Neu in Personio: Die automatische Abfrage von eAUs via DATEV Integration

Hallo @Lena,

vielen Dank für die Infos und großartig, dass das jetzt funktioniert!

Wie ist das denn bei kind-krank? Dafür wird ja keine eAU erstellt und kann damit auch nicht abgerufen werden. Aber die Abwesenheitsart ist ja eigentlich genau so konfiguriert, wie die eigene Krankheit (bei uns jedenfalls) - sie gilt als “Krankheit” und es braucht einen Attest ab dem 3. Tag. 

Müssen bzw. können wir da etwas anders konfigurieren, damit der eAU-Abruf nicht gestartet wird und Fehlermeldungen aufkommen?

Vielen Dank, Christiane

Hi @Lena 

danke für den Post von heute. WIr haben alle 3 Voraussetzungen letzte Woche direkt eingerichtet und leider sieht es bei uns immer noch so aus wie bisher - also da steht nichts von “eAU angefordert”… was tun?

danke!
Luise

Hi zusammen, 

Danke für Eure Rückfragen.

@ChristianeA, bitte prüfe, ob ihr in Euren Einstellungen der Abwesenheitsart “Kind Krank” die entsprechende Kategorie “Bezahlte Freistellung wegen Krankheit eines Kindes” ausgewählt habt. - Damit wird kein Attest angefragt. 

@Luise Rück, bitte überprüfe:

• Ob der Service von Eurem Lohn/Steuerberater oder Eurem internen Experten nicht nur angefordert, sondern auch freigeschaltet wurde.
• Das neue Attribut habt ihr vermutlich ausgefüllt, nachdem Du meintest, ihr habt die 3 Schritte befolgt. 
• Habt ihr die Lohnbuchhaltung bisher auch über die Integration gemacht?
  Die meisten Angaben sollten durch die bestehenden Abwesenheitseinstellungen und die Nutzung der Lohnbuchhaltung schon gegeben sein. Um sicherzugehen, überprüfe bitte auch die “Bedingungen für den eAU Abruf” aus diesem Helpcenter Artikel.
   

Sagt gerne Bescheid, ob Euch das geholfen hat. 

Hat es schon jemand getestet? - Ich freue mich, von Euren Erfahrungen zu hören. 

Liebe Grüße
Lena

Danke, @Lena ! Ist alles richtig eingestellt. Hatte ich leider nicht mehr auf dem Schirm, dass es diese sehr differenzierten Abwesenheitsarten gibt :-)

Hi @Lena klappt jetzt, hat glaub ich einfach ein bisschen gedauert noch!

danke! 

Luise

Vielen Dank für Eure Rückmeldungen.
Super, freut mich sehr, dass es jetzt klappt! 

LG Lena

Hallo @Lena,

was genau meint ihr denn mit “anderweitig krankenversichert”? Sind damit die Personen gemeint, die z.B. in der Künstlersozialkasse sind? 

LG

Jan

Hallo @AM_HR,

im Hellpcenter wird es so erklärt, s. Hinweiskasten:

Vielleicht hilft dir das? 

Liebe Grüße

Lisa

Perfekt danke. 

Der Abruf der Arbeitsunfähigkeit ist erst einen Tag nach Überschreiten der Attestpflicht bei der Krankenkasse möglich: In der Regel ab dem 4. Tag der Erkrankung.

nach meinen Infos ist die eAU frühestens einen Tag nach AU abrufbar. Wenn sich der Mitarbeiter krankmeldet, rennt die Schnittstelle von Personio sofort los und versucht die eAU abzurufen. Wie soll das funktionieren?

Hallo @Lena, 

bei uns müssen Mitarbeiter erst ab dem 3. Krankheitstag eine AU vorlegen.

Wenn ein MA sich für einen Tag krank meldet, erscheint direkt eine Benachrichtigung mit eAU-Fehler.

Müssen alle diese Benachrichtigungen manuell entfernt werden oder wie ist der Workflow angedacht?

Danke im Voraus für deine Antwort und viele Grüße

Estelle

Hi Lena,

wir haben die DATEV Integration bei euch mitgebucht, nutzen sie bislang aber nicht.

Wir würden diese jetzt auch nur wegen dem eAU Thema nutzen wollen.

NICHT für Löhne, Gehälter oder sonst irgendwas. NUR für eAU.

GEHT das? Wenn ja, WIE, und welche Masterclass schaut man sich am besten an, um das asap umsetzen zu können?

