Hi @Martina Beier,

wir haben es bei uns im Unternehmen komplett ausgelagert und auch an eine Rechtsanwaltskanzlei übergeben. 
Anfangs war der Plan, eine/n Verantwortliche/n zu wählen. Wir haben aber im Vorhinein dann gemerkt, dass das eher auf Unmut der MitarbeiterInnen stieß. Dazu gab es ganz verschiedene Gründe und alle valide. Für uns war es dann die sicherste Methode für alle, die Sache auszulagern.

Hallo @Martina Beier ,

bei uns macht es der Datenschutzbeauftragte. Er hatte dafür ein eigenes Postfach eingerichtet und übernimmt alles Tätigkeiten neutral und im Hintergrund. Ich hatte eigentlich mal gedacht, dass es über mich läuft, aber das haben wir dann komplett abgekoppelt, was auch ok ist.

Hätten wir es nicht darüber gelöst, würden wir es wahrscheinlich über Personio abbilden, denn die Lösung mit dem Whistleblowing finde ich durchaus ansprechend.

Die Lösung von @Caroline-Anne Lautenschläger über eine RA-Kanzlei ist sicher auch gut, wenn nicht aber vielleicht auch die teuerste, wenn ich so manche Honorare denke. Aber das ist reine Spekulation.

Beste Grüße

Dash

Danke für Deine Antwort :)

Wenn man es über Personio abbildet, benötigt man ja auch einen internen Meldestellenverantwortlichen, oder? 

Oder macht das dann jemand von Personio?

Das wäre irgendwie auch toll, da es, wie Du schon erwähnt hast, dadurch vermutlich kostengünstiger wäre. 

Ich bin gespannt, wie wir uns entscheiden werden. 

Hallo @Martina Beier ,

nein, die stellen “nur” die technische Lösung, den Zugriff darauf müsstet ihr dann entweder an einen Dritten ermöglichen, was wohl einfach möglich ist oder eben selber übernehmen. Aber bei letzterem wäre es dann natürlich wieder die Frage, ob man es eben selber machen will und wenn ja, wer.

Aus einem Webinar damals von @Michael Kalbfus wurde auch deutlich, dass es besser extern erfolgt, da es unabhängiger ist. Ich finde aber keinen Link dazu. 

Hier gab es aber auch letzten Monat ein Webinar, vielleicht ist das aufgezeichnet worden:

Whistleblowing Best Practices: Personio peepz GmbH, Thu, 19 Oct. 2023 at 11:00, Europe/Berlin | Personio Community: Teile Deine Fragen & Ideen!

Beste Grüße

Dash

Hallo zusammen,

bei dieser Diskussion geht es insgesamt immer nur um die Meldestelle, und welche möglichen Wege es im Unternehmen gibt, dabei finde ich es genauso wichtig zu beachten, dass ja mit der Meldestelle nur der Hinweis angenommen wird.

Die Bearbeitung etc. bleibt deshalb ja trotzdem im Unternehmen und muss gemacht werden.

Ich denke, dass diese Aufgabe viel schwieriger und zeitaufwendiger wird, als gedacht und das bisher nicht im Fokus der Gespräche war.

Vor allem müssen die Vorgesetzten darauf hingewiesen werden, dass Fehlverhalten und Minderleistungen von Mitarbeitenden dringend schriftlich zu dokumentieren sind um eventuell daraus resultierende arbeitsrechtliche Maßnahmen ableiten zu können und vor allem beweisen zu können, dass der Mitarbeitende nicht aufgrund eines Hinweises diese Konsequenzen zu spüren bekommen hat.

Es gilt ja die Beweislastumkehr, die sehr schwer umsetzbar ist, wenn man Mitarbeitergespräche nicht schriftlich dokumentiert und Ziele nicht schriftlich vereinbart wurden.

Dies nur zur Vervollständigung des Themas.

Liebe Grüße

US

@Caroline-Anne Lautenschläger 

Gibt es eine Hausnummer, was eine RA Kanzlei dafür nimmt? Pro Mitarbeitende?
Ich bin @Martina Beier , ist dies die teurere Lösung? Denn die Beschwerden kommen doch dort “nur” an - oder übernimmt die Kanzlei weitere Aufgaben? 

