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Rückwirkende Änderung Gehaltsdaten / speziell für externe Lohnbuchhalter

M
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Hallo Zusammen,

wir haben das Problem, dass wir für einen Mitarbeiter rückwirkend ab Februar einen ÖPNV Zuschuss hinterlegt haben. Allerdings wird diese Änderung im Reiter Lohnbuchhaltung auch nur im Februar angezeigt, sodass diese Änderung für unsere externen Lohnbuchhalter im Mai nicht ersichtlich ist. Gibt es hier eine Möglichkeit, dass

  • sowohl die Änderung im jetzigen Monat angezeigt wird
  • eine Mitteilung, dass sich rückwirkend etwas geändert hat angezeigt wird
  • eine allgemeine Mitteilung an unsere externen Lohnbuchhalter über die Änderung in den Gehaltsdaten rausgeschickt wird?

 

Vielen Dank!

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Beste Antwort von Support Vergütungsmanagement 29 May 2024, 14:23

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15 Antworten

SarahHen
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Hi @m.hirsch ,

sobald die Gehälter in der Lohnbuchhaltung freigegeben werden, werden spätere Änderungen nicht mehr übertragen und der Zeitraum ist sozusagen “geschlossen”. In der Übersicht seht ihr, welcher Zeitraum berücksichtigt wird. Bei uns sieht es diesen Monat z.B. so aus.

Wenn nach der Freigabe noch Änderungen dokumentiert werden müssen, passen wir das zwar in Personio an, geben die Info aber separat nochmal an unseren Steuerberater weiter.

Vielleicht wäre dein Thema etwas für dir Ideation?

 

Viele Grüße

Sarah

K
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Hallo @SarahHen,

kurze Verständnisfrage: 
Ich hatte es immer so verstanden, dass “Abrechnung freigeben” sich nur auf die Daten bezieht, die in der Tabelle der Lohnbuchhaltung aufgeführt werden aber nicht auf den Abrechnungsmonat und den Export nach DATEV.

Anders gesagt “Abrechnung freigaben” friert den Abrechnungszeitraum ein und erstellt eine Exceltabelle. Diese Exceltabelle hat aber nichts mit der Gehalts-Export nach DATEV zu tun, lediglich die An- und Abwesenheiten und Änderungen in den Stammdaten. 
DATEV hingegen nutzt den Abrechnungsmonat, sprich wenn ich den Mai abrechne werden die Gehaltsdaten genutzt, die für den Mai gültig waren. 

 

Fragen anhand eines Beispiels:

Ausgehend von Deinem Abrechnungszeitraum würde eine eingepflegte Adressänderung die nach Abschluss rückwirkend zum 15.05.2024 eingetragen wird im Abrechnungsmonat Juni nicht mehr exportiert werden, oder?

Wäre die Änderung aber am 23.05.2024 eingetragen, würde die Änderung im Abrechnungsmonat Juni ans Lohnsteuerbüro überspielt werden?

Was passiert aber mit einer Sonderzahlung für den Monat Mai, die nachträglich am 23.05.2024 eingespielt wurden. Wir diese dann im Abrechnungsmonat Juni nochmal nachträglich als Nachberechnung berücksichtigt oder geht Personio davon aus, dass der Abrechnungsmonat Mai abgeschlossen ist?
 

Danke

Viele Grüße
Katja

M
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Hallo @SarahHen,

kurze Verständnisfrage: 
Ich hatte es immer so verstanden, dass “Abrechnung freigeben” sich nur auf die Daten bezieht, die in der Tabelle der Lohnbuchhaltung aufgeführt werden aber nicht auf den Abrechnungsmonat und den Export nach DATEV.

Anders gesagt “Abrechnung freigaben” friert den Abrechnungszeitraum ein und erstellt eine Exceltabelle. Diese Exceltabelle hat aber nichts mit der Gehalts-Export nach DATEV zu tun, lediglich die An- und Abwesenheiten und Änderungen in den Stammdaten. 
DATEV hingegen nutzt den Abrechnungsmonat, sprich wenn ich den Mai abrechne werden die Gehaltsdaten genutzt, die für den Mai gültig waren. 

 

Fragen anhand eines Beispiels:

Ausgehend von Deinem Abrechnungszeitraum würde eine eingepflegte Adressänderung die nach Abschluss rückwirkend zum 15.05.2024 eingetragen wird im Abrechnungsmonat Juni nicht mehr exportiert werden, oder?

