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Automatische Erinnerungen an Resturlaub und Urlaubsverfall

F
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Hallo zusammen,

 

gibt es eine Möglichkeit Mitarbeiter automaten z.B. Anfang Q3 an ihren Resturlaub zu erinnern (insgebsondere Mitarbeiter, die noch ein hohes Kontingent übrig haben)?

Wir wollen damit bezwecken, dass Mitarbeiter den Urlaub auch nicht plötzlich alle Last-Minute nehmen oder gar verfallen lassen.

Gibt es außerdem die Möglichkeit Mitarbeiter einige Wochen vor Verfall ihrer Urlaubsansprüche automatisch daran zu erinnern, dass diese demnächst verfallen werden?

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Beste Antwort von Lena 2 September 2021, 17:58

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8 Antworten

YuBl
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Hallo @foodji,

 

soweit ich das sehe, gibt es diese Möglichkeit nicht. Allerdings wär sie ziemlich gut! Falls du im Ideation-Bereich nichts findest, wäre das einen extra-Post wert, denke ich :)

 

Viele Grüße

YuBl

A

Hallo @foodji,

Erinnerungen können immer nur gekoppelt an ein Datums-Attribut eingestellt werden. Eine Möglichkeit wäre es, dass Du unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen ein Datums-Attribut für “Resturlaub” erstellst.

Anschließend nimmst Du über die Mitarbeiterliste > Aktionen eine Massenänderung des Attributs vor. Beispielsweise: 31.03.2022

Nun navigierst Du auf Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Alle Mitarbeiter > Erinnerungen und erstellst eine Erinnerung für dieses Attribut. Wichtig: Stelle hier jährliche Erinnerung ein! 
Hier findest Du die genaue Anleitung zum Erinnerungen erstellen.

Jetzt bekommen alle Mitarbeitenden zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Erinnerung, dass sie Ihren Resturlaub nehmen sollen.

 

Welcher Mitarbeitende, wie viel Resturlaub noch hat, kannst Du über die benutzerdefinierten Berichte einsehen. Hier findest Du alle Informationen dazu.

 

Wenn Du diese Einstellung gerne hättest, kannst Du Deinen Wunsch gerne in unseren Ideation Bereich posten und ein paar Beispiele mit uns teilen, bei denen das für Dich wichtig wäre bzw. welcher Vorteil genau für Dich dahinter stecken würde.

Alle Infos wie genau Ihr eine Idee am besten formuliert, damit unser Produkt Team alle Infos hat, die es braucht, findet Ihr auch hier.

Danke Dir
Caro

Lena
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Liebe Community,

ich möchte zu der ursprünglichen Antwort von Carolin noch ein paar Punkte hinzufügen, die sich zwischenzeitlich ergeben haben.
Je nachdem wie die Zugriffsrechte eingestellt sind, sind die beschriebenen Einstellungen nicht für alle Unternehmen kompatibel, daher empfehle ich folgende Herangehensweise:

Erinnerungen können immer nur gekoppelt an ein Datums-Attribut eingestellt werden, beispielsweise könntet Ihr eine Sektion “Erinnerungen an alle” und ein Datums-Attribut “Resturlaub” hinzufügen.

Mit einer Rollenerinnerung gibt es die Option eine Erinnerung für alle Mitarbeitenden einzustellen. Wichtig zu beachten ist, dass Erinnerungen ausgelöst werden, sobald mindestens ein Ansichtsrecht für das Datumsattribut besteht und der Mitarbeitende Aktiv sein muss. 

Da Vorgesetzte und auch Admins meist bzw. immer ein Ansichtsrecht auf die Sektionen im Profil haben, können wir diese Erinnerung nicht für die Rolle alle Mitarbeiter an das entsprechende Datum einstellen. Die Option ein Dummy Profil anzulegen, dort die Daten zu pflegen, auf welche alle Mitarbeitenden ein Ansichtsrecht haben und daran erinnert werden, ist aktuell die Beste. Hierfür gehst Du folgendermaßen vor: 

  1. Unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen fügst Du eine Sektion hinzu, oder nimmst eine Bestehende und erstellst ein Datums-Attribut bspw. “Resturlaub”.
  2. Anschließend fügst Du über die Mitarbeiterliste ein neues Mitarbeiterprofil hinzu und kennzeichnest es deutlich als Dummy. Damit es nicht in der Org Chart/Lohnbuchhaltung auftaucht, würde ich das Profil als Extern einstellen. Nur in diesem Dummy Profil wird das Attribut “Resturlaub” gepflegt.
  3. Nun navigierst Du auf Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Alle Mitarbeiter > Erinnerungen und erstellst eine Erinnerung für dieses Attribut ein. Wichtig: Der Filter muss hier auf Speziell gesetzt werden und ein eindeutiges Merkmal für das Dummy Profil ausgewählt werden, beispielsweise die E-Mail Adresse. So wird die Erinnerung wirklich nur einmal ausgelöst, selbst wenn andere das Datum versehentlich ausfüllen sollten.Am besten stellst Du die Erinnerung mit einer jährlichen Wiederholung ein. Siehe Screenshot:

Hier findest Du die genaue Anleitung zum Erinnerungen erstellen.

