Liebe Community!
Seit heute ist unser neues eSignature Feature live und kann Euch ab sofort bei Eurer täglichen Arbeit unterstützen.
Eure Dokumentenverwaltung wird jetzt noch einfacher! Mit der elektronischen Signatur lassen sich Vertragsangebote und Mitarbeiterdokumente zukünftig nicht nur in Personio erstellen und versenden, sondern auch direkt digital unterzeichnen. Mit nur einem Klick – schnell und rechtskräftig.
eSignature bei Mitarbeiterdokumenten:
Soll ein Dokument von einem Mitarbeitenden unterschrieben werden, könnt Ihr nun dessen elektronische Signatur direkt im jeweiligen Mitarbeiterprofil unter Dokumente anfragen. Wird bei einem Dokument die Unterschrift mehrer Parteien benötigt, könnt ihr nun ein hinterlegtes Dokument mit den passenden Unterschriften-Platzhaltern versehen und die Unterschrift dann ebenfalls über Personio anfordern.
eSignature im Angebotsprozess:
Ihr könnt Angebote mit Platzhaltern für mehrere Unterschriften erstellen und diese dann im Angebotsprozess von den jeweiligen Parteien digital unterschreiben lassen.
Genaue Infos wie Ihr eSignature in Personio nutzen könnt, findet Ihr in den oben verlinkten Helpcenterartikeln in den jeweiligen Überschriften und auch hier in unserem Vlog.
FAQs - Die wichtigsten Fragen zum Thema eSignature
Wir wollen die elektronische Signatur gern nutzen, was müssen wir tun?
Für den Einsatz der elektronischen Signatur benötigt Ihr das Add-On “Productivity Plus”. Dieses Add-on können Sie zu der Professional und Enterprise-Version von Personio gemäß den Bedingungen der Ziffer 2.4 AGB hinzubuchen. Bitte wendet Euch bei Fragen dazu an unseren Kundensupport.
Sofern Euer Plan bereits das Add-On “Productivity Plus” enthält, könnt Ihr die elektronische Signatur ab sofort nutzen. Bitte beachtet, dass das Add-On “Productivity Plus” nur eine limitierte Anzahl an Dokumenten zur Unterschrift bereit stellt. Um unbegrenzt Dokumente zu verschicken könnt Ihr das Paket zur unbegrenzten elektronischen Signatur buchen.
Wir wollen die elektronische Signatur nicht nutzen, was müssen wir tun?
Ihr könnt Euren Opt-Out einfach in Personio unter “Einstellungen” > “Paket & Rechnung” > “Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)” vornehmen. Eine Nutzung von Personio ohne diese Funktion und diesen Unterauftragnehmer ist damit gewährleistet.
Ist der von Personio eingesetzte Unterauftragnehmer SIGNATURIT SOLUTIONS S.L. ein gemäß Art. 3 Nr. 19 eIDAS-Verordnung (eIDAS-VO) definierter Vertrauensdiensteanbieter, der in der Vertrauensliste gem. Art. 22 eIDAS-VO geführt wird?
Ja, SignaturIT Solutions S.L. ist ein von den spanischen Behörden als Vertrauenswürdiger Anbieter elektronischer Dienstleistungen und Vertrauenswürdiger Dritter anerkanntes Unternehmen und damit ein Vertrauensdiensteanbieter gemäß der eIDAS-Verordnung. Mehr Informationen dazu findet Ihr hier (Diese Informationen sind nur auf Englisch verfügbar). Außerdem könnt Ihr hier die Vertrauensliste der Europäischen Kommission ifinden (Diese Informationen sind nur auf Englisch verfügbar).
Welche Form der elektronischen Signatur wird in Personio angeboten?
Wir stellen Euch die fortgeschrittene elektronische Signatur gem. Art. 3 Nr. 11 eIDAS-VO zur Verfügung. Weitere generelle Informationen zur elektronischen Signatur findet Ihr hier.
Sind die mit Personios elektronischer Signatur unterschriebenen Dokumente bindend?
Grundsätzlich können Dokumente, die keiner besonderen Formvorschrift unterliegen, auch elektronisch signiert und folglich für beide Parteien verbindlich abgeschlossen werden (siehe Art. 25 Abs. 1 eIDAS-VO).
Bitte beachtet aber, dass spezielle arbeitsrechtliche Dokumente besonderen Formvorschriften unterliegen können, die zusätzliche Anforderungen an die elektronische Unterschrift stellen oder eine elektronische Unterschrift gänzlich ausschließen können. Wir empfehlen Euch bei Unsicherheiten einen Rechtsanwalt zu kontaktieren, der Euch bei der rechtssicheren Umsetzung der elektronischen Signatur in Euren Unternehmen berät.
Wir wünschen Euch viel Spaß mit dem neuen Feature!
Liebe Grüße
Selina