Wäre die Änderung aber am 23.05.2024 eingetragen, würde die Änderung im Abrechnungsmonat Juni ans Lohnsteuerbüro überspielt werden?

Was passiert aber mit einer Sonderzahlung für den Monat Mai, die nachträglich am 23.05.2024 eingespielt wurden. Wir diese dann im Abrechnungsmonat Juni nochmal nachträglich als Nachberechnung berücksichtigt oder geht Personio davon aus, dass der Abrechnungsmonat Mai abgeschlossen ist?
 

Danke

Viele Grüße
Katja

Abrechnung freigeben bezieht sich auf den Zeitraum, in dem die Daten als neu angezeigt werden. Selbst wenn diese bereits freigegeben ist, kannst du dem Steuerberater immer noch eine neue Datev Import Version zur Verfügung stellen. Bedeutet, bei jeder Datenänderung nachdem du bereits einen Import gesendet hast, musst du dem Steuerberater einen neuen Import zur Verfügung stellen. Bleibt man dabei innerhalb des gleichen Monats wird es auch problemlos eingespielt.

Was genau meinst du mit der Sonderzahlung? Einmalige Vergütungen können nur 1 mal pro Monat zu Datev importiert werden. 

S
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Hi @m.hirsch ,

vielen lieben Dank für Deine Anfrage. Gerne helfe ich Dir bei Deinem Anliegen weiter. ☀️

Änderungen an Gehälter und Personaldaten werden nur in den Monaten als Änderungen markiert, in den Monaten an denen die Änderungen stattfanden. Danach werden die Werte nicht mehr markiert als “neu” und einfach nur normal weitergeführt. Hier empfehlen wir Dir dem Steuerbüro separat Bescheid zu geben bzw. in Februar eine Excel-Datei zu erstellen, welche an das Steuerbüro geschickt werden kann.  Eine Mitteilung, dass sich rückwirkend etwas geändert hat angezeigt wird oder an die externen Lohnbuchhalter über die Änderung in den Gehaltsdaten kann leider nicht eingestellt werden bzw. gibt es nicht als Funktion.

 

@SarahHen @Katja Steffgen Durch das Freigeben der Lohnbuchhaltung wird die Tabellenansicht eingefroren und anschließend Excel und ggfs. DATEV-Exporte erstellt. Änderungen sind anschließend nicht mehr in der Tabelle sichtbar, da diese ja eingefroren ist. Diese Änderungen werden im Hintergrund trotzdem erfasst und wenn neue Export-Dateien erstellt werden, werden die Änderungen in diesen sichtbar sind.

Das Freigeben friert also die Einsicht ein, aber Änderungen werden trotzdem erfasst und können an das Steuerbüro geschickt werden über die Exportdateien.

 

Ich wünsche Dir eine schöne Restwoche. ☀️

Liebe Grüße
Duc-Anh

SarahHen
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Hi Duc-Anh @Support Vergütungsmanagement ,

danke für die ausführliche Erläuterung! So meinte ich das 😊

Viele Grüße

Sarah

K
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Hallo @MaCherie1 & @Support Vergütungsmanagement 

vielen Dank für Eure Rückmeldungen.

Ok, dann habe ich es ja richtig verstanden. “Abrechnung freigeben” hat erst mal nichts mit dem DATEV Gehalt-Export zu tun, sondern ist für uns lediglich die Anzeige, welche Daten sich seit unserer letzten Freigabe geändert haben.

 “Abrechnung freigeben”  wirkst sich aber auf den Stammdatenexport aus?!

Sprich, die Abrechnung wird am 15.05 freigegeben, eine Adressänderung wird am 16.05 eingespielt.
Dann wir mir die Adressänderung im Juni als “Änderung/Orange” angezeigt und wird mit dem Export am 15. Juni an DATEV übermittelt.

Möchte ich aber noch haben, dass die Adressänderung in Mai bei DATEV ankommt, kann ich einen neuen DATEV-Export generieren. Ich gehen dann davon aus, dass mir die Adressänderung im Juni, dann nicht mehr angezeigt wird, oder?

Ja, mir ist bekannt, dass einmalige Vergütungen nur einmal im Monat überspielt werden können. 
Jedoch war meine Frage eine andere.

  • Nach Freigabe der Abrechnung am 15.05. fällt am 28.05 auf, dass eine Sonderzahlung vergessen wurde zu zahlen, die dem Mai zugeordnet ist.
  • Man spielt am 28.05 diese Sonderzahlung noch in Personio ein 
  • Wir diese dann beim Export der Einmalvergütungen im Juni als Korrektur ausgegeben?