Jetzt bekommen alle Mitarbeitenden beispielsweise am Ende von Q3 eine Erinnerung, dass sie Ihren Resturlaub nehmen sollen. Du kannst ein weiteres Datum im Frühjahr hinzufügen, um eine 2. Erinnerung einzustellen. Hier werden bei der 2. Erinnerung wieder alle Mitarbeitenden eine Benachrichtigung erhalten. Bitte beachte, dass eine Erinnerung unter einer Bedingung, wie beispielsweise, dass überhaupt ein Übertrag mit ins nächste Jahr genommen wurde, aktuell nicht möglich ist.

Du als HR Verantwortliche / Admin kannst über die benutzerdefinierten Berichte einsehen, wie viel Resturlaub die Mitarbeitenden noch haben. Hier findest Du alle Informationen zu den benutzerdefinierten Berichten. Im Zeitpunktbericht kannst Du Dir die Kontostände zum 31.12. ziehen und im Zeitspannenbericht die Periode bis 31.12. setzen und den Kontostand am Ende der Zeitspanne anzeigen lassen.

Ich habe gesehen, dass diese Idee bereits veröffentlicht wurde. Gerne verlinke ich sie hier, dass Du und auch andere Nutzer*innen für die Idee abstimmen können.

 

Liebe Grüße,
Lena

V
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Liebe Community,

@Lena 

die Funktion hat uns diesen Monat auch sehr gefehlt, was uns einen großen Aufwand beschert hat. Unsere Urlaubstage aus dem Vorjahr verfallen ebenso am 31.03. und wir möchten unsere Mitarbeiter sowie Vorgesetzten rechtzeitig vorab über die Kontostände informieren und auf den Verfall hinweisen.

Über das Datums-Attribut werden leider alle Mitarbeiter benachrichtigt, auch wenn diese keine offenen Resturlaubstage (aus dem letzten Jahr) haben, dies hat bei einigen Kollegen zu Verwirrung und Nachfragen geführt.

Des Weiteren muss die Jahreszahl in den Attributen jedes Jahr als Import neu angepasst werden. Ebenso muss man daran denken, das Datum auch bei neu angelegten Mitarbeitern zu hinterlegen.

Bei der Auswertung der Resturlaubstage aus dem Vorjahr hatten wir sehr viel Aufwand. Wir mussten bei jedem einzelnen Mitarbeiter nachschauen wie viele Übertragstage er hatte, wie viele davon bis Ende März bereits genommen und verplant sind und dadurch die Differenz bilden. Ein Bericht über den aktuellen Kontostand sowie geplante Tage hat uns hier leider nicht gebracht, da hier auch Tage berücksichtig werden, die nach dem Verfall am 31.03. geplant sind.

Gibt es hier eine besserere Lösung?

LG

Lena
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Hi @VerenaW, 

bisher habe ich leider kein Update für Dich. Unser Produkt-Team plant weitere Funktionen inzwischen kurzfristiger, um schneller reagieren und realistischer planen zu können. 

Ich kann mir vorstellen, dass vor allem durch die Änderung im Urlaubsgesetz auch die Nachfrage nach solch einer Funktion steigt und das für die meisten relevant ist.

Ist es bei Euch ggf. am einfachsten, wenn das pro Team und über den Teamlead geschieht?

Liebe Grüße
Lena

M
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Hallo, ich habe das eingerichtet aber ich sehe die Werte nicht als Trigger Event. Der Mitarbeiter ist angelegt mit einer Dummy Mailadresse. Muss sich der zuerst anmelden damit es funktioniert? Der Text beim Mitarbeiter ist hinterlegt.
 

 

V
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Hi @Lena,

es wäre gut wenn das für Mitarbeiter, Teamlead und HR funktionieren würde (also eigentlich alle Rollen), damit der Vorgesetzte und auch HR beide auf Mitarbeiter zugehen können. Da wir als HR ja letzten Endes bei einem arbeitsrechtlichen Streit nachweisen müssen, dass wir den Mitarbeiter individuell mit der richtigen Anzahl rechtzeitig auf den Verfall hingewiesen haben.

Liebe Grüße

Verena

Lena
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Hi zusammen,

@M2_MM ja, damit eine Erinnerung versendet werden kann, muss ein Mitarbeitender, der die Erinnerung erhalten soll, ein aktives Profil haben. 

@VerenaW, das Thema habe ich bereits an unser Produkt-Team weitergegeben, da wir hierzu im März eine Community AMA Veranstaltung mit Rechtsanwalt Michael Kalbfus hatten.


Es gibt auch schon eine Idee mit ziemlich vielen Upvotes, stimme gerne dafür ab und abonniere sie:

Liebe Grüße
Lena

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