Verfolgen der Änderungshistorie über Personio hinweg

Cathy
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  • Cathy Personio Mitarbeiter*in
  • Personio Mitarbeiter*in
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Hallo zusammen, 
mein Name ist Cathy und ich bin Produktexpertin hier bei Personio.

Unser Produktteam sucht derzeit nach einer Möglichkeit, den Änderungsverlauf in Personio zu verfolgen. Diese Nachverfolgung würde jegliche Änderung abdecken – wenn etwas erstellt, aktualisiert oder gelöscht wird – inkl. dem Zeitpunkt, zu dem diese  aufgetreten ist, den verantwortlichen Benutzer oder Dienst und das betroffene Attribut, Benutzer, Unternehmen etc. Auch der Kontext hinter Änderungen würde dann zur Verfügung gestellt werden. Zum Beispiel wer ein Mitarbeiterprofil gelöscht hat + wann und an welchem ​​Datum es gelöscht wurde.

Von Euch möchten wir wissen, was die wichtigsten Änderungsereignisse sind, die Ihr gerne in Personio verfolgt sehen würdet?

Wir würden auch gerne wissen, aus welchem ​​Grund Ihr nach Änderungsereignissen sucht und welchen der folgenden Zeitrahmen von Euch voraussichtlich am häufigsten verwenden werden würde. 

  • Im letzten Monat vorgenommene Änderungen
  • Änderungen zwischen 1-6 Monaten
  • Änderungen zwischen 7-12 Monaten
  • Änderungen, die mehr als 1 Jahr zurückliegen

Vielen Dank für Eure kontinuierliche Unterstützung und Euer Feedback! Bitte zögert nicht diesen Beitrag zu kommentieren.

Wir freuen uns auf Eure Meinung.

Cathy vor 1 Jahr

Hallo,

Nochmals vielen Dank an alle, die zu diesem Beitrag beigetragen haben. Wir haben Euer Feedback berücksichtigt und in unsere Pläne für die Änderungshistorie einfließen lassen. Wir haben verschiedene Designoptionen vorbereitet und planen Nutzerinterviews, um diese auszutesten. Wir würden uns freuen, Eure Meinung zu hören.


Du wärst an einem 20-minütigen Gespräch interessiert, um unsere Designs zu testen und uns Feedback zu geben?
Dann buche einfach hier einen passenden Termin für Dich (vorbereiten musst Du nichts).


@NiZi, @Dash, @ElenaJulia, @lisa.guenther, @DKM, @Pia, @Elena, @Carolin W., @Theresa Nemitz, @Nina Hellmann 
 

Wir freuen uns auf den Austausch mit Euch! 

Viele Grüße,
Cathy

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21 Antworten

NiZi
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Abzeichen +18

Hallo Cathy,

mit dem Hintergrund der Nachvollziehbarkeit wäre es für uns wichtig und vor allem auch eine Grundvoraussetzung, dass jegliche Änderungen dokumentiert sind. Wer hat was, wann geändert. Es fällt mir wirklich schwer hier eine Priorisierung zu treffen, da alles wichtig ist.

Viele Grüße,

Nicole

Dash
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Ich markiere hier mal @Elena , da ich weiß, wie wichtig ihr das Thema ist. Und sie hat auch schon mit anderen Mitgliedern dazu geschrieben, die sie sicher besser im Kopf hat und verlinken kann.

Beste Grüße

Dash

ElenaJulia
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Hallo @Cathy,

ich bin der selben Meinung wie @NiZi ich denke eine Priorisierung fällt auch mir sehr schwer. Es sollte allgemein IMMER nachvollziehbar sein, WER welche Änderungen vorgenommen hat und WANN.

Danke,

Elena 

lisa.guenther
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Hallo, 

wir fänden es auch alles wichtig, alleine wenn z.B. “Fehler” passieren und man es nachverfolgen muss, aber vlt. auch auf einen vorherigen Status zurückkehren will oder ähnlichem.

Das heißt alle änderbaren Daten wären wichtig sowie alle Zeitpunkte. 

Mindestens aber ein Jahr in die Vergangenheit. 

LG

BenjaminPretzl
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Hallo @NiZi, @ElenaJulia und @lisa.guenther!