Unsere externe Datenschutzfirma werde ich auch noch mal befragen. 

Grüße Andrea

@Dash 

Hey Dash, 

wie stellt ihr sicher, dann auch Rückmeldungen an anonyme Hinweise gegeben werden können? Hier struggle ich noch etwas, ob man es nicht sogar über ein Software machen muss. 

Wir sind ein Unternehmen mit ca. 50 Mitarbeitern und bei uns bin tatsächlich ich (in Vertretung meine HR-Kollegin) Meldestellenverantwortliche. 

Wir konnten es relativ einfach durch eine Software umsetzen, die wir bereits für andere Dinge nutzen, weshalb uns die Entscheidung relativ leicht fiel.

Unsere Führungskräfte wurden entsprechend intern geschult.

Das System ist noch nicht lange online (ca. 4 Wochen), bisher gab es keine Meldungen, also auch keine Erfahrungswerte zum Umfang. Wir erwarten jedoch nicht die Menge an Meldungen, dass es nicht mehr stemmbar wäre. Und wenn doch, müssen wir neue Wege gehen. 

Die Entscheidung ist bei uns auf HR gefallen, weil wir durch die kleine Größe des Unternehmens ein sehr enges und vertrauensvolles Verhältnis zu unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern haben. Auch ohne das Gesetz kamen in der Vergangenheit bereits Mitarbeiter mit Themen auf uns zu, die heute über das Hinweisgebersystem gemeldet werden sollen/können. Insofern sind wir guter Dinge, dass das Vertrauen auch weiterhin da ist :)

Viele Grüße und viel Erfolg bei der Entscheidung!

@Ninue 

Wir sind noch weniger Menschen Welche Software nutzt ihr? 
 

LG

Andrea

Hallo @JavaJuice ,

gute Frage, das weiß ich auch noch nicht so genau. Bisher ist es alles eher Theorie, noch liegt dankenderweise kein Fall vor.

Beste Grüße

Dash

Wir verwenden ein Projektmanagement-Tool namens Monday. Das nutzen wir, wie gesagt, sowieso bereits im Unternehmen und es bietet die Möglichkeit Formulare zu erstellen, die verlinkt werden können. Durch Absenden des Formulars wird ein Task in Monday erstellt und ich kann entsprechend daran arbeiten :)

Ich habe noch keine genaue Info von meinem Chef zu den Verhandlungen mit der RA Kanzlei erhalten. Er meinte was von unter 300€ pro Monat. Allerdings hat er nicht erwähnt, welcher Umfang damit abgedeckt ist. 

Das ist aber eine sehr interessante Frage, die ich definitiv bald stellen werde!

Ich halte euch gerne auf dem Laufenden!

Hast Du Dir dazu schonmal das Video von Personio angesehen?

Dort werden die anonymen Hinweise mithilfe von QR-Codes bearbeitet. Der anonyme Hinweisgeber kann über diesen QR-Code Änderungen innerhalb seiner oder ihrer Meldung nachverfolgen. Allerdings muss er/sie dabei proaktiv tätig werden. 

Hallo @Martina Beier ,

ja, das kenne ich. Auch hatte ich ein persönliches Gespräch mit Personio dazu. Ich finde das Tool echt gut, wir hatten aber eben schon vorher die andere Lösung angestoßen. Ob das der besser Weg ist, wird die Zeit zeigen. Ich hätte nichts gegen den Weg mit Personio gehabt. Wobei ich am meisten hoffe, dass bei uns einfach nichts gemeldet wird… ;-)

Beste Grüße

Dash

Halleluja, 300 € pro Monat ist für uns nicht abbildbar. Dafür sind wir zu klein. Gruß aus einem Non Profit Unternehmen 
Grüße Andrea

Bei uns kommt es auf das Thema an. Wir haben die Kanäle getrennt. Themen von People & Culture kommen bei den P&C-Managern an (keine Personalleitung, die haben wir eh nicht da interdisziplinär, und auch keine GF). 

Und alle technische Themen wie Informationssicherheit, kommen bei unseren informationssicherheitsbeauftragten raus. Diese sollten von solchen Meldungen eh wissen und da macht diese Aufteilung Sinn. 