DANKE und LG
Heidi

Hallo zusammen, 

gerne gehe ich auf die Fragen der Reihe nach ein: 

@StBMH, Personio prüft für jeden Zeitraum, in dem der Mitarbeiter eAU-berechtigt ist und für diese Abweseneheit eine Bescheinigung erforderlich ist, ob eine eAU Bescheinigung vorliegt. AUch wenn die Bescheinigungspflicht erst ab dem dritten Tag besteht, fordert Personio diese ab dem ersten Tag der Abwesenheit an. Also über den gesamten Zeitraum der am Stück eingetragenen Abwesenheit. In dem Video wird das auch gezeigt, vielleicht hilft das auch nochmal bei der Veranschaulichung. 

@Estelle, ich musste hier eine Korrektur vornehmen. Die Funktion ist noch recht neu, entschuldige, ich habe mich nochmal informiert! 
Es ist aktuell ganz normal, dass ab dem ersten Tag der Abwesenheit Krankheit ein Attest angefragt wird. Im ersten Schritt hat sie den Status “Ausstehend”, hier musst Du noch nichts machen, das ist ganz normal bei einer eintägigen Abwesenheit. Nachschauen musst Du lediglich, sofern der Status “nicht verfügbar” oder ein Fehler ausgegeben wird. In den nächsten Tagen wird auch das Personio Product Update Webinar, in welchem die Funktion gezeigt und ausführlich erklärt wurde in der Community hochgeladen, das ist sicher auch hilfreich. 

@HeiBoi1981, ja es ist möglich ausschließlich die eAUs abrufen zu können, ohne Personalinformationen und Dokumente über die Integration zu verschicken. Mit etwas mehr Hintergrund, es ist möglich, da es weder über LIDS noch über LADS sondern den neuen LAUDS (Lohnaustauschdatenservice) geht. In diesem Helpcenter Artikel wird das beschrieben. 
Der Service muss einmalig eingerichtet und autorisiert werden, hier findest Du weitere Infos dazu.

Ich hoffe, das hilft Euch weiter. 
Liebe Grüße
Lena

Hallo zusammen, 

cool, dass das da ist!

Wie läuft das denn, wenn der MA seinen Krankheit zerstückelt anlegt?

Das ist ja immer wieder ein Problem, weil ein MA statt eine Abwesenheit, die 3 Tage lang ist anzulegen, 3 einzelnen Krankheitstage anlegen kann. Wenn ich dich richtig verstehe, @Lena, dann wäre für diese Abwesenheit ja gar keine Bescheinigung erforderlich (weil es nur einzelne Tage sind) und Personio würde nichts anfragen. Kann man den Prozess dann irgendwie manuell starten?

Lg

Pauline

Hi @PaulineSch,

Gut, dass Du das fragst. Ja, das war in der Vergangenheit schon immer ein Punkt und für diejenigen mit Datev Integration ist die Thematik gelöst. 

Die Integration prüft unabhängig von der Dauer der eingetragenen Abwesenheit auf eine eAU. So ist sichergestellt, dass auch bei falsch eingetragenen Abwesenheiten oder auch einzelnen Abwesenheiten eine Abfrage gemacht wird und die Abwesenheit vom HR-Management angepasst werden kann.

Die eAU wird gefunden, sobald sich mindestens ein Tag in der eingetragenen Abwesenheit mit dem Zeitraum einer eAU überschneidet. Weitere Informationen für einen eAU Abruf, insbesondere zu den Bedingungen im Mitarbeiterprofil und den Einstellungen der Abwesenheitsart, sind hier erklärt. 

Beispiel: Wenn bspw. 3 einzelne Tage nacheinander eingetragen werden, dann wird die eAU in allen 3 Abwesenheiten in Personio angezeigt. Die Anzeige ist mehrfach, auch wenn es eigentlich nur eine eAU gibt. In DATEV ist sie nur einmal enthalten. 

FYI: Morgen beim Personio Product Update sind auch unsere Produkt-Experten mit dabei, um Eure Fragen direkt im Webinar beantworten zu können. 

Liebe Grüße
Lena

Updated: 04.05.2023

Hey @Lena,

können wir die Integration denn manuell starten? Oder wie sollen wir vorgehen, wenn das gemacht wird? Muss das dann weiterhin manuell selber gemacht werden (zB mit sv.net) oder können wir das trotzdem aus Personio abrufen?

Hi @PaulineSch,

ich muss mich korrigieren, meine Kollegin aus dem Produkt-Bereich hat mich eben darauf hingewiesen, dass der Abruf auch funktioniert, wenn Mitarbeitende ihre Krankheit zerstückelt eintragen. 
Ihr müsst demnach nichts manuell starten. 

Ich korrigiere meinen Kommentar von gestern. :) 

Liebe Grüße
Lena

Hey @Lena,

das sind ja richtig gute News, cool danke!

