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Wird der Audit Trail für Rechtsverbindlichkeit der elektronischen Signatur hinterlegt?


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Hallo, wir nutzen die elektronische Signatur von Personio für Arbeitsverträge und andere Dokumente. Uns ist wichtig die Dokumente auch regelmäßig zu sichern falls es bei Personio wie auch immer mal einen Ausfall gibt oder man ggfs. auch eines Tages nicht mehr damit arbeitet aber noch Aufbewahrungs- und Nachweisfristen hat. Um die Signaturen nachzuweisen benötigt man den Audit Trail. Ich möchte den aber ungern händisch pro Dokument herunterladen um diesen zu sichern. Sinnvoll wäre es dieser ist bei der Dokumentensicherung automatisch mit inkludiert. Ist das denn bereits so Personio-Team? Ich habe dazu keine Information beim Audit Trail gefunden.

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Beste Antwort von Lena 25 July 2022, 17:55

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4 Antworten

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Hallo @Chipmunkie,

Um Eure Daten regelmäßig abzusichern, empfehle ich hin und wieder einen Unternehmensdaten-Export zu ziehen. 

Den Export können Kontoinhaber und Vertragsverantwortliche vornehmen und er umfasst in 2 Ordnern zum einen die Mitarbeiterdaten mit Zeitstempeln, als auch allen Dokumenten.

Ist das bereits ausreichend? 

Oder wünschst Du Dir eine Audit-Lösung mit Zeitstempeln von Änderungen und Co?
Dazu gibt es bereits einzelne Ideen, die alle sehr spezifisch sind auf einen Bereich. Jedoch habe ich noch keine zu den Dokumenten gesehen.

Liebe Grüße
Lena

Hallo @Chipmunkie und @Lena ,

wir hätten ebenfalls die gleiche Anforderung, dass der Audit-Trail im Unternehmensdatenexport enthalten ist - was derzeit aber leider nicht der Fall ist. Kann man hier ev. einstellungstechnisch etwas ändern?

Den Unternehmensdaten-Export machen wir regelmäßig, aber das würde uns im Falle des Falles eben nicht ausreichen, wodurch wir im Moment tatsächlich den Audit-Trail auch herunterladen und bei den Dokumenten des MA ablegen. Mühsam. Gibt’s eine bessere Idee?

Danke, liebe Grüße

Wilma

 

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Oh ich hatte Lenas Antwort so verstanden dass der Audit-Trail im Unternehmens-Export vorhanden ist. Habe aber noch nicht nachgeprüft. Dann nützt der Unternehmens-Export zu den digitalen Dokumenten ja leider nicht viel wenn es nicht auch mit gesichert wird. @Lena es wäre sehr wichtig dass dies mit gesichert wird - sonst sind sämtliche digital unterzeichneten Dokumente wertlos wenn man ggfs. auch einmal den Anbieter wechseln sollte. Das kann aber so nicht sein. 

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Hi @Chipmunkie, Hi @wilma5303 

vielen Dank für die Rückfrage. 

Beim Unternehmensdaten-Export werden alle Dokumente in einer ZIP Datei heruntergeladen, der Ordner teilt sich auf in Bewerberdokumente und Mitarbeiterdokumente. Die Ordner sind mit dem Vornamen, Nachnamen und Personio ID aus der URL benannt, das Datum ist vom Export. Pro Mitarbeiter sind dann alle Dokumente gelistet. 

→ Es handelt sich immer um eine Moment-Aufnahme des Datenstandes zum Tag des Exports.

→ Über die Dokumente sind keine Zeitstempel von Änderungen, wann die Unterschrift getätigt wurde im Unternehmensdatenexport angegeben. 

Solltet ihr einen konkreten Fall habt und konkrete Details benötigt, kann unser Support Team weiterhelfen. Für die elektronische Signatur verwenden wir den Partner SignatureIT. 

Ich hoffe, das hilft Euch weiter. :) 

Liebe Grüße
Lena

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