Vielen Dank für Eure Antworten, das spiegelt schonmal gut unsere Vermutungen wider. Während wir auf jeden Fall Euren Input mit in die Entwicklung einfließen lassen, ist es natürlich schwierig sofort alle Änderungen verfügbar zu machen. Um Euch schneller eine hilfreiche Lösung anbieten zu können, könnt ihr vielleicht 2-3 spezifische Beispiele von Änderungsereignissen nennen, die ihr regelmäßig benötigt? Der Grund und Zeitrahmen wären auch sehr hilfreich!

 

Beste Grüße,

Benjamin

lisa.guenther
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@BenjaminPretzl 
Ich denke folgendes wäre für uns wichtig: 

  • Mitarbeiter:innen-Änderungen
  • Einstellungsänderungen wie z.B. Mitarbeiterrollen oder andere wichtige Administrationseinstellungen

LG Lisa

BenjaminPretzl
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Vielen Dank @lisa.guenther, das hilft uns sehr weiter! 

Beste Grüße,

Benjamin

ElenaJulia
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Hallo @BenjaminPretzl ,

Danke für Deine Hilfe. Bei uns wäre es besonders wichtig bei:

  • Genehmigungen von Anwesenheiten und Abwesenheiten mit genauem Datum und Zeitpunkt und vor allem wer, das sieht man aktuell nicht transparent genug
  • Mitarbeiter:innen Änderungen und Rollen @lisa.guenther 

Elena 

D
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Hallo @Cathy,

Welche Änderungen bisher nicht nachvollzogen werden, die ich als sinnvolle Ergänzung vorstellen kann:

  • vom MA hochgeladene Dokumente (wann, welches Dokument, welche Kategorie)
  • vom HR Team hochgeladene/erstellte Dokumente (z.B. Vertragsänderungen, + s.o.)
    • diese lassen sich teilweise über das Workflow Hub darstellen, aber auch hier fehlt uns aktuell der Datumsbereich-Filter > diese erweiterte Filterfunktion könnte man wahrscheinlich recht schnell implementieren, da das Filtern nach Sender des Dokuments ja schon funktioniert.
  • hinzugefügte/aktualisierte “Tags” under Salary Info (Salary Package)

 

Außerdem wäre es schön, diese Gesamt-Änderungs-Historie filtern zu können (Ich denke da konkret an einen Datumsbereich > würden wir konkret für unsere Quartals-Review verwenden; ebenso filtern nach Ersteller der Änderung.)

 

Vielen Dank!

P
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Auch eine Nachvollziehbarkeit der Änderung von Mitarbeiterollen wäre super! 

Elena
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Abzeichen +33

Ich markiere hier mal @Elena , da ich weiß, wie wichtig ihr das Thema ist. Und sie hat auch schon mit anderen Mitgliedern dazu geschrieben, die sie sicher besser im Kopf hat und verlinken kann.

Beste Grüße

Dash

Hi @Dash, 

danke fürs verlinken. Komme jetzt erst dazu mal meine ganzen Verlinkungen durchzugehen. Alles oben genannte, insbesondere den von @ElenaJulia genannten Punkten kann ich nur bestätigen. 

VG, Elena

C
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Ohhh, sehr spannendes und wichtiges Thema! Danke, dass ihr das abfragt! :)

Interessant sind im Grunde alle Änderungsdaten

  • im MA-Profil, wie z. B. alle SV-Attribute und -merkmale, Steuermerkmale, Titel, Adressänderungen, VWL-Infos, Nebenjob, Vertragsdaten (Start, Ende, Verlängerung etc.) usw.
  • alle Änderungen im Gehalt (alle Gehaltsbestandteile)
  • Änderungen der Zeitprofile
  • Änderungen der Abwesenheitsprofile
  • Änderungen in den Rollenrechten

Diese Änderungen sind für uns auf Individualebene wichtig, um z. B. Gehaltsabrechnungen besser nachvollziehen zu können, für Vertragsänderungen auf den ersten Blick zu sehen, ob sich Stammdaten (z. B. Adresse) geändert haben, um zu sehen, ob/ wann es Firmenwechsel innerhalb der Gruppe gab, um Zeugnisse schneller erstellen zu können (z. B. Titeländerungen), um Personalentwicklung besser gestalten zu können usw.

Zusätzlich wäre es wichtig, diese Änderungen auch im Reporting abzubilden. Hier geht es u. a. um Reports, wann jemand zuletzt eine Gehaltsanpassung oder Anpassung der Urlaubstage bekommen hat.

 

Zum Thema Zeitraum ist meiner Meinung nach der gesamte Beschäftigungszeitraum gut zu sehen. Im Reporting sollten es mind. die letzten 3 Jahre sein. 

