Happy Friday @Cosima Christian 

super Diskussion die Du da angestoßen hast! Hast Du bereits erste Gedanken/ Themen die Du im Rahmen der Dienstanweisung/ Regelwerk abdeckt haben möchtest? 

Ich verlinke ein mal ein paar User*innen für den Austausch und Best Practices:
@SarahNTE @Palina Dvoeglasov @melanie.krings @AnBa  

Klinkt Euch gerne mit ein und teilt Eure Erfahrungen in den Kommentaren. 

Schönes Wochenende Euch allen und beste Grüße,
Melissa

Guten Morgen,

wichtig zu klären in meinen Augen:

• Wer trägt welche Kosten
• Welche Kosten werden ggf. erstattet
• Welches Fahrzeug/welche Fahrzeugkategorie steht wem zu
• Wer darf das Fahrzeug nutzen (Familienangehörige etc.)
• Welche Pflichten gehen mit dem Fahrzeug einher (Reinigung, etc...)
• Unter welchen Umständen wird das Fahrzeug eingezogen

Aber das sind bei uns alles Dinge, die im Dienstwagenüberlassungsvertrag geregelt sind. Zusätzliche Anweisungen wären bei uns bspw. die Parkplatzordnung (welche Fahrzeuge parken wo).

In welche Richtung gehen denn deine Überlegungen?

Aus gegebenem Anlass schieb ich nochmal was hinterher:

• klärt den Umgang mit Strafzetteln

Ich kenne hier unterschiedliche Vorgehensweisen, alle mögen legitim sein, aber es muss/sollte geklärt sein.

@Cosima Christian Hallo Cosima, in meiner Welt ist das vor allem ein Finance- und kein HR-Thema, d.h. extrem wichtig ist die Einbeziehung von Finance, wobei wie gesagt eigentlich Finance die volle Verantwortung übernehmen sollte. Der Dienstwagen berührt früher oder später die Reisekostenrichtlinie bzw. taucht darin auf und auch diese ist m.E. kein HR-, sondern ein Finance-Thema, da viel Buchhaltung und viel Steuern eine Rolle spielen.

HR erscheint eigentlich nur auf der Bildfläche im Rahmen des On- und Offboardings bzw. im Rahmen der Vertragsverhandlungen mit einem neuen MA. VG!

Hallo zusammen,

vielen Dank für eure Rückmeldungen. Prinzipiell haben wir bereits einen Dienstwagenvertrag der die genannten Dinge definiert. Es geht eher um eine Art interne Richtlinie für die Führungskräfte:

• Wer bekommt einen Dienstwagen

• Wie hoch darf der Bruttolistenpreis bzw. die Leasingrate sein

• Umgang mit Schäden (steht auch für den MA im Dienstwagenvertrag)

• Bestell-, Wartungs- & Abgabeprozess.

Liebe Grüße
Cosima

Wir sind in der “unglücklichen” Situation, dass wir sehr viel händisch machen. Das ist der Unternehmenshistorie geschuldet (kleiner Handwerksbetrieb und so...). Wir haben daher kein zentrales Tool/keine Software zur Verwaltung des Fuhrparks und arbeiten auch nur mit einem einzelnen Autohaus zusammen. 

Es gibt aber ganz tolle Lösungen, die hier relativ viel Arbeit abnehmen. Da kann der BLP bzw. die Leasingrate pro “Ebene” festgelegt werden, das Fahrzeug kann dort konfiguriert und bestellt werden, die Servicetermine werden dort festgehalten und sogar die Tank-/Ladeabrechnung kann integriert werden. 

Wenn ich für den Fuhrpark verantwortlich wäre, würde ich definitiv auf eine Softwarelösung beharren. Bei uns läuft da leider ganz viel über verschiedene Excel-Tabellen...

@Cosima Christian Die sehr berechtigten und wichtigen Fragen, die Du aufwirfst, sind m.E. nach entweder von der GF oder Finance zu beantworten (je nachdem, wie groß das Unternehmen ist, um das es geht und was für eine Struktur es hat). Lediglich der letzte Punkt ist als On/Offboarding-Thema ein HR-Thema. VG!

Hallo @Nina Hellmann, da hast du recht. Die Fragen haben wir bereits geklärt und möchten es nun als Prozessbeschreibung niederschreiben und daher möchten wir gerne von euch wissen, ob ihr vielleicht ein Muster für eine solche Prozessbeschreibung habt.

Wir haben 260 Mitarbeitende und wollen aus dem HR gern unterstützen, da Anfragen zu diesem Thema regelmäßig bei uns eingehen. Was irgendwie auch verständlich ist, weil es sich um ein MA-Thema handelt. Wir haben keinen Dienstwagenpool, sondern die Mitarbeitenden bekommen nach Absprache mit ihrer Führungskraft einen Dienstwagen. Dies wird natürlich als Gehaltsextra gesehen und landet daher immer wieder bei uns im HR Admin/Payroll Bereich. :)

Obwohl wir zwei Fuhrparkmanager haben, die sich um den Bestell-, Wartungs- und Abgabeprozess kümmern, sehen sie sich nicht in der Verantwortung, eigenständig einen Prozess zu beschreiben. Daher haben wir angeboten, sie bei der Erstellung zu unterstützen, da die Anfragen letztendlich sowieso häufiger bei uns landen und mit einer Prozessbeschreibung gegengewirkt wird.

Liebe Grüße
Cosima

Hi, 

ich kenne das so, dass es quasi zwei Vereinbarungen gibt. Einmal eine Richtlinie / Vereinbarung, wer welches Auto in welcher Höhe erhalten darf, bei welchen Positionen oder nach welcher Zeit ist ggf. ein Auto als Gehaltsbestandteil nachzuverhandeln, bei welchen Positionen steht es von vornherein fest, dass der MA ein Auto erhält (Außendienst). Darin sollte aber auch festgelegt werden, welche Marken bestellt werden dürfen, sollen es feste Modelle sein oder darf innerhalb eines festgelegten BLP der dann auch entsprechend im Arbeitsvertrag bzw. Änderungsvereinbarungen festgelegt wird, bestellt werden. hier sollte auch klar geregelt werden, wie der Fuhrpark die Infos erhält wer welches Auto bestellen darf etc. 

Im Anschluss gibt es dann eine s.g. Dienstwagenüberlassungsvereinbarung, die bei uns als Anlage des Arbeitsvertrages gilt. In diesem Dokument sollte bspw. Rechte und Pflichten des AN / AG im Umgang mit dem Fahrzeug, Nutzung der Tankkarte auch für Wäschen, Öl etc., sowie wer darf das Auto noch fahren, wo ist es geographisch versichert, wie werden Schäden gemeldet, wer zahlt Bußgelder, Führerscheinkontrollen etc. geregelt sein.  

@Cosima Christian Ich bin mir gerade nicht sicher welches Dokument du benötigst? 

wir haben Nr. 2, Nr. 1 ist eher eine “lose Vereinbarung” bzw. die Marken / Autohäuser sind klar und der BLP wird vereinbart und es wird abgesprochen, ob das in die allg. Range passt und ist bspw. für den Außendienst immer gleich. Die Techniker, die das Fahrzeug nicht privat nutzen dürfen, erhalten ein vergebenes Modell. 

Liebe Grüße