Liebe Community,
heute teile ich mit Euch ein weiteres Beispiel, wie wir bei Personio unser eigenes Tool nutzen.
Ich weiß wie schwierig es für Unternehmen jeglicher Größe sein kann, alle Mitarbeiterdaten zu vervollständigen, zu verwalten und zu aktualisieren. Vor allem in unserer kontinuierlichen Wachstumsphase, macht es unser Leben sehr viel einfach das alles in einem System zu haben. Was wir besonders an Personio schätzen, ist die leicht zugängliche und genaue Datenspeicherung.
In Personio könnt Ihr in jedem Mitarbeiterprofil mehr als 200 verschiedene Informationsattribute zu jede*r Mitarbeiter*in speichern.
Hier ein Auszug der Infos, die wir alle in den Mitarbeiterprofilen sammeln:
Ein paar Standardattribute wie Adresse, Geburtstag, Team, Kostenstelle, Bankverbindung, etc.
🛼 Außerdem auch eine öffentliche Sektion mit “persönlichen” Infos zu den Sprachen die gesprochen werden können, Hobbies, Lieblingsorte und Reiseziele. Die eigenen Attribute können von den Mitarbeitenden selber ausgefüllt werden. So können sich Mitarbeitende in einer Firma besser kennenlernen und gemeinsame Interessen entdecken.
Ganz wichtig bei uns ist auch die präferierte T-Shirt Größe, da wir unsere Mitarbeiter*innen gerne mit neuen Hoddies & Co. überraschen (das ist aber natürlich auf freiwilliger Basis).
Für den Fall der Fälle auch den Notfallkontakt.
Wir tracken auch die Job-Familien, die Ebenen eines Mitarbeiters sowie das Datum der letzten Gehaltserhöhung, sodass wir bei Bedarf darüber berichten können.
Wir tracken auch die Führungsrolle einer Person in unserer Firma und haben diese mit Slack-Channel-Automatisierungen verknüpft, so ass bestimmte Mitarbeiter*innen automatisch in verschiedene Slack-Channels für Führungskräfte aufgenommen werden.
Und noch vieles mehr!
Die Genauigkeit all dieser Daten ist essentiell für den Erfolg unserer Arbeit und ermöglicht es uns Personio als “Single-Source-Of-Truth”, also unsere Quelle der Wahrheit zu nutzen. So können wir jederzeit aktuelle Berichte abrufen und historisch nachvollziehen wann welche Änderung von unseren Mitarbeiter*innen getätigt wurde.
Terminierbare Attributsänderungen
Mit Hilfe der terminierbaren Attributsänderungen, können wir die Daten eines Mitarbeitenden auch wenn sich diese in einigen Wochen oder Monaten ändern, im Voraus in das System eingeben. Dabei kann ein Termin für das Inkrafttreten der Änderung festgelegt werden und das System ändert die Angabe zum gewünschten Zeitpunkt. Das ist für uns sehr praktisch, wenn sich beispielsweise die private Adresse ändert oder eine Gehaltserhöhung ansteht.
Ihr könnt mehrere aufeinanderfolgende Änderungen für ein Attribut eingeben (z. B. zwei künftige Adressänderungen). Diese werden bei dem entsprechenden Attribut in chronologischer Reihenfolge untereinander dargestellt.
Alle Infos und welche Attribute Ihr terminieren könnt, findet Ihr hier in unserem Help Center Artikel beschrieben.
Dank dieser Funktionen müssen wir uns nicht auf hunderte Notizzettel, To-Do Listen und Erinnerungen verlassen. Bei so vielen Informationen, die ich für meine Arbeit benötige, ist es für mich sehr wichtig, so viel wie möglich automatisieren zu können.
In welchen Fällen nutzt Ihr die Terminierungsfunktion? 
Viele Grüße
Lauren Gilbert - Team Lead People Operations bei Personio
Auch wir pflegen inzwischen Kleidungsgrößen, Lieblingssnacks (wichtig für Geburtstaggeschenke) und Essgewohnheiten, um bei unseren Grillevents auch wirklich alle abzuholen ;) Auch die komplette Technik, die ein Mitarbeiter von uns bekommt, wird in einer eigenen Sektion hinterlegt.