Wenn ich jetzt @Support Vergütungsmanagement richtig verstanden habe, würde ist dies nicht der Fall, richtig?  

Wofür ist dann eigentlich der Abrechnungszeitrum relevant, wenn ich mit “Abrechnung freigeben” bestimmen kann, wann etwas als “neu” markiert werden soll?

Danke und viele Grüße
Katja

M
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Hallo @MaCherie1 & @Support Vergütungsmanagement 

vielen Dank für Eure Rückmeldungen.

Ok, dann habe ich es ja richtig verstanden. “Abrechnung freigeben” hat erst mal nichts mit dem DATEV Gehalt-Export zu tun, sondern ist für uns lediglich die Anzeige, welche Daten sich seit unserer letzten Freigabe geändert haben.

 “Abrechnung freigeben”  wirkst sich aber auf den Stammdatenexport aus?!

Sprich, die Abrechnung wird am 15.05 freigegeben, eine Adressänderung wird am 16.05 eingespielt.
Dann wir mir die Adressänderung im Juni als “Änderung/Orange” angezeigt und wird mit dem Export am 15. Juni an DATEV übermittelt.

Möchte ich aber noch haben, dass die Adressänderung in Mai bei DATEV ankommt, kann ich einen neuen DATEV-Export generieren. Ich gehen dann davon aus, dass mir die Adressänderung im Juni, dann nicht mehr angezeigt wird, oder?

Ja, mir ist bekannt, dass einmalige Vergütungen nur einmal im Monat überspielt werden können. 
Jedoch war meine Frage eine andere.

  • Nach Freigabe der Abrechnung am 15.05. fällt am 28.05 auf, dass eine Sonderzahlung vergessen wurde zu zahlen, die dem Mai zugeordnet ist.
  • Man spielt am 28.05 diese Sonderzahlung noch in Personio ein 
  • Wir diese dann beim Export der Einmalvergütungen im Juni als Korrektur ausgegeben?

Wenn ich jetzt @Support Vergütungsmanagement richtig verstanden habe, würde ist dies nicht der Fall, richtig?  

Wofür ist dann eigentlich der Abrechnungszeitrum relevant, wenn ich mit “Abrechnung freigeben” bestimmen kann, wann etwas als “neu” markiert werden soll?

Danke und viele Grüße
Katja

nein es wird nichts an der Einmalvergütung geändert

K
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Hallo @MaCherie1,

vielen dank für Deine Rückmeldung, kanns Du oder @Support Vergütungsmanagement noch Rückmeldung auf meine andren Fragen bzw. Beispiele geben.

Vielen Dank und Grüße
Katja

S
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Hi @Katja Steffgen ,

vielen lieben Dank für Deine Frage.

Wie bereits erwähnt wird bei Abrechnung freigeben die Ansicht bzw. Lohnbuchhaltungstabelle eingefroren und Exporte erstellt. Diese Exporte werden für den Abrechnungszeitraum erstellt und beinhalten alle Änderungen, welche in diesem Zeitraum datiert sind. Wenn also zum Beispiel der Abrechnungszeitraum vom 01. bis zum letzten Tag des Monats geht, eine Änderung der Adresse zum 30. datiert ist und die Abrechnung zum 20. freigegeben wird, dann wird diese Änderung auch im Export beinhaltet sein, weil diese im Abrechnungszeitraum liegt und beim Erstellen der Exporte bereits erfasst waren.

Wenn Änderungen also nach der Freigabe erfolgen, aber noch im Abrechnungszeitraum liegen, sollten neue Exporte erstellt werden, da diese nicht automatisch in den nächsten Zeitraum mitgenommen werden als Korrektur. 

Falls Du weitere Fragen hast, melde Dich gerne bei uns!
Ich wünsche Dir eine schöne Restwoche. ☀️

Liebe Grüße,
Duc-Anh

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Hallo @Support Vergütungsmanagement,

vielen Dank für Deine Rückmeldung. 


Dies deckt sich aber leider irgendwie nicht so ganz, was man sonst in der Community bzw. im Help Center steht findet:

 

 Wie im Artikel beschrieben, wird durch den Klick auf Abrechnung freigeben die Ansicht in der Tabelle fixiert (erscheint ausgegraut). Diese Funktion ist von Personio selbst und unabhängig von der DATEV Integration, oder andersrum gesagt: Die Funktion hat keinerlei Auswirkung auf die DATEV Integration. Daher erfolgt auch keine Benachrichtigung an das Steuerbüro, wenn Du auf Abrechnung freigeben gehst.

