Spesenpauschale

F
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Guten Tag,

wir haben Mitarbeiter, die fahren regelmäßig zum Kunden und sind regelmäßig über 8 Stunden vom Arbeitsplatz weg. Sie erfassen ihren Arbeitsbeginn, Arbeitsende, und die Abwesenheit vom Arbeitsplatz etc. Sie bekommen für diese Tage eine Spesenpauschale, die auf den Brutto-Netto-Abrechnungen ausgewiesen wird (steuerfrei + pauschal versteuert).

Wir machen die vorbereitende Lohnbuchhaltung, das Steuerbüro macht alles andere. Wir haben die Datev-Schnittstelle Lodas.

Wie macht ihr das? Fügt ihr die Spesen als Wiederkehrende Zahlung/Einmalige Zahlung als Gehaltskomponente ein und kann Personio das selbst mit Blick auf erfasste Abwesenheiten mit dem richtigen Betrag pro Monat befüllen?

Oder fügt ihr das garnicht als Gehaltskomponente ein sondern exportiert nur die An-/Abwesenheiten zu Datev, und das Steuerbüro kann über Datev die Spesen automatisch berechnen?

Welcher Weg ist der bessere?

Ich würde mich über Erfahungsberichte und Tipps/Tricks sehr freuen.

Vielen Dank im Voraus für eure Mühe.

Viele Grüße,

FVelten

6 Antworten

Lena
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Hallo @FVelten,

ich habe mal nachgesehen, ob es dazu bereits Beiträge gab und bin nochmal auf ein Austausch-Gesuch von @fairfood Freiburg aufmerksam geworden. Sie möchten Spesen für alle Arbeitstage erfassen und hatte einen Ansatz über den Kalender mit Abwesenheiten nachgedacht: 

Tauscht Euch super gerne aus, wie ihr es in Personio abbilden könntet. Das hängt vermutlich auch davon ab, wie oft Spesen bei Euch der Fall sind. 

Es gibt einige Tools, die darauf spezialisiert sind und eine Integration zu Personio haben. Ist das vielleicht auch etwas für Euch?

Bei Personio selbst nutzen wir für solche Dinge Spendesk in Kombination mit Lanes & Planes, wenn es um die Kostenrückerstattungen geht.

Ich freue mich auf den weiteren Austausch. 😊

Liebe Grüße
Lena

fairfood Freiburg
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Bei uns ging es um das tägliche Mittagessen im Betrieb, nicht um eine Spesenabrechnung. Trotzdem rechnen wir auch Spesen ab. Ich trage dies dafür im Gehaltsreiter der entsprechenden Person für den jeweiligen Monat als “einmalige  Vergütung” ein. Weiteres übernimmt dann ebenfalls unser Steuerbüro, wofür ich immer noch eine Reisekostenabrechnung in Dokumentenform mitschicke. Hat bisher gut funktioniert.

F
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Das hilft mir leider nicht weiter. Ich möchte ja gerne erfassen, wer länger als 8 Stunden vom Arbeitsplatz entfernt arbeitet und somit Spesen-Berechtigt ist.

Über Abwesenheiten das zu erfassen macht m.E. keinen Sinn, weil der Mitarbeiter ja nicht klassisch abwesend ist, er ist ja auf der Arbeit, nur halt beim Kunden.

Die Spesen sind teil der Lohnbuchhaltung, ich dachte eigentlich, dass ich mit einem Programm für Zeiterfassung und vorbereitende Lohnbuchhaltung mit Schnittstelle zu DATEV, diese Lohnkomponente errechnen, hinterlegen und übertragen kann.

Ich muss sagen, dass ich etwas enttäuscht bin, dass nicht mal ein work-around möglich scheint. Muss ich jetzt wirklich ne Excel-Datei mit VAB-Skript schreiben, um diese Aufgabe zu erledigen? Ich habe mich für Personio entschieden, weil ich endlich von den ganzen Excel-Dateien weg wollte…

Ich kann in den Exporten nicht mal die Anwesenheiten/Arbeitstage/Wochenstunden sondern nur die Abwesenheiten exportieren. D.h. ich muss mein VAB-Skript auch noch händisch mit Infos füttern…?

Lena
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Hallo @FVelten,

das kann ich verstehen, es ist natürlich viel schöner, alles in einem Tool zu haben. :)

Für die Darstellung der Dienstreisen und der Zeiten, welche auf Dienstreisen verbracht sind, gibt es die Möglichkeit, die Zeiten zu tracken. Es gibt jedoch keine automatische Spesenlösung in Personio. Wenn dies viel genutzt wird, verwenden die meisten Organisationen ein eigenes Reisemanegement Tool, über welches die Spesen abgerechnet werden und die Dienstreisen gebucht werden. 

