Vollständig digitale Personalakte

Guten Morgen liebe @Heike_ 😊

es freut mich sehr, dass Du Dich an die Community wendest, um Best Practices zur Dokumentenablage in Personio einzuholen. Ich werde einmal ein paar Mitglieder verlinken, die sich gerne mit Dir zu den genannten Themen austauschen und Erfahrungen teilen können: @AM_HR @Lautmacher @Mine 🚀

💡 Deine Frage wurde außerdem auf der Homepage angepinnt, damit sie etwas mehr Sichtbarkeit bekommt.

Liebe Grüße,
Melissa

Hallo zusammen,

sehr wertvoller Punkt. Wir haben auch schon mehrfach festgestellt, dass ein Logfile für die Administratoren fehlt, in dem alle Änderungen chronologisch dokumentiert sind (wer hat wann was geändert), sowohl was die Dokumente angeht, als auch die Attribute.

Liebe Grüße

Cornelia

Hallo @Heike_  und alle Anderen,

wir sind gerade dabei unsere papierbasierten Akten digitalisieren zu lassen und werden diese in Personio mit den bisherigen Möglichkeiten als “digitale Personalakte” führen. Allerdings archivieren wir unsere Papierakten, so dass wir den Zugriff auf die Originale nicht verlieren. Alle über Personio erstellten Dokumente werden allerdings auch direkt in Personio hinterlegt und finden nicht den Weg in die Papierakten. Eine doppelte Datenpflege wollten wir uns ersparen.

Zum Thema Löschfristen muss man zudem sehr vorsichtig sein, was die Vernichtung von Unterlagen angeht, da diese unterschiedliche Aufbewahrungsfristen haben. Daher auch die Entscheidung die Akten weiterhin im Zugriff zu behalten. 

Ob in Zukunft auf eine reine digitale Akte zugegriffen werden kann, wage ich aufgrund der hohen Hürden zu bezweifeln, wäre aber natürlich sehr wünschenswert. 

VG

Jan 

Hallo zusammen, 

vielen Dank für eure zahlreichen Rückmeldungen und Erfahrungen. 

Wir werden dann wohl auch erstmal zweigleisig Fahren - d.h. alle im Original erforderlichen Dokumente werden wir weiterhin in unseren Papierakten aufbewahren. Alle anderen Dokumente werden wir nur in Personio abgelegen. 

Und wir hoffen sehr darauf, dass es irgendwann in der Zukunft eine voll digitale Lösung durch Personio gibt 🤞🏻

Viele Grüße 

Heike 

Hallo @Dash,

wir haben als HR-Team in ca. 6 halben Tagen alle Akten gesichtet und sortiert. Nicht nur thematisch, sondern auch hinsichtlich überflüssiger und unnötiger Dokumente. Das Digitalisieren hat ein Dienstleister übernommen. Durch unsere Vorarbeiten waren die Kosten daher überschaubar. 

Viele Grüße

Jan

Guten Morgen @Dash ,

nein, der DL hat keinen Zugriff auf Personio. Die Daten werden wir über eine sftp-Verbindung abrufen und dann per Massenupload in Personio hochladen. Die Bezeichnung der Dateien wurde im Vorfeld mit dem DL abgestimmt, so dass sowohl Personalnummer, als auch Kategorie und Dokumententyp Bestandteil des Dateinamens sind. So werden die Dokumente direkt den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet. So zumindest die Theorie 😉 Der Schritt des Uploads erfolgt wahrscheinlich diese oder kommende Woche. 

VG

Jan