Guten Morgen liebe @Heike_ 

es freut mich sehr, dass Du Dich an die Community wendest, um Best Practices zur Dokumentenablage in Personio einzuholen. Ich werde einmal ein paar Mitglieder verlinken, die sich gerne mit Dir zu den genannten Themen austauschen und Erfahrungen teilen können: @AM_HR @Lautmacher @Mine 

Deine Frage wurde außerdem auf der Homepage angepinnt, damit sie etwas mehr Sichtbarkeit bekommt.

Liebe Grüße,
Melissa

Moin @Heike_ 

ich habe mich noch nicht so ausführlich mit der Richtlinie beschäftigt, aber was ich weiß ist, dass alles nachvollziehbar dokumentiert und verwaltet werden muss um die Integrität der Dokumente zu gewährleisten.

Das kann Personio meiner Ansicht nach bisher nicht.

Aktuell können zwar Dokumente digitalisiert - also hochgeladen - werden, aber es fehlt jeglicher Nachweis wer/wann/was hochgeladen / erstellt hat oder welche Änderungen ggf. wann und von wem am Dokument vorgenommen wurden.

Selbst die Löschung von Dokumenten kann aktuell nicht nachvollzogen werden - lösche ich als Admin ein Dokument ist es schlicht und einfach weg. Erfährt niemand Als hätte es das Dokument nie gegeben.

→ Korrigiert mich gern, wenns anders ist, aber bisher habe ich nichts dergleichen gefunden.

Für mich steht daher schon ohne mich näher damit beschäftigt zu haben fest, dass eine vollständige digitale Personalakte derzeit mit Personio leider nicht abbildbar ist.

Hallo zusammen,

sehr wertvoller Punkt. Wir haben auch schon mehrfach festgestellt, dass ein Logfile für die Administratoren fehlt, in dem alle Änderungen chronologisch dokumentiert sind (wer hat wann was geändert), sowohl was die Dokumente angeht, als auch die Attribute.

Liebe Grüße

Cornelia

Hallo zusammen, 

der Datenschutz ist sehr komplext. 
A) man begeht ein Datenschutzvergehen, wenn man zu schnell entsorgt (digital wie analog)
B) man begeht ein Datenschutzvergehen,wenn man zu lange aufbewahrt (digital wie analog)

Analog hat man meist im Griff, Ordner auf, Datenschutztonne rein, Fertig. 
Digital sieht es schon schwieriger aus. 

Digitales Löschungskonzept? Software unterstützt? 

LG
​​​​​​​Andrea

 

Hallo @Heike_  und alle Anderen,

wir sind gerade dabei unsere papierbasierten Akten digitalisieren zu lassen und werden diese in Personio mit den bisherigen Möglichkeiten als “digitale Personalakte” führen. Allerdings archivieren wir unsere Papierakten, so dass wir den Zugriff auf die Originale nicht verlieren. Alle über Personio erstellten Dokumente werden allerdings auch direkt in Personio hinterlegt und finden nicht den Weg in die Papierakten. Eine doppelte Datenpflege wollten wir uns ersparen.

Zum Thema Löschfristen muss man zudem sehr vorsichtig sein, was die Vernichtung von Unterlagen angeht, da diese unterschiedliche Aufbewahrungsfristen haben. Daher auch die Entscheidung die Akten weiterhin im Zugriff zu behalten. 

Ob in Zukunft auf eine reine digitale Akte zugegriffen werden kann, wage ich aufgrund der hohen Hürden zu bezweifeln, wäre aber natürlich sehr wünschenswert. 

VG

Jan 

@AM_HR 
Hallo Jan, 
genau dies, die unterschiedlichen Fristen in Personalakten machen es so schwierig. Eigentlich bleibt uns nichts anderes übrig als händisch auch digitale Unterlagen zu löschen. 
So schwer es mir fällt. Wir behalten parallel die Papierakte und bilden so viel wie möglich in Personio ab. 
Mal sehen was die digitale Zukunft bringt. 

VG
Andrea

Hallo zusammen, 

vielen Dank für eure zahlreichen Rückmeldungen und Erfahrungen. 

Wir werden dann wohl auch erstmal zweigleisig Fahren - d.h. alle im Original erforderlichen Dokumente werden wir weiterhin in unseren Papierakten aufbewahren. Alle anderen Dokumente werden wir nur in Personio abgelegen. 

Und wir hoffen sehr darauf, dass es irgendwann in der Zukunft eine voll digitale Lösung durch Personio gibt 

Viele Grüße 

Heike 

Hallo Jan @AM_HR ,

wer macht das denn bei euch, habt ihr das intern gelöst (durch z.B. Werkstudenten oder so) oder einen externen Dienstleister?

Beste Grüße

Dash

Hallo @Dash,

wir haben als HR-Team in ca. 6 halben Tagen alle Akten gesichtet und sortiert. Nicht nur thematisch, sondern auch hinsichtlich überflüssiger und unnötiger Dokumente. Das Digitalisieren hat ein Dienstleister übernommen. Durch unsere Vorarbeiten waren die Kosten daher überschaubar. 

Viele Grüße

Jan

Danke, Jan.

Gerne kannst du mir den mal per PM schicken oder hier posten, sofern erlaubt.

Hatte er dann direkten Zugriff auf Personio oder musstet ihr die Zuordnung dann selber machen?

Beste Grüße

Dash

Guten Morgen @Dash ,

nein, der DL hat keinen Zugriff auf Personio. Die Daten werden wir über eine sftp-Verbindung abrufen und dann per Massenupload in Personio hochladen. Die Bezeichnung der Dateien wurde im Vorfeld mit dem DL abgestimmt, so dass sowohl Personalnummer, als auch Kategorie und Dokumententyp Bestandteil des Dateinamens sind. So werden die Dokumente direkt den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet. So zumindest die Theorie  Der Schritt des Uploads erfolgt wahrscheinlich diese oder kommende Woche. 

VG

Jan

Dann viel Erfolg und hoffentlich klappt das alles so. Berichte gerne.

Beste Grüße

Dash