Bei weniger komplexen Spesen, wie bei @fairfood Freiburg  oder vereinzelten Dienstreisen kann man es auch in Personio hinterlegen und manuell die Spesen eintragen. Vielen Dank für das Teilen Eurer Vorgehensweise @fairfood Freiburg! 😊

 

Verschiedene Möglichkeiten, die Dienstreisen in Personio zu tracken:

  • Für die Dienstreisen könntet ihr eine Abwesenheitsart im Stundenformat verwenden, um dies möglichst genau abzubilden. Diese können inzwischen auch über die benutzerdefinierten Berichte und die öffentliche API abgerufen werden, falls ihr bspw. mit einem Reporting Tool arbeitet. 
  • Wenn es überwiegend ganze oder halbe Tage sind, könnt ihr auch mit dem täglichen Abwesenheitsformat arbeiten. Dieses kann über weitere Integrationen aus dem Marketplace angeschlossen werden.
  • Die Anwesenheiten können auch getrackt werden, beispielsweise über ein Projekt “Dienstreise” im Anwesenheitsperioden Bericht. 

Aber es ist richtig, es muss immer manuell berechnet werden, wie viele Spesen der Person zustehen. Außerdem müssen die Spesen im Gehaltsreiter ergänzt werden / für den Monat importiert werden.

Liebe Grüße
Lena

AnnaJ.
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Hallo @FVelten,

ich habe mal nachgesehen, ob es dazu bereits Beiträge gab und bin nochmal auf ein Austausch-Gesuch von @fairfood Freiburg aufmerksam geworden. Sie möchten Spesen für alle Arbeitstage erfassen und hatte einen Ansatz über den Kalender mit Abwesenheiten nachgedacht: 

Tauscht Euch super gerne aus, wie ihr es in Personio abbilden könntet. Das hängt vermutlich auch davon ab, wie oft Spesen bei Euch der Fall sind. 

Es gibt einige Tools, die darauf spezialisiert sind und eine Integration zu Personio haben. Ist das vielleicht auch etwas für Euch?

Bei Personio selbst nutzen wir für solche Dinge Spendesk in Kombination mit Lanes & Planes, wenn es um die Kostenrückerstattungen geht.

Ich freue mich auf den weiteren Austausch. 😊

Liebe Grüße
Lena

Hallo @Lena und auch alle anderen :-)
Wir sind derzeit in der Entscheidungsphase für ein Reisekostentool und haben uns auch Spendesk angesehen. Habt ihr Erfahrungen mit dem Tool gesammelt die ihr vielleicht mit uns teilen wollt? Zum Beispiel wie zufrieden seid ihr mit dem Tool insgesamt, was ist gut, was eher nicht so und wo sind die Stolpersteine?

Wir würden uns über eure Meinung freuen!
Danke und liebe Grüße,
Anna

Anna
Lena
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Hi @AnnaJ.,

klasse, dass Du Dich erst in den bestehenden Posts umgesehen hast, in Deinem Fall jedoch ist die Frage etwas umfangreicher, es geht nicht nur um Spesen, sondern wenn ich es richtig verstehe um ein komplettes Reisekostentool, richtig? - Dann würde ich Deine Frage in einen separaten post schieben. :) 

Ich persönlich habe erst mit einem reinen Kostentool gearbeitet:

Spendesk habe ich genutzt, um vor allem direkt selbst Dinge zu bezahlen, es wird eine virtuelle Kreditkarte erstellt und Mitarbeitende können selbst Bestellungen durchführen. Mitarbeitende werden direkt aufgefordert, ihre Rechnungen hochzuladen. Diese kann man als Dokument hochladen, oder per Email weiterleiten. Das Finanzteam kann das im Hintergrund prüfen. 

Sonst habe ich noch mit Lanes & Planes gearbeitet, das fand ich in dem Sinne gut, dass man bestimmte Hotels und Vorgaben hatte, dass die Hotelbuchung direkt über das Tool gelaufen ist und man sich nicht selbst um die Zahlung kümmern musste. Was die Spesen und weiteren Kostenabrechnungen angeht, hat man je nachdem was man bei Lanes & Planes für ein Paket gebucht hat, noch Arbeit. Man muss die Spesen in einem extra Feld hochladen, ich habe es vor allem für Rückerstattungen genutzt, wenn ich etwas privat ausgelegt habe. Ich habe jedoch auch mitbekommen, dass man bspw. auch einen Service buchen kann, dass man einfach die Rechnungen gebündelt an einen Agenten von Lanes & Planes schickt und diese sich dann um alles Weitere kümmern. Es handelt sich hierbei um kein reines Reisekostentool.

Ich bin mir sicher, es gibt in der Community noch weitere Mitglieder, welche andere Tools nutzen und ihre Erfahrungen teilen können. :) 

Was möchtest Du denn insbesondere wissen? 

Liebe Grüße
Lena

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