 

Wenn du dazu Fragen hast, melde dich gern bei mir.

Liebe Grüße

Carolin

Elena
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Ohh @Carolin W., Änderungen in den Rollenrechten! Sehr wichtig für das Thema Datenschutz!

Siehe dazu auch folgende Idee von @Theresa Nemitz: 

 

Theresa Nemitz
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Abzeichen +8

ich freue mich sehr, dass ihr das Thema angehen wollt.

Ich versuche es mal etwas zu gliedern:

im Mitarbeiter:

  • Mitarbeiterinformationen - alle Attributsänderungen so wie bisher, + Uhrzeit
  • Anwesenheiten - wir nutzen keine Genehmigungen, jeder kann jederzeit alles im Nachhinein ändern. Interessant wäre es, wenn Zeiten nachdem sie schon gespeichert waren, erneut angepasst werden. Sonst könnte ja jeder lustig machen was er will.
  • Abwesenheiten - bitte alle Genehmigungsschritte und Änderungen an bestehenden Anträgen mit Person + Timestamp (Datum + Uhrzeit) + Änderungsverlauf (was war der alte Wert + neuer Wert). Teilweise mehrere potentielle Genehmiger: Wer war es nun tatsächlich?
  • Dokumente - wer hat wann was hochgeladen, gelöscht, geändert; Grund sollte klar sein
  • Gehalt - wer hat wann was hochgeladen, gelöscht, geändert, Historie besser darstellen; Grund sollte klar sein
  • Onboarding To Dos - wer hat den Status geändert und wann (Datum + Uhrzeit)? Hier ist es mir wichtig zu sehen, ob Aufgaben erst deutlich nach der Fälligkeit bearbeitet wurden und warum. Müssen Prozesse angepasst werden? Ist jemand überlastet?
  • Rollen - mit Person + Timestamp (Datum + Uhrzeit) + Änderungsverlauf (was war der alte Wert + neuer Wert); Hatte jemand mal andere Zugriffsrechte?

 

Einstellungen

  • Mitarbeiterrollen: Wann wurde hier welches Recht angepasst und von wem?

 

Ich finde alle Punkte sind mega wichtig, damit nicht aus Versehen oder mit böser Absicht irgendwas geändert wird und kein Mensch mehr weiß, seit wann ggf. ein Fehler besteht.

Viele Grüße, Theresa
Elena
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Ich finde alle Punkte sind mega wichtig, damit nicht aus Versehen oder mit böser Absicht irgendwas geändert wird und kein Mensch mehr weiß, seit wann ggf. ein Fehler besteht.

 

Zu dem letzten Punkt würde ich gerne noch ergänzen, dass es ja auch mal mit guter Absicht passiert sein kann. Wir haben das in letzter Zeit ab und zu gehabt, dass jemand was geändert hat, aber dann jemand anderes, der es weiterbearbeiten muss (gerade beim Thema Gehalt), eine Rückfrage dazu hat. In unserer aktuellen Teamgröße geht das noch klar, dann fragt man kurz nach und findet dann denjenigen der es gemacht hat. Aber wir wachsen und nutzen auch Personio in immer mehr Prozessen, es würde irgendwann zu aufwendig werden, bei jedem nachzufragen, ob er/sie etwas geändert hat und warum. 

Siehe dazu auch den folgenden Beitrag von mir: 

Also bitte auch die einmaligen Vergütungen in die Veränderungshistorie aufnehmen. 

LG, Elena

Nina Hellmann
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Hallo @Cathy @ElenaJulia @BenjaminPretzl 

super tolles Thema - toll, dass Ihr das auf der Agenda habt. Für mich ist eine Änderungsübersicht aus folgenden Gründen wichtig (in dieser Reihenfolge):

  • sie würde den Employee Life Cycle für HR klar abbilden, also z.B. könnte man bei jemandem, der 8 Jahre im Unternehmen war und dann geht, konkret nachvollziehen, von wann bis wann er Position 1 innehatte und dann auf Position 2 gewechselt ist nach 3 Jahren und 4 Monate; es ließe sich klar und auf einen Blick rekonstruieren, wann genau sein Gehalt erhöht wurde, was hilfreich sein kann für die Nachbesetzung seiner Position; es ließe sich erkennen, wie oft ein Performance Gespräch stattgefunden hat und wann usw.; das alles kann z.B. für die Zeugniserstellung im Nachgang hilfreich sein
  • diese Änderungen könnten im best case dann auch ausgewertet werden und spannende Daten für die eigene Organisationsentwicklung liefern
  • zuletzt (aber wirklich in der Relevanz zuletzt) ließe sich erkennen, wann was von wem mal fehlerhaft verändert wurde

Vielen Dank und viele Grüße, Nina

Cathy
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Hallo zusammen,
danke für Euer Feedback und Eure Kommentare😊
Dieser Thread war sehr hilfreich für mich zum Durchlesen und für mein Verständnis. Ich habe Eure Anforderungen an unser Produktteam weitergeleitet - wir sind gespannt, wie wir Euch unterstützen können, indem wir ein effektives Audit-Logging ermöglichen!