 

Wie ich den Artikel im HelpCener versehe, ändere ich mit “Abrechnung freigeben” den Abrechnungszeitraum: 

Wenn Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung regelmäßig freigeben, aktualisieren sich die Markierungen jedes Mal im Anschluss, so dass alle neuen Datenänderungen im Folgemonat markiert werden. Selbst wenn sich also das Abrechnungsdatum betriebsbedingt verschiebt und von Ihrer festgelegten Abrechnungsperiode abweicht, werden die Markierungen nach dem Abschluss der Lohnbuchhaltung zuverlässig zurückgesetzt. So haben Sie stets die aktuellen lohnabrechnungsrelevanten Änderungen im Überblick.

In der unten stehenden Grafik ist der festgelegte Stichtag für die Lohnbuchhaltung der 20. eines jeden Monats. Anhand der gelben Leiste sehen Sie, für welchen Zeitraum die Datenänderungen markiert werden. Wenn Sie die Lohnbuchhaltung vor dem Stichtag freigeben, zum Beispiel am 18., markiert das System alle Änderungen, die zwischen diesem Zeitpunkt und dem nächsten Abschluss eintreten – unabhängig von der Abrechnungsperiode. Auch wenn Sie die Lohnbuchhaltung erst nach dem Stichtag, beispielsweise am 21. abschließen, gehen keine Kennzeichnungen verloren.

https://support.personio.de/hc/de/articles/360000921577-Freigabe-der-vorbereitenden-Lohnbuchhaltung

 

Sprich um von Deinem Beispiel auszugehen:

Abrechnungszeitraum: 01 - 30 Monats
Abrechnung freigaben: 20. eines Monats
Änderungen ab dem 21. eines Monats werden im Folgemonat in der Tabelle angezeigt und im Export berücksichtigt. 


Dies betrifft aber lediglich die Attribute und nicht die Gehaltsdaten.
Diese werden nur im jeweiligen Monat berücksichtigt.

Viele Grüße
Katja

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Hallo @Katja Steffgen,

durch das Freigeben der Lohnbuchhaltung werden alle Änderungen in der Abrechnungsperiode berücksichtigt, welche vor dem Abrechnungsfreigabezeitpunkt eingetragen wurden. Auch Änderungen welche nach dem Abrechnungsfreigabezeitpunkt datiert sind, wenn Sie davor eingetragen worden sind. Es wird nicht die Abrechnungsperiode verändert, sondern lediglich die Änderung bis zu diesem Zeitpunkt beachtet.

Viele Grüße,

Duc-Anh

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Hallo @Support Vergütungsmanagement,

danke für die Rückmeldung.
Du sprichst jetzt von datiert im Sinne von terminiert, richtig?
Ich meine aber , was passiert mit einer nicht terminierten Änderung. Also einer Änderung die ich an dem Tag vornehme, weil ich die Info an diesem Tag erhalten habe, z.B. Adressänderung. 

Folgendes Beispiel:

Abrechnungsperiode: 01 - 30. eines Monat
Abrechnung am 15. eines Monats freigegeben 
Änderung eines Attributes (Adresse) am 20. des Abrechnungsmonats (nicht terminiert, sondern erst wirklich am 20. eingetragen)

Wird diese Änderung im nächsten Monat in der Vorschautabelle angezeigt und auch im DATEV-Export berücksichtigt? 

Viele Grüße
Katja

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Hi @Katja Steffgen,

vielen lieben Dank für Deine Antwort!

Diese wird NICHT in den nächsten Monat genommen, hier muss ein neuer Export generiert werden.

Viele Grüße

Duc Anh

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Hallo @Support Vergütungsmanagement,

Vielen Dank für deine Antwort.

Aber die Daten werden doch als “Orange Änderung” im Folgemonat markiert (so steht es zumindest bei Euch im Help Center

“Wenn Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung regelmäßig freigeben, aktualisieren sich die Markierungen jedes Mal im Anschluss, so dass alle neuen Datenänderungen im Folgemonat markiert werden. “

Warum ist die Änderung dann nicht im Export des Folgemonats enthalten?

Viele Grüße
Katja

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Hallo Zusammen,

ich habe inzwischen den Support direkt kontaktiert.
Am Telefon war die Sache dann einfacher zu lösen.

Vielen Dank nochmal für die Hilfe

Viele Grüße
Katja

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