis.

Einige Vorkehrungsmaßnahmen, die wir aktuell planen:

• Um den Abstand einzuhalten markieren wir die Schreibtische, die genutzt werden dürfen. Damit es trotz des seriösen Themas nicht ganz zu düster wirkt, haben wir Fotos gemacht, die wir an den Tischen anbringen - siehe Anhang.
• Wir geben klare Guidelines aus zur Nutzung von Common Areas (z.B. maximale Anzahl an Personen, die im Raum sein dürfen, Desinfizierung vor und nach der Nutzung etc.).
• Um die Bewegung im Office einzuschränken, und zu verhindern, dass jeder den Kühlschrank anfasst, werden wir an mehreren Stellen im Büro Getränke-Stationen einrichten.
• Kleinere Meeting-Räume sperren wir komplett. Größere Meeting-Räume markieren wir mit der maximalen Anzahl an Personen, die teilnehmen dürfen. In den Räumen sind Markierungen am Boden, wo die Stühle stehen müssen, um den Abstand zu wahren. Zudem müssen die Tische und Stühle im Anschluss von den Mitarbeitern desinfiziert werden. Dennoch werden wir weiterhin die meisten Meetings per Zoom durchführen und die Mitarbeiter nicht extra dazu anhalten, die Meeting-Räume zu nutzen.
• Wir versorgen die Mitarbeiter mit Masken, die sie im Office und natürlich auch auf dem Arbeitsweg tragen können. Dennoch werden wir voraussichtlich keine Masken-Pflicht im Office verhängen.
• Wir erhöhen unsere Reinigungs-Maßnahmen, so dass mehrmals pro Tag z.B. alle Türklinken desinfiziert werden, jeden Abend zudem das ganze Büro.

Obwohl wir nun alles vorbereiten, möchten wir nichts überstürzen. Daher:

• Wir starten mit einem "Test-Run" mit circa 30 Personen, um zu prüfen, wie die Guidelines eingehalten werden und wo wir nachjustieren müssen. Ein konkretes Startdatum für diesen Test gibt es noch nicht, aber wir zielen auf den 25. Mai oder 2. Juni ab.
• In Summe könnten pro Tag ein Drittel der Belegschaft aus dem Office arbeiten, um den Abstand zwischen den Schreibtischen einzuhalten. Nach dem Test-Run werden wir die Mitarbeiter in fixe Gruppen einteilen, denen spezifische Tage zugewiesen werden, an denen sie ins Office kommen können. Um es mit den Worten eines Mitarbeiters zu sagen: "Ich bin also immer im Büro, wenn auch Klaus im Büro ist, aber nie, wenn Beate da ist." Sollte es dazu kommen, dass ein Mitarbeiter positiv getestet wird, müssten wir nur die spezifische Gruppe zurück in die Heim-Quarantäne schicken. Beim Wechsel zwischen den Gruppen wird das komplette Büro desinfiziert.
• Wir behalten uns vor, alle Mitarbeiter wieder zurück ins Homeoffice zu schicken, sollten wir merken, dass die Guidelines nicht eingehalten werden, oder die Entwicklung der allgemeinen Infektionsrate (auch außerhalb Personios) wieder steigt.

Wir sind natürlich selbst sehr gespannt, ob alles klappt, und freue mich auch über Eure Anregungen und Feedback.

Viele Grüße

Martina

Hallo Martina, vielen Dank für deinen Input, das hilft mir viel weiter. Wir haben unsere Büroöffnung auf nächsten Montag geschoben, so dass wir noch eine Woche Zeit haben alles vorzubereiten.

Wir haben eine Umfrage gemacht, nachdem “erstmal” noch nicht soviele zurück wollen, also perfekt für einen Testlauf.

Wir wollen noch ein kleines Comeback-Präsent vorbereiten, so eine Art Survivalpaket auf jedem benutzbaren Schreibtisch, darin sollten eigentlich auch Masken enthalten sein, am besten mit Firmenlogo gebrandet, hat da jemand vielleicht einen heißen Tipp?

Die Bilder Idee finde ich sehr gut!

Hallo zusammen,

vielen Dank für die zahlreichen Tipps. Wir überlegen aktuell, wie wir zum einen allen Mitarbeitenden aus dem Home Office eine Übersicht ermöglichen, wie viele Personen schon im Office sind, und zum anderen wie wir nachhalten können, wer wann im Office war, falls im schlimmsten Fall eine Infektionskette nachverfolgt werden muss.

Unser Gedanke war hierfür, bei den Abwesenheiten die Kategorie “Office” anzulegen (auch wenn es merkwürdig klingt), da somit über die Genehmigungsfunktion der Abwesenheit zum einen die Führungskraft den Überblick behält und zum anderen über den Kalender jeder Mitarbeitende die Möglichkeit hat einzusehen, wie viele Personen sich bereits im Office aufhalten. Parallel soll dann in den Anwesenheiten die jeweilige Office-Zeit mit einem Vermerk hinterlegt werden, da es ja manchmal nur stundenweise Anwesenheiten sind.

Habt ihr andere / bessere Ideen oder vielleicht sogar Erfahrungen mit alternativen Tools, die zu diesem Zweck eingesetzt werden können?

Viele Grüße

Dani