Eine Frage hätte ich allerdings trotzdem zu dem manuell starten: 

Können wir die Integration irgendwie triggern für Krankheiten, die bereits beantragt sind? Also im Prinzip die gleiche Frage nochmal: Können wir den Aufruf manuell starten? (in diesem Fall aber für Krankheiten, die bereits eingestellt worden, bevor der eAU Service autorisiert war)

Lg

Hallo Lena,

vielen Dank für die ganzen Infos. Der eAU-Abruf ist genau das, was wir gesucht haben. Habt ihr gut gelöst.

Was wir noch vermissen, ist eine schnelle Übersicht, welche eAUs noch den Status ausstehend haben. Gibt es da etwas? Aktuell müssen wir uns irgendwo vermerken, dass uns dieser Nachweis noch bei bestimmten MA fehlt.  

Dazu die Frage: Vorher gab es die Erinnerung für den MA/Genehmiger, dass ein Attest hochgeladen werden muss. Dieser entfällt jetzt durch die eAU-Anforderung, korrekt? Kann diese Erinnerung eventuell für die Genehmiger genutzt werden - in Bezug auf meine obere Frage?

Vielen Dank für deine kommende Rückmeldung.

Heute wurde im Product Update angesprochen, das es eine Bestätigung gibt, wenn eine AU vorliegt. Dies vermisse ich aber, man muss in jedem MA Profil schauen, ob was da ist. sehr umständlich

Ja, das geht mir auch so, hier brauchen wir umgehend eine Auswertung, mit der das alles geprüft werden kann. In jeden MA zu gehen, ob die Abfrage geklappt hat, ist sehr bzw. zu zeitaufwendig.

Hi zusammen,

Ich gehe nacheinander auf die neuen Fragen ein.

@PaulineSch, ja es können auch rückwirkend eAUs abgerufen werden. Um das zu triggern, muss die Abwesenheit neu in Personio eingestellt werden. Diese FAQs erläutern weitere Spezialfälle, wie diesen hier. Vielleicht ist das ja interessant für Dich/Euch. 

@Andreas Pikusch, aktuell gibt es noch keine Übersicht der ausstehenden eAUs. Unserem Produkt-Team ist jedoch bekannt, dass dies gewünscht ist, es wurde auch im Product Update von letzter Woche angesprochen.
Die Genehmigenden erhalten eine Meldung für jede Statusänderung, eine Fehlermeldung oder auch, wenn kein Zertifikat verfügbar ist.
Falls keines verfügbar ist: DATEV setzt grundsätzlich ein Datum, nach dem nicht mehr nach einer eAU gesucht wird, dies ist in der Regel nicht länger als 14 Tage. Nach diesem Zeitraum, wenn keine eAU vorhanden ist, ändert sich der Status, dass keine eAU gefunden ist. Um den Abruf erneut zu triggern, könnt ihr den Abwesenheitszeitraum in Personio neu erstellen, dadurch wird erneut ein eAU Antrag ausgelöst.
Im Status “Ausstehend” muss also noch nichts aktiv von Euch gemacht werden. Erst wenn ein Zertifikat dann nicht verfügbar ist oder ein Fehler vorliegt, müsstet ihr aktiv werden und ggf. mal nachforschen, was da los ist. Das bekommt ihr als Benachrichtigung in der Inbox mit.

@MaCherie1 & @allwehaveisnow: Ich habe mit unserer Produkt-Expertin gesprochen, sie meinte, sie ist schon mit Euch im Austausch.
Sollte das bei anderen auch eine Thematik sein, prüft bitte Eure allgemeinen Benachrichtigungen, ob diese aktiviert sind und falls es daran nicht lag, wendet Euch bitte bei meinen Kolleg*innen aus dem Support, via Hilfe > Antworten finden. :) 

PS: Das Personio Product Update Recording ist nun auch online, falls ihr reinschauen wollt. :) 

Liebe Grüße
Lena

Hallo @Lena und alle: Jetzt habe ich die Benachrichtigung gefunden: In der INBOX wird es angezeigt - bei mir allerdings nicht auf dem Dashboard. Aber jetzt weiß ich ja, wo ich suchen muss … 

Eine direkte Nachricht auf dem Dashboard oder per Mail gibt es nicht, richtig?

Danke und LG Christiane

@Lena bei uns wird es gar nicht angezeigt. Liegt das daran, das ich nicht im Genehmigungsprozess hinterlegt bin?

@Lena Vielen Dank für dein Feedback.

Gibt es eine Möglichkeit alle Meldungen in der Inbox auf die vom Mitarbeiter hinterlegte Mailadresse zusenden?

Ein aktives reinschauen in die Inbox heißt ein weiteres Informationsmedium aktiv zu nutzen. Das wäre nicht ganz so charmant…