Ansonsten hängt es natürlich von Thema ab. Aber das könnten wir dann ja immer noch entscheiden, ob wir es an einen Anwalt weitergeben. 

Hallo ihr Lieben,

schön zu sehen, wie aktiv Ihr die Themen Meldestellen und verantwortliche Person für die Meldestelle diskutiert und über Eure unterschiedlichen Vorgehensweisen berichtet.

Bzgl. dem Webinar “Whistleblowing Best Practices: Personio peepz GmbH” welches
 @Dash zuvor genannt hatte, könnt Ihr hier die Aufzeichnung finden.

Außerdem gibt es hier die Aufzeichnung von der Rechst-AMA mit @Michael Kalbfus 

️ Bei Fragen zu Personio Whistleblowing kann ich Euch das nächste Webinar von unserem Customer Growth Team empfehlen. Dort bekommt Ihr einen Einblick in das Produkt und könnt anschließend auch Fragen stellen.

Gab es noch weitere Entscheidungskriterien in Eurer Wahl des Meldestellenverantwortlichen?  @Ninue teilte bspw. das enge und vertrauensvolle Verhältnis zu den Mitarbeitenden und @Stoef83 Vertrautheit zur Thematik als Kriterium. 

Liebe Grüße,
Melissa

@Melissa Hallo Melissa und alle, mich beschäftigt eine Frage, zu der ich bisher online nur vage Antworten finden konnte: ist die Mindestanzahl MA von 50 als Konzernbegriff zu verstehen oder bedeutet das tatsächlich, dass in einer Gesellschaft mind. 50 MA angestellt sein müssen? 

Ein Unternehmen, für das ich arbeite, hat insgesamt ca. 80 MA, die sich aber auf 4 verschiedene Gesellschaften verteilen, von denen keine mehr als 50 MA hat. Hinweisgeberschutzgesetz anwendbar oder nicht? Wie sind Eure Erfahrungen damit? DANKE für Eure Rückmeldungen! VG!

Hallo @Nina Hellmann ,

ohne Gewähr, aber als Quelle doch sehr seriös:

Hinweisgeberschutzgesetz - Q&A (bdolegal.de)

Beste Grüße

Dash

@Dash Danke Dir! Das ist genau die Quelle online, die ich dazu bereits gefunden habe, aber auch die mutmasst ja nur … Hatte gehofft, es gäbe hier Erfahrungswerte von Leuten, die in genau so einer Struktur existieren und schon eine klare Handhabung gefunden haben. VG!

Hi,
wie seht ihr das, wenn der Personalverantwortliche gleichzeitig als Meldebeauftragter eingesetzt wird? Kommt es hier eurer Meinung nach zu einem Interessenskonflikt?

Hi @Änni91 mein Verständnis ist momentan, dass es (je nach Thema des gegebenen Hinweises) immer mal zu Interessenskonflikten kommen kann, da es theoretisch überall zu Verstößen gegen xyz kommen. Ob das dann den Datenschutz, das Strafgesetzbuch, die Gleichberechtigung bzw. das AGG, Korruption oder etwas ganz anderes betrifft, lässt sich ja nie vorhersehen. Daher wird es auch passieren, dass ein Interessenskonflikt entsteht. Die Lösung, die ich bisher erlebe, ist dass nicht nur eine Person zum Fall-Manager gemacht, sondern eine kleine Gruppe, die untereinander auch drauf achten kann, dass niemand einen Fall bearbeitet, wenn er/sie befangen sein könnte, da der Hinweis ihn/sie betrifft … Vielleicht käme das bei Euch ja auch in Frage? VG!

Wir haben das ganze Thema outgesourct und unseren DSB zum Meldebeauftragten gemacht. Somit haben wir das Thema Interessenskonflikt direkt ausgeschlossen.

Die Software, die er dafür nutzt, wird von uns gegen eine geringe monatliche Gebühr “gestellt”. 

VG

Jan

@AM_HR Danke Dir für die Rückmeldung, Jan! Das heißt, Euer DSB ist jemand Externes? VG!

Hallo @Nina Hellmann,

wir haben einen internen Datenschutzkoordinator, der von einem externen Datenschutzbeauftragten beraten wird. Daher hat sich das angeboten 

Viele Grüße

Jan