Ich habe auch ähnliches Feedback aus anderen Beiträgen in der Community gezogen und ebenfalls an das Produktteam weitergeleitet und werde alles mit ihnen diskutieren. 

 

Ich möchte mich bei Euch allen für die aktive und engagierte Nutzung unserer Community bedanken - sie ist eine großartige Möglichkeit für uns, die Stimme und die Bedürfnisse von Euch - unserer Kund*innen - zu hören und zu verstehen. 

Viele Grüße
Cathy

Cathy
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Hallo,

Nochmals vielen Dank an alle, die zu diesem Beitrag beigetragen haben. Wir haben Euer Feedback berücksichtigt und in unsere Pläne für die Änderungshistorie einfließen lassen. Wir haben verschiedene Designoptionen vorbereitet und planen Nutzerinterviews, um diese auszutesten. Wir würden uns freuen, Eure Meinung zu hören.


Du wärst an einem 20-minütigen Gespräch interessiert, um unsere Designs zu testen und uns Feedback zu geben?
Dann buche einfach hier einen passenden Termin für Dich (vorbereiten musst Du nichts).


@NiZi, @Dash, @ElenaJulia, @lisa.guenther, @DKM, @Pia, @Elena, @Carolin W., @Theresa Nemitz, @Nina Hellmann 
 

Wir freuen uns auf den Austausch mit Euch! 

Viele Grüße,
Cathy

MarvinHR
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Hallo @Cathy 

seit dem letzten Update sind doch einige Monate ins Land gegangen und ich wollte mich nach dem aktuellen Stand erkundigen ?

Da das Thema bei uns aktuell, insbesondere in Bezug auf die Historie bei Abwesenheiten / Urlaube (Wer hat wann beantragt / genehmigt / gelöscht), diskutiert wird, wäre ich um eine kurze Rückmeldung sehr dankbar.

Viele Grüße,
Marvin

B
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Hi zusammen, 

 

ja, die Frage kam jetzt bei uns auch auf! Wir haben z.B. intern keinen Genehmigungsprozess bei HO Tagen hinterlegt. Somit könnte jeder MA im Nachgang HO Tage rauslöschen und wir würden es nicht sehen bzw. bemerken, da es kein Aktivitätsprotokoll gibt. Es wäre super, wenn mich hier jemand “abholen” könnte, ob ich das irgendwo ersehen kann oder ob man sich darüber einen Bericht ziehen kann? 

 

Danke vorab!

 

LG Rebecca

 

Theresa Nemitz
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@BoehmeR meines Wissens nach gibt es da nichts bzw. nur sehr umständliche Möglichkeiten. Wenn man das Gefühl hat, dass Mitarbeitende hier betrügen, könnte man an Personio herantreten, was datenschutzrechtlich kritisch angeschaut wird. Dann würde man einen Änderungslog bekommen. So zumindest haben wir es mal bei Arbeitszeiten machen müssen.

Alternativ wäre nur die Möglichkeit, dass man sich regelmäßig Listen zieht und Abgleiche macht, ob zurückliegende Abwesenheiten geändert wurden. Je nachdem wie eure IT Landschaft ist, könnte man das automatisieren. Wir haben bei uns ein Tool für die Raumfreigabe bei Abwesenheit und es gibt von Personio keinen Datenbankeintrag über gelöschte Abwesenheiten. Wir machen daher immer einen Abgleich zwischen dem letzten Stand und dem aktuell abgerufenen Stand, allerdings bei uns mit Zukunftsbezug. Müsste in die Vergangenheit identisch machbar sein. Die Abweichungen könnte man sich bestimmt als Bericht geben lassen. Aber das ist alles außerhalb von Personio und nur machbar, weil wir eine tolle IT haben. Wenn ihr solche Tools nicht habt, wird das unverhältnismäßig viel Aufwand - vermute ich.

Viele Grüße, Theresa

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