Hallo @KimQuack,

wir haben leider keine Vorlagen für On/Offboarding für Mutterschutz. Aber vielleicht findet sich noch jemand hier in der Community mit einem Best-Practice Beispiel dazu.

Liebe Grüße 

Oana

Hi Kim,

wir hatten vor einiger Zeit auch schon einmal versucht eine On- Offboarding Vorlage für Elternzeit zu erstellen. Wir sind allerdings schnell daran gescheitert, da sich die Vorlagen am Ein- bzw. Austrittsdatum orientieren und wir keinen Austritt bei Elternzeit eingeben. Das würde z.B. unsere Reports direkt zerstören. Und das Eintrittsdatum ist dann teilweise auch schon Jahre her…. 

Wir haben keine gute Lösung bisher gefunden und arbeiten mit manuellen Checklisten. Aber vielleicht hat noch jemand anderes eine Idee :)

Liebe Grüße

Laura

Hallo Ihr Lieben,

@KimQuack tolle Diskussion die Du hier angestoßen hast! Ich würde Deinen Beitrag eben auf unserer Startseite anheften, so bekommt er etwas mehr Visibilität. 

@TinaB @Ibbi @Cosima Christian @Stephanie Burgdorf habt Ihr evtl. ein paar Best Practices? Teilt sie gerne in den Kommentaren!

Liebe Grüße,
Melissa

Au ja - das fände ich super. Ich fände es eh super sinnvoll, vorgefertigte Vorlagen zur Verfügung zu stellen, die man dann je nach Bedarf umändern und anpassen kann. Weil ich denke, dass unsere aller Onboardingvorlagen z.B. nicht groß anders aussehen !

Freue mich auf eure Best Practices

Liebe Grüße aus Köln

Kim

Hallo zusammen,
ich kann mich @Arual nur anschließen. Eine Abbildung des Weggangs bzw. Wiedereinstieg bei Mutterschaft & Elternzeit ließ sich für uns auch nicht über das On- & Offboarding abbilden. 
Wir hoffen auf eine Lösung mit Workflow Automations. Aber das sieht aktuell auch eher schwierig aus.
Wir haben aktuell auch einen manuellen Ablauf/Aufwand für diese Themen.
Viele Grüße
Cosima

Wäre sowas nicht eigentlich sehr gut in den Workflows verortet?

Also, wenn es dort als datumsabhängigen Trigger das Attribut “Mutterschutz” gäbe. Oder noch besser: wenn alle angelegten Abwesenheitsarten und deren Beginn auswählbar wären als Trigger, da bei uns zum Beispiel viele Mitarbeiterinnen direkt ins Beschäftigungsverbot gehen müssen und somit das ganze “OffBoarding”-Prozedere schon viel früher als mit dem Mutterschutz beginnt.

Hallo Kim,

ich habe mich vor Kurzem auch damit auseinandergesetzt und mich hier ein wenig belesen. Wir machen es jetzt so, dass es verschiedene “Onboarding”-Prozesse gibt:

1. Mitarbeiterin gibt Schwangerschaft bekannt - bei diesem Onboarding-Prozess hat nur HR etwas zum Erledigen (Bestätigung schreiben, Ämter informieren, Urlaub anpassen, Vorgesetzten über Resturlaubstage informieren, zum Schluss alle relevanten Abteilungen über Start des Mutterschutz per automatischer Mail informieren) → sobald hier alles erledigt ist, wird der 2. Onboarding-Schritt aktiviert
2. Kurz bevor die Mitarbeiterin in Mutterschutz geht (hier sind jetzt alle anderen Abteilungen dabei - z.B. EDV für Rückgabe Equipment, Löschung aus der Telefonliste, etc.) → sobald hier alles erledigt ist, wird der 3. Onboarding-Schritt aktiviert
3. Nach der Geburt - hier gibt es wieder nur Aufgaben für die HR - Kind im System eintragen, Elternzeit-Bestätigung schicken, Elternzeit eintragen etc.

Wenn du unsere genauen Punkte wissen möchtest, meld dich einfach nochmal. Und ja, die Schritte erscheinen gleich rot, allerdings ist dies nicht so schlimm. 

Liebe Grüße und viel Erfolg,

Sabrina 

Hallo Sabrina,

bildet ihr eure “Onboarding.Prozesse” mit Workflows über Automatisierungen in Personio ab? Welchen Trigger nehmt ihr dann um z.B. euren Schritt 1. Mitarbeiter gibt Schwangerschaft bekannt, zu starten?

Ich beschäftige mich auch derzeit mit dem Thema, finde aber keine passenden Trigger, um den Workflow auszulösen.

Vielen Dank und lg

Isa

Hallo Isa,

jede Abteilung hat eigene Onboarding-Schritte und arbeitet diese unabhängig von anderen Abteilungen ab. Ich muss dazu sagen - unsere Firma ist mit ca. 170 Mitarbeitern nicht wahnsinnig groß und viele Schwangere haben wir auch nicht. Vielleicht tun wir uns daher etwas leichter. 

Letztendlich - die Mitarbeiterin gibt ihre Schwangerschaftsbestätigung ab und ich starte in dem Moment auch schon den 1. Onboarding-Workflow bei dem nur Aufgaben für die HR Abteilung existieren. Ca. 1 Woche bevor die Mitarbeiterin in die Auszeit geht (entweder gleich Mutterschutz oder erst noch Urlaub) starte ich den 2. Onboarding-Workflow - bei dem auch andere Abteilungen ihre Aufgaben erhalten. Wann ich diesen Prozess starte, muss ich mir merken, bzw. nachdem es als “To Do” im ersten Onboarding-Workflow noch als “offen” steht, werde ich eh täglich daran erinnert.

Nachdem dann die Mitarbeiterin entbunden hat und uns die Geburtsurkunde einreicht - und alle Aufgaben aus Step 2 erledigt sind, starte ich den 3. Onboarding-Workflow. Dieser betrifft dann wieder nur Aufgaben für die HR Abteilung. Sobald die Mitarbeiterin wieder bei uns startet, gibt es den 4. Onboarding-Workflow der dann wieder mehrere Abteilungen betrifft.

Ich hoffe, ich konnte dir mit dem kleinen Einblick, wie es bei uns läuft, etwas weiterhelfen.

LG

Sabrina 

Hallo Sabrina,

vielen Dank für deine schnelle Rückmeldung und ausführliche Erläuterung.

Eine Sache ist mir noch nicht ganz klar: Wenn die Mitarbeiterin ihr Schwangerschaftsbestätigung abgibt, welches Trigger Event nimmst du dann zum Starten des Workflow? Hochlade eines Dokuments in der Kategorie Mutterschutz? Oder welches?

Vielen Dank und lg

Isa

Hallo Isa,

wir machen es ganz einfach - die Mitarbeiterin gibt mir die Bestätigung und ich “aktiviere” dann den neuen Onboarding-Workflow. Dieser wird also nicht automatisch ausgelöst sondern von mir manuell zugewiesen. Ggf. gibt es andere Möglichkeiten, aber wie gesagt - nachdem wir vielleicht 1 oder 2 Schwangere im Jahr haben, ist der Prozess so für uns gut händelbar.

